Lublin, 5 sierpnia 2002 r.

RIO - 091/64/2002

Pan Jarosław Jośko

Przewodniczący Zarządu Miasta

w Ostrowie Lubelskim

Szanowny Panie Przewodniczący,

W dniach od 3 kwietnia do 14 czerwca 2002 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Katarzyna Miszczuk, Paweł Pastucha i Waldemar Szychiewicz - przeprowadzili kontrolę kompleksową gospodarki finansowej gminy.

Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym w dniu 21 czerwca 2002 r., zastrzeżeń nie wniesiono.

Wyniki przeprowadzonej kontroli pozwalają stwierdzić, że kontrolowana jednostka w zasadzie prawidłowo realizuje swoje zadania.

Ujawnione w toku kontroli nieprawidłowości wynikają z niedostatecznej znajomości przepisów prawa, jak również z niedostatecznego nadzoru nad poszczególnymi stanowiskami pracy w Urzędzie Gminy i Miasta.

Na szczególną uwagę zasługują nieprawidłowości mające cechy naruszenia dyscypliny finansów publicznych, a mianowicie:

- zaniechanie przez burmistrza zawiadomienia rzecznika dyscypliny finansów publicznych o ujawnieniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Ostrowie Lubelskim, polegającego na wypłaceniu wynagrodzeń bez jednoczesnego wykonania obowiązku pobrania i odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy,

- dopuszczenie się przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Ostrowie Lubelskim zwłoki w regulowaniu zobowiązań z tytułu pobranych składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy, powodujące uszczuplenie środków publicznych o kwotę 7.143, 90 zł wskutek zapłaty odsetek za opóźnienie w zapłacie,

- nierozliczenie, do dnia zakończenia czynności kontrolnych, przeprowadzonej w 2001 r. w Urzędzie Gminy i Miasta w Ostrowie Lubelskim inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu.

Kontrola ujawniła również nieprawidłowości: w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych, powodujące uszczuplenie dochodów gminy o kwotę 30.916 zł.; w zakresie obliczania wysokości dodatków mieszkaniowych, skutkujące ich zawyżeniem ogółem o kwotę co najmniej 268, 92 zł; w zakresie naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, skutkujące przekazaniem odpisu za 2001 r. w zaniżonej o 2.433, 00 zł wysokości.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

1. W zakresie spraw organizacyjnych i kontroli wewnętrznej:

1.1. Nieokreślenie procedur kontroli finansowej.

Opracować – w formie pisemnej - procedury kontroli finansowej w Urzędzie Gminy i Miasta dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zgodnie z przepisami art. 35 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.) wprowadzonymi przepisami art. 1 pkt 4 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. (Dz. U. Nr 102, poz. 1116) zmieniającej m.in. ustawę o finansach publicznych z dniem 1 stycznia 2002 r. – str. 6 protokołu.

1.2. Zaniechanie przez burmistrza zawiadomienia rzecznika dyscypliny finansów publicznych o ujawnieniu - w wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracowników Urzędu Gminy i Miasta w Ostrowie Lubelskim w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Ostrowie Lubelskim - naruszenia dyscypliny finansów publicznych, polegającego na wypłaceniu wynagrodzeń bez jednoczesnego wykonania obowiązku pobrania i odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy.

W przypadku ujawnienia czynu mającego znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych powiadamiać rzecznika dyscypliny finansów publicznych, stosownie do przepisów art. 165 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zawierając w zawiadomieniu informacje określone w przepisach § 32 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 kwietnia 1999 r. w sprawie właściwości i trybu powoływania rzeczników dyscypliny finansów publicznych, organów orzekających oraz szczególnych zasad postępowania w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. Nr 42, poz. 421) – str. 7 – 8 protokołu.

1.3. Dopuszczenie się przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Ostrowie Lubelskim zwłoki w regulowaniu zobowiązań z tytułu pobranych składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy, powodujące uszczuplenie środków publicznych o kwotę 7.143, 90 zł. wskutek zapłaty odsetek za opóźnienie w zapłacie.

Zobowiązać dyrektora Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Ostrowie Lubelskim:

- do przestrzegania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca, stosownie do przepisów art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887 z późn. zm.),

- do ustalenia pracowników odpowiedzialnych za dopuszczenie do zwłoki w opłacaniu składek, skutkujące odsetkami za opóźnienie w zapłacie w wysokości 7.143, 90 zł; rozważyć możliwość dochodzenia od nich odszkodowania, stosując zasady określone w przepisach działu 5. „Odpowiedzialność materialna pracowników” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – str. 7 – 9 protokołu.

2. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości:

2.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, w tym zakładowego planu kont, w tym:

- nieokreślenie zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych do kont księgi głównej, służących ewidencji operacji gospodarczych, związanych z gospodarką składnikami majątkowymi,

- niesporządzenie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

- brak opisu stosowanego przez Urząd Gminy i Miasta systemu informatycznego,

- brak opisu systemu służącego ochronie danych.

Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, zgodnie z potrzebami jednostki, a w szczególności:

- określić w zakładowym planie kont zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych do kont księgi głównej, służących ewidencji operacji gospodarczych, związanych z gospodarką składnikami majątkowymi, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „a” ustawy o rachunkowości; przy ustaleniu tych zasad przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752),

- sporządzