Lublin, 1
kwietnia 2003 r.
RIO-091/129/2002
Pan Jan Majewski
Szanowny Panie Przewodniczący,
W dniach od 7 listopada 2002 r.
do 6 lutego 2003 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie - Ewa
Kuźma - Pilipczuk, Marta Skulimowska, Andrzej Sobieszczański,
Waldemar Szychiewicz i Krzysztof Bartosik -
przeprowadzili kontrolę gospodarki finansowej gminy Chodel. Do ustaleń
kontroli, zawartych w protokołach omówionych i podpisanych dnia 3 i 18 lutego
2003 r., wniesiono dodatkowe wyjaśnienia w zakresie nieprawidłowości
stwierdzonych w realizacji podatku od nieruchomości oraz podatku rolnego. Przy
opracowywaniu wystąpienia pokontrolnego uwzględniono wyjaśnienia dotyczące
podatku od nieruchomości należnego (…).
W świetle wyników kontroli nie można ocenić gospodarki
finansowej gminy w sposób jednoznaczny. Z jednej strony pozytywnie ocenić
należy opracowane przepisy wewnętrzne dotyczące procedur kontroli finansowej, a
także przyjętych zasad rachunkowości i gospodarki kasowej, prawidłowo - na ogół
- funkcjonuje Urząd Gminy w zakresie księgowości, obrotu pieniężnego, ustalania
należności i zobowiązań budżetu gminy i Urzędu Gminy (z wyjątkami),
dokonywania wydatków bieżących (z wyjątkami), ustalania i dochodzenia
dochodów z majątku oraz przestrzegania ustalonych prawem procedur przy zbywaniu
nieruchomości gminnych.
Jednocześnie stwierdzono jednak liczne nieprawidłowości,
naruszające obowiązujące przepisy prawa oraz rodzące skutki finansowe dla
budżetu gminy.
Nieprawidłowo ustalono wynik finansowy jednostki - Urzędu
Gminy, poprzez ujmowanie w księgach rachunkowych Urzędu dochodów zrealizowanych
przez inne jednostki, odsetek od lokat terminowych, wpływów z tytułu subwencji
drogowej i oświatowej oraz nieujęcie w tych księgach rocznego umorzenia środków
trwałych. Ponadto nierzetelnie sporządzono bilans Urzędu Gminy, wskutek ujęcia
w nim danych wykazanych w księgach rachunkowych budżetu gminy, wykazania
niektórych aktywów i pasywów oraz niewykazania części
informacji uzupełniających, istotnych dla rzetelności i przejrzystości sytuacji
finansowej i majątkowej.
W zakresie wydatków budżetowych stwierdzono przekroczenie
planu wydatków na dzień 30.09.2002 r. o kwotę 32.317 zł, wykazanie nierzetelnych danych w sprawozdaniu o
wydatkach budżetowych za III kwartały roku 2002.
Nieprawidłowości w zakresie
realizacji dochodów budżetowych gminy z tytułu podatków skutkowały
ustaleniem oraz pozyskaniem tych dochodów w zaniżonej wysokości, co szczegółowo
wyliczono w protokole kontroli. Polegają one w szczególności na niezachowaniu
powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości i podatkiem od środków
transportowych oraz nieweryfikowanie danych w
przedkładanych przez podatników deklaracjach podatkowych. Ponadto nieprawidłowo
sporządzono sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za I
półrocze 2002 r., poprzez wykazanie zaniżonych skutków obniżenia przez Radę
Gminy górnych stawek podatkowych o kwotę 8.910 zł oraz
zastosowanych ulg i zwolnień w podatkach - o kwotę 20.616 zł.
Zwracają również uwagę liczne
nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątkowymi, dotyczące zarówno
ewidencji, jak i dokonywania umorzenia, a przede wszystkim braku właściwej
ewidencji, nadzoru i kontroli nad gospodarką materiałową w Urzędzie Gminy,
w tym nierozliczanie zużycia materiałów zakupywanych w okresie 2 lat dla
potrzeb budowy Gimnazjum w Chodlu na łączną kwotę
512.183,91 zł. Nie rozliczono również inwentaryzacji
środków trwałych, dokonanej w roku 1998 oraz nie przeprowadzono inwentaryzacji
gruntów i trudnodostępnych oglądowi środków trwałych, wartości niematerialnych
i prawnych oraz materiałów w latach 1998 - 2002.
Ujawnione nieprawidłowości są
wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa, spowodowanego m in.
niedostateczną ich znajomością, co wskazuje na konieczność podjęcia działań w
zakresie szkolenia pracowników oraz wzmożenia nadzoru ze strony wójta i
skarbnika gminy. Ponadto wydaje się konieczne wdrożenie przyjętych w 2002 r.
procedur kontroli wewnętrznej, co może zapobiec powstaniu nieprawidłowości z
uwagi na wczesne wykrycie ewentualnych źródeł ich powstania.
Część z ujawnionych
nieprawidłowości została usunięta w trakcie kontroli, po udzieleniu przez
kontrolujących stosownego instruktażu.
Poniżej podaję stwierdzone
nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do
sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia
7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst
jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).
1. W zakresie
ustaleń ogólnoorganizacyjnych:
1.1. Zawarcie umowy o prowadzenie rachunku
bankowego z (…) z naruszeniem przepisów prawa, tj. bez dokonania wyboru banku
przez Radę Gminy, w trybie określonym w przepisach ustawy o zamówieniach
publicznych.
Obsługę bankową budżetu gminy
powierzać bankowi wybranemu przez Radę Gminy, w trybie określonym w
przepisach ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do przepisów art. 134
ust. 1 ustawy o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148)
Wybranie
– przez Radę Gminy – banku do obsługi budżetu obejmuje rozstrzygnięcie
wszystkich kwestii mających wpływ na dokonanie wyboru, co wymaga podjęcia dwóch
uchwał. W pierwszej Rada powinna określić warunki wymagane od uczestników
postępowania, tryb postępowania, kryteria wyboru ofert i istotne
postanowienia umowy oraz zlecić postępowanie wójtowi gminy. Na podstawie
przeprowadzonego przez wójta gminy postępowania, Rada Gminy podejmuje uchwałę o
wyborze banku.
Rozważyć
możliwość rozwiązania umowy o prowadzenie rachunku bankowego - w trybie
przewidzianym w umowie - z (…) oraz dokonania wyboru banku, sprawującego
obsługę bankową przez Radę Gminy w trybie opisanym wyżej – str. 2 protokołu.
1.2. Niedostosowanie statutu gminy Chodel do obowiązujących przepisów prawa.
Opracować
i przedłożyć Radzie Gminy projekt zmian do statutu gminy, uwzględniający zmiany
wprowadzone przepisami art. 43 ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim
wyborze wójta burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z późn. zm.) oraz aktualnie obowiązujące przepisy ustawy z dnia 8
marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z
2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm. ) - str 3
protokołu.
1.3. Nieudzielenie kierownikom jednostek
organizacyjnych gminy nie posiadających osobowości
prawnej pełnomocnictwa do jednoosobowego działania.
Udzielić -
w drodze zarządzenia wójta gminy – pełnomocnictwa do jednoosobowego działania
kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych nie
posiadających osobowości prawnej, stosownie do przepisów art. 47 ust. 1
ustawy o samorządzie gminnym. - str. 4 protokołu.
Ponadto
celem zachowania kontroli uzupełnić obowiązujące w Urzędzie Gminy Chodel
przepisy regulujące gospodarkę drukami ścisłego zarachowania wprowadzone
zarządzeniem nr 1/1991 wójta gminy Chodel z dnia 10
lipca 1991 r. w sprawie Instrukcji obiegu dokumentów księgowych, o
określenie:
- zasad i terminów rozliczania się z gotówki
pobranej na podstawie druków ścisłego zarachowania oraz zasad i terminów
dokonywania inwentaryzacji tych druków,
oraz
uzupełnić postanowienie cytowanej instrukcji o określenie rodzaju i obiegu
dokumentów, związanych z gospodarką materiałową, w tym rodzaju dowodów
księgowych, będących podstawą ich odpisania z ewidencji księgowej,
-
zasad
postępowania i sporządzania dokumentacji podstawowych czynności związanych z
udzielaniem zamówień publicznych, w tym dokonywania zakupów w trybie z wolnej
ręki i zapytania o cenę - o której mowa w przepisach art. 26 ust. 1 ustawy
z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. nr 72, poz. 664 z późn. zm.)
-
str.
5, 9, 22, 114, 115 protokołu.
2. W zakresie
księgowości i sprawozdawczości:
2.1. Nieokreślenie w dokumentacji
opisującej przyjęte zasady rachunkowości sposobu inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli.
Uzupełnić dokumentację
opisującą przyjęte zasady rachunkowości wprowadzoną zarządzeniem Nr 7/2002
wójta gminy Chodel z dnia 18 czerwca 2002 r., poprzez
określenie sposobu inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli, stosownie do
przepisów § 5 ust. 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2002 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) - str. 114 protokołu.
2.2. Liczne przypadki niezamieszczania na
dowodach księgowych pełnej adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w
księgach rachunkowych - niewskazanie miesiąca księgowania, dekretacji i podpisu
osoby odpowiedzialnej za to wskazanie; nieoznaczanie dowodów źródłowych
załączonych do raportów kasowych numerem identyfikacyjnym.
Na dowodach księgowych zamieszczać pełną adnotację o ich
zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, ze wskazaniem miesiąca
księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja)
i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów
art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694).
Nadawać numer identyfikacyjny dowodom księgowym, w sposób pozwalający na
ich identyfikację i sprawdzenie sposobu ich zapisania na wszystkich etapach
przetwarzania danych, zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 1 w związku
z art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości
- str. 11 - 12 protokołu.
2.3. Naruszenie zasady bieżącego prowadzenia
ksiąg rachunkowych, poprzez:
- niedokonywanie w księdze głównej Urzędu Gminy na bieżąco
przypisu należności z tytułu podatków i opłat na podstawie decyzji
ustalających ich wysokość lub deklaracji podatkowych (przypisu dokonywano
jednorazowo na koniec roku),
- niebieżące wprowadzanie do ksiąg
rachunkowych operacji gospodarczych związanych z przychodem środków trwałych
oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Przestrzegać
zasady bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do przepisów art. 24
ust. 1 i 5 ustawy o rachunkowości, wprowadzając do ksiąg rachunkowych okresu
sprawozdawczego każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym,
stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 tej ustawy.
Przypisu
należnych gminie dochodów z tytułu podatków i opłat, ujmowanych na koncie 221
„Należności z tytułu dochodów budżetowych”, dokonywać na bieżąco, na podstawie
decyzji ustalających ich wysokość lub na podstawie deklaracji podatkowych,
stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 1 i 2, § 13 i § 21 ust. 4 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu
kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek
samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.)
oraz zasady określonej w pkt. III.2. „Dokumentacji opisującej przyjęte zasady
rachunkowości”, stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 7/2002 wójta gminy Chodel z dnia 18 czerwca 2002 r. w sprawie ustalenia
przyjętych w Urzędzie Gminy zasad rachunkowości. - str.
12, 116 i 119 protokołu.
2.4. Przypadki
niezachowania zasady prowadzenia zapisów niektórych operacji gospodarczych w
porządku systematycznym.
Przestrzegać
obowiązku dokonywania zapisów o zdarzeniach na kontach księgi głównej w ujęciu
systematycznym, zgodnie z zasadami klasyfikacji zdarzeń przyjętymi w zakładowym
planie kont, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 w związku z art. 10
ust. 1 pkt 3 lit.a ustawy o rachunkowości, a w szczególności:
a)
dochody z tytułu podatków przypisanych ujmować:
- w księdze głównej Urzędu Gminy:
* przypis należnych podatków,
opłat i czynszów:
Wn
221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
Ma 750 „Przychody i koszty
finansowe”,
* wpłata należności do kasy:
Wn
101 „Kasa”,
Ma 221 „Należności z tytułu
dochodów budżetowych”,
* odprowadzenie z kasy na
rachunek bankowy:
Wn
140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,
Ma 101 ”Kasa”.
* wpływ na rachunek bankowy:
Wn
130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
Ma 140 „Krótkoterminowe papiery
wartościowe i inne środki pieniężne”,
* bezpośrednie wpłaty na rachunek
bankowy budżetu gminy:
Wn
130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
Ma 221 „Należności z tytułu
dochodów budżetowych”;
- w księdze głównej budżetu gminy :
* wpływ należności:
Wn
133 „Rachunek budżetu”,
Ma 901 „Dochody budżetu”;
b)
dochody budżetowe zrealizowane przez jednostki budżetowe, przekazane na
rachunek bieżący budżetu gminy ujmować tylko w księdze głównej budżetu gminy na
kontach :
- wpływ dochodów
Wn 133 „Rachunek bieżący”,
Ma 222 „Rozliczenie dochodów
budżetowych”,
- rozliczenie zrealizowanych
dochodów na podstawie okresowych sprawozdań jednostkowych o dochodach
budżetowych:
Wn 222 „Rozliczenie dochodów
budżetowych”,
Ma 901 „Dochody budżetu”,
Wprowadzić do księgi głównej
budżetu gminy konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”;
c)
dochody z tytułu najmu lokali użytkowych oraz za zużycie wody, na które
wystawiono najemcom i odbiorcom faktury VAT ujmować:
- w księdze głównej Urzędu Gminy :
* wystawienie faktury VAT:
Wn
221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,
Ma 750 „Przychody i koszty
finansowe” - naliczona należność bez podatku VAT,
Ma 225 „Rozrachunki z budżetami”
- naliczony podatek VAT,
* wpływ środków pieniężnych z
powyższych tytułów:
Wn
130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
Ma 221 „Należności z tytułu
dochodów budżetowych”,
* przelew podatku VAT do Urzędu
Skarbowego:
Wn
225 „Rozrachunki z budżetami”,
Ma 130 „Rachunek bieżący
jednostek budżetowych”,
- w księdze głównej budżetu
gminy:
* wpływ należności:
Wn
133 „Rachunek budżetu”,
Ma 901 „Dochody budżetu”
(należność bez podatku VAT),
Ma 224 „Rozrachunki budżetu”
(należny podatek VAT),
* przelew podatku VAT do urzędu
skarbowego:
Wn
224 „Rozrachunki budżetu”,
Ma 133 „Rachunek budżetu”;
d)
Ewidencję księgową operacji związanych z
refundacją wynagrodzeń pracowników interwencyjnych z Rejonowego Urzędu Pracy ujmować:
• w księdze głównej budżetu:
- wypłata wynagrodzeń pracownikom interwencyjnym:
Wn 240 „Pozostałe rozrachunki budżetu”,
Ma 133 „Rachunek budżetu”,
- refundacja wydatku przez Rejonowy Urząd Pracy:
Wn 133 „Rachunek budżetu”,
Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,
• w księdze głównej Urzędu Gminy:
- refundacja wydatku przez Rejonowy Urząd Pracy:
Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (i równocześnie techniczny zapis ujemny na subkontach dochodów i wydatków do konta 130),
Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” ,
- naliczenie wynagrodzeń oraz należnych podatków i składek:
Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
Ma 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”,
- naliczenie zaliczki na podatek dochodowy:
Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
Ma 225 „Rozrachunki z budżetami”,
- wypłata wynagrodzeń, przekazanie należnych podatków
i składek”:
Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
Wn 225 „Rozrachunki z budżetami”,
Wn 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, Ma
101 „Kasa”;
e)
spłaty odsetek od kredytów – po zakończeniu inwestycji - ujmować w księdze
głównej Urzędu Gminy na kontach: Wn 750 "Przychody i koszty
finansowe" i Ma 130 "Rachunek bieżący jednostek budżetowych";
f)
zaprzestać ujmowania wpływów z tytułu subwencji drogowej i oświatowej
w księdze głównej Urzędu Gminy, gdyż nie stanowią one dochodów tej
jednostki;
g)
rozliczenia z Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa z tytułu sprzedaży w jej
imieniu nieruchomości, na podstawie zawartej umowy, ujmować:
* w księdze głównej Urzędu Gminy
na kontach:
- wpłata ceny sprzedaży przez
nabywcę:
Wn
139 „Inne rachunki bankowe”,
Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,
- naliczenie należnej prowizji :
Ma 750 „Przychody i koszty
finansowe”,
- przelew pobranych kwot na
rachunek AWRSP:
Wn
240 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma 139 „Inne rachunki bankowe”,
- wpływ prowizji:
Wn
130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,
* w księdze głównej budżetu gminy
ujmować wyłącznie wpływ dochodów z tytułu prowizji:
Wn
133 „Rachunek budżetu”,
Ma 901 „Dochody budżetu”;
h)
przeniesienia wyniku finansowego jednostki, wykazanego na koncie 860 „Straty
i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” na konto 800 „Fundusz
jednostki” dokonywać w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania
finansowego,
stosownie
do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w zakładowym planie kont oraz w
przepisach załączników Nr 1 i 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
- str. 13, 14 i 15 protokołu.
2.5. Nieprzekazanie
na rachunek bieżący budżetu gminy niewykorzystanych w roku budżetowym 2001
środków finansowych zgromadzonych na rachunkach inwestycyjnych - w kwocie
ogółem 7.871,04 zł.
Przestrzegać obowiązku przekazywania na rachunek bieżący budżetu gminy
środków pieniężnych nie wykorzystanych na poszczególne
zadania inwestycyjne; z przepisów art. 130 ust. 1 ustawy publicznych o
finansach publicznych wynika, że nie zrealizowane kwoty wydatków budżetowych
wygasają z upływem roku budżetowego, a ustawa nie przewiduje gromadzenia
środków pieniężnych na rachunkach inwestycyjnych celem ich wykorzystania w
następnym roku budżetowym. Rada Gminy może ustalić wykaz nie zrealizowanych
wydatków zamieszczonych w budżecie gminy, które nie wygasają z upływem roku
budżetowego oraz określić ostateczny termin dokonania każdego wydatku ujętego w
tym wykazie. Środki finansowe na wydatki niewygasające
ujęte w wykazie tych wydatków gromadzone są na wyodrębnionym subkoncie podstawowego rachunku bankowego gminy, a nie na
rachunku środków na inwestycje, stosownie do przepisów art. 130 ust. 2 i 4
ustawy o finansach publicznych
- str. 16 protokołu.
2.6. Wykazanie - w
sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów
dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym za okres od początku roku do
dnia 31 grudnia 2001 r. - zadłużenia wobec banku komercyjnego w
niewłaściwej kolumnie.
Sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych sporządzać
zgodnie z przepisami rozdziału 6 „Instrukcji sporządzania sprawozdań
budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”,
stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca
2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279) i według
wzoru stanowiącego załącznik Nr 18 do tego rozporządzenia, w odpowiednich
kolumnach (zgodnie z ich treścią), w szczególności - zadłużenie wobec banków
komercyjnych wykazywać w kolumnie 10 - str. 18 protokołu.
2.7. Nieprawidłowe
sporządzenie bilansu jednostki budżetowej - Urząd Gminy na dzień 31.12.2001 r.,
poprzez ujęcie w nim danych wykazanych w księgach rachunkowych budżetu gminy, wykazanie niektórych
aktywów i pasywów w niewłaściwych pozycjach bilansu oraz niewykazanie
niektórych informacji istotnych dla rzetelności i przejrzystości sytuacji
finansowej i majątkowej.
Bilans
jednostki budżetowej - Urzędu Gminy – sporządzać wyłącznie na podstawie ksiąg
rachunkowych Urzędu Gminy, stosownie do przepisów § 14 ust. 3 rozporządzenia
Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych, według wzoru określonego
w załączniku nr 5 do tego rozporządzenia, przy czym dane wykazywać w
odpowiednich rubrykach (zgodnie z ich treścią), a w szczególności:
- wartość
zakupionych akcji i udziałów (saldo konta 030 „Długoterminowe aktywa
finansowe”) wykazywać po stronie aktywów w rubryce 1.1. „Akcje i udziały” grupy
IV. „Długoterminowe aktywa finansowe”,
- należności z
tytułu dochodów budżetowych (saldo Wn konta 221 „Należności z tytułu dochodów
budżetowych”) wykazywać po stronie aktywów w rubryce 1.4. „Pozostałe
należności” grupy II. „Należności krótkoterminowe”,
- zobowiązania
z tytułu dochodów budżetowych (saldo Ma konta 221 „Należności z tytułu
dochodów budżetowych”) wykazywać po stronie pasywów w rubryce 1.5. „Pozostałe
zobowiązania” grupy I. „Zobowiązania krótkoterminowe”,
- w części B.
„Informacje uzupełniające istotne dla rzetelności i przejrzystości sytuacji
finansowej i majątkowej” w pkt. 2 „Odpisy aktualizujące należności” wykazywać
odsetki od należności przypisanych, a niewpłaconych,
naliczonych na dzień 31 grudnia roku budżetowego.
- str. 19 - 20 protokołu.
3. W zakresie
gospodarki pieniężnej i rozrachunków:
3.1. Niezamieszczanie
na dowodach źródłowych, załączonych do raportów kasowych, numeru raportu
kasowego i pozycji, pod którymi dowody te zostały ujęte w raporcie.
Na dowodach
źródłowych, załączonych do raportów kasowych zamieszczać numer raportu kasowego
i pozycji, pod którą dowody te zostały ujęte w raporcie, stosownie do
postanowień § 8 „Podstawowych zasad gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Chodlu”, wprowadzonych zarządzeniem nr 1/91 wójta gminy Chodel z dnia 10 lipca 1991 r., w sprawie instrukcji obiegu
dokumentów księgowych (z późniejszymi zmianami) - str. 23 protokołu.
3.2. Niedokonywanie
kontroli kasy w terminach i częstotliwości określonej w przepisach
wewnętrznych.
Kontrolę kasy przeprowadzać co najmniej raz na kwartał, stosownie do
postanowień § 12 „Podstawowych zasad gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy
w Chodlu” - str. 24 protokołu.
3.3. Wykazanie na
koncie 224 „Rozrachunki budżetu” na dzień 31.12.2001 r.
nieistniejących zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku VAT,
w wyniku jego nieprawidłowej ewidencji.
Zobowiązać
skarbnika gminy do zweryfikowania zobowiązań na koncie 224 „Rozrachunki
budżetu”, w celu ujawnienia zobowiązań nierealnych, powstałych wskutek błędnego
księgowania oraz podjęcia decyzji wójta gminy co do
ich ewentualnego wyksięgowania; obowiązek rzetelnego, tj. odzwierciedlającego
stan rzeczywisty, prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z przepisów art. 24
ust. 2 ustawy o rachunkowości - str. 28, 29 protokołu.
4. W zakresie
wykonania budżetu:
4.1. W zakresie subwencji i dotacji:
4.1.1. Nieprawidłowe
sporządzenie wniosku o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone
dochody z tytułu ustawowych ulg i zwolnień, poprzez zaniżenie ustawowych
zwolnień w podatku od nieruchomości na dzień 31 grudnia 2001 r.,
przysługujących na podstawie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz
zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, o kwotę 1.168 zł.
We
wniosku o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu
ustawowych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości, przysługujących na
podstawie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
ujmować kwoty prawidłowo wyliczone na podstawie deklaracji podatkowych,
złożonych przez podatników, którym te zwolnienia przysługują, stanowiące
rzeczywiste skutki zwolnień ustawowych w tym podatku, zgodnie z przepisami
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 lutego 1999 r. w sprawie
szczególnych zasad obliczania i trybu przekazywania gminom kwoty,
rekompensującej dochody z tytułu ustawowych ulg i zwolnień (Dz. U. Nr 13, poz.
118 z późn. zm.).
Zaniżenie
wykazanych we wniosku skutków ustawowych ulg i zwolnień prowadzi do utracenia
przez gminę należnych jej dochodów, zaś zawyżenie tych skutków i otrzymanie
wyższej subwencji naraża gminę na zmniejszenie lub wstrzymanie wypłaty kolejnej
raty subwencji ogólnej oraz na poniesienie kosztów odsetek w wysokości
ustalonej dla zaległości podatkowych (§ 5 ust. 3 cytowanego rozporządzenia);
sporządzić wniosek o rekompensatę utraconych dochodów roku 2001 oraz przesłać
go do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w terminie 14 dni od daty
otrzymania tego wystąpienia w formie pisemnej i elektronicznej - str. 32
protokołu.
4.1.2. Nierzetelne
sporządzenie sprawozdania Rb-PDP z wykonania
podstawowych dochodów podatkowych za I półrocze 2002 roku, poprzez:
- zaniżenie skutków obniżenia górnych stawek w podatku od
nieruchomości o kwotę 8.910 zł, w wyniku niewykazania
kwoty będącej skutkiem obniżenia tych stawek od powierzchni użytkowej budynków
mieszkalnych lub ich części oraz od nieruchomości będących w posiadaniu
jednostek OSP oraz zajętych pod wodociąg zbiorczy, stację wodociągową, Gminny
Ośrodek Kultury i Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej
- zwolnionych przez Radę Gminy,
- zaniżenie skutków udzielonych przez gminę ulg, odroczeń,
umorzeń i zwolnień o łączną kwotę 20.616 zł , w
wyniku m.in. niewykazania zwolnień zastosowanych
przez Radę Gminy oraz ulg w zapłacie w podatku leśnym.
W sprawozdaniu „Rb-PDP Półroczne/roczne
sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy” ujmować kwoty
stanowiące rzeczywiste skutki udzielonych przez gminę, ulg, odroczeń, umorzeń,
zwolnień, podatków i opłat stanowiących dochód gminy, stosownie do przepisów §
3 ust. 1 pkt 10 w związku z przepisami § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania
sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”,
stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia w sprawie
sprawozdawczości budżetowej.
Skutki
zwolnienia budynków mieszkalnych w gospodarstwach rolnych ustalać na podstawie
rzeczywistej, a nie szacunkowej powierzchni budynków mieszkalnych, tj. wykazanej
w wykazach nieruchomości składanych organowi podatkowemu – przez podatników
podatku od nieruchomości.
W sprawozdaniach tych wykazywać skutki finansowe zwolnień w podatkach
wprowadzonych, na podstawie odpowiednich upoważnień ustawowych, przez Radę Gminy,
obejmujące wszystkie nieruchomości zwolnione na podstawie tych uchwał.
Rzetelność
sporządzania sprawozdawczości w tym zakresie ma wpływ na wysokość przyznanej
gminie subwencji wyrównawczej. Zaniżenie w sprawozdaniu skutków udzielonych ulg
i zwolnień i uzyskanie na tej podstawie większej subwencji wyrównawczej naraża
gminę na zmniejszenie i wstrzymanie wypłat kolejnej raty przekazywanej jej
subwencji oraz poniesienie kosztów odsetek w wysokości ustalonej dla zaległości
podatkowych – art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r.
o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 – 2003
(Dz. U. Nr 150, poz. 983 z późn. zm.).
Przekazać,
w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia, do Regionalnej Izby
Obrachunkowej w Lublinie informację o błędnym wyliczeniu, wraz ze
skorygowanymi sprawozdaniami (sporządzonymi również w formie elektronicznej)
oraz szczegółową informację o wielkościach dokonanych korekt, ze wskazaniem, że
korekta dokonana została w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO
- str. 30-32 protokołu.
4.2. W zakresie dochodów z
tytułu podatków i opłat:
4.2.1. Niezachowanie
zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości, podatkiem
rolnym, należnym od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie mających
osobowości prawnej; nieegzekwowanie od tych
podatników obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek od
nieruchomości i podatek rolny; przypadki nieoznaczania
na deklaracji daty
jej wpływu; nieweryfikowanie danych zawartych w
deklaracjach podatkowych, przedkładanych przez podatników tych podatków, w
zakresie zgodności deklarowanej powierzchni gruntów z ewidencją geodezyjną oraz
w zakresie stosowania kategorii stawek podatkowych - w podatku od nieruchomości
- właściwych ze względu na rodzaj prowadzonej działalności przez podatników,
prowadzących działalność gospodarczą (przedsiębiorców).
Egzekwować, od podatników będących osobami prawnymi i jednostkami
organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, obowiązek przedkładania,
w terminie do dnia 15 stycznia, deklaracji podatkowych: w podatku od
nieruchomości – zgodnie z przepisami art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12
stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych, (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 9 poz. 84 z późn. zm.)
i w podatku rolnym – zgodnie z przepisami art. 6 a ust. 8 pkt 1 ustawy
z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. Nr
94 z 1993 r., poz. 431 z późn. zm.).
Obowiązek złożenia deklaracji egzekwować również od podatników korzystających z
ustawowych zwolnień z podatku od nieruchomości oraz ze zwolnień zastosowanych
przez Radę Gminy, w celu możliwości ustalenia podstawy opodatkowanie tym
podatkiem, niezbędnej m.in. do obliczenia skutków zastosowanych zwolnień, a
także skutków obniżenia górnych stawek podatku. Na deklaracjach zamieszczać
datę wpływu, zgodnie z treścią § 6 pkt 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów
gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla
organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319).
Dokonywać bieżącej weryfikacji deklaracji podatkowych, przedkładanych
przez podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi,
w celu m.in. stwierdzenia zgodności zadeklarowanych powierzchni gruntów z
danymi wykazanymi w ewidencji geodezyjnej oraz prawidłowości zastosowanych
stawek podatkowych, stosownie do art. 272 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997
r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.).
W przypadku niezłożenia deklaracji lub wątpliwości co do rzetelności tej
deklaracji - wezwać podatnika do jej złożenia lub do udzielenia w wyznaczonym
terminie niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, stosownie do
przepisów art. 274a § 2 Ordynacji podatkowej; dokonywać również kontroli
podatkowych celem ustalenia podstawy opodatkowania, stosownie do przepisów art.
281 i następnych Ordynacji podatkowej. Wyegzekwować - od
podatników wymienionych na stronach 35-36 protokołu - deklaracje na podatek rolny
i leśny, a od podatników wymienionych na stronie 63 protokołu w podpunkcie a) i
e) - deklaracje na podatek od nieruchomości. Wezwać podatników wymienionych na
stronach 42 - 45 protokołu do złożenia deklaracji korygujących na podatek rolny
i leśny oraz na stronach 64-65 protokołu do złożenia korygującej deklaracji na
podatek od nieruchomości za lata 1997 - 2002 w zakresie powierzchni posiadanych
gruntów, w tym związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej stosownie do
przepisów art. 274 § 1 Ordynacji podatkowej.
W przypadku nieskorygowania dokumentacji przez podatników - określić
stosownymi decyzjami, po wszczęciu postępowania, wysokość zobowiązania
podatkowego tych podatników, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji
podatkowej. Wyegzekwować od wskazanych wyżej podatników należne podatki za lata
ubiegłe, z uwzględnieniem terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych
określonego w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. - str.
35, 36, 42 - 45, 62 -65 protokołu.
4.2.2. Nieegzekwowanie
- od podatników podatku od nieruchomości, będących osobami fizycznymi, w tym od
podatników prowadzących działalność gospodarczą - wykazów nieruchomości oraz nieopodatkowanie
tym podatkiem sześciu osób prowadzących taką działalność; nieprawidłowe
ustalenie daty powstania obowiązku podatkowego (w przypadku czterech osób
fizycznych, prowadzących działalność gospodarczą).
Od podatników, będących osobami fizycznymi, zobowiązanych do składania
wykazów nieruchomości, egzekwować obowiązek składania ich w terminie 14 dni od
dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku w podatku od
nieruchomości, stosownie do przepisów art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i
opłatach lokalnych; w przypadku niezłożenia wykazu, żądać od podatników
złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyny niezłożenia wykazu wezwać do jego
złożenia, stosownie do przepisów art. 274 a § 1 Ordynacji podatkowej.
Dokonywać zmiany decyzji ustalającej wysokość podatku od nieruchomości,
stosownie do przepisów art. 6 ust. 8 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i
art. 254 § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku zaistnienia w trakcie roku
podatkowego zdarzenia mającego wpływ na wysokość opodatkowania w tym roku, a w
szczególności zmiany sposobu wykorzystywania przedmiotu opodatkowania lub jego
części - podatek ulega obniżeniu lub podwyższeniu, poczynając od pierwszego
dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło to zdarzenie,
zgodnie z art. 6 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zaś
w przypadku wygaśnięcia obowiązku podatkowego – z upływem miesiąca, w
którym ustały okoliczności uzasadniające ten obowiązek, zgodnie z art. 6 ust. 4
tej ustawy - str 39 - 41 protokołu.
4.2.3. Nieterminowe
doręczanie decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego, doręczanie
decyzji bez pokwitowania odbioru przez osobę uprawnioną (w większości
przypadków bez wskazania daty doręczenia).
Przestrzegać
obowiązku doręczania podatnikom decyzji wymiarowych w terminie nie później
niż 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego, stosownie
do przepisów art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej. Nakazy te doręczać podatnikom za
potwierdzeniem przez nich własnoręcznym podpisem i wskazaniem daty
doręczenia, stosownie do przepisów art. 152 § 1 Ordynacji podatkowej. Jeżeli
odbierający nakaz płatniczy nie może potwierdzić jego doręczenia lub uchyla się
od dokonania tej czynności - doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz
wskazuje osobę, która odebrała nakaz płatniczy, i przyczynę braku jej podpisu,
stosownie do przepisów art. 152 § 2 tej ustawy, pamiętając, iż
zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji ustalającej jego
wysokość - art. 21 § 1 pkt 2 tej ustawy. Zobowiązać osoby doręczające nakazy płatnicze, do przestrzegania tych
obowiązków - str. 46 i 47 protokołu.
4.2.4. Nieprzeprowadzenie
postępowania wyjaśniającego w sprawie niedoręczonych
nakazów płatniczych; dokonywanie odpisów podatków na kontach zmarłych
podatników na podstawie poleceń księgowania, wystawianych na podstawie aktów
zgonu.
Przeprowadzać
postępowanie wyjaśniające w sprawie nie doręczonych
nakazów płatniczych. W przypadku ustalenia, że podatnik nie żyje - wydawać
decyzje o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe
spadkodawcy, po przeprowadzeniu postępowania o nabycie spadku (art. 1025 ustawy
z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.),
stosownie do przepisów art. 100 w związku z art. 102 Ordynacji podatkowej, a
gdy nie można ustalić miejsca pobytu spadkobierców - wystąpić do sądu z
wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby fizycznej, nie znanej z
miejsca pobytu, uprawnionej do odebrania nakazu płatniczego - stosownie do
przepisów art. 154 § 2 w związku z art. 138 § 1 i § 2 tej ustawy.
Ustanowienie przedstawiciela umożliwia, w przypadku osoby zobowiązanej do
zapłacenia podatku, wyegzekwowanie odsetek za zwłokę od dnia upływy terminu
płatności do dnia zapłaty. Niepodjęcie szybkich i efektywnych działań mających
na celu doręczenie nakazów płatniczych powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie
powstaje - art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, natomiast
jeżeli decyzja ustalająca zobowiązanie podatkowe została doręczona po
upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek
podatkowy - obowiązek ten ulega przedawnieniu, stosownie do przepisów art. 68 §
1 tej ustawy.
Dokonane odpisy
podatków dokumentować zgodnie z przepisami § 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla
prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek
samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.);
do udokumentowania odpisów na kontach zamarłych podatników - w przypadku
zaistnienia okoliczności, o których mowa w przepisach art. 67 § 4 pkt 4 - służy
decyzja o umorzeniu zaległości podatkowej z urzędu – zgodnie z przepisami 67 §
4 Ordynacji podatkowej w związku z § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia - str. 48 i
85 protokołu.
4.2.5. Nieprawidłowości przy udzielaniu ulg żołnierskich, polegające na :
-
nieterminowym wydawaniu decyzji,
-
stosowaniu ulgi za niewłaściwy okres,
-
odebranie od podatników oświadczeń, które nie zostały złożone pod rygorem
odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.
-
udzielanie zwolnienia - w podatku rolnym, z tytułu nabycia gruntów na
powiększenie gospodarstwa rolnego - za niewłaściwy okres.
Przestrzegać zasady
załatwiania spraw wymagających przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego bez
zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia
postępowania – a w przypadkach szczególnie skomplikowanych – nie później niż w
ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, stosownie do przepisów art.
139 § 1 Ordynacji podatkowej.
Ulgi w podatku
rolnym - z tytułu odbywania służby wojskowej przez podatników podatku rolnego
lub członków ich rodzin oraz zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na
powiększenie gospodarstwa rolnego - stosować od pierwszego dnia miesiąca
następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek w tej sprawie, zgodnie z
przepisami art. 13 d ust. 3 ustawy o podatku rolnym, stosując je za okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu,
w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca,
w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby, stosownie do przepisów art.
13a ust. 3 tej ustawy, zaś zwolnienie stosować na okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca
następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa
wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub
objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy, zgodnie z przepisami
art. 12 ust. 3 ustawy.
W przypadku, gdy
dowodem potwierdzającym określone fakty jest oświadczenie podatnika,
oświadczenie to odbierać pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe
zeznania, stosownie do przepisów art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej - str. 49-50
protokołu.
4.2.6. Nieegzekwowanie
od inkasentów podatków obowiązku terminowego dokonywania wpłat zainkasowanej
gotówki.
Zobowiązać inkasentów
do terminowego wnoszenia na rachunek bankowy zainkasowanych kwot; stosownie do
przepisów art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej terminem płatności dla inkasentów
jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa
podatkowego, powinna nastąpić zapłata podatku, chyba, że Rada Gminy wyznaczy
termin późniejszy. Zgodnie z przepisami art. 51 § 3 w związku z art. 53 §
1 Ordynacji podatkowej raty podatków nie wpłacone w
terminie przez inkasenta traktuje się jako zaległość podatkową, od której
należy pobrać odsetki za zwłokę; w przypadku wniesienia wpłat zainkasowanych
podatków po upływie terminu płatności bez należnych odsetek za zwłokę -
dokonywać rozliczenia wniesionych wpłat na należność główną i odsetki za zwłokę
w sposób wskazany w przepisach art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej; dokonać
takiego rozliczenia we wszystkich przypadkach wniesienia przez inkasentów
pobranych podatków po terminie płatności, bez odsetek za zwłokę - str. 54, 55,
56 protokołu.
4.2.7. Niezachowanie
powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych, co spowodowało
zaniżenie w latach 2001 - 2002 należnych gminie dochodów co najmniej
o kwotę 123.621 zł.
W celu zapewnienia
powszechności opodatkowania podatkiem od środków transportowych dokonywać
okresowej weryfikacji danych wynikających z ewidencji środków transportowych z
danymi z rejestru prowadzonego przez Starostwo Powiatowe w Opolu Lubelskim
zawartymi w otrzymywanych od organów rejestrujących pojazdy comiesięcznych
informacjach, o których mowa w przepisach § 5 ust. 1 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w formie informacji pokontrolnych
(Dz. U. Nr 240, poz. 2061). Określić stosowną decyzją wysokość zobowiązań
podatkowych należnych od właścicieli środków transportowych wymienionych w
załączniku nr IV.A/7 do protokołu kontroli, stosownie do przepisów art. 21 § 3
Ordynacji podatkowej, uwzględniając termin przedawnienia zobowiązań
podatkowych, określony w przepisach art. 70 § 1 tej ustawy; zaległości
wyegzekwować wraz z należnymi odsetkami za zwłokę - str. 72 protokołu.
4.2.8. Podejmowanie
decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności podatku, umorzeniu zaległości podatkowych i odsetek za
zwłokę bez zebrania materiału dowodowego wskazującego na przeprowadzenie przez
organ podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu
ustalenie czy zachodzą okoliczności uzasadniające udzielenie danej ulgi w
zapłacie podatku, nieterminowe ich wydawanie, a także brak uzasadnienia
faktycznego i prawnego tych decyzji; dokonywanie zmiany przedmiotu postępowania
podatkowego bez wniosku podatnika, w tym rozkładanie na raty zaległości
podatkowej, mimo wniosku podatnika o jej umorzenie.
Przestrzegać zasady podejmowania decyzji w sprawie udzielenia ulgi
w zapłacie podatku, odroczenia terminu płatności podatku, umorzenia
zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę po przeprowadzeniu wnikliwego
postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą
okoliczności uzasadniające udzielenie danej ulgi w zapłacie podatku, określone
w przepisach art. 48 1 i art. 67 § 1 Ordynacji podatkowej. Decyzje w tych sprawach są
decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, jednak powinny być poprzedzone
zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i
obiektywną ocenę sytuacji stanu faktycznego. Właściwa ocena występowania bądź
braku występowania ustawowych przesłanek do zastosowania odroczenia terminu
płatności podatku lub rozłożenia na raty zaległości podatkowej może być
dokonana po wszechstronnym i wnikliwym rozważeniu dowodów i okoliczności
występujących w sprawie, poprzedzać zaś ją powinno wyczerpujące zebranie
materiału dowodowego oraz dokładne wyjaśnienie wszystkich okoliczności
faktycznych.
W decyzjach podatkowych zamieszczać wszystkie elementy wyszczególnione
w przepisach art. 210 1 Ordynacji podatkowej, a w szczególności
uzasadnienie faktyczne i prawne, polegające na wskazaniu faktów, które organ
uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których
innym dowodom odmówił wiarygodności, w uzasadnieniu prawnym zaś wyjaśniać
podstawy prawne decyzji z przytoczeniem przepisów prawa, zgodnie z przepisem
art. 210 4 Ordynacji podatkowej.
Przestrzegać zasady
prowadzenia postępowania podatkowego zgodnie z treścią wniosku podatnika;
rozszerzenie zakresu żądania lub zgłoszenie nowego należy wyłącznie do
podatnika, stosownie do przepisów art. 167 § 1 Ordynacji podatkowej; jeżeli
podatnik zwraca się o umorzenie zaległości, to należy rozstrzygnąć to żądanie –
umarzając zaległość lub odmawiając umorzenia – str. 51-53 protokołu.
4.2.9. Niepobieranie odsetek za
zwłokę od nieterminowych wpłat należności podatkowych oraz niedokonywanie
zaliczenia wpłat nie pokrywających kwot zaległości
podatkowych i należnych odsetek proporcjonalnie na poczet zaległości
podatkowych i należne odsetki.
Egzekwować należne odsetki za zwłokę od podatników nieterminowo
regulujących zobowiązania podatkowe, stosownie do przepisów art. 53 § 1
Ordynacji podatkowej. Odsetki za zwłokę naliczać według zasad określonych w
przepisach § 2 i następnych. rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za
zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu
informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. Nr 240, poz. 2063). Jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie
pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę - wpłatę tę zaliczać
proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowej i kwoty odsetek za zwłokę w
stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do
kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 55 § 2 Ordynacji
podatkowej. Dokonać rozliczenia wszystkich wpłat zaległości podatkowych
wniesionych bez odsetek, a pozostałą po rozliczeniu kwotę zaległości
wyegzekwować wraz z odsetkami za zwłokę - str. 57, 58, 67, 68 i 69 protokołu.
4.2.10. Wykazywanie - w
sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych - zaległości z
tytułu podatku od środków transportowych od osób, których obowiązek podatkowy w
tym podatku wygasł w związku ze zmianą przepisów ustawy o podatkach i opłatach
lokalnych, w § 034 „Podatek od środków transportowych” oraz nieprawidłowa klasyfikacja
budżetowa dochodów z majątku gminy.
Zaległości z tytułu zniesionego podatku od środków transportowych wykazywać w §056 „Zaległości z podatków zniesionych”, zaś dochody z majątku gminy klasyfikować w dziale 700 „Gospodarka mieszkaniowa”, rozdziale 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami”, ujmując dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości gminnych w § 077 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności nieruchomości”, zaś opłaty z tytułu trwałego zarządu w § 047 „Wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości”, zgodnie z „Klasyfikacją paragrafów dochodów i przychodów”, stanowiącą Załącznik Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 59, poz. 688 z późn. zm.) – str. 77, 78, 87, 89-91 protokołu.
4.2.11. Niepodejmowanie
w sposób konsekwentny czynności zmierzających do wszczęcia postępowania
egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczaniem podatków lub
podejmowanie ich po znacznym upływie terminu płatności, kierowanie tytułów wykonawczych
w sprawach podatkowych do sądu powszechnego z wnioskiem o nadanie klauzuli
wykonalności; dopuszczenie do przedawnienia zaległości z tytułu zniesionego podatku od
środków transportowych w kwocie 843,25 zł..
Dochodzenie
należności z tytułu podatków prowadzić w trybie egzekucji administracyjnej,
zgodnie z przepisami art. 2 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r.
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., Nr 110, poz. 968 z późn. zm.).
Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania
egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe. Obowiązek
podejmowania czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych - w
przypadku uchylania się zobowiązanych od wykonywania obowiązku - wynika z
przepisów art. 6 § 1 tej ustawy i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22
listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o
postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541
z późn. zm.). Prowadzić systematyczną kontrolę
terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, zgodnie z § 2 cytowanego
rozporządzenia. W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego
wystawiać upomnienia, stosownie do przepisów § 3 rozporządzenia. Po
bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności
wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu
skarbowego systematycznie i bez zwłoki, stosownie do przepisów art. 15 § 1
ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz § 3 ust. 1 § 6 ust. 1 i
§ 7 ust. 4 cytowanego rozporządzenia. Występować do Urzędu Skarbowego o
udzielenie informacji o sposobie załatwienia wniosków egzekucyjnych,
dotyczących zaległości w podatkach, stosownie do przepisu § 8 tego
rozporządzenia. Niezwłocznie wydawać i doręczać decyzje o określeniu wysokości
zobowiązania podatkowego, w tym z tytułu podatku od środków transportowych,
stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej. Rozważyć
możliwość dochodzenia od pracownika odpowiedzialnego za dopuszczenie do
przedawnienia zobowiązań podatkowych z tytułu podatku od środków transportowych
w kwocie 843,25 zł, odszkodowania na
zasadach określonych w przepisach działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974
r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. Nr
21, poz. 93 z późn. zm.) - str.
59-60, 67-69 i 78-84 protokołu.
4.3. W zakresie dochodów z majątku:
4.3.1. Niezamieszczenie
- w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży - terminu
zagospodarowania zbywanych nieruchomości oraz terminu do złożenia wniosku przez
osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości oraz niepodanie
do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości.
Przestrzegać
obowiązku podawania do publicznej wiadomości, poprzez ogłoszenie w prasie
lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości,
informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,
stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r.
o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z
2000 r. Nr 46 poz. 543 z późn. zm.); w sporządzonych
wykazach zamieszczać wszystkie informacje, zawarte w przepisach art. 35
ust. 2 tej ustawy, w tym termin zagospodarowania zbywanych nieruchomości oraz
termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w
nabyciu nieruchomości (pkt 5 i 12) - str. 88 protokołu.
4.3.2. Przypadki nienaliczania i niepobierania
odsetek za zwłokę od niektórych najemców lokali mieszkalnych, dokonujących
wpłat po ustalonym w umowie terminie płatności.
Naliczać
i egzekwować odsetki za zwłokę od wszystkich - dokonywanych po ustalonym w
umowie terminie płatności - wpłat czynszu najmu. Odsetki naliczać
w wysokości określonej w umowach, a w przypadku braku uregulowania
umownego – w wysokości ustawowej, stosownie do przepisu art. 481 § 1 i 2 w
związku z przepisami art. 359 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks
cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) - str.
90, 91 i 93 protokołu.
4.3.3. Niepodejmowanie
czynności zmierzających do wyegzekwowania należności z tytułu opłat rocznych za
użytkowanie wieczyste gruntów wobec (…)oraz z tytułu czynszu najmu lokali
użytkowych wobec 2 najemców; bezpodstawne kierowanie do podmiotów mających
zobowiązania wobec gminy wynikające ze stosunków cywilnoprawnych upomnień w
trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Egzekwować od
użytkowników wieczystych obowiązek wnoszenia opłat rocznych w terminie do dnia
31 marca każdego roku, stosownie do przepisów art. 71 ust. 4 ustawy o
gospodarce nieruchomościami, natomiast od najemców lokali użytkowych - w
terminach określonych w zawartych umowach.
Zaprzestać
kierowania, do podmiotów mających zobowiązania wobec gminy wynikające ze
stosunków cywilnoprawnych, upomnień w trybie przepisów o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji. Do dłużników kierować wezwania do zapłaty, z
zakreśleniem jej terminu. Po bezskutecznym upływie zakreślonego w wezwaniu
terminu zapłaty rozważać kierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, na
podstawie przepisów części drugiej księgi drugiej „Postępowanie egzekucyjne”
Kodeksu postępowania cywilnego - str. 90, 93 protokołu.
4.4. W zakresie wydatków budżetowych:
4.4.1. Niepotrącenie - w latach 1998-2002 - wynagrodzenia wójtowi
gminy za czas nieobecności w pracy spowodowanej pełnieniem funkcji radnego
powiatu (w związku z uczestnictwem w sesjach Rady Powiatu należało
potrącić wynagrodzenie w łącznej wysokości co najmniej
3.989,40 zł brutto).
Wynagrodzenie
pracowników, którzy z przyczyn usprawiedliwionych nie byli obecni w pracy,
ustalać według zasad określonych w przepisach § 12 rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania
wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego
podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do
wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U.
Nr 62, poz. 289 z późn. zm.). Stosownie do tych
przepisów, w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w
stałej wysokości, za przepracowana część miesiąca, jeżeli pracownik w tym
miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy
spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do
wynagrodzenia - miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin
przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę
mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych
przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia
przysługującego za cały miesiąc.
Za czas
zwolnienia od pracy wynikającego z wykonywania mandatu radnego pracownik nie
zachowuje prawa do wynagrodzenia, bowiem zgodnie z przepisami
art. 21 ust. 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie
powiatowym (tekst jednolity: Dz.U. z 2001 r. Nr 142,
poz. 1592 z późn. zm.) radny otrzymuje dietę,
stanowiącą ekwiwalent pieniężny za utracone wynagrodzenie. Ustalić kwotę nienależnie
pobranej przez wójta gminy części wynagrodzenia w związku z udziałem w sesjach
Rady Powiatu w latach 1998-2002, a następnie wystąpić do byłego wójta gminy o
dobrowolny jej zwrot; w przypadku odmowy
– rozważyć możliwość wyegzekwowania tej kwoty od osoby odpowiedzialnej za jego
nieprawidłowe naliczenie i wypłacenie, stosując zasady określone w przepisach
działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity:
Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 93 z późn. zm.) - str. 97 protokołu.
4.4.2. Nieprzestrzeganie
przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, poprzez:
- zaniżenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
dla pracowników Urzędu Gminy na 2001 rok o kwotę 351,74 zł,
- prowadzenie działalności socjalnej w oparciu o regulamin nie uzgodniony z pracownikiem wybranym przez załogę do
reprezentowania jej interesów,
-
wydatkowanie środków w sposób nieprzewidzianych w regulaminie.
Odpis na
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych naliczać w stosunku do przeciętnej liczby
zatrudnionych, stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca
1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
Podstawę naliczenia odpisu powinna stanowić przeciętna, planowana w roku
kalendarzowym, liczba zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowana w końcu roku
do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie pracy.
Stosownie do przepisów § ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby
zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń
socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.), przy
obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym dodaje
się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną
sumę dzieli się przez 12. Wysokość odpisu
na fundusz zwiększać o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego
emeryta i rencistę objętego opieką socjalną, stosownie do postanowień art. 5
ust. 5 ustawy.
Dokonać
korekty naliczenia odpisu na rok 2001 oraz odprowadzić na rachunek funduszu
kwotę 351,74 zł, mając na uwadze, że związkom zawodowym przysługuje prawo
wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o przekazanie Funduszowi należnych
środków, zgodnie z przepisami art. 8 ust. 3 tej ustawy.
Działalność
socjalną prowadzić w oparciu o regulamin uzgodniony z pracownikiem
wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, stosownie do przepisów
art. 8 ust. 2 cytowanej ustawy.
Wydatkowania
środków funduszu dokonywać wyłącznie w oparciu o postanowienia regulaminu,
w którym można ująć wyłącznie wydatki na działalność socjalną, której zakres
jest określony w przepisach art. 2 cytowanej ustawy; do tego zakresu nie należy
zakup materiałów czy też pomoc dla stowarzyszenia charytatywnego - str. 98-100
protokołu.
4.4.3. Rozliczanie
kosztów podróży służbowych pracowników z naruszeniem obowiązujących przepisów,
polegające na:
- rozliczaniu kosztów podróży służbowej w terminie innym niż
wskazany w poleceniu wyjazdu służbowego,
- niewypłacaniu należnego ryczałtu
za dojazdy środkami komunikacji miejscowej lub wypłacaniu tego ryczałtu w
nieprawidłowej wysokości,
- niewypłacaniu
przysługującej diety lub wypłacaniu jej w nieprawidłowej wysokości.
Koszty podróży służbowych pracowników rozliczać zgodnie z zasadami
określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z
dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze
kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), w tym:
– rozliczać wyłącznie koszty podróży
służbowych odbytych w terminie określonym przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu
służbowego, stosownie do przepisów § 3 rozporządzenia;
– wypłacać, w przypadku odbywania
podróży służbowej publicznymi środkami transportu, należny ryczałt na pokrycie
kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę podróży
służbowej, w wysokości 20% diety, zgodnie z przepisami § 6 ust. 1
rozporządzenia, chyba że na wniosek pracownika
pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami
komunikacji miejscowej – § 6 ust. 3 rozporządzenia;
– naliczać i wypłacać diety, stosując
zasady ich obliczania określone w przepisach § 4 ust. 2
rozporządzenia, w szczególności jeżeli podróż służbowa
trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin, wypłacać połowę diety,
zgodnie z postanowieniami § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia;
- str. 103 i 104 protokołu.
4.4.4. Finansowanie z budżetu gminy działalności (…) - przez
ponoszenie kosztów zakupu sprzętu sportowego - z pominięciem procedur
udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych.
Zaprzestać
finansowania bezpośrednio z budżetu gminy zakupów związanych z działalnością
podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów
publicznych. Przestrzegać zasady, iż zadania gminy w zakresie kultury czy
też kultury fizycznej, realizowane przez kluby sportowe i inne podmioty nie zaliczane do sektora finansów publicznych, winny być
finansowane w formie dotacji udzielonej na podstawie przepisów art. 118
ustawy o finansach publicznych, po przeprowadzeniu postępowania w trybie
i na zasadach określonych w uchwale nr XI/56/99 Rady Gminy w Chodlu z dnia 26 sierpnia 1999 r. w sprawie określenia
trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczania oraz sposobu
kontroli wykonania zadań własnych gminy zleconych podmiotom nie zaliczonym do
sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku - str. 107 protokołu.
4.4.5. Bezpodstawne
wypłacenie przewodniczącej Gminnej Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych diet na łączną kwotę 160,00 zł, za sprawowanie opieki
nad grupą uczestników obozu profilaktyczno - terapeutycznego.
Wynagrodzenia
dla członków GKPiRPA wypłacać zgodnie z zasadami
określonymi przez Radę Gminy w uchwale podjętej, stosownie do przepisów art. 4'
ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982
roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst
jednolity: Dz.U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231
z późn. zm.). Postanowienia tej uchwały nie
przewidują wypłacania diety za inne, niż udział w posiedzeniach komisji i
przeprowadzenie kontroli, czynności jej członków - str. 108
protokołu.
4.4.6. Nieprawidłowa
klasyfikacja budżetowa wydatków z tytułu diet wypłacanych dla członków Gminnej
Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
Wydatki na
wypłatę wynagrodzeń członków Gminnej Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych klasyfikować w dziale 851 „Ochrona zdrowia”, rozdziale
85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” § 303 „Różne wydatki na rzecz osób
fizycznych”, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie szczegółowej
klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - str. 108
protokołu.
4.4.7. Przekroczenie
planowanych wydatków budżetowych przewidzianych w planie finansowym Urzędu
Gminy na dzień 30.09.2002 r.:
-
w dz. 851 rozdz. 85154 § 4300 – o kwotę 1.117,57 zł,
-
w dz. 801 rozdz. 80110 § 605 – o kwotę 31.200 zł.
Wykazanie w
sprawozdaniu Rb-28S o wydatkach budżetowych za okres od początku roku do 30
września 2002 r. danych dotyczących wykonania wydatków w dziale 851,
rozdziale 85154 § 4410 i 4300, niezgodnych z danymi wynikającymi
z ewidencji księgowej.
Przestrzegać
zasady dokonywania wydatków w granicach
kwot określonych w budżecie gminy, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych
przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i
oszczędny, stosownie do przepisów art. 28 ust. 1 i art. 92 pkt 3 w
związku z art. 129 ustawy o finansach publicznych.
W sprawozdaniu
Rb – 28 S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków
budżetowych” wykazywać kwoty zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji
księgowej, stosownie do przepisów § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie sprawozdawczości budżetowej - str. 108 - 110 protokołu.
5. W zakresie
mienia komunalnego:
5.1. Niekompletne
opracowanie informacji o stanie mienia komunalnego do projektu budżetu na rok
2002.
W informacji o
stanie mienia komunalnego, sporządzanej do projektu budżetu gminy, zamieszczać
wszystkie dane wymagane przepisami art. 120 ustawy o finansach publicznych, w
tym wykazywać dane o dochodach uzyskanych z tytułu wykonywania prawa własności
i innych praw majątkowych oraz z wykonywania
posiadania - art. 120 pkt 4 tej ustawy - str. 112 protokołu.
5.2. Niezamieszczanie
w księdze inwentarzowej środków trwałych i pozostałych środków trwałych w
używaniu daty oraz numeru dowodu źródłowego, na podstawie
którego dokonano zapisu; ujęcie w księgach rachunkowych przychodu
programów komputerowych na podstawie - niespełniającego
wymogu dowodu księgowego - wniosku o ubezpieczenie sprzętu komputerowego.
Ewidencję
analityczną do konta 011 „Środki trwałe” oraz konta 013 „Pozostałe środki
trwałe w używaniu” prowadzić w sposób umożliwiający identyfikację zapisów w
niej dokonanych, m. in. poprzez wskazanie daty oraz numeru dowodu źródłowego
będącego podstawą zapisu, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2
ustawy o rachunkowości; zapisów w księgach rachunkowych
Zapisów w
księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych, stosownie do
przepisów art. 20 ust. 2 i art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str.
115-116, 117 i 119 protokołu.
5.3. Ujęcie, w
księdze inwentarzowej pozostałych środków trwałych, przedmiotów o wartości
jednostkowej niższej od wartości minimalnej określonej w przepisach
wewnętrznych dla tej grupy rzeczowych składników majątkowych.
Ewidencję
pozostałych środków trwałych prowadzić zgodnie z przyjętymi regulacjami,
ujmując w niej składniki majątkowe o wartości minimalnej przekraczającej 1.000 zł, stosownie do postanowień pkt. III pt. „Sposób prowadzenia
ksiąg rachunkowych” załącznika pt. „Dokumentacja opisująca przyjęte zasady
rachunkowości” do zarządzenia nr 7/2002 wójta gminy Chodel
z dnia 18 czerwca 2002 r. w sprawie ustalenia przyjętych w Urzędzie Gminy
Chodel zasad rachunkowości. Dokonać wyksięgowania z konta 013 „Pozostałe środki
trwałe” składników majątkowych, których wartość jednostkowa nie przekracza 1000
zł i zaprowadzić dla nich ilościową ewidencję pozaksięgową, zgodnie z
przyjętymi ustaleniami lub rozważyć zmianę przepisów wewnętrznych w tym
zakresie dostosowując je do stosownej praktyki - str. 118 protokołu.
5.4. Nieprowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 020
„Wartości niematerialne i prawne”.
Zaprowadzić
ewidencję analityczną do konta 020 „Wartości niematerialne i prawne”, z
podziałem na wartości umarzane w czasie i wartości umarzane jednorazowo (o
wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku
dochodowym od osób prawnych), ujmując - w przypadku programów komputerowych -
oddzielnie każdą umową licencyjną, stosownie do postanowień określonych w
załączniku nr 4 do cytowanego zarządzenia nr 7/2002 wójta gminy Chodel z dnia 18 czerwca 2002 r. oraz stosownie do
przepisów art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości i zasad funkcjonowania
konta 020 „Wartości niematerialne i prawne”, określonych w załączniku Nr 2
do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. - str. 119
protokołu.
5.5. Nieprawidłowości
w zakresie umarzania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
polegające na:
- nieujęciu na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz
wartości niematerialnych i prawnych” naliczonych odpisów umorzeniowych środków
trwałych za rok 2001, co spowodowało niezgodność zapisów ewidencji analitycznej
prowadzonej do tego konta z ewidencją syntetyczną oraz zawyżenie funduszu
jednostki i nieprawidłowe ustalenie wyniku finansowego za rok 2001,
-
zastosowaniu nieaktualnych stawek umorzeniowych środków trwałych,
-
umorzenie w 100% wartości niematerialnych i prawnych o wartości jednostkowej
przekraczającej wielkość ustaloną w ustawie o podatku dochodowym od osób
prawnych.
Przestrzegać
obowiązku ujmowania na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości
niematerialnych i prawnych” naliczonego w księdze inwentarzowej umorzenia
podstawowych środków trwałych za dany rok, zapewniając zgodność zapisów
ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną, stosownie do przepisów art. 16
ust. 1 ustawy o rachunkowości i zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta,
określonymi w zakładowym planie kont.
Odpisów
umorzeniowych i amortyzacyjnych dokonywać od wartości początkowej środków
trwałych, przy zastosowaniu aktualnych stawek określonych w załączniku nr
1 do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stosownie do postanowień
zawartych w załączniku pt. „Dokumentacja opisująca przyjęte zasady
rachunkowości” do cytowanego zarządzenia nr 7/2002 wójta gminy Chodel z dnia 18 czerwca 2002 r.
Wartości
niematerialne i prawne o wartości przekraczającej wielkość ustaloną w ustawie o
podatku dochodowym od osób prawnych (aktualnie 3.500 zł)
umarzać i amortyzować stopniowo, przy zastosowaniu rocznych stawek
określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, stosownie
do przepisów § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001
r. oraz regulacji zawartych w w/w przepisach wewnętrznych - str. 121 protokołu.
5.6. Nieprowadzenie
ewidencji analitycznej do konta 310 „Materiały”.
Zaprowadzić i
prowadzić ewidencję analityczną dla materiałów zakupywanych do celów
inwestycyjno - remontowych w ujęciu ilościowo - wartościowym,
z oznaczeniem osób materialnie odpowiedzialnych, którym powierzono te
materiały z obowiązkiem wyliczenia się z nich, stosownie do postanowień
zawartych w załączniku do zarządzenia nr 7/2002 wójta gminy Chodel z dnia 18 czerwca 2002 r. oraz zasad funkcjonowania
konta 310 „Materiały”, określonych w zakładowym planie kont, stanowiącym
załącznik nr 4 do tego zarządzenia - str 123 protokołu.
5.7. Przekazywanie
wykonawcom robót materiałów bez pokwitowania oraz nierozliczanie ich zużycia.
Przy
prowadzeniu gospodarki materiałami zakupywanymi do celów budowy środka trwałego
lub jego remontu przestrzegać obowiązku dokumentowania rozchodu materiałów np.
protokołem przekazania wykonawcy, za potwierdzeniem - złożonym przez niego
podpisem wraz z datą, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o
rachunkowości oraz rozliczenia rzeczywistego zużycia materiałów, przeznaczonych
na budowę lub remont; rozliczenie to powinno być dokonane na podstawie obmiaru
robót, zgodnie z kosztorysami uwzględniającymi nakłady rzeczowe, na podstawie
norm określonych w Katalogach Nakładów Rzeczowych dla odpowiednich rodzajów
robót, o których mowa w § 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego
i Budownictwa z dnia 13 lipca 2001 r. w sprawie metod kosztorysowania obiektów
i robót budowlanych (Dz. U. Nr 80, poz. 867).
Zobowiązać kierownika budowy (…..) do rozliczenia
zużytych na tę budowę materiałów – str. 124 protokołu.
5.8. Nieprawidłowości przy przeprowadzaniu
inwentaryzacji polegające na:
- nierozliczeniu inwentaryzacji środków
trwałych, dokonanej w roku 1998;
- nieprzeprowadzeniu
inwentaryzacji gruntów i trudnodostępnych oglądowi środków trwałych, wartości
niematerialnych i prawnych oraz materiałów w latach 1998–2001 r.;
- nieprzeprowadzeniu
na koniec 2001 roku inwentaryzacji paliwa.
Przestrzegać obowiązku wyjaśniania i rozliczania ujawnionych w toku
inwentaryzacji różnic między stanem rzeczywistym majątku jednostki a stanem
wykazanym w księgach rachunkowych, w księgach rachunkowych tego toku
obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji - stosownie do przepisów
art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości
Przestrzegać
obowiązujących terminów, częstotliwości i sposobu przeprowadzania
inwentaryzacji wszystkich składników aktywów i pasywów Urzędu Gminy, zgodnie z
przepisami rozdziału 3 "Inwentaryzacja" ustawy o rachunkowości,
a w szczególności:
- grunty, a także budynki i budowle, stanowiące własność
gminy, inwentaryzować metodą wskazaną w dokumentacji opisującej przyjęte
zasady rachunkowości, stosownie do przepisów § 5 ust. 7 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.,
- środki
trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym inwentaryzować co
najmniej raz na cztery lata, na ostatni dzień roku obrotowego; termin ten uważa
się za dotrzymany, jeżeli rozpoczęcie inwentaryzacji następuje nie wcześniej
niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie jej do 15 dnia
następnego roku, jednakże w takim przypadku konieczne jest dokonanie
korekty ruchu poszczególnych obiektów między dniem inwentaryzacji a końcem roku
obrotowego, stosownie do przepisu art. 26 ust. 3 pkt 1 i 3 ustawy o
rachunkowości,
- przestrzegać obowiązku
przeprowadzania inwentaryzacji materiałów znajdujących się w strzeżonych
składowiskach i objętych ewidencją ilościowo – wartościową, co najmniej raz
w ciągu 2 lat, stosownie do przepisu art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy
o rachunkowości,
- wartości niematerialne i prawne
inwentaryzować na ostatni dzień każdego roku obrotowego, poprzez porównanie
danych wykazanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i
weryfikację ich realnej wartość, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3
ustawy o rachunkowości.
- przestrzegać obowiązku
ustalania i wyceny, nie później niż na dzień bilansowy, stanu materiałów
(paliwa), których wartość odpisano w koszty w dniu zakupu oraz dokonania
korekty kosztów o wartość tego stanu, stosownie do przepisów art. 17 ust. 2 pkt
4 ustawy o rachunkowości i postanowień części III pkt. 2 „Instrukcji w sprawie
zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Chodel” - str. 124 – 127 protokołu.
6. W zakresie
zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień:
6.1. Nieopracowanie
planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie na
rok 2001 i 2002 r.
Przestrzegać
obowiązku opracowywania planu finansowego zadań z zakresu administracji
rządowej zleconych gminie w terminie 21 dni od dnia uchwalenia uchwały
budżetowej, stosownie do przepisów art. 126 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach
publicznych. W planie finansowym ujmować wszystkie zadania z zakresu
administracji rządowej zlecone gminie oraz inne zadania zlecone gminie
ustawami, przyjmując jako podstawę dla tego planu kwoty dotacji przyznanych na
ten cel w danym roku budżetowym oraz wielkość dochodów związanych z
realizacją tych zadań, które podlegają przekazaniu do budżetu państwa,
stosownie do przepisów art. 126 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach
publicznych i § 3 ust. 2 i ust. 3
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie
szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych
zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych
jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom
samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację
tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077 z późn. zm.)
- str. 128 protokołu.
Ponadto
rozważyć możliwość ustalenia opłaty adiacenckiej w
drodze decyzji wójta gminy, w związku ze wzrostem wartości nieruchomości w
wyniku realizacji budowy urządzeń infrastruktury technicznej. W przypadku zaistnienia
okoliczności określonych w art. 145 ust. 1 ustawy o gospodarce
nieruchomościami (tj. po urządzeniu lub modernizacji drogi, stworzeniu warunków
do podłączenia do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej), wójt
powinien ustalić opłatę adiacencką po uprzednim
określeniu przez Radę Gminy, w drodze uchwały, wysokości stawki
procentowej tej opłaty, stosownie do przepisów art. 146 ust. 2 cytowanej
ustawy. Z art. 144 ust. 1 ustawy wynika, że właściciele nieruchomości
i niektórzy wieczyści użytkownicy uczestniczą w kosztach budowy urządzeń
infrastruktury technicznej przez wnoszenie na rzecz gminy opłat adiacenckich. Z kategorycznego sformułowania tego
przepisu wynika, że istnieje obowiązek podjęcia powyższej uchwały,
a przyjęta stawka nie może być stawką zerową. Wówczas
bowiem trudno byłoby mówić o „uczestniczeniu” w kosztach
budowy. Wprawdzie ustawodawca nie wprowadził progu stawki procentowej, jednak
ustalenie stawki zerowej stanowiłoby faktycznie zaniechanie opłat adiacenckich i zwolnienie właścicieli i użytkowników
wieczystych nieruchomości z obowiązku wynikającego z art. 144
ust. 1 ustawy. Opłatę adiacencką
można ustalić w terminie do 3 lat od dnia urządzenia lub modernizacji
drogi albo od stworzenia warunków do podłączenia nieruchomości do poszczególnych
urządzeń infrastruktury technicznej, w wysokości nie większej niż 50%
różnicy między wartością tej nieruchomości przed zrealizowaniem inwestycji, a
jej wartością zwiększoną w wyniku zrealizowanej przez gminę inwestycji, zgodnie
z art. 145 i 146 cytowanej ustawy. Nieustalenie tych opłat w okresie
do 3 lat od dnia stworzenia wyżej wskazanych warunków sprawia, że nie
można dochodzić od właścicieli nieruchomości i użytkowników wieczystych,
określonych w przepisach art. 144 ust. 2, obowiązku wnoszenia tych opłat, a tym
samym prowadzi to do zmniejszenia dochodów, jakie można uzyskać z tytułu opłat adiacenckich - str. 85 protokołu.
7. W zakresie
zamówień publicznych:
7.1. Niedostateczne opisanie - przy udzielaniu zamówienia na
projekty: adaptacji pawilonu i budowy kotłowni gazowej oraz na budowę
kolektora sanitarnego - przyjętych kryteriów oceny ofert oraz nieopisanie
sposobu obliczania wartości ofert według tych kryteriów, pozwalającego na ich
obiektywną ocenę, przez co naruszono przepisy art. 16, art. 35 ust. 1 pkt
6 i 16 oraz art. 48 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach
publicznych (tekst jednolity
Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 64 z późn. zm.). W specyfikacji istotnych warunków zamówienia podano
informację o przyjętych kryteriach oceny ofert, dopuszczalną ilość punktów,
jaka może być przyznana w ramach przyjętych kryteriów oraz znaczenie
(procentowe) tych kryteriów. Nie zamieszczono jednak opisu tych kryteriów
(stosownie do art. 35 ust.1 pkt. 6 ustawy), który pozwoliłby obiektywnie ustalić
wartość ofert według przyjętych kryteriów. Brak w specyfikacji opisu kryteriów
spowodował, że oceny ofert dokonano nie według ich rzeczywistej wartości – którą należało ustalić stosując przyjęte kryteria
– lecz w oparciu o dowolną ocenę dokonaną przez członków komisji
przetargowej. Ustawa nie precyzuje, jaki opis kryteriów jest wymagany, ponieważ
chodzi tu o kryterium oceny oferty w celu jej porównania z innymi ofertami, opis więc powinien zawierać wszystkie informacje niezbędne
do oceny każdej oferty i porównania jej z innymi. W zakresie przyjętych
kryteriów nie określono jednolitego sposobu porównania ofert dla dokonania ich
oceny ani przez określenie punktacji odpowiedniej dla rzeczywistej wartości
ofert ani w żaden inny sposób gwarantujący obiektywną ocenę ofert w celu ich
porównana. Ustalając wartość punktową poszczególnych ofert, członkowie komisji
nie byli zobligowani do ich obliczenia według zasad określonych w specyfikacji.
Mieli prawo stosować własne zasady ustalania wartości punktowe każdej oferty,
co naruszało art. 48 ustawy odnośnie do stosowania wyłącznie zasad określonych
w specyfikacji oraz powodowało, że nie stworzono warunków do równego
traktowania wszystkich podmiotów i prowadzenia postępowania w sposób
gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji, naruszając art. 16 ustawy.
W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamieszczać opis ustalonych kryteriów wyboru ofert w sposób pozwalający na obiektywną ocenę i wybór najkorzystniejszej oferty według przyjętych kryteriów, zgodnie z art. 27d ust. 1 i stosownie do przepisów art. 16 i art. 35 ust. 1 pkt 6 i 16 ustawy o zamówieniach publicznych. W myśl przepisów art. 27d ust. 2 ustawy nie stosować kryteriów oceny ofert dotyczących właściwości dostawcy lub wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej – str. 2, 3 i 16 protokołu.
7.2. Niezłożenie
przez członków komisji przetargowej oświadczeń, że nie podlegają wyłączeniu z
udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Przed przystąpieniem członków komisji
przetargowej do czynności związanych z wyborem wykonawców zadań
inwestycyjnych żądać od nich, aby składali oświadczenia, że nie podlegają
wyłączeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, aby
nie dopuścić do naruszenia przepisów art. 20 ustawy o zamówieniach
publicznych – str. 4 i 6 protokołu.
Jeżeli uważa Pan, iż wśród
wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez
błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu - zgodnie
z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych - prawo zgłoszenia
zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu
14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Stosownie do przepisów art. 9
ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, sprawozdania z jego
realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) oczekuję w
terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.
Marek
Poniatowski
Do wiadomości:
Rada Gminy w Chodlu.