Lublin, 18 sierpnia 2003 r.

RIO - 091/38/2003

Pan Mieczysław Borowski

Wójt Gminy Biłgoraj

Szanowny Panie Wójcie,

W okresie od 22 kwietnia do 15 lipca 2003 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie - Krystyna Dobrowolska, Aneta Siek i Waldemar Szychiewicz - przeprowadzili w Urzędzie Gminy Biłgoraj kompleksową kontrolę gospodarki finansowej gminy Biłgoraj. Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole omówionym i podpisanym w dniu 23 lipca 2003 r., zastrzeżeń nie wniesiono.

Kontrolę przeprowadzono za 2002 r. oraz lata poprzednie w zakresie spraw, dla których skutki finansowe zaistniały w 2002 r. i w 2003 r. W okresie objętym kontrolą wójtem gminy był Franciszek Piętak – do dnia 30 stycznia 2002 r., a po tym dniu p. Mieczysław Borowski. Skarbnikiem gminy był Józef Pawelec.

W wyniku kontroli stwierdzono szereg nieprawidłowości i uchybień, mających negatywny wpływ na gospodarkę finansową gminy.

Z ustaleń kontroli w zakresie spraw ogólno - organizacyjnych wynika, że w gminnych jednostkach organizacyjnych nie przeprowadzano kontroli finansowej przestrzegania procedur kontroli.

W zakresie księgowości stwierdzono niezachowanie obowiązujących zasad ustalonych ustawą o rachunkowości, w tym zasady dokonywania zapisów w porządku systematycznym oraz zasady rzetelnego i bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Kontrola w zakresie przestrzegania uprawnień Zarządu Gminy do zaciągania zobowiązań stwierdziła nieprawidłowości będące czynami stanowiącymi naruszenie dyscypliny finansów publicznych, stosownie do przepisów art. 138 ust. 1 pkt 7 ustawy o finansach publicznych.

Kontrola w zakresie sprawozdawczości wykazała niesporządzanie i nieprzedkładanie Zarządowi Gminy jednostkowych sprawozdań budżetowych przez przewodniczącego Zarządu Gminy, a w konsekwencji niezachowanie obowiązku sporządzania sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych, nierzetelne sporządzenie sprawozdań Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za I półrocze 2001r. i 2002r., będących podstawą naliczenia dla gminy subwencji wyrównawczej, m.in. poprzez niewykazanie w nich skutków zwolnienia od podatku od nieruchomości wprowadzonych uchwałą Rady Gminy w 2001 r. w kwocie 8.339 zł i w 2002 r. w kwocie 5.576 zł, zaniżenie skutków umorzeń w podatku od nieruchomości w 2001 r. o kwotę 8.622,80 zł i w 2002 r. o kwotę 11.942 zł oraz niewykazanie w 2002 r. skutków umorzeń w podatku od środków transportowych w kwocie 3.491 zł.

Pozytywnie należy ocenić realizację dochodów budżetowych gminy z tytułu podatków rolnego, leśnego i od nieruchomości należnych od osób fizycznych oraz z tytułu podatku od środków transportowych, mimo stwierdzonych w trakcie kontroli przypadków niewykonania obowiązków określonych w przepisach Ordynacji podatkowej oraz w ustawach podatkowych. Realizacja dochodów z tytułu podatków rolnego, leśnego i od nieruchomości należnego od osób prawnych prowadzona jest na niezadawalającym poziomie, w szczególności m.in. poprzez: niepobieranie odsetek za zwłokę oraz nierozliczanie wpłaconej kwoty na poczet zaległości głównej i odsetek za zwłokę, niedokonywanie czynności sprawdzających składanych deklaracji podatkowych w wyniku czego zaniżony został podatek od nieruchomości w badanej próbie o kwotę 810,10 zł, niepodejmowanie lub podejmowanie z opóźnieniem czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, w wyniku czego dopuszczono do przedawnienia należności z tytułu podatku od nieruchomości w kwocie 14. 346,19 zł.

Nieprzestrzeganie przepisów prawa stwierdzono w wyniku kontroli opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, w szczególności pobranie od przedsiębiorców opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w nieprawidłowych wysokościach, stwierdzono także niepobieranie odsetek za zwłokę oraz nierozliczanie na poczet zaległości głównej i odsetek za zwłokę w przypadku uiszczania przez przedsiębiorców opłaty eksploatacyjnej po terminie płatności.

W zakresie realizacji dochodów z majątku gminy stwierdzono nieprawidłowości polegające na niepobieraniu odsetek za zwłokę w przypadku nieterminowego wnoszenia należności z tytułu czynszów najmu i opłat za wieczyste użytkowanie oraz dopuszczenie do przedawnienia roszczeń o należności z tytułu wieczystego użytkowania.

Kontrola wykazała szereg istotnych nieprawidłowości w zakresie wydatków budżetowych, spośród których zwracam Pana uwagę na: przekroczenie limitu wynagrodzeń na 2002 r. o kwotę 130.870 zł m.in. w wyniku dokonania podwyżek wynagrodzeń oraz wypłacenia nagród pieniężnych pracownikom Urzędu Gminy, bezpodstawne wypłacenie konserwatorom wodociągów wynagrodzenia prowizyjnego za pobór opłat za wodę w kwocie 21.099,57 zł, wypłacenie w 2002 r. radnym Rady Gminy diet zawyżonych o kwotę 21.806,10 zł w związku z nieprawidłowym ich ustalaniem oraz bezpodstawne wypłacenie radnym diet w kwocie 9.775,62 zł, w związku z niezłożeniem przez nich oświadczeń majątkowych; udzielenie dotacji podmiotowi nie zaliczanemu do sektora finansów publicznych na dofinansowanie jego działalności statutowej w kwocie 26.000 zł. Nieprawidłowości stwierdzono również przy udzielaniu zamówień publicznych na remonty, jednak nie wyrządziły one gminie szkody finansowej.

Zadania administracji rządowej zlecone gminie zostały wykonane w całości, a dotacje wykorzystane z zachowaniem zasad gospodarki finansowej określonych w ustawie o finansach publicznych.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazano osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie zagadnień ogólno-organizacyjnych:

1.1. Nieprzeprowadzenie w 2002 r. przez Zarząd Gminy kontroli przestrzegania, przez podległe i nadzorowane jednostki organizacyjne, realizacji procedur kontroli.

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania w podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych kontroli, realizacji procedur kontroli finansowej, przy czym kontrolą obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tj .Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 późn. zm.) – str. 7, 8 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości:

2.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, w wyniku:

- nieuwzględnienia w wykazie kont księgi głównej budżetu gminy kont: 909 „Rozliczenia międzyokresowe” i jednostce Urząd Gminy kont: 290 „Odpisy aktualizujące należności”, 401 „Amortyzacja”, pomimo występowania w jednostce operacji gospodarczych podlegających ujęciu na tych kontach,

- niesporządzenia wykazu stosownych ksiąg rachunkowych,

- nieustalenia metod prowadzenia kont pomocniczych do kont rozrachunkowych księgi głównej budżetu i jednostki oraz kont pomocniczych do kont, na których prowadzona jest ewidencja środków trwałych,

- nieokreślenia zasad wyceny aktywów.

Opracować w sposób kompletny dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, wprowadzoną zarządzeniem Nr 4/2002 Wójta Gminy Biłgoraj z dnia 26 listopada 2002 r. w sprawie ustalenia zasad rachunkowości i planu kont dla jednostek budżetu gminy i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, a w szczególności:

- uzupełnić wykaz kont księgi głównej:

a) budżetu gminy o konto 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

b) Urzędu Gminy o konta 290 „Odpisy aktualizujące należności”, 401 „Amortyzacja”

oraz opisać przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń na tych kontach; zgodnie z przepisami § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), można w wykazie kont pominąć wyłącznie konta służące do ewidencji zdarzeń nie występujących w jednostce,

- sporządzić wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

- uzupełnić zakładowy plan kont o zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych,

- określić zasady wyceny aktywów, w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce możliwość wyboru,

pamiętając, że przepisy wewnętrzne ustala i aktualizuje wójt, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 2 i 3 lit. a i b oraz ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.) – str. 8, 9, 10, 11, 28, 118, 119 protokołu.

2.2. Niesporządzanie na koniec każdego miesiąca zestawień obrotów i sald kont księgi głównej budżetu gminy.

Przestrzegać obowiązku sporządzania – na podstawie zapisów na kontach księgi głównej budżetu gminy – na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienia obrotów i sald zawierającego:

- symbole lub nazwy kont,

- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za miesiąc i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, stosownie do przepisów art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, pamiętając, że obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika – str. 9 protokołu.

2.3. Nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, w tym:

- niesumowanie zapisów (obrotów) dziennika w sposób ciągły; niesporządzanie zestawienia obrotów dzienników częściowych,

- niedokonywanie zapisów operacji gospodarczych na kontach określonych w zakładowym planie kont, w wyniku nieujęcia w księdze głównej budżetu gminy kont: 140 „Inne środki pieniężne”, 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, 902 „Wydatki budżetu” oraz w księdze głównej Urzędu Gminy kont: 013 „Pozostałe środki trwałe”, 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, 139 „Inne rachunki bankowe”, 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- dokonywanie w księdze głównej budżetu gminy zapisów czerwono-czarnych,

- niezachowanie obowiązku dokonywania zapisów w porządku systematycznym.

Przestrzegać zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, ustalonych przepisami rozdziału 2 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

- sumowania zapisów (obrotów) dziennika dokonywać sposób ciągły, stosownie do przepisów określonych w art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości; sporządzać zestawienia obrotów dzienników częściowych grupujących operacje gospodarcze według rodzajów za dany okres sprawozdawczy, zgodnie z przepisami art. 14 ust. 3 tej ustawy,

- zapisów w księgach rachunkowych dokonywać, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi, stosownie do przepisów art. 25 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 15 ust. 1 tej ustawy; zaprzestać dokonywania w księgach rachunkowych zapisów równolegle dodatnich i ujemnych tzw. czerwono-czarnych,

- ewidencję księgową operacji gospodarczych prowadzić na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont, dokonując zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

w księgach rachunkowych budżetu gminy:

a) rozliczenia z jednostkami budżetowymi (posiadającymi odrębne rachunki bankowe) z tytułu realizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych prowadzić na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”,

b) operacje dotyczące rozliczeń z jednostkami budżetowymi (posiadającymi odrębne rachunki bankowe) z tytułu realizowanych przez te jednostki wydatków budżetowych:

- przekazane z budżetu gminy środki na wydatki jednostek budżetowych:

Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”,

Ma 133 „ Rachunek budżetu”,

- wydatki zrealizowane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z jednostkowych sprawozdań o wydatkach budżetowych ujmować:

Wn 902 „wydatki budżetu”,

Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”,

- zwrot przez jednostki budżetowe niewykorzystanych środków finansowych:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”,

c) przestrzegać obowiązku przenoszenia salda konta 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu” na konto 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu” w roku następnym, pod datą zatwierdzenia budżetu,

d) na koncie 134 „Kredyty bankowe” ujmować wyłącznie operacje gospodarcze dotyczące kredytów zaciągniętych na finansowanie budżetu, natomiast zaciągnięte pożyczki ewidencjonować na koncie 260 „Zobowiązania finansowe”,

e) rozliczenia z budżetem państwa z tytułu pobierania opłat za wydawanie dowodów osobistych ujmować na kontach:

– wpływ opłaty za wydane dowody osobiste:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 224 „Rozrachunki budżetu”,

– przekazanie środków na rachunek bankowy Urzędu Wojewódzkiego:

Wn 224 „Rozrachunki budżetu”,

Ma 133 „Rachunek budżetu”,

f) wpływ subwencji oświatowej otrzymanej przez gminę w danym roku budżetowym na następny rok budżetowy na kontach:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 909 „Rozliczenie międzyokresowe”, dokonując przeksięgowania otrzymanej subwencji na dochody budżetu w roku następnym:

Wn 909 „Rozliczenie międzyokresowe”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

w księgach rachunkowych Urzędu Gminy:

a) należności z tytułu dochodów budżetowych realizowanych przez Urząd Gminy ewidencjonować:

(w zależności od przyjętych w zakładowym planie kont zasad funkcjonowania konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”):

- przypis należności:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- wpływ należności:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

albo

– w przypadku ustalenia, że zapisy dotyczące należności podatkowych dokonywane będą na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” księgi głównej Urzędu Gminy na koniec okresów sprawozdawczych, na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty), operacje dotyczące należności z tytułu podatków ujmować:

- wpływ należności:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- zaległości na koniec okresu sprawozdawczego wynikające ze sprawozdań z ewidencji podatkowej:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- nadpłaty na koniec okresu sprawozdawczego wynikające ze sprawozdań z ewidencji podatkowej:

Wn 750 „Przychody i koszty finansowe”,

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

b). spłaty odsetek od kredytu inwestycyjnego po zakończeniu i rozliczeniu inwestycji w księdze głównej Urzędu Gminy ujmować:

Wn 750 „Przychody i koszty finansowe”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

c) operacje gospodarcze dotyczące zaliczek udzielonych pracownikom na pokrycie kosztów oraz udzielonych pracownikom pożyczek z ZFŚS ujmować na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

d) wpływ dochodów budżetu gminy pobieranych przez urzędy skarbowe, ujmować:

- w księdze głównej Urzędu Gminy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

ewidencjonując - na podstawie sprawozdań przekazanych przez urzędy skarbowe - na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”:

zaległości - na stronie Wn, a nadpłaty - na stronie Ma w korespondencji z odpowiednią stroną konta 750 „Przychody i koszty finansowe” na koniec okresów sprawozdawczych,

- w księdze głównej budżetu gminy:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 224 „Rozrachunki budżetu”,

rozliczenie dochodów na podstawie sprawozdań przekazanych przez urzędy skarbowe:

Wn 224 „Rozrachunki budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

e) dotacje udzielane z budżetu gminy samorządowym instytucjom kultury oraz jednostkom spoza sektora finansów publicznych ujmować:

- przekazanie dotacji:

- w księdze głównej budżetu gminy:

Wn 902 „Wydatki budżetu”,

Ma 133 „Rachunek budżetu”,

- w księdze głównej Urzędu Gminy:

Wn 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”,

Ma 130 „Rachunek bieżący Urzędu Gminy”,

f) zakup gotowych środków trwałych ujmować:

Wn 011 „Środki trwałe”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

i równolegle:

Wn 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”,

Ma 800 „Fundusz jednostki”,

g). operacje gospodarcze związane z przyjęciem na stan środka trwałego powstałego w wyniku zrealizowanej inwestycji:

- wydatki związane z prowadzoną inwestycją:

Wn 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

zapis równoległy:

Wn 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”,

Ma 800 „Fundusz jednostki”

– oraz w księdze głównej budżetu:

Wn 902 „Wydatki budżetu”,

Ma 133 „Rachunek budżetu”,

- przeniesienie wartości zrealizowanego zadania inwestycyjnego:

Wn 011 „Środki trwałe”,

Ma 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”,

h).przyjęcie pozostałych środków trwałych:

Wn 013 „Pozostałe środki trwałe”,

Ma 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

i równocześnie umorzenie tych środków:

Wn 400 „Koszty według rodzajów”,

Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,

stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w załączniku nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.).

- str. 9, 10, 11, 12, 24, 28, 29, 30, 103, 104, 120, 122, 123, 131, 132 protokołu.

2.4. Niesporządzanie w 2002 r. przez przewodniczącego Zarządu Gminy wymaganych przepisami sprawozdań jednostkowych oraz nieegzekwowanie obowiązku sporządzenia i złożenia Zarządowi Gminy tych sprawozdań przez podległe jednostki oraz instytucje kultury,

- sporządzenie przez kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej sprawozdań jednostkowych o wydatkach na zadania własne na nieobowiązującym formularzu Rb-25 i niezawierających pełnego zakresu informacji wynikających z treści formularza ustalonego dla sprawozdań Rb-28S sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych oraz sprawozdań o wydatkach na zadania zlecone na nieobowiązującym formularzu Rb-25 zamiast na formularzu Rb-50 „sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”,

Przestrzegać obowiązku sporządzania przez wójta gminy jednostkowych sprawozdań budżetowych, w tym sporządzać sprawozdania:

Rb-27S - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego,

Rb-28S - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego,

Rb-27ZZ - kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami,

Rb-Z - kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń,

Rb-N - kwartalne sprawozdanie o stanie należności,

Rb-NDS - kwartalne sprawozdanie o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego,

Rb-PDP - półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy,

Rb-50 - kwartalne sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami,

stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 8 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 z późn.zm.).

Wymienione sprawozdania jednostkowe sporządzać na podstawie ksiąg rachunkowych jednostki, stosownie do przepisów § 8 ust. 1 pkt 1 i § 10 ust. 2 cytowanego rozporządzenia.

Egzekwować - od kierowników jednostek organizacyjnych gminy - Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej - Zespołów Szkoły Podstawowej i Gimnazjum, Zespołu Szkoły Podstawowej i Przedszkola, Szkół Podstawowych, Gimnazjum i Samorządowej Administracji Szkół - obowiązek składania wójtowi gminy jednostkowych kwartalnych sprawozdań budżetowych Rb-Z i Rb-N i miesięcznych sprawozdań Rb-28S oraz od kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej kwartalnych sprawozdań Rb-50, stosownie do przepisów § 4 ust. 2 pkt b oraz § 14 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz przepisów § 2 ust. 1 załącznika nr 4 „Terminy przekazywania sprawozdań oraz odbiorcy sprawozdań w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego” do rozporządzenia.

Wymienione sprawozdania jednostkowe winny być sporządzone i złożone na formularzach według wzoru ustalonego przez Ministra Finansów, stosownie do przepisów § 3 pkt 6, 7, 8, 12, 13, 14, 15, i 21 cytowanego rozporządzenia.

Egzekwować - od dyrektorów Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej - obowiązek sporządzania i przedkładania wójtowi kwartalnych sprawozdań jednostkowych o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji (Rb-Z) oraz o stanie należności tych instytucji kultury (Rb-N), stosownie do przepisów § 1 ust. 3 pkt 5, § 2 ust. 1 oraz § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 r. w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 148, poz. 1653). Sprawozdanie Rb-Z sporządzać również w przypadku, gdy jednostka nie posiada zobowiązań podlegających wykazaniu w sprawozdaniu (należy wykazywać wówczas stan 0) i zobowiązać kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych do przestrzegania tego obowiązku - str. 13 - 15 protokołu.

2.5. Niezachowanie przez Zarząd Gminy zasady sporządzania zbiorczych sprawozdań budżetowych na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych (w tym Urzędu Gminy) oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego; sporządzenie zbiorczych sprawozdań na podstawie ksiąg rachunkowych, w tym wykazanie w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.12.2002 r. kwot niezgodnych z ewidencją księgową prowadzoną przez Urząd Gminy i sprawozdaniem jednostkowym złożonym przez Samorządową Administrację Szkół, w tym:

- wykazanie danych o dochodach sklasyfikowanych w dziale 700 rozdziale 70005 § 075 kwot niezgodnych ze sprawozdaniem jednostkowym złożonym przez Samorządową Administrację Szkół, wykazano je w wysokości zaniżonej o kwotę 489 zł i niewykazanie nadpłaty w kwocie 489 zł,

- wykazanie kwoty zaległości w podatku od nieruchomości należnego od osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej w wysokości niezgodnej z kwotą wynikającą z ewidencji księgowej, kwotę tę zaniżono o 488,67 zł,

- niewykazanie skutków udzielonych umorzeń w podatku od środków transportowych w kwocie 9.910,96 zł.

oraz nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania zbiorczego Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2002 r., poprzez wykazanie kwot niezgodnych z ewidencją księgową Urzędu Gminy i sprawozdaniem jednostkowym złożonym przez podległą jednostkę budżetową, w tym:

- w zakresie wydatków sklasyfikowanych w dziale 921 rozdziale 92109 oraz dziale 921 rozdziale 92116,

- w zakresie zobowiązań wykazanych w dziale 853 rozdziale 75319 § 4040 w wysokości niezgodnej ze sprawozdaniem jednostkowym złożonym przez Gminny Ośrodek Pomocy Społeczne.

Sprawozdania zbiorcze sporządzać na podstawie prawidłowo i rzetelnie sporządzonych sprawozdań jednostkowych podległych jednostek, w tym Urzędu Gminy oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, w których kwoty powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do przepisów § 8 ust. 1 pkt 3 oraz § 10 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej - str. 16, 17, 65, 71, 132, 133 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Niesporządzanie na koniec każdego okresu sprawozdawczego raportów kasowych.

Zobowiązać kasjera do sporządzania raportów kasowych na koniec każdego okresu sprawozdawczego, celem zapewnienia obowiązku wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wszystkich zdarzeń, które nastąpiły w tym okresie sprawozdawczym, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 20 protokołu.

3.2. Niezałączanie do raportów kasowych i wyciągów bankowych dowodów wewnętrznych zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe dotyczące wpłat podatków i opłat lokalnych oraz wypłat wynagrodzeń.

Przestrzegać obowiązku załączania – do raportów kasowych i wyciągów bankowych – kompletu dokumentów, potwierdzających dokonanie operacji gotówką; w przypadku wyłączenia spod raportów kasowych bądź wyciągów bankowych dowodów źródłowych i przechowywania ich w odrębnych zbiorach (np. w księgowości podatkowej) – sporządzać dowody wewnętrzne, potwierdzające dokonanie operacji wewnątrz jednostki, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości – str. 21, 26 protokołu.

3.3. Nieprzestrzeganie zasady protokolarnego przekazywania kasy w przypadku zmiany kasjera.

Przestrzegać zasady protokolarnego przekazywania kasy, stosownie do wymogów określonych w dziale. III pkt 14 „Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych”, wprowadzonej zarządzeniem Nr 6/96 Wójta Gminy Biłgoraj z dnia 15 października 1996 r. - str. 21 protokołu.

Ponadto rozważyć ustalenie w przepisach wewnętrznych zasady przekazywania przez kasjera Urzędu Gminy oryginałów raportów kasowych do księgowania za pokwitowaniem oraz do składania podpisu z datą przez osobę odpowiedzialną za sprawdzenie kompletności udokumentowania operacji pieniężnych, zgodnie z treścią rubryk, celem m.in. zapewnienia właściwego funkcjonowania kontroli wewnętrznej – str. 21 protokołu.

3.4. Nieujmowanie w 2002 r. na koncie 101 „Kasa” wszystkich operacji gospodarczych wynikających z raportów kasowych, w tym operacji dotyczących: przyjęcia do kasy pobranej z banku gotówki oraz jej wydatkowania, wpłat podatków i odprowadzenia pobranych z tego tytułu kwot na rachunek bankowy, zakupu i sprzedaży znaków opłaty skarbowej.

Przestrzegać obowiązku rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym ujmowania na koncie 101 „Kasa” wszystkich zdarzeń (przychodów i rozchodów gotówki), pamiętając, że zapisy dokonane w księgach rachunkowych winny odzwierciedlać stan rzeczywisty, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 21, 22 protokołu.

3.5. Prowadzenie obsługi bankowej budżetu gminy na podstawie umowy zawartej na czas nie oznaczony.

Dokonać zmiany umowy rachunku bankowego zawartej z (...), na zasadach w niej określonych, poprzez ustalenie nie dłuższego niż trzyletni termin ich obowiązywania, celem doprowadzenia do zgodności z przepisami art. 73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.).

Umowy na okres dłuższy niż trzyletni zawierać po uzyskaniu wcześniejszej zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, stosownie do przepisu art. 73 tej ustawy - str. 23 protokołu.

3.6. Niezachowanie zgodności zapisów na koncie 133 „Rachunek budżetu” z zapisami w księgowości banku oraz nieujmowanie na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” wszystkich operacji podlegających ewidencji na tym koncie, np.: dochodów realizowanych przez Urząd Gminy.

Zapisów na koncie 133 „Rachunek budżetu” dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, w kwocie wynikającej z wyciągów bankowych, celem zachowania zgodności między księgowością banku i księgowością jednostki, w tym:

- na stronie Ma konta 133 „Rachunek budżetu” ujmować wszystkie wypływy z rachunku budżetu, w tym na wydatki realizowane przez Urząd Gminy bezpośrednio z tego rachunku,

- na stronie Wn konta 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetu” ujmować wpływy zrealizowanych przez jednostkę budżetową Urząd Gminy dochodów budżetowych jako powtórzenie zapisów operacji ujętych w wyciągu do konta 133 „Rachunek budżetu”, prowadzonego w księdze głównej budżetu gminy,

stosownie do zasad funkcjonowania kont, określonych w załączniku nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 24, 25 protokołu.

3.7. Niezamieszczanie na dowodach źródłowych numerów identyfikacyjnych i adnotacji wskazującej sposób ich ujęcia w księgach rachunkowych.

Dokonywanie wydatków budżetowych na podstawie dowodów księgowych nie sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez upoważnione osoby.

Przestrzegać obowiązku nadawania dowodom źródłowym numerów identyfikacyjnych, zamieszczania adnotacji wskazującej sposób zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych ze wskazaniem miesiąca księgowania, symboli kont, na których ma zostać ujęta operacja gospodarcza wskazana na dowodzie źródłowym oraz klasyfikacji budżetowej wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów określonych w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.

Przestrzegać zasady dokonywania wydatków wyłącznie na podstawie dowodów źródłowych sprawdzonych przez upoważnione osoby pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym; zobowiązać skarbnika gminy do zamieszczania na dokumentach podpisu na dowód dokonania wstępnej kontroli operacji, złożenie podpisu oznacza, że nie zgłasza zastrzeżeń: do oceny prawidłowości merytorycznej danej operacji i jej zgodności z prawem, do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji, a zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 pkt 3 i 4 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych oraz zgodnie z postanowieniami „Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo – księgowych” – str. 20, 25, 90, 96 protokołu.

3.8. Nieprowadzenie bądź nieprawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej do kont rozrachunkowych.

Przestrzegać obowiązku prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w sposób umożliwiający bezpośrednie ustalenie stanu należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów; zaprowadzić i prowadzić ewidencję analityczną do kont 229 „Rozrachunki publiczno-prawne”, 240 „Pozostałe rozrachunki”, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 29 protokołu.

3.9. Nieujęcie w księgach rachunkowych 2002 r. wszystkich obciążających jednostkę kosztów tego roku.

W księgach rachunkowych jednostki ujmować wszystkie obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do przepisu art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, pamiętając że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z przepisami art. 20 ust. 1 ustawy – str. 27, 31 protokołu.

3.10. Przypadek nieterminowego regulowania zaciągniętych zobowiązań.

Zobowiązania wobec kontrahentów regulować w terminach wynikających z zawartych umów bądź przepisów prawa, stosownie do zasady dokonywania wydatków określonej w przepisach art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych nie dopuszczając do powstania zaległości – 32, 33 protokołu.

3.11. Zaciągnięcie w 2002 r. zobowiązań w łącznej kwocie 34.779 zł (w dziale 801 „Oświata i wychowanie”, rozdziale 80101 „Szkoły podstawowe”, § 4270 „Zakup usług remontowych”, nie mających pokrycia w planie finansowym.

Przestrzegać zasady zaciągania zobowiązań do wysokości wynikającej z planu wydatków jednostki (pomniejszonej o wydatki na wynagrodzenia i uposażenia oraz o obligatoryjne wpłaty płatnika) oraz do wysokości umożliwiającej prawidłowe i terminowe dokonywanie wydatków publicznych wynikających z tych zobowiązań, stosownie do przepisów art. 29 ust. 6 w związku z art. 28 ust. 3 pkt 3 i art. 132 ustawy o finansach publicznych.

Korzystając z prawa do zaciągania zobowiązań, przysługującego wójtowi gminy na mocy przepisu art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn.zm.), pamiętać o tym, iż prawo to dotyczy zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.

Kwoty wydatków zaplanowanych w uchwale budżetowej stanowiły – w tym przypadku – zakres upoważnienia do zaciągania zobowiązań obciążających budżet; przekroczenie zakresu tego upoważnienia jest popełnieniem czynu skutkującego naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, stosownie do przepisu art. 138 ust. 1 pkt 7 cytowanej ustawy.

– str. 34, 35 protokołu.

4. W zakresie wykonanie budżetu:

4.1. Nierzetelne sporządzenie sprawozdań Rb-PDP „półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu podstawowych dochodów podatkowych” oraz zbiorczych sprawozdań Rb-27S „miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” - wszystkie za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2001 r. oraz za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2002 r. - poprzez wykazanie w nich:

- w 2001 r. skutków obniżenia górnych stawek podatku rolnego w kwocie zawyżonej o 43 zł, skutków obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości w kwocie zaniżonej o 1.372 zł oraz niewykazanie skutków obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości (budynków i gruntów należących do Ochotniczych Straży Pożarnych),

- w 2001 r. skutków udzielonych odroczeń i umorzeń w podatku rolnym w kwocie zaniżonej o 288 zł, skutków udzielonych odroczeń i umorzeń w podatku leśnym w kwocie zawyżonej o 401 zł, skutków udzielonych umorzeń w podatku od nieruchomości w kwocie zaniżonej o 8.622,80 zł oraz niewykazanie skutków zwolnienia przez Radę Gminy od podatku od nieruchomości budynków gospodarczych lub ich części, z wyjątkiem zajętych na cele inne niż rolna i leśna, wchodzące w skład nieruchomości, które – jak to zapisano w stosownej uchwale Rady Gminy - w rozumieniu obowiązujących w 1996 r. przepisów ustawy o podatku rolnym stanowiły gospodarstwo rolne oraz zwolnienia zakładów rzemieślniczych z wyjątkiem handlu na okres 1 roku od chwili rozpoczęcia działalności w kwocie 8.339 zł,

- w 2002 r. skutków obniżenia górnych stawek podatku rolnego w kwocie zaniżonej o 27 zł, skutków obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości w zawyżonej o 424 zł oraz niewykazanie skutków obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości budynków i gruntów zajętych na potrzeby Ochotniczych Straży Pożarnych oraz budynków i gruntów będących własnością gminy Biłgoraj,

- w 2002 r. skutków udzielonych umorzeń i odroczeń w podatku rolnym w kwocie zaniżonej o 247 zł, skutków udzielonych umorzeń i odroczeń w podatku leśnym w kwocie zawyżonej o 633 zł, skutków udzielonych umorzeń i odroczeń w kwocie zaniżonej o 11.942 zł oraz niewykazanie skutków zwolnienia przez Radę Gminy od podatku od nieruchomości budynków lub ich części zajętych na prowadzenie statutowej działalności przez publiczne placówki opieki zdrowotnej i opieki społecznej, budynków lub ich części oraz gruntów na okres 1 roku dla nowo zarejestrowanych podmiotów gospodarczych oraz stodół, budynków inwentarskich w gospodarstwach domowych nie będących gospodarstwami rolnymi w kwocie 5.576 zł a także niewykazanie skutków zwolnienia przez Radę Gminy od podatku od nieruchomości budynków i gruntów zajętych na potrzeby Ochotniczych Straży Pożarnych i budynków lub ich części oraz gruntów będących własnością gminy Biłgoraj z wyjątkiem gruntów oddanych w wieczyste użytkowanie, niewykazanie skutków umorzeń i odroczeń w podatku od środków transportowych w kwocie 3.491 zł.

Przestrzegać obowiązku wykazywania w kolumnie 3 sprawozdania Rb-PDP „półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy” oraz w kolumnie 12 zbiorczego sprawozdania RB-27S „miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” - obydwie nazwane „Skutki obniżenia górnych stawek podatków za okres sprawozdawczy” - kwot stanowiących różnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina mogłaby osiągnąć stosując górne stawki podatków, a dochodami, jakie wynikają z zastosowania niższych stawek uchwalonych przez Radę Gminy, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 9 i § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej w związku z § 10 ust. 1 tego rozporządzenia.

Przestrzegać obowiązku wykazywania w kolumnie 4 sprawozdania Rb-PDP „półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy” oraz w kolumnie 13 zbiorczego sprawozdania RB-27S „miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” - rzeczywistych skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, w tym m.in. kwot stanowiących skutki wynikające ze zwolnień z podatku od nieruchomości wprowadzonych uchwałą Rady Gminy i kwot stanowiących skutki udzielonych ulg w zapłacie podatków udzielonych przez organ podatkowy, stosownie do § 3 ust. 1 pkt 10 i § 7 ust. 3 cytowanej „Instrukcji ...” w związku z § 10 ust. 1 rozporządzenia.

Rzetelność sporządzania sprawozdawczości w tym zakresie ma wpływ na wysokość przyznanej gminie subwencji wyrównawczej. Zaniżenie w sprawozdaniu skutków udzielonych ulg i uzyskanie na tej podstawie większej subwencji wyrównawczej naraża gminę na zmniejszenie i wstrzymanie wypłat kolejnej raty przekazywanej jej subwencji oraz poniesienie kosztów odsetek w wysokości ustalonej dla zaległości podatkowych - art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 - 2003 (Dz. U. Nr 150, poz. 983 ze zm.).

Sporządzić skorygowane sprawozdania za I półrocze 2001 r. i 2002 r. oraz przekazać je - również w formie elektronicznej - Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Lublinie w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia; załączyć szczegółową informację o wielkościach dokonanych korekt i wskazać, że korekta została dokonana w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO - str. 38 - 44 protokołu.

4.2. Nieprawidłowe wykazanie skutków zwolnień w podatku leśnym we wniosku o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych zwolnień określonych w ustawie o lasach na 2002 r.

We wnioskach o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych zwolnień w podatku leśnym ujmować kwoty stanowiące rzeczywiste skutki zwolnień ustawowych w tym podatku, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad obliczania i przekazywania gminom kwoty rekompensującej dochody utracone z tytułu ustawowych ulg i zwolnień (Dz. U. Nr 113, poz. 1073), a w szczególności kwotę zwolnień ustawowych w podatku leśnym ustalać, uwzględniając całą powierzchnię lasów w wieku do 40 lat, wynikającą z deklaracji złożonej przez podatnika (lasy ochronne i pozostałe). Ponadto, ujmować we wniosku również zwolnienia od podatku leśnego należne osobom fizycznym; sporządzić skorygowany wniosek – na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 lutego 1999 r. w sprawie szczególnych zasad obliczania i trybu przekazywania gminom kwoty rekompensującej dochody z tytułu ustawowych ulg i zwolnień (Dz. U. Nr 13, poz. 118) - przesłać go do Regionalnej Izby Obrachunkowej w trybie opisanym w pkt 4.1 wystąpienia - str. 44, 45 protokołu.

4.3. Przypadki nieżądania od właścicieli nieruchomości dopełnienia obowiązku złożenia wykazów nieruchomości oraz nieegzekwowanie obowiązku ujawnienia w wykazach nieruchomości składanych przez podatników będących osobami fizycznymi, danych odnoszących się do powierzchni posiadanych gruntów.

Egzekwować - od podatników podatku od nieruchomości, będących osobami fizycznymi - obowiązek składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz obowiązek ujawniania w tych informacjach wszystkich posiadanych nieruchomościach, w tym posiadanych gruntach, stosownie do przepisu art. 6 ust. 6 i ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 84 ze zm.).

Przestrzegać zasady wynikającej z przepisów art. 6 ust. 6 i 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którą organ podatkowy dokonuje wymiaru podatku od nieruchomości w oparciu o dane wynikające ze złożonej przez podatnika informacji o nieruchomościach, pamiętając jednocześnie że - zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo Geodezyjne i Kartograficzne (Dz. U. z 2000 r. Nr 100, poz. 1086 ze zm.) - podstawą wymiaru podatków są dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków, co powoduje obowiązek zachowania zgodności danych wykazanych przez podatnika z danymi ujętymi w tej ewidencji, zaś organ podatkowy – w ramach czynności sprawdzających dokonywanych na podstawie przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej – winien sprawdzić tę zgodność - str. 49, 50 protokołu.

4.4. Nieprawidłowości w zakresie doręczania podatnikom decyzji ustalających wysokość zobowiązania pieniężnego (nakazów płatniczych), polegające na:

- nieterminowym doręczaniu tych decyzji,

- przypadkach niezamieszczania na potwierdzeniu doręczenia daty doręczenia decyzji,

- nieudokumentowaniu ich doręczenia,

- dokonywaniu w ewidencji podatkowej przypisu podatku od nieruchomości i łącznego zobowiązania pieniężnego, pomimo niedoręczenia podatnikom decyzji wymiarowych, nieprzeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w sprawie niedoręczonych decyzji.

Przestrzegać obowiązku doręczenia podatnikom nakazów płatniczych w terminie nie późniejszym niż 14 dni przed upływem ustawowego terminu płatności zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 47 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.).

Decyzje te doręczać podatnikom za potwierdzeniem przez nich własnoręcznym podpisem i wskazaniem daty doręczenia, stosownie do przepisów art. 152 § 1 Ordynacji podatkowej. Jeżeli odbierający nakaz płatniczy nie może potwierdzić jego doręczenia lub uchyla się od dokonania tej czynności - doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała nakaz płatniczy, i przyczynę braku podpisu, stosownie do przepisów art. 152 § 2 Ordynacji podatkowej. Zobowiązać osoby, przez które organ podatkowy doręcza pisma, w tym nakazy płatnicze, do przestrzegania tych obowiązków.

Przypisu podatku na koncie podatnika dokonywać na podstawie skutecznie doręczonej decyzji wymiarowej, stosownie do przepisów art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej w związku z § 4 ust. 1 pkt 2 i § 13 ust. 2 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 ze zm.).

Zweryfikować konta podatników podatku od nieruchomości i łącznego zobowiązania pieniężnego pod kątem zasadności dokonania przypisu zobowiązania podatkowego. Dokonać korekty kwoty przypisanych podatków w przypadku ustalenia, iż dokonano ich przypisu pomimo niedoręczenia decyzji wymiarowych, w związku z czym saldo należności jest nierealne.

Przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w sprawie niedoręczonych nakazów płatniczych. W przypadku ustalenia, że podatnik nie żyje - po przeprowadzeniu postępowania o nabycie spadku (art. 1055 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w związku z art. 102 Ordynacji podatkowej.

W przypadku ustalenia, że przedmiot opodatkowania pozostaje w posiadaniu samoistnym, decyzje wymiarowe wystawiać na posiadacza samoistnego, na którym - zgodnie z przepisami materialnego prawa podatkowego - spoczywa obowiązek podatkowy.

W przypadku podatnika nieznanego z miejsca pobytu, wystąpić do sądu z wnioskiem o wyznaczenie dla tej osoby przedstawiciela uprawnionego do działania w postępowaniu podatkowym, stosownie do przepisów art. 138 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 58, 59 protokołu.

4.5. Dokumentowanie wpłat zobowiązania pieniężnego u inkasenta kwitariuszem przychodowym K 103, nie zatwierdzonym do stosowania przez Zarząd Gminy.

Zatwierdzić do stosowania - zarządzeniem wójta gminy - kwitariusze przychodowe K 103 do udokumentowania wpłat w zakresie zobowiązania pieniężnego, stosownie do przepisów § 4 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, w związku z art. 99 ust. 1 ustawy o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrz, prezydenta miasta - str. 52, 53 protokołu.

4.6. Przypadki nieegzekwowania - od inkasentów podatków - obowiązku terminowego dokonywania wpłat zainkasowanej gotówki na rachunek bankowy budżetu gminy oraz niebieranie od nich odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat zainkasowanych kwot podatków.

Egzekwować od inkasentów podatków obowiązek terminowego wnoszenia na rachunek bankowy budżetu gminy zainkasowanych kwot oraz pobierać odsetki za zwłokę od rat podatków nie wpłaconych przez nich w terminie, stosownie do przepisu art. 51 § 3 w związku z art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej, bowiem raty podatków nie wpłacone przez inkasenta w terminie traktuje się jako zaległość podatkową, od której należy pobrać odsetki za zwłokę; stosownie do przepisu art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej terminem płatności podatków jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym - zgodnie z przepisami prawa podatkowego - powinna nastąpić zapłata podatku, chyba że Rada Gminy ustali termin późniejszy; rozliczenie rachunkowe wniesionej przez inkasenta wpłaty może nastąpić w terminie późniejszym.

Dokonać rozliczenia kwot wpłaconych przez inkasentów z sołectwa Okrągłe i Smólsko Małe, zgodnie z przepisami art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej oraz wyegzekwować pozostałą kwotę zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Sprawdzić terminowość wpłat przez pozostałych - nie objętych kontrolą - inkasentów; w przypadku stwierdzenia zwłoki - postąpić w wyżej opisany sposób - str. 54, 55 protokołu.

4.7. Nieprawidłowości przy udzielaniu ulg; w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej przez podatników lub członków ich rodzin, polegające na:

- udzielaniu ulgi bez potwierdzenia faktu, że osoby powołane do służby wojskowej zamieszkiwały bezpośrednio przed powołaniem w gospodarstwie rolnym i nie osiągały przychodów z innych źródeł.

Przy udzielaniu ulgi z tytułu odbywania przez podatnika lub członka jego rodziny służby wojskowej - przestrzegać zasad ustalonych w przepisach art. 13a ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 ze zm.), przy czym ulgę udzielać po udokumentowaniu, że osoba powołana do odbycia zasadniczej służby wojskowej bezpośrednio przed powołaniem zamieszkiwała i pracowała w gospodarstwie rolnym oraz nie osiągała przychodów z innych źródeł, stosownie do przepisów art. 13a ust. 2 tej ustawy; dowodem, może być oświadczenie podatnika, złożone zgodnie z przepisami art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej - na jego wniosek i pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania.

Ponadto przestrzegać zasady stosowania zwolnień i ulg udzielanych na wniosek podatnika od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wniosek został złożony, stosownie do przepisów art. 13d ust. 3 tej ustawy; udokumentować wymienione przesłanki udzielenia podatnikom wymienionym w protokole kontroli - oraz we wszystkich pozostałych przypadkach, w których ich nie udokumentowano - ulg w podatku rolnym; w przypadku gdy okaże się, iż ulga została przyznana bezpodstawnie - wznowić postępowanie i po uchyleniu decyzji wymierzyć należny podatek, zgodnie z przepisami art. 240 § 1 pkt 5, art. 241 § 1, art. 244 § 1 i art. 245 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej - str. 56 protokołu.

4.8. Nieprawidłowości przy podejmowaniu decyzji w sprawie udzielenia ulg w podatku rolnym oraz ulg w zapłacie podatku polegające na:

- przypadkach wydawania decyzji w sprawie umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości i w łącznym zobowiązaniu pieniężnym należnym od osób fizycznych bez uzasadnienia prawnego oraz wydawaniu decyzji w sprawie umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości oraz umorzenia odsetek za zwłokę w podatku od nieruchomości należnym od osób prawnych bez uzasadnienia prawnego,

- przypadkach nieokreślenia, w decyzjach w sprawie udzielenia ulgi z tytułu odbywania służby wojskowej, okresu jej stosowania.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania - w decyzjach o udzielenie ulgi w zapłacie podatku - uzasadnienia faktycznego i prawnego, polegającego na wskazaniu faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności wraz z wyjaśnieniem podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa, stosownie do przepisów art. 210 § 1 pkt 6 i § 4 Ordynacji podatkowej; zgodnie z przepisami art. 210 § 5 tej ustawy nie można odstąpić od uzasadnienia decyzji, na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku - a taką - w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej - jest umorzenie zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę.

Przestrzegać obowiązku podawania w decyzjach w sprawie udzielenia ulgi z tytułu odbywania służby wojskowej okresu jej stosowania, stosowanie do przepisów art. 210 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej, uwzględniając przepisy art. 13a ust. 2 ustawy o podatku rolnym - str. 56, 58, 65 protokołu.

4.9. Przypadki niepodejmowania konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczeniem zobowiązań podatkowych, w tym:

- nieprowadzenie systematycznej kontroli zapłaty zobowiązań pieniężnych, wskutek czego dopuszczono do przedawnienia podatku od nieruchomości od osób prawnych (w badanej próbie na kwotę 14.346,19 zł),

- przypadki niewystawiania tytułów wykonawczych osobom fizycznym i osobom prawnym posiadającym zaległości podatkowe.

Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe. Obowiązek podejmowania czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, w przypadku uchylania się zobowiązanych od wykonywania obowiązku, wynika z przepisów art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Prowadzić systematyczną kontrolę terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, zgodnie z § 2 cytowanego rozporządzenia. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego wystawiać upomnienia, stosownie do przepisu § 3 tego rozporządzenia. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu płatności wystawić tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki, stosownie do przepisów art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz § 3 ust. 1, § 6 ust. 1 i § 7 ust. 4 cytowanego rozporządzenia.

Podjąć czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec podatników posiadających zaległości podatkowe, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych - termin przedawnienia zobowiązań podatkowych jest określony w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.

Przy podejmowaniu tych czynności rozważać uwzględnienie przepisu art. 67 § 4 Ordynacji podatkowej, w myśl którego organ podatkowy może umorzyć zaległość podatkową z urzędu, jeżeli m.in. zachodzi uzasadnienie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne lub kwota zaległości podatkowej nie przekracza pięciokrotności wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.

Rozważyć dochodzenie - od pracowników odpowiedzialnych za dopuszczenie do przedawnienia podatku od nieruchomości od osób prawnych w kwocie 14.346,19 zł - odszkodowania na zasadach określonych w przepisach działu piątego Kodeksu pracy.

Wystąpić do właściwego sądu z wnioskiem o wpisanie przysługującej gminie z mocy prawa hipoteki przymusowej z tytułu zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości należnym od podatnika o numerze konta 19 z 2002 r. - stosownie do przepisów art. 35 § 3 Ordynacji podatkowej; zabezpieczone hipoteką należności gminy nie ulegną przedawnieniu - art. 70 § 8 Ordynacji podatkowej - str. 59, 66, 67, 72 protokołu.

4.10. Przypadki ewidencjonowania wpłat podatków na koncie podatników będących osobami prawnymi oraz ewidencjonowanie wpłat podatku od środków transportowych na koncie podatników niezgodnie z datą faktycznej zapłaty podatku.

Przestrzegać obowiązku ewidencjonowania na kontach podatników dokonanej przez nich zapłaty podatków pod datą pobrania podatku w kasie Urzędu lub na rachunek bankowy budżetu gminy oraz pod datą faktycznego obciążenia rachunku bankowego podatnika, wskazaną na poleceniu przelewu, stosownie do przepisów art. 60 § 1 pkt 1 i 2 Ordynacji podatkowej - str. 61, 68 protokołu.

4.11. Przypadki niegzekwowania - od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej, będących podatnikami podatku rolnego i podatku od nieruchomości - obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych.

Egzekwować od podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej - w tym również od podatników korzystających ze zwolnień - obowiązek przedkładania deklaracji na podatek rolnym, stosownie do przepisów art. 6a ust. 8 pkt 1 i ust. 9 ustawy o podatku rolnym oraz deklaracji na podatek od nieruchomości, stosownie do przepisów art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych; egzekwować od tych podatników obowiązek składania deklaracji w terminach określonych w cytowanych przepisach - str. 39, 42, 44, 62 protokołu.

4.12. Przypadki niezamieszczania - na deklaracjach na podatki wpływających do Urzędu Gminy - pieczątki wpływu, określającej datę otrzymania.

Przestrzegać zasady zamieszczania na każdej wpływającej do Urzędu Gminy na nośniku papierowym korespondencji - w tym również na deklaracjach podatkowych - pieczątki wpływu, określającej datę otrzymania, stosownie do postanowień § 6 ust. 11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319) - str. 62 protokołu.

4.13. Niesprawdzanie lub sprawdzanie ze znacznym opóźnieniem deklaracji podatkowych dotyczących podatku od nieruchomości przedkładanych przez podatników będących przedsiębiorcami, celem ustalenia zgodności stanu faktycznego ze stanem wykazanym w tych deklaracjach, szczególnie w przypadku, gdy w deklaracji przedsiębiorca wykazywał mniejsze powierzchnie do opodatkowania niż w roku ubiegłym lub wykazywał „pozostałe budynki” oraz „pozostałe grunty”, co spowodowało, iż w wyniku nieprawidłowego zakwalifikowania przez przedsiębiorcę gruntów i budynków zaniżono - w badanej próbie - należny gminie podatek od nieruchomości w kwocie 810,10 zł.

Dokonać weryfikacji danych zawartych w deklaracjach podatkowych składanych przez podatników, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej, zwracając szczególną uwagę na fakt opodatkowania podatkiem od nieruchomości odpowiednio budynków i gruntów będących w posiadaniu podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i na stosowane przez nich stawki, określone dla tego rodzaju nieruchomości lub gruntu w stosownej uchwale Rady Gminy, zgodnie z przepisami art. 5 ust. 1 w związku z przepisami art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

Zwrócić się do podatnika wymienionego w protokole kontroli (o numerze ...) o złożenie niezbędnych wyjaśnień - na podstawie przepisów art. 274a § 2 Ordynacji podatkowej, po czym określić stosowną decyzją prawidłową wysokość zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, uwzględniając okres przedawnienia zobowiązań podatkowych określony w art. 70 § 1 tej ustawy, mając na uwadze, iż w obowiązującym do 31 grudnia 2002 r. stanie prawnym budynki i grunty będące w posiadaniu przedsiębiorcy, podlegające podatkowi od nieruchomości, były z mocy prawa związane z działalnością gospodarczą i podlegały opodatkowaniu stawkami określonymi w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - uchwała 5 sędziów NSA (opublikowana w ONSA 2001/4/150) - str. 62, 63 protokołu.

4.14. Niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat należności podatkowych dokonywanych przez podatników będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat należności z tytułu opłaty eksploatacyjnej dokonywanych przez przedsiębiorców oraz przypadki niepobierania odsetek za zwłokę lub pobierania w nieprawidłowej wysokości od nieterminowych wpłat podatku od środków transportowych; nierozliczanie wpłaconych przez podatników będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej zaległości podatkowych i nierozliczanie wpłaconych przez przedsiębiorców opłat eksploatacyjnych na należne odsetki za zwłokę i na należność główną oraz przypadki nierozliczania wpłaconych przez podatników podatku od środków transportowych zaległości podatkowych na należne odsetki za zwłokę i na należność główną.

Egzekwować należne odsetki za zwłokę od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe oraz od przedsiębiorców nieterminowo regulujących opłatę eksploatacyjną, stosownie do przepisów art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej w związku z przepisami art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. Nr 27, poz. 96 ze zm.).

Odsetki za zwłokę naliczać według zasad i stawek określonych w przepisach § 2 i następnych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywanych zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240, poz. 2063).

Jeżeli dokonana przez podatnika lub przedsiębiorcę wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej lub opłaty eksploatacyjnej wraz z odsetkami za zwłokę - wpłatę tę zaliczać na poczet zaległości podatkowej lub opłaty eksploatacyjnej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej lub opłaty eksploatacyjnej do kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. Dokonać rozliczenia wszystkich wpłat zaległości podatkowych lub opłat eksploatacyjnych w sposób określony przepisami art. 55 § 2 tej ustawy; pozostałą kwotę zaległości wyegzekwować od podatników lub przedsiębiorców wraz z odsetkami za zwłokę - str. 64, 72, 73, 83 protokołu.

4.15. Wykazanie na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” nierzeczywistego stanu należności, poprzez:

- zaniżenie należności w podatku od nieruchomości od osób prawnych o kwotę 488,67 zł w wyniku nieujęcia na tym koncie należności od podatnika o numerze konta ... w kwocie 231,30 zł i od podatnika o numerze konta ... o kwotę 100,30 zł oraz w wyniku błędów rachunkowych o kwotę 157,07 zł,

- zaniżenie należności z tytułu wieczystego użytkowania o kwotę 180 zł, w wyniku nieujęcia na tym koncie należności z tytułu wieczystego użytkowania za lata 1995 - 2000.

Zobowiązać skarbnika gminy do zweryfikowania stanu należności z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych i opłat rocznych z tytułu wieczystego użytkowania - nieprzedawnione należności ująć na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”; obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, tj. odzwierciedlenia w nich stanu rzeczywistego wynika z przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości - str. 65, 66, 75, 76 protokołu.

4.16. Nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej podatku od środków transportowych, polegające na:

- dokonywaniu przypisu - na kontach podatników - podatku od środków transportowych za cały rok podatkowy w kwotach wynikających z ewidencji środków transportowych i stawek tego podatku,

- przypadkach wskazywania zamiast określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu, na podstawie którego dokonano zapisu w ewidencji zapisu „Bank”.

Przypisu podatku od środków transportowych, dokonywać na podstawie:

- złożonej przez podatnika deklaracji na podatek od środków transportowych, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego,

- decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego w tym podatku, wydanej zgodnie z przepisami art. 21 § 3 w związku z art. 21 § 4 Ordynacji podatkowej – w przypadku gdy podatnik nie wywiązał się w terminie z ciążącego na nim obowiązku, stosownie do przepisu § 4 ust. 1 pkt 2 cytowanego rozporządzenia.

Przy ewidencjonowaniu wpłat podatku od środków transportowych na kontach podatników określać rodzaj i numer dowodu identyfikacyjnego na podstawie którego zapisu dokonano, stosownie do przepisów art. 21 pkt 1 ustawy o rachunkowości - str. 68 protokołu.

