Lublin, 10 lutego 2003 r.
RIO- 091/18/2003
Pan
Marek Wójtowicz
Dyrektor Samodzielnego Publicznego
Zakładu Opieki Zdrowotnej
w Lubartowie
Szanowny Panie Dyrektorze,
W dniach od 15 stycznia do 28 stycznia 2003 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Jacek Czerniawski i Paweł Bogusz – przeprowadzili doraźną kontrolę gospodarki finansowej Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Lubartowie. Kontrolę przeprowadzono w zakresie udzielania zamówień na wykonywanie świadczeń w zakresie diagnostyki laboratoryjnej oraz udzielania zamówień publicznych na dostawy odczynników chemicznych. Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole omówionym i podpisanym w dniu 4. lutego 2003 r., zastrzeżeń nie wniesiono.
Poniżej podaję nieprawidłowości ujawnione w trakcie kontroli oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).
1. Wprowadzenie w konkursie związanym z wyborem wykonawcy świadczeń w zakresie diagnostyki laboratoryjnej przeprowadzonym w 2002 r. - obok ceny - innych kryteriów oceny ofert, nie opisanych w sposób gwarantujący obiektywną ocenę ofert za pomocą przyjętych kryteriów, mogących skutkować niedokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty.
Szczegółowe warunki konkursu, o których mowa w przepisach § 7 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 13. lipca 1998 roku w sprawie umowy o udzielenia zamówienia na świadczenia zdrowotne (Dz. U. Nr 93 poz. 592), ustalać w sposób gwarantujący przestrzeganie nadrzędnej zasady dokonywania wydatków publicznych, wyrażonej w art. 28 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155 poz. 1014 z późn. zm.), zgodnie z którą wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Zasada ta - przy dokonywaniu wydatków publicznych na zakup świadczeń zdrowotnych – będzie spełniona poprzez ustalanie w warunkach konkursu na udzielanie tych świadczeń, kryteriów oceny ofert, pozwalających na ich obiektywną ocenę i wybór oferty najkorzystniejszej, zgodnie z przepisami § 13 ust. 1 pkt 7. cytowanego rozporządzenia. W celu uniknięcia wyboru oferty niekorzystnej - procedury kontroli sposobu doboru kryteriów oceny ofert, ich opisu i zasad dokonywania oceny należałoby włączyć do procedur kontroli, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych – str. 7-11 protokołu.
2. Nieuzasadnione stosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki przy udzielaniu zamówień na zakup odczynników do Laboratorium Centralnego SPZOZ (w roku 2001 zakupiono odczynniki na łączną kwotę 94.733,58 zł, a w roku 2002 na łączną kwotę 134.092,66 zł).
Tryb zamówienia z wolnej ręki stosować wyłącznie w przypadkach określonych w przepisach art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002, Nr 72, poz. 664 z późn. zm.). W przypadkach, w których nie zachodzą przesłanki do zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki, stosować tryby zamówienia przewidziane w przepisach art. 13 cytowanej ustawy mając na uwadze, iż, zgodnie z przepisami art. 14 ust. 1 tej ustawy podstawowym trybem udzielania zamówienia publicznego jest przetarg nieograniczony – str. 15, 16, 17 protokołu.
3. Niesporządzenie dokumentacji podstawowych czynności przy zamówieniu dotyczącym zakupu odczynników chemicznych dokonywanym w trybie z wolnej ręki w zakresie wskazania powodów zastosowania trybu zamówienia innego niż przetarg nieograniczony.
Przy zamówieniach w trybie z wolnej ręki sporządzać dokumentację podstawowych czynności związanych z przeprowadzanym postępowaniem, zawierającą w szczególności powody zastosowania trybu dokonania zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1. ustawy o zamówieniach publicznych; w przypadku gdy wartość zamówienia przekracza tę kwotę - sporządzać protokół postępowania o zamówienie publiczne, zgodnie z art. 25 ust. 1. tej ustawy – str. 16 protokołu.
Ponadto należy zwrócić uwagę na sposób planowania zamówień na udzielanie świadczeń zdrowotnych, w tym diagnostyki laboratoryjnej. Zamówienie udzielone w 2000 r., jak ustalono, dokonane zostało w oparciu o „Strategię działania SP ZOZ Lubartów na lata 2000 – 2002”. Kontrolującym nie przedstawiono przy tym analiz poprzedzających opracowanie założeń strategii, dotyczących wyłączenia pionu diagnostyki laboratoryjnej z działalności SP ZOZ i zlecenia wykonywania usług w tym zakresie podmiotom zewnętrznym i uzasadniających przyjęcie takiego kierunku działań oraz uzasadniających dokonanie wydatków związanych z przeprowadzeniem planowanych działań w sposób celowy, oszczędny i z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów (art. 28 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych). Kontrolującym nie przedstawiono także analiz - poprzedzających likwidację w 2002 r. Laboratorium Centralnego w SP ZOZ i zlecenie wykonywania usług diagnostycznych podmiotom zewnętrznym, uzasadniających przeprowadzenie tych działań. Opisany zespół działań, określany mianem outsourcingu, jest jednym z procesów związanych z rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, i jako taki – zgodnie z przepisami art. 35a ust. 1 ustawy o finansach publicznych – powinien być objęty kontrolą finansową. Kontrola finansowa obejmuje, między innymi, zapewnienie przestrzegania procedur kontroli ustalanych w formie pisemnej przez kierownika jednostki oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków (stosownie do art. 35a ust. 3 pkt 1 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych). Dyrektor SP ZOZ, będąc odpowiedzialnym za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej, powinien ustalić procedury kontroli finansowej dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Prawidłowo opracowane procedury kontroli – jako narzędzie zarządzania finansami – pozwolą na usprawnienie procesów decyzyjnych w tym obszarze, w szczególności zmniejszą ryzyko podjęcia błędnych decyzji.
Kontrola nie była w stanie wykazać – poprzez porównanie jednostkowych kosztów własnych wykonywania poszczególnych badań z jednostkowymi cenami zakupu tych badań – ekonomicznych skutków likwidacji Laboratorium Centralnego w SP ZOZ Lubartów i zlecenia wykonywania świadczeń diagnostycznych podmiotowi zewnętrznemu, ponieważ kontrolowana jednostka nie prowadziła kalkulacji kosztu jednostkowego wykonywania świadczenia zdrowotnego, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 22 grudnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad rachunku kosztów w publicznych zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. Nr 164, poz. 1194). Jednak w wyniku likwidacji Laboratorium Centralnego, zmieniła się struktura kosztów. Zmniejszone zostały koszty stałe (koszty osobowe) ponoszone dotychczas na tym samym poziomie bez względu na ilość wykonanych badań, natomiast wzrosły koszty zmienne, uzależnione od ilości wykonanych badań.
W świetle opisanych wyżej procedur kontroli, w związku z opracowaną strategią działania SP ZOZ, pragnę zwrócić uwagę na możliwość wykorzystania w procesie planowania strategicznego odpowiednich technik analitycznych oraz narzędzi analizy strategicznej, dotyczących analizy strategicznej otoczenia jednostki; na szczególną uwagę zasługuje tutaj jedna z najczęściej wykorzystywanych metod w analizie strategicznej tj. analiza SWOT (analiza silnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń).
Jeżeli
uważa Pan, iż wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które
naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie,
przysługuje Panu – zgodnie z przepisami art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej
Izby Obrachunkowej w Lublinie w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego.
Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji – w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) – oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.
Marek Poniatowski
Do wiadomości:
Zarząd Powiatu w Lubartowie