Lublin, 21 marca 2005 r.
RIO – II – 60/100a/2004
Dyrektor Gminnej Biblioteki Publicznej
w Garbowie
Pan Kazimierz Firlej
Wójt Gminy Garbów
Szanowni Państwo,
W dniach od 1 do 13 grudnia 2004 r. inspektor Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Aneta Chmielowiec – przeprowadziła kontrolę gospodarki finansowej Gminnej Biblioteki Publicznej w Garbowie. Protokół podpisano 18 stycznia 2005 r.
Wyniki przeprowadzonej kontroli pozwalają stwierdzić, że gospodarka finansowa Gminnej Biblioteki Publicznej prowadzona jest na ogół w sposób poprawny, jednak stwierdzono nieprawidłowości dotyczące w szczególności organizacji jednostki, nieprzestrzegania obowiązujących zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych i inwentaryzacji rozrachunków.
Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości świadczą o tym, że w kontrolowanej jednostce w sposób wadliwy funkcjonuje system kontroli wewnętrznej, co wynika z nieustalenia przez dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej odpowiednich procedur.
Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz sposób ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).
W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.
1. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości:
1.1. Nieopracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości Gminnej Biblioteki Publicznej, której księgi rachunkowe prowadzi Urząd Gminy w Garbowie – ewidencję księgową prowadzono w oparciu o niekompletnie opracowany zakładowy plan kont, wprowadzony do stosowania przez dyrektora biblioteki.
Opracować dokumentację opisującą przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości Gminnej Biblioteki Publicznej, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.); wójt gminy, jako kierownik jednostki prowadzącej rachunkowość Gminnej Biblioteki Publicznej, ponosi odpowiedzialność za ustalenie zasad prowadzenia rachunkowości, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 tej ustawy. Przy opracowywaniu dokumentacji zwrócić szczególną uwagę na ustalenie metod wyceny aktywów i pasywów, w tym podjąć decyzję w sprawie określenia zasad wyceny środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, stanowiących własność jednostki otrzymanych nieodpłatnie, a także podać regułę, według której instytucja kultury będzie wyznaczała początek i koniec okresu dokonywania odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz wskazać częstotliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych, stosownie do art. 28 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 oraz art. 32 ust. 1 i 3 i art. 33 ust. 1 w związku z art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości – str. 4, 5, 9, 21 protokołu.
1.2. Nieprzestrzeganie ustalonych przepisami ustawy o rachunkowości zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, a w szczególności:
- niezachowanie chronologii zapisów w dzienniku,
- niezamieszczanie na dowodach księgowych, dołączanych do wyciągów bankowych i raportów kasowych, adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych (przypadki),
- nieujmowanie w księgach rachunkowych operacji gospodarczych potwierdzonych fakturami świadczącymi o zaciąganiu zobowiązań wobec dostawców i odbiorców; w księgach rachunkowych ujmowano jedynie zapłatę zobowiązań bezpośrednio w koszty,
- nieujęcie w księgach rachunkowych 2003 roku wszystkich kosztów tego roku obciążających Gminną Bibliotekę Publiczną,
- dokonywanie zapisów w ewidencji księgowej bez dowodu źródłowego (przypadki),
- nieprawidłowe zaksięgowanie zaliczki udzielonej pracownikowi Gminnej Biblioteki Publicznej,
- nieujęcie, na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”, licencji na zakupiony 14 kwietnia 2003 r. program komputerowy „Księgowość budżetowa” dla Gminnej Biblioteki Publicznej o wartości początkowej 1.464 zł (zakup zaewidencjonowano na kontach Wn 400/Ma 131),
- przypadki nieujmowania zakupionych książek na koncie 014 „Zbiory biblioteczne” (zakupy zaewidencjonowano w koszty jednostki),
- niewprowadzenie bilansu otwarcia do ksiąg rachunkowych 2004 r.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przestrzegać zasad ustalonych przepisami ustawy o rachunkowości, a w szczególności:
- zapisów dokonywać z zachowaniem ich chronologii i wyłącznie na podstawie dowodów źródłowych, stosownie do przepisów art. 14 ust. 1 i art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości i postanowień § 1 ust. 10 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Gminnej Biblioteki Publicznej w Garbowie,
- na wszystkich dowodach księgowych zamieszczać adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, poprzez m. in. wskazanie symboli kont księgi głównej, na których ma zostać ujęta operacja gospodarcza wykazana w dowodzie źródłowym, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości,
- w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego ujmować każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy,
- w księgach rachunkowych Gminnej Biblioteki Publicznej ujmować wszystkie obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 ustawy,
- przestrzegać obowiązku dokonywania zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym, zgodnie z ustaleniami prawidłowo opracowanego zakładowego planu kont, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym określić zasady ewidencji operacji gospodarczych dotyczących zaliczek wypłacanych z kasy pracownikom Gminnej Biblioteki Publicznej, np. w sposób następujący:
- wypłata zaliczki:
Wn 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
Ma 101 „Kasa”,
- rozliczenie zaliczki (na podstawie rachunków, faktur):
Wn 400 „Koszty według rodzajów”,
Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
- zwrot niewykorzystanej przez pracownika zaliczki do kasy:
Wn 101 „Kasa”,
Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
- zakup licencji na program komputerowy ewidencjonować na kontach:
Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne”,
Ma 131 „Rachunek bieżący”,
oraz – w przypadku licencji o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł – jego umorzenie jednorazowo w dniu przyjęcia do użytkowania na kontach:
Wn 400 Koszty według rodzajów”
Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,
- zakup księgozbiorów ewidencjonować na kontach:
Wn 014 „Zbiory biblioteczne”,
Ma 131 „Rachunek bieżący” jeżeli zapłata następuje w dniu zakupu z rachunku bankowego jednostki
lub - w przypadku, gdy zapłata następuje w terminie późniejszym - na kontach:
- wpływ faktury za zakupione książki:
Wn 014 „Zbiory biblioteczne”,
Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,
- zapłata faktury dostawcy:
Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,
Ma 131 „Rachunek bieżący”,
- przestrzegać obowiązku otwierania ksiąg rachunkowych na początek każdego następnego roku obrotowego najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, stosownie do przepisów art. 12 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości,
– str. 5-10, 15, 22 protokołu.
1.3. Niezamieszczanie daty wpływu na dokumentach wpływających do biblioteki.
Rozważyć wprowadzenie obowiązku zamieszczania – na wpływających do biblioteki fakturach (rachunkach) – daty ich wpływu, w celu zapewnienia kontroli nad terminowością regulowania zobowiązań; w tym celu dyrektor Biblioteki może zdecydować o wprowadzeniu do stosowania w gminnych jednostkach organizacyjnych Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) lub może wprowadzić obowiązek zamieszczania na dokumentach daty wpływu w przepisach dotyczących kontroli wewnętrznej – str. 6, 7, 15, 16 protokołu.
1.4. Naruszenie zasady rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych Gminnej Biblioteki Publicznej, w wyniku nieujęcia w ewidencji księgowej licencji na oprogramowanie „MAK” nr 670/REF z 29 sierpnia 2000 r. otrzymanej nieodpłatnie od Biblioteki Narodowej w Warszawie.
Przestrzegać zasady rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zapewniając ujęcie w nich wszystkich aktywów i pasywów instytucji kultury, zgodnie z ich aktualnym stanem rzeczywistym. Dokonać wyceny nieodpłatnie otrzymanej licencji na oprogramowanie „MAK”, stosując w tym zakresie uregulowania zawarte w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w instytucji kultury oraz przepisy art. 28 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a następnie ująć te składniki majątkowe w ewidencji księgowej w sposób wskazany w tej dokumentacji – str. 9 protokołu.
1.5. Niezgodność zapisów na koncie 014 „Zbiory biblioteczne” z zapisami w ewidencji analitycznej na koniec 2003 r.
Dokonać uzgodnienia wartości zbiorów bibliotecznych wykazanych w księdze głównej na koncie 014 „Zbiory biblioteczne” prowadzonym dla Gminnej Biblioteki Publicznej z ewidencją szczegółową prowadzoną do tego konta, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 8 protokołu.
1.6. Wykazanie - w sprawozdaniu Rb-Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń” za okres od początku roku do 31 grudnia 2003 r. - zobowiązań wymagalnych w wysokości niewynikającej z ewidencji księgowej (wykazano kwotę 2.946 zł, a z ewidencji księgowej wynikała kwota 0 zł), a także nieterminowe sporządzenie sprawozdania Rb-Z i Rb-N za cztery kwartały 2003 r.
W sprawozdaniu Rb-Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń” wykazywać wszystkie bezsporne zobowiązania wynikające z ewidencji księgowej; sprawozdania sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym na podstawie ksiąg rachunkowych jednostki, stosownie do przepisów § 8 pkt 4 w związku z § 2 ust. 2 pkt 1 i § 4 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 r. w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 148 poz. 1653). Sprawozdania sporządzać i składać wójtowi gminy w terminie nie późniejszym niż 40 dni po upływie okresu sprawozdawczego, stosownie do ustaleń zawartych w tabeli B cz. II „Terminy przekazywania sprawozdań oraz odbiorcy sprawozdań Rb-Z i Rb-N za IV kwartał”, stanowiącej załącznik Nr 5 do tego rozporządzenia. Przestrzegać obowiązku podpisywania sprawozdań Rb-Z i Rb-N przez dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej – kierownika jednostki, zgodnie z treścią rubryk tych sprawozdań – str. 10, 11 protokołu.
2. W zakresie operacji pieniężnych i rozrachunków:
2.1. Realizowanie w 2004 r. wydatków z rachunku bankowego na podstawie dowodów źródłowych dołączonych do wyciągów bankowych niesprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym i niezatwierdzonych do wypłaty, a także dokonywanie w 2003 r. wypłat gotówki z kasy na podstawie dowodów niesprawdzonych pod względem rachunkowym (przypadki). Nieprawidłowości te powstały m.in. wskutek braku wskazania w przepisach wewnętrznych Gminnej Biblioteki Publicznej osób odpowiedzialnych za sprawdzanie dowodów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i za zatwierdzanie dowodów do wypłaty.
Przestrzegać obowiązku realizowania wypłat gotówki z kasy i poleceń przelewu wyłącznie na podstawie dowodów księgowych sprawdzonych pod względem formalno – rachunkowym, merytorycznym i zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby, w związku z postanowieniami § 4 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Gminnej Biblioteki Publicznej w Garbowie.
Opracować w sposób kompletny i wyczerpujący Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów Gminnej Biblioteki Publicznej w Garbowie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej, a w szczególności zawrzeć w niej uregulowania dotyczące:
- zasad obiegu m.in. faktur, rachunków, dokumentacji w zakresie nabycia składników majątkowych (np. licencji), w tym terminy przekazywania dokumentów do księgowości Urzędu Gminy wraz z przypisaniem personalnej odpowiedzialności za terminowy obieg tych dokumentów, aby nie dopuszczać do ich przetrzymywania,
- wskazania osób (stanowisk pracy) upoważnionych do kontroli formalno-rachunkowej i merytorycznej dowodów księgowych oraz do zatwierdzania do wypłaty, mając na uwadze zasady wynikające z przepisów art. 28a i art. 35 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15 poz. 148 z późn. zm.). Ponadto opracować wykaz wzorów podpisów osób upoważnionych do tych czynności,
- sposobu zabezpieczenia pomieszczenia kasowego, zasad transportu i przechowywania środków pieniężnych i rodzajów dowodów kasowych służących do udokumentowania obrotów gotówkowych (w tym dokumentujących przyjęcie do kasy gotówki pobranej z banku do kasy), częstotliwości sporządzania raportów kasowych, zasad prowadzenia ewidencji gospodarki drukami ścisłego zarachowania, sposobu i terminów rozliczania osób, którym wydano druki, celem zapewnienia funkcjonowania kontroli finansowej w zakresie dokonywania wydatków ze środków publicznych, o której mowa w przepisach art. 35 a ust. 1, 2 i 3 ustawy o finansach publicznych.
Ustalić w przepisach wewnętrznych sposób dokumentowania przeprowadzania inwentaryzacji drogą weryfikacji, w związku z przepisami art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 7, 9, 12, 13, 14, 15, 16, 18, 19 protokołu.
2.2. Nieterminowe regulowanie zobowiązań.
Przestrzegać obowiązku regulowania zaciągniętych zobowiązań pieniężnych w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań (oraz z przepisów prawa), nie dopuszczając do powstawania zaległości mogących skutkować naliczeniem odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych – str. 6, 15, 16 protokołu.
2.3. Nieprzeprowadzenie (o czym może świadczyć brak w jednostce dokumentów inwentaryzacyjnych) lub nierzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji zobowiązań wobec kontrahentów na koniec 2003 r. metodą weryfikacji, o czym świadczy nieujęcie w księgach rachunkowych 2003 r. zobowiązań wobec kontrahentów, wynikających z faktur wystawionych przez nich i podlegających ujęciu w księgach rachunkowych 2003 r.
Zobowiązania wobec kontrahentów inwentaryzować drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Przeprowadzenie inwentaryzacji i jej wyniki dokumentować w sposób ustalony w przepisach wewnętrznych, stosownie do przepisów art. 27 ust. 1 tej ustawy – str. 17, 18 protokołu.
3. W zakresie wynagrodzeń osobowych pracowników:
3.1. Nieprawidłowe ustalenie daty wzrostu dodatku za wysługę lat o kolejny procent pracownikowi ujętemu pod pozycją 10 załącznika nr 1 do protokołu, przez co zawyżono ten dodatek w latach 2002 – 2004 o łączną kwotę 41,87 zł brutto.
Przy ustalaniu wynagrodzeń pracownikom Gminnej Biblioteki Publicznej przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446 z późn. zm.), w tym dodatek za wysługę lat naliczać zgodnie z przepisami § 4 ust. 1 tego rozporządzenia, tj. w wysokości 5 % miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego po 5 latach pracy i podwyższając jego wysokość o 1 % za każdy dalszy rok pracy, aż do osiągnięcia 20 % miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, przy czym dodatek ten wypłacać w terminie wypłaty wynagrodzenia począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do dodatku lub prawo do wyższej stawki dodatku (jeżeli nabycie prawa nastąpiło w ciągu miesiąca), lub za dany miesiąc (jeżeli nabycie prawa do dodatku lub prawa do wyższej stawki dodatku nastąpiło pierwszego dnia miesiąca). Wystąpić do pracownika ujętego pod poz. 10 załącznika Nr 1 do protokołu o dobrowolny zwrot niesłusznie pobranego dodatku za wieloletnią pracę; w przypadku odmowy wyegzekwować tę kwotę od osoby odpowiedzialnej za ustalanie wysokości tego dodatku, stosując zasady określone w przepisach działu 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.) – str. 18, 19 protokołu
3.2. Nieobjęcie ewidencją księgową operacji gospodarczych, dotyczących przyjmowania opłat za usługi kserograficzne i wydatków na usługi pocztowe.
Objąć ewidencją księgową operacje gospodarcze, dotyczące przyjmowania opłat za usługi kserograficzne i dokonywania wydatków na usługi pocztowe, aby w ewidencji księgowej ujęte były wszystkie operacje gospodarcze związane z instytucją kultury, w celu zachowania zasady rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 20 protokołu.
4. W zakresie gospodarki składnikami majątkowymi:
4.1. Niezamieszczenie na zestawieniu zinwentaryzowanych jednostek ewidencyjnych podpisu pracownika sporządzającego to zestawienie.
Sporządzając zestawienie liczby i wartości zinwentaryzowanych jednostek ewidencyjnych przestrzegać obowiązku podpisywania tego zestawienia przez pracownika, który je sporządził a w bibliotekach, które wchodzą w skład innych jednostek organizacyjnych, także przez kierownika biblioteki, stosownie do przepisów § 12 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 93, poz. 1077 z późn zm.) – str. 22 protokołu.
4.2. Niezachowanie częstotliwości przeprowadzania skontrum.
Przestrzegać obowiązku przeprowadzania skontrum materiałów, do których czytelnicy mają wolny dostęp, przynajmniej raz na 5 lat, stosownie do przepisów § 31 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych – str. 24 protokołu.
Jeżeli uważają Państwo, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Państwu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z realizacji – w formie pisemnej i elektronicznej (plik w formacie Microsoft Word (*.doc) lub Rich Text Format (*.rtf) na adres: wkgf@lublin.rio.gov.pl lub na dyskietce) - oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Państwu tego wystąpienia.