4.17. Niewystawienie decyzji określającej wysokość zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych posiadaczowi pojazdu o numerze rejestracyjnym (...), który wniósł podatek od środków transportowych w kwocie zaniżonej o 100 zł.

Określić decyzją wysokość zobowiązania podatkowego w podatku od środków transportowych należnym od posiadacza pojazdu o numerze rejestracyjnym (...), który wniósł należny za 2002 r. podatek od środków transportowych w zaniżonej wysokości, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej -str. 70 protokołu.

4.18. Niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat dokonanych przez użytkowników wieczystych oraz najemców lokali użytkowych. Dopuszczenie do przedawnienia należności budżetu gminy z tytułu wieczystego użytkowania w kwocie 90 zł oraz z tytułu opłat za dostarczoną wodę i odprowadzone ścieki w kwocie 90,59 zł.

Egzekwować od użytkowników wieczystych obowiązek wnoszenia należności w terminie wynikającym z przepisów art. 71 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.) oraz od najemców lokali użytkowych i usługobiorców obowiązek wnoszenia czynszu oraz opłat za dostarczoną wodę i odprowadzone ścieki w terminie wynikającym z zawartych umów; od nieterminowych wpłat naliczać i pobierać odsetki w wysokości ustalonej w umowie, a w przypadku braku uregulowań umownych - w wysokości ustawowej, stosownie do przepisu art. 481 § 1 i 2 w związku z art. 359 § 2 Kodeksu cywilnego.

W stosunku do zalegających z uiszczeniem należności podejmować prawem przewidziane czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości, nie dopuszczając do przedawnienia należności; okres przedawnienia został określony w przepisach art. 118 Kodeksu cywilnego. Po bezskutecznym upływie terminu wyznaczonego w wezwaniu do zapłaty rozważyć skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Rozważyć możliwość dochodzenia odszkodowania, od pracowników odpowiedzialnych za dopuszczenie do przedawnienia należności z tytuły opłat rocznych za wieczyste użytkowanie w kwocie 90 zł oraz z tytułu opłat za dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków w kwocie 90,59 zł, na zasadach określonych w przepisach działu piątego Kodeksu pracy; naliczyć i wyegzekwować odsetki za zwłokę od osób wymienionych w protokole kontroli oraz we wszystkich przypadkach nieterminowego wnoszenia należności - str. 74, 75, 76, 77, 80 protokołu.

4.19. Odroczenie przez Zarząd Gminy terminu płatności opłaty rocznej z tytułu wieczystego użytkowania, mimo braku stosownego upoważnienia.

Przestrzegać zasady udzielania ulg w spłacaniu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, wyłącznie po uprzednim określeniu przez Radę Gminy szczegółowych zasad i trybu umarzania tych wierzytelności, stosownie do przepisów art. 34a ustawy o finansach publicznych; rozważyć opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu umarzania wierzytelności pieniężnych jednostek organizacyjnych gminy z tytuł należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa, udzielania innych ulg w spłacaniu należności oraz wskazania organów do tego uprawnionych - str. 74 protokołu.

4.20. Niezawarcie - w umowach o dostarczenie wody oraz w umowach o dostarczenie wody i odprowadzenie ścieków - postanowień określających procedury i warunki kontroli urządzeń wodociągowych oraz wyznaczanie w fakturach za najem lokalu użytkowego terminu płatności niezgodnego z zawartymi umowami.

W umowach o dostarczenie wody oraz umowach o dostarczenie wody i odprowadzenie ścieków zamieszczać postanowienia dotyczące procedur i warunków kontroli urządzeń wodociągowych, stosownie do przepisów art. 6 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzeniu ścieków (Dz. U. Nr 72, poz. 747 ze zm.).

Przy wystawianiu faktur najemcom lokali użytkowych przestrzegać postanowień umownych w zakresie terminu płatności czynszu za najem lokalu użytkowego - str. 76, 78 protokołu.

4.21. Ustalenie w 2002 r. konserwatorom wodociągów wynagrodzenia prowizyjnego w wysokości 7% zainkasowanych kwot z tytułu opłat za dostarczoną wodę i odprowadzone ścieki i jednoczesne zawarcie tego obowiązku w ich zakresach czynności wynikających z umowy o pracę.

Przestrzegać zasady wyraźnego oddzielenia obowiązków pracowników - zawartych w ich zakresach czynności, za wykonywanie których otrzymują wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę - od dodatkowo powierzanych im obowiązków w drodze umowy cywilnoprawnej, które jednak nie mogą być wykonywane w godzinach pracy. Wprowadzić tę zasadę w odniesieniu do konserwatorów wodociągów - str. 79 protokołu.

4.22. Niepobranie opłaty skarbowej lub pobranie opłaty skarbowej w nieprawidłowej wysokości od podań i załączników do podań wniesionych w sprawach:

- odroczenia terminu płatności oraz o rozłożenia na raty podatku od środków transportowych,

- wydania decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu dla przyłącza wodociągowego i budynków składowych,

- wydania zaświadczenia o przeznaczeniu nieruchomości w planie zagospodarowania przestrzennego,

- wydania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,

- udzielenia ulgi w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej przez członków rodziny podatnika.

Pobierać opłatę skarbową od podań i załączników wniesionych w sprawach odroczenia terminu płatności lub rozłożenia na raty podatku od środków transportowych, wydania decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu podlegających tej opłacie z wyjątkiem nie podlegających tej opłacie lub od niej zwolnionych, wydania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych oraz udzielenia ulgi w zapłacie podatku rolnego z tytuł odbywania służby wojskowej przez członków rodziny podatnika, stosownie do przepisów art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 86, poz. 960 z późn. zm.), w wysokości określonej w części I pkt 1 ppkt 1 i 2 załącznika do ustawy oraz pobierać opłatę od zaświadczeń o przeznaczeniu nieruchomości w planie zagospodarowania przestrzennego w wysokości określonej w części III pkt 1 ppkt 11 załącznika do ustawy - str. 71, 81, 82 protokołu.

4.23. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi przy wydawaniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz przy ustalaniu i pobieraniu opłat za korzystanie z tych zezwoleń, poprzez:

- pobieranie opłat w roku nabycia lub utraty ważności zezwolenia, w wysokości nieproporcjonalnej do okresu ważności tych zezwoleń (nieprawidłowe naliczenie stwierdzono u wszystkich dziesięciu badanych przedsiębiorców),

- przypadki wydawania zezwoleń przed uiszczeniem opłaty; przedmiotowe zezwolenie wydano przed uiszczeniem opłaty trzem przedsiębiorcom, tj. decyzje nr (...).

Przy ustalaniu i pobieraniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przestrzegać zasad określonych w przepisach ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 ze zm.), w szczególności:

- w roku nabycia lub utraty ważności zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych pobierać od przedsiębiorców opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia, stosownie do przepisów art. 111 ust. 8 ustawy,

- zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydawać po uprzednim uiszczeniu należnej z tego tytułu opłaty, stosownie do przepisów art. 181 ust. 5 oraz art. 181 ust. 3 tej ustawy.

Wystąpić do przedsiębiorców, którzy wnieśli zaniżoną opłatę za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, o dokonanie dopłaty do kwoty prawidłowo ustalonej, a przedsiębiorcom, którzy wnieśli tę opłatę w zawyżonej wysokości dokonać zwrotu nadpłaconych kwot.

– str. 84, 85 protokołu.

4.24. Nieustalenie, przez Radę Gminy, stawki procentowej wysokości opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej.

W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 145 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami należy ustalić opłatę adiacencką, po uprzednim określeniu przez Radę Gminy, w drodze uchwały, wysokości stawki procentowej tej opłaty, stosownie do przepisów art. 146 ust. 2 tej ustawy. Z art. 144 ust. 1 tej ustawy wynika, że właściciele nieruchomości i niektórzy użytkownicy wieczyści uczestniczą w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej poprzez wnoszenie na rzecz gminy opłat adiacenckich.

Opłatę adiacencką można ustalić w terminie 3 lat od dnia zaistnienia okoliczności określonych w art. 145 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w wysokości nie większej niż 50% różnicy między wartością nieruchomości przed zrealizowaniem inwestycji, a jej wartością zwiększoną w wyniku zrealizowanej inwestycji, zgodnie z przepisami art. 146 ust. 2 tej ustawy; na poczet opłaty adiacenckiej należy zaliczyć wartość świadczeń wniesionych przez właściciela lub użytkownika wieczystego nieruchomości w gotówce lub naturze na rzecz budowy poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej, stosownie do przepisów art. 148 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Nieustalenia opłat adiacenckich pozbawia gminę należnych jej dochodów - str. 85, 86 protokołu.

4.25. Przekroczenie w 2002 r. wielkości wynagrodzeń z 2001 r. o kwotę 130.870 zł, co stanowiło naruszenie obowiązujących przepisów.

Przy dokonywaniu wydatków przestrzegać przepisów art. 28 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, w myśl których wydatki winny być dokonywane zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

Wypłacenie w 2002 r. wynagrodzeń przekraczających wielkość wynagrodzeń z 2001 r. stanowiło naruszenie przepisów art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 grudnia 2001 r. o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 154, poz. 1799) obowiązujących do dnia 31 grudnia 2002 r., zgodnie z którymi w 2002 r. wielkość wynagrodzeń w samorządowych jednostkach budżetowych nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 r. – str. 87-89 protokołu.

4.26. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych poprzez:

- zawyżenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na 2002 r. o kwotę 57,74 zł, w wyniku nieuwzględnienia w podstawie jego naliczenia emerytów i rencistów objętych opieką socjalną (zaniżenie o kwotę 1.207,36 zł) oraz nieskorygowania w końcu roku planowanej przeciętnej liczby osób zatrudnionych do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych (zawyżenie o kwotę 1.265,10 zł),

- nieprzekazanie do 31 maja 2002 r. na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 75 % równowartości naliczonych odpisów na ten fundusz,

- zwiększenie stanu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy o kwotę środków pieniężnych przekazanych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, Gminny Ośrodek Kultury i Gminną Bibliotekę Publiczną tytułem odpisu podstawowego na ten fundusz (w 2002 r. o 10.208,80 zł),

- przeznaczanie środków funduszu na wydatki nie mieszczące się w ustawowej definicji działalności socjalnej,

- nieprawidłowe opracowanie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych poprzez ustalenie w nim możliwości wydatkowania środków na cele nie związane z działalnością socjalną tj. przeznaczenie środków funduszu na organizowanie imprez z okazji Dnia Kobiet i imprez noworocznych dla pracowników,

- nieróżnicowanie przyznawanych świadczeń z funduszu w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu,

- opracowanie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla GOPS, GOK i GBP przez wójta gminy z naruszeniem kompetencji kierowników tych jednostek.

Przy prowadzeniu działalności socjalnej przestrzegać przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), w szczególności:

- wysokość odpisu na fundusz zwiększać - stosownie do postanowień regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - na każdego z emerytów i rencistów uprawnionych do opieki socjalnej, zgodnie z art. 5 ust. 5 cytowanej ustawy; dokonywać na koniec roku korekty naliczonego funduszu świadczeń socjalnych uwzględniając dane o rzeczywistym stanie zatrudnienia, zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.),

- dokonać korekty odpisu na ten fundusz na rok 2002,

- równowartość naliczonych i dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dany rok kalendarzowy przekazywać na rachunek bankowy funduszu – w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że do dnia 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą co najmniej 75 % równowartości odpisów, stosownie do przepisów art. 6 ust. 2 ustawy,

- zaprzestać zwiększania stanu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu Gminy o środki przekazywane przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej i Gminną Bibliotekę Publiczną z tytułu odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,

- dostosować postanowienia regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do przepisów art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, poprzez wykreślenie z niego postanowień dotyczących przeznaczenia środków funduszu na cele niezwiązane z działalnością socjalną tj. organizację imprez z okazji Dnia kobiet oraz imprez noworocznych dla pracowników,

- przy przyznawaniu świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przestrzegać obowiązku uwzględniania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, stosownie do przepisów art. 8 ust. 1 ustawy,

- przestrzegać kompetencji kierowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej do opracowywania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w uzgodnieniu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, stosownie do przepisów art. 8 ust. 2 ustawy – str. 91 - 94 protokołu.

4.27. Naliczenie i wypłacenie w 2002 r. niezgodnie z uchwałą Nr XIX/113/2000 Rady Gminy w Biłgoraju z dnia 29 września 2000 r. w zawyżonej wysokości diet przewodniczącemu Rady Gminy, członkom Zarządu Gminy, członkom komisji Rady oraz pozostałym radnym Rady Gminy na łączną kwotę 21.806,10 zł, w związku z przyjęciem do podstawy naliczenia półtorakrotności kwoty bazowej zamiast kwoty bazowej na 2002 r. oraz bezpodstawne wypłacenie radnym Rady Gminy w 2002r. diet w kwocie 9.775,62 zł, pomimo niezłożenia przez nich oświadczeń majątkowych w wymaganym terminie, co naruszało przepisy art. 24h ust. 6 w związku z ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2002 r.

Diety należne radnym ustalać i wypłacać w wysokości określonej stosowną uchwałą Rady Gminy; zgodnie z § 1 pkt 1 i 3 uchwały Nr XIX/113/2000 Rady Gminy w Biłgoraju z dnia 29 września 2000 r. w sprawie ustalenia zasad przyznawania diet radnym gminy - wysokość diety należy ustalać jako określony procent kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej, a nie półtorakrotności kwoty bazowej.

Przy wypłacaniu diet radnym przestrzegać zasady określonej w przepisie art. 24 k ust. 1 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którą niezłożenie oświadczenia o stanie majątkowym w terminie określonym w art. 24 h ust. 4 tej ustawy powoduje utratę diety do czasu złożenia oświadczenia.

Wystąpić do radnych Rady Gminy poprzedniej kadencji o dobrowolny zwrot niesłusznie pobranych kwot diet w zawyżonej wysokości. W przypadku niewyegzekwowania tą drogą nadpłaconych kwot, rozważyć wyegzekwowanie ich od osób, które sprawdziły i zatwierdziły do wypłaty listy wypłat diet tych osób, stosując zasady określone w przepisach działu piątego Kodeksu pracy – str. 95 - 97 protokołu.

4.28. Nieprawidłowe rozliczanie kosztów podróży służbowych pracowników na obszarze kraju, poprzez:

- niewskazywanie w poleceniach wyjazdu służbowego miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,

- przypadki wypłacenia w zaniżonej wysokości diet z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju,

- przypadki niewskazania środka lokomocji właściwego do odbycia podróży służbowej,

czym naruszono przepisy § 2, § 3, § 5 ust. 1 oraz § 6 obowiązującego do dnia 1.12.2002 r. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 151, poz. 1720).

Koszty podróży służbowych pracowników na obszarze kraju rozliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), w szczególności:

- przestrzegać obowiązku wskazywania, w poleceniach wyjazdu służbowego, miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, stosownie do przepisów § 2 rozporządzenia,

- naliczać i wypłacać należną pracownikom dietę na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej w wysokości ustalonej, zgodnie z przepisami § 4 rozporządzenia,

- przestrzegać obowiązku wskazywania, w poleceniach wyjazdu służbowego, środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej, stosownie do przepisów § 5 rozporządzenia,

– str. 98 protokołu.

4.29. Nieprzestrzeganie postanowień uchwały Rady Gminy w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji z budżetu gminy podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli zleconego zadania, poprzez:

- przyznanie z budżetu gminy dotacji podmiotowi, który nie złożył oferty na realizację zadania publicznego,

- niezapewnienie jawności postępowania o udzielenie dotacji i jej rozliczenie, poprzez niewywieszenie na tablicy Urzędu Gminy informacji o:

- zakresie zadań, które mogą być zlecone innym podmiotom i na które mogą być przyznane dotacje oraz o miejscu i terminie składania ofert,

- zadaniach i kwotach dotacji ustalonych w budżecie gminy dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych,

- o wykorzystaniu dotacji udzielonych podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych,

- przyznanie dotacji na realizację zadania nie będącego zadaniem własnym gminy (udział Ludowego Klubu Sportowego "Orion" w rozgrywkach ligowych o mistrzostwo klasy A ZOZPN),

- niedokonywanie przez Zarząd Gminy czynności kontrolnych prawidłowości realizacji zleconego zadania.

Przy udzielaniu dotacji przestrzegać zasad określonych w uchwale Nr XIII/81/99 Rady Gminy w Biłgoraju z dnia 17 grudnia 1999 r. w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji z budżetu gminy podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli zleconego zadania, a w szczególności:

- przestrzegać zasady udzielania dotacji z budżetu gminy, w tym ze środków finansowanych z Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wyłącznie podmiotom, które złożą ofertę na realizację zadania publicznego, zgodnie z postanowieniami ust. 3 uchwały,

- zapewniać jawność postępowania o udzielenie dotacji i jej rozliczenia poprzez wywieszenie tych informacji na tablicy ogłoszeń, stosownie do postanowień zawartych w ust. 3 pkt 1 lit. a, b i c uchwały,

- przestrzegać zasady iż dotacja z budżetu gminy może być przyznana wyłącznie na realizację zadań własnych gminy m.in. w zakresie kultury fizycznej. Działalność statutowa klubu sportowego polegająca, m.in. na uczestnictwie w rozgrywkach ligowych winna być sfinansowana z jego środków własnych, w związku z czym zaprzestać pokrywania z budżetu gminy wydatków na działalność statutową klubu sportowego,

- przestrzegać obowiązku dokonywania kontroli prawidłowości realizacji zleconego zadania, zgodnie z postanowieniami zawartymi w uchwale w części "Sposób kontroli zleconego zadania" – str. 99,100, 102 - 104 protokołu oraz str. 1 - 3 załącznika nr IV/30 do protokołu kontroli.

4.30. Nieprzestrzeganie postanowień uchwały Rady Gminy Nr XXIII/142/2001 z dnia 11 lipca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania dotacji niepublicznym szkołom podstawowym i gimnazjom o uprawnieniach szkół publicznych oraz umowy zawartej z Niepubliczną Szkołą Podstawową w Ciosmach, poprzez:

- niedokonanie przez Zarząd Gminy kontroli prawidłowości wykorzystania dotacji,

- nieprzestrzeganie terminu przekazywania i kwot przyznanej dotacji,

- nieprzekazanie Niepublicznej Szkole Podstawowej w Ciosmach dotacji w należnej kwocie (zaniżenie o kwotę 3.149 zł, w związku z niedokonaniem przeliczenia kwoty należnej dotacji w oparciu o aktualną liczbę uczniów i ostateczną kwotę subwencji oświatowej na jednego ucznia).

Dotację dla Niepublicznej Szkoły Podstawowej w Ciosmach przyznawać, przekazywać i rozliczać zgodnie z zasadami dotowania szkół niepublicznych ustalonymi uchwałą Rady Gminy Nr XXIII/142/2001 z dnia 11 lipca 2001 r. na podstawie przepisów art. 90 ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tj. Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 ze zm.) oraz z postanowieniami zawartych umów z podmiotami otrzymującymi dotacje, w tym:

- przestrzegać obowiązku dokonywania kontroli prawidłowości wykorzystania dotacji,

- przestrzegać określonych umową terminów przekazywania dotacji,

- przekazać Niepublicznej Szkole Podstawowej w Ciosmach kwotę 3.149 zł, tytułem niedopłaconej dotacji należnej za rok 2002, wynikającą z jej naliczenia do liczby uczniów wykazanej w informacjach przedkładanych w terminie do 25 każdego miesiąca, stosownie do przepisów art. 90 ust. 2a ustawy o systemie oświaty - str. 101, 102 protokołu.

4.31. Brak kontrasygnaty skarbnika gminy na umowach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych (umowy w sprawie udzielenia dotacji dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz na wykonanie remontu elewacji budynku administracyjnego Urzędu Gminy w Biłgoraju i na bieżące utrzymanie dróg gminnych o nawierzchni nieulepszonej w roku 2002).

Umowy i inne czynności prawne skutkujące powstaniem zobowiązań pieniężnych przedkładać skarbnikowi gminy lub osobie przez niego upoważnionej, w celu uzyskania kontrasygnaty, stosownie do przepisów art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Powołany przepis ma charakter bezwzględnie obowiązujący - str. 103, 108, 111 protokołu.

4.32. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, poprzez:

- nieudokumentowanie faktów: wywieszeniu ogłoszenia o przetargu (remont elewacji budynku administracyjnego Urzędu Gminy w Biłgoraju) oraz o wyniku postępowania przetargowego (remont elewacji budynku administracyjnego Urzędu Gminy w Biłgoraju i bieżące utrzymanie dróg gminnych o nawierzchni nieulepszonej w 2002 r.) w siedzibie zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym,

- przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wybór wykonawcy remontu elewacji budynku administracyjnego Urzędu Gminy w Biłgoraju, poprzez osobę występującą w imieniu zamawiającego, która nie złożyła oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania,

- zawiadomienie wykonawców biorących udział w postępowaniu o zamówienie publiczne na remont budynku administracyjnego Urzędu Gminy w Biłgoraju o wyborze najkorzystniejszej oferty poprzez wskazanie nazwy oraz adresu wykonawcy, którego ofertę wybrano, bez podania ceny.

Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.), w szczególności:

- dokumentować fakt wykonania obowiązków wynikających z art. 29 ust. 1 oraz art. 50 ust. 1 i 2 ustawy, przechowując tę dokumentację, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 ze zm.), zgodnie z którymi samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowanie oraz nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,

- przestrzegać gwarancji bezstronności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, poprzez wyłączenie z tego postępowania osób, wobec których zaistniały okoliczności wymienione w art. 20 ustawy o zamówieniach publicznych. W tym celu żądać od osób występujących po stronie zamawiającego składania oświadczeń o braku lub istnieniu tych okoliczności, a osoby, wobec których zaistnieją te okoliczności wyłączać z postępowania na podstawie art. 20 ust. 2 i 3 tej ustawy,

- o wyniku postępowania zawiadamiać pozostałych oferentów, wskazując firmę i siedzibę tego, którego ofertę wybrano oraz cenę, zgodnie z przepisami art. 50 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych - str. 106, 107, 108, 110 protokołu.

4.33. Niekompletne sporządzenie dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie elewacji budynku administracyjnego Urzędu Gminy w Biłgoraju.

Dokumentację podstawowych czynności związanych z postępowaniem sporządzać z uwzględnieniem informacji określonych w art. 26 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych, w tym dotyczących m.in.:

- nazwiska lub nazwy firmy oraz adresów wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,

- ceny oraz innych istotnych elementów każdej z ofert,

- streszczenia oceny i porównania złożonych ofert - str. 107 protokołu.

4.34. Nieprawidłowe sporządzenie „Instrukcji dla oferentów” przy udzielaniu zamówienia na bieżące utrzymanie dróg gminnych o nawierzchni nieulepszonej w roku 2002, poprzez zawarcie zapisu o oznaczeniu zamkniętych kopert oferentów nazwą i adresem ich firmy.

„Instrukcję dla oferentów” sporządzać w oparciu o przepisy ustawy o zamówieniach publicznych, przewidującą m.in., że dane dotyczące oferentów ujawniane są w dniu otwarcia ofert stosownie do art. 43 ust. 3 ustawy, wcześniejsze ich ujawnienie może niekorzystnie wpłynąć na przebieg postępowania doprowadzając do naruszenia zasad zawartych w art. 16 ustawy - str. 109 protokołu.

4.35. Nieodrzucenie oferty sprzecznej z „Instrukcją dla oferentów” w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie bieżącego utrzymania dróg gminnych o nawierzchni nieulepszonej w roku 2002.

Dokonując oceny i porównania ofert złożonych przez wykonawców - ściśle przestrzegać wcześniej ustalonych warunków ich przygotowania, oceny i porównania, zamieszczonych w udostępnianej oferentom „Instrukcji dla oferentów”. Odrzucać oferty, które są sprzeczne z ustawą lub warunkami określonymi w „Instrukcji dla oferentów” lub zawierającą błędy w obliczaniu ceny, stosownie do przepisów art. 27a ust. 1 pkt 1 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych - str. 110 protokołu.

4.36. Udzielenie zamówienia dodatkowego na roboty związane z bieżącym utrzymaniem dróg gminnych o nawierzchni nieulepszonej w roku 2002 w trybie zamówienia z wolnej ręki, bez wykazania w protokole konieczności, że były to roboty dodatkowe w stosunku do przewidzianych pierwotną umową, konieczności ich wykonania oraz, że nie można było tego wcześniej przewidzieć.

Zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki udzielać tylko wtedy, gdy zachodzi jedna z okoliczności wymienionych w art. 71 ust. 1 ustawy. Nowe postanowienia do umowy, niekorzystnie dla zamawiającego, wprowadzać tylko wówczas, gdy ich konieczność wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Zmiana umowy dokonana z naruszeniem przepisu art. 76 ust. 1 ustawy jest nieważna. Zawiadomić o tym wykonawcę i wystąpić o zwrot nadpłaconego z tego tytułu wynagrodzenia. W przypadku odmowy, rozważyć skierowanie sprawy do sądu - str. 111 protokołu.

4.37. Zapłata faktur częściowych za wykonane prace związane z bieżącym utrzymaniem dróg gminnych o nawierzchni nieulepszonej w roku 2002, bez sporządzenia protokołów odbioru i przekazania do użytku, tj. z naruszeniem § 5 ust. 3 umowy zawartej dnia 22.03.2002 r.

Wynagrodzenie za wykonane prace wypłacać na zasadach określonych w umowie. Sporządzić protokoły odbioru robót i na ich podstawie dokonywać ostatecznego rozliczenia z wykonawcą robót - str. 112 protokołu.

4.38. Niezawarcie na piśmie umowy o wykonanie dodatkowych robót budowlanych związanych z bieżącym utrzymaniem dróg gminnych o nawierzchni nieulepszonej w roku 2002.

Przestrzegać obowiązku zawierania na piśmie wszystkich umów o roboty budowlane, stosownie do przepisów art. 648 § 1 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 74 ustawy o zamówieniach publicznych wszystkie umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności. Umowa nieważna nie może być realizowana a wykazane na jej podstawie świadczenia (w tym wynagrodzenie) podlegają zwrotowi. Umowy o wartości nie przekraczającej 3.000 euro, w tym umowy o roboty budowlane niezależnie od wartości, a pozostałe umowy o wartości ponad 2.000 zł - powinny być zawierane na piśmie dla celów dowodowych, stosownie do przepisów art. 75 i art. 648 § 1 Kodeksu cywilnego. Skutki niezachowania formy pisemnej określa art. 74 § 1 Kodeksu cywilnego - str. 111, 112 protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Wykazanie w informacji o stanie mienia komunalnego, sporządzonej do projektu budżetu na 2002 rok, danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym.

W informacji o stanie mienia komunalnego zawierać kompletne i rzetelne informacje w zakresie przysługującego gminie prawa własności, stosownie do przepisów art. 120 pkt 1 ustawy o finansach publicznych – str. 114, 115 protokołu.

5.2. Niezawiadomienie - przez dyrektora Samorządowej Administracji Szkół w Biłgoraju - właściwego organu o użyczeniu, w drodze umowy, nieruchomości będącej w trwałym zarządzie.

Zobowiązać kierowników jednostek organizacyjnych, użyczających - na okres do 3 lat - nieruchomości, na które został ustanowiony trwały zarząd, do równoczesnego zawiadamiania o tym fakcie wójta gminy, stosownie do przepisów art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z o gospodarce nieruchomościami – str. 115, 116 protokołu.

5.3. Nieprzestrzeganie postanowień uchwały Rady Gminy w sprawie zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, przy nabywaniu nieruchomości gruntowej, poprzez nieokreślenie wartości nabywanej nieruchomości przez rzeczoznawcę majątkowego.

Nabywając nieruchomość gruntową na rzecz gminy przestrzegać ustaleń określonych w § 1 pkt 147 a uchwały Rady Gminy Nr XXIV/123/93 z dnia 19 lipca 1993 roku w sprawie zasad nabycia, zbycia, obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata – str. 116, 117 protokołu.

5.4. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych, prowadzonej do konta 011 „Środki trwałe”, poprzez:

- nienadanie poszczególnym środkom trwałym symboli klasyfikacji środków trwałych,

- nieujęcie w ewidencji analitycznej wartości gruntów oraz wartości wodociągów powstałych na skutek zakończenia inwestycji.

Niezachowanie obowiązku bieżącego wprowadzania do ewidencji księgowej operacji gospodarczych związanych z zakupem i zbyciem środków trwałych.

Uzupełnić prowadzoną do konta 011 „Środki trwałe” ewidencję analityczną, poprzez:

- nadanie poszczególnym środkom trwałym symboli klasyfikacji środków trwałych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 ze zm.), stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.)

- wprowadzenie do ewidencji analitycznej środków trwałych wartości zakupionych gruntów oraz wartości wodociągów powstałych w wyniku zakończenia inwestycji zapewniając zgodność zapisów w ewidencji analitycznej z zapisami na koncie 011 „Środki trwałe”, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Przestrzegać obowiązku bieżącego ujmowania w ewidencji księgowej operacji gospodarczych, w tym dotyczących nabycia i zbycia środków trwałych, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 5 ustawy o rachunkowości – str. 119 -121 protokołu.

5.5. Rozpoczęcie dokonywania odpisów umorzeniowych przyjętego na stan środka trwałego, przed jego oddaniem do używania – co spowodowało zawyżenie umorzenia o kwotę 53 zł.

Odpisów umorzeniowych środków trwałych dokonywać nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, stosownie do przepisów art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 121 protokołu.

5.6. Nieobjęcie ewidencją druków ścisłego zarachowania arkuszy spisu z natury służących do dokumentowania inwentaryzacji składników majątkowych.

Przestrzegać obowiązku ujmowania w ewidencji druków ścisłego zarachowania arkuszy spisu z natury służących do dokumentowania inwentaryzacji składników majątkowych, stosownie do postanowienia zawartego w części IV ust. 1 pkt 4 „Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych” wprowadzonej do stosowania Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 6/96 z dnia 15 października 1996 roku – str. 124 protokołu.

6. W zakresie zadań zleconych realizowanych w ramach porozumień:

6.1. Nieprawidłowa klasyfikacja budżetowa wydatków budżetowych.

Wydatki na finansowanie podróży służbowych ujmować w § 4410 „Podróże służbowe krajowe”, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634) – str. 127 protokołu.

6.2. Nieprawidłowości w wypłacaniu zryczałtowanej diety należnej członkom obwodowych komisji wyborczych za czas związany z przeprowadzeniem głosowania oraz ustaleniem wyników głosowania i wyników wyborów, polegające na:

- wypłacaniu – osobom wchodzącym w skład komisji wyborczych – zryczałtowanej diety bez pisemnego potwierdzenia przewodniczącego właściwej komisji wyborczej faktu uczestnictwa osoby uprawnionej w czynnościach związanych z wyborami,

- wypłacaniu zryczałtowanej diety osobom nie wchodzącym w skład komisji wyborczych.

Przestrzegać zasad wypłacania – wyłącznie osobom wchodzącym w skład Komisji wyborczych, za czas związany z przeprowadzeniem głosowania oraz ustaleniem wyników głosowania i wyników wyborów – zryczałtowanej diety na podstawie pisemnego potwierdzenia – przez przewodniczącego bądź z jego upoważnienia, przez zastępcę właściwej komisji wyborczej – uczestnictwa osoby uprawnionej w tych czynnościach, stosownie do przepisów § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 stycznia 2002 r. w sprawie diet, zwrotu kosztów podróży i zryczałtowanych diet przysługujących członkom komisji wyborczych oraz osobom wchodzącym w skład inspekcji Państwowej Komisji Wyborczej i inspekcji komisarzy wyborczych, powołanych do przeprowadzenia wyborów do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw (Dz. U. Nr 134, poz. 1135) – str. 127 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, iż wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z przepisami art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisów, art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Rada Gminy w Biłgoraju