Lublin, 28 kwietnia 2003 r.
Pan Ryszard Masiewicz
w Chełmie
Szanowny Panie Dyrektorze,
W dniach od 10 lutego 7 marca 2003 roku, inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie - Dorota Cichoń i Iwona Dziubek, przeprowadziły kontrolę gospodarki finansowej Zespołu Szkół Technicznych w Chełmie. Do ustaleń kontroli zawartych w protokole omówionym i podpisanym w dniu 21 marca 2003 roku, zastrzeżeń nie wniesiono.
Wyniki kontroli wskazują, że gospodarka finansowa
Zespołu Szkół Technicznych w Chełmie prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa (z wyjątkiem przypadków wskazanych w poniższych wnioskach) mimo, że ustalone przez dyrektora Zespołu
przepisy wewnętrzne, w tym procedury kontroli finansowej i przyjęte zasady
rachunkowości są niewystarczające dla zapewnienia prawidłowego jej
funkcjonowania i wymagają uzupełnienia.
Rachunkowość
ZST prowadzona jest z zachowaniem zasad określonych ustawą
o rachunkowości, co zapewnia rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji
majątkowej i finansowej jednostki.
Wydatki
ponoszone są na cele i w wysokości ustalonej w planie finansowym jednostki.
Niemniej kontrola ujawniła, że od 1997 roku
upoważnieni pracownicy nie wywiązują się z obowiązku przeprowadzania kontroli
wewnętrznej, w tym w zakresie gospodarki finansowej Zespołu oraz wykazała
nieprzestrzeganie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń
socjalnych, poprzez przyznanie w
listopadzie 2002 r. świadczeń (talonów) bez uwzględnienia sytuacji życiowej,
rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Istotne znaczenie dla gospodarki finansowej Zespołu
Szkół Technicznych ma jednak inna, stwierdzona w wyniku kontroli,
nieprawidłowość - nieterminowe regulowanie zobowiązań wobec kontrahentów
skutkujące naliczeniem na dzień 31 grudnia 2002 roku odsetek za zwłokę w
wysokości 84.027,76 zł. Kwota ta stale rośnie, bowiem
ZST nie reguluje zobowiązań 2002 i 2003 roku m.in. wobec ZUS, urzędu
skarbowego, dostawców: energii elektrycznej, gazu, wody; łącznie zobowiązania
ZST na dzień 31 stycznia 2003 roku wynosiły 1.857.566,94 zł..
Wskazując na tę nieprawidłowość należy jednak zaznaczyć, że spowodowały ją
przesłanki niezależne od kontrolowanej jednostki – nieprzekazanie
z budżetu miasta środków na wydatki określone w planie finansowym jednostki na
2002 i 2003 rok, co doprowadziło do powstania zobowiązań wymagalnych
od których wierzyciele naliczają odsetki za zwłokę.
Część
stwierdzonych nieprawidłowości została usunięta w toku kontroli, po udzieleniu pracownikom
Zespołu Szkół Technicznych w Chełmie stosownego instruktażu.
Poniżej podaję stwierdzone
nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do
sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia
7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst
jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.). W załączniku do
wystąpienia pokontrolnego wskazano osoby odpowiedzialne za stwierdzone
nieprawidłowości.
1. W zakresie przepisów wewnętrznych:
1.1. Nieegzekwowanie, przez dyrektora Zespołu Szkół Technicznych
w Chełmie, obowiązku przeprowadzania kontroli wewnętrznych w jednostce.
Egzekwować od wicedyrektorów, kierownika warsztatów szkolnych, kierownika internatu
i głównej księgowej, obowiązek przeprowadzania kontroli wewnętrznych w Zespole
Szkół Technicznych, zgodnie z postanowieniami „Regulaminu kontroli wewnętrznej”
wprowadzonego do stosowania zarządzeniem dyrektora nr 1/97z dnia 27 lutego 1997
r. – str. 5 protokołu.
Ponadto, w celu zapewnienia prawidłowego
funkcjonowania kontroli finansowej, uzupełnić przepisy wewnętrzne o
postanowienia dotyczące:
- określenia osób upoważnionych do kontroli
merytorycznej i formalno – rachunkowej dowodów księgowych, wraz z wzorami
podpisów tych osób (mogą to być pracownicy, którzy dotychczas dokonywali tej
kontroli bez upoważnienia ich w przepisach wewnętrznych lub inni wskazani przez
kierownika jednostki),
- określenia terminów przekazywania
dokumentów księgowych pomiędzy pracownikami odpowiedzialnymi za kontrolę
merytoryczną, formalno – rachunkową wykazywanych w nich operacji gospodarczych
i ujęcie w księgach rachunkowych – str. 4 protokołu.
1.2. Niekompletne
opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
poprzez:
- nieustalenie metod
wyceny aktywów i pasywów w zakresie, w jakim przepisy prawa pozostawiają ich
ustalenie przez kierownika jednostki,
- nieokreślenie
w zakładowym planie kont: zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich
powiązania z kontami księgi głównej oraz nieujęcie w
wykazie kont księgi główne m.in. kont: 401 „Amortyzacja”, 761 „Pokrycie
amortyzacji” oraz kont pozabilansowych 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych
roku bieżącego”, 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, służących
do ewidencjonowania operacji gospodarczych występujących w jednostce,
-
nieustalenie systemu ochrony dokumentacji opisującej
przyjęte zasady rachunkowości, ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych,
dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań.
Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte w Zespole Szkół Technicznych
zasady (politykę) rachunkowości, stosownie do wymagań określonych w przepisach
art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst
jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694), poprzez:
- określenie metod wyceny aktywów i pasywów w
zakresie, w jakim przepisy prawa pozostawiają ustalenie tych metod przez
kierownika jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt.2 tej ustawy,
-
określenie w zakładowym planie kont zasad prowadzenia kont ksiąg
pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, stosownie do
przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a tej ustawy,
-
ujęcie w zakładowym planie kont wszystkich faktycznie
stosowanych w ewidencji jednostki kont, w tym konta: 401 „Amortyzacja”, 761 „Pokrycie amortyzacji” oraz
kont pozabilansowych 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” i
999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat” wraz z opisem
przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na tych kontach; przy opracowywaniu tych
zasad przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia
2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych
jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752),
- ustalenie systemu służącego
ochronie dokumentacji opisującej przyjęte
zasady rachunkowości, ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów
inwentaryzacyjnych i sprawozdań, celem zabezpieczenia ich przed uszkodzeniem,
zniszczeniem, niedozwolonymi zmianami i nieupoważnionym upowszechnianiem,
stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 4 w związku z przepisami art. 71 ust.
1 tej ustawy.
Aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości
należy – zgodnie z przepisem art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości –
do obowiązków kierownika jednostki – str. 6, 7 protokołu.
2.
W zakresie gospodarki
środkami pieniężnymi i drukami ścisłego zarachowania:
2.1. Dokonywanie łącznych zapisów w raportach kasowych
na podstawie zbiorczych dowodów wewnętrznych, nie
spełniających wymogów formalnych; nieegzekwowanie,
od osób odbierających gotówkę obowiązku podania daty jej odbioru.
Zobowiązać kasjera Zespołu Szkół Technicznych do przestrzegania obowiązku:
- dokonywania łącznych zapisów, na podstawie zbiorczych dowodów księgowych, w których pojedynczo wymieniono dowody źródłowe, będące podstawą sporządzenia dowodu zbiorczego, stosownie do przepisu art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości,
- wypłacania gotówki z kasy z podaniem daty, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt. 4 ustawy o rachunkowości oraz postanowień pkt 6 „Instrukcji obiegu dowodów księgowych” - str. 9 protokołu.
3. W zakresie rozrachunków:
Zobowiązania wobec
kontrahentów regulować w terminach wynikających z przepisów prawa i
zawartych umów, nie dopuszczając do powstania zaległości skutkujących płaceniem
odsetek za zwłokę - str. 11 - 13 protokołu.
4. W
zakresie planu finansowego:
4.1. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o
zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w tym:
a) zaniżenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na 2002
rok o kwotę 1.534,89 zł, naliczonego dla pracowników niebędących nauczycielami, w wyniku nieuwzględnienia w
podstawie naliczenia liczby zatrudnionych pracowników interwencyjnych,
b) nieprzekazanie do dnia 31 maja 2002 roku na
rachunek bankowy Funduszu równowartości 75% kwoty odpisu na ten Fundusz oraz nieprzekazanie na ten rachunek pełnej kwoty stanowiącej
równowartość naliczonego odpisu na 2002 rok,
c) przyznanie świadczeń z Funduszu (talonów) w wysokości uzależnionej od
wymiaru czasu pracy osób uprawnionych do korzystania z Funduszu.
Przestrzegać przepisów ustawy z dnia z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), w tym:
a) odpis na zakładowy
fundusz świadczeń socjalnych naliczać w stosunku do przeciętnej liczby osób
zatrudnionych, stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 tej ustawy; podstawę
naliczenia odpisu powinna stanowić przeciętna, planowana w roku kalendarzowym,
liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowana w końcu roku do
faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie pracy, obejmująca zarówno
pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony jak i określony – jak ma to
miejsce w przypadku pracowników interwencyjnych, stosownie do przepisów §
1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w
sprawie sposobu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia
odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.). Dokonać korekty odpisu
za 2002 r. o kwotę 1.534,89 zł.
b) równowartość
naliczonych i dokonywanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na
dany rok kalendarzowy przekazywać na rachunek bankowy funduszu –
w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że do dnia 31 maja tego
roku przekazywać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, stosownie
do przepisów art. 6 ust. 2 tej ustawy. Przekazać na rachunek bankowy Funduszu
kwotę 31.476,01 zł (z tytułu nieprzekazanych
środków za 2002 r. i korekty odpisu), mając na uwadze fakt, że związkom
zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o
przekazanie należnych środków na ten fundusz, stosownie do przepisów art. 8
ust. 3 cytowanej ustawy;
c)
przyznawanie ulgowych usług, świadczeń i dopłat z zakładowego funduszu
świadczeń socjalnych uzależniać wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i
materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, stosownie do przepisu
art. 8 ust. 1 cytowanej ustawy i postanowień § 6 ust.
1 Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Zespole Szkół
Technicznych w Chełmie – str. 23 i 24 protokołu.
Jeżeli uważa Pan, iż wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są
takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe
zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o
regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium
Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania
tego wystąpienia.
Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, sprawozdania z jego realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej
(np. na dyskietce) oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego
wystąpienia.
Marek
Poniatowski
Do
wiadomości:
Prezydent Miasta Chełma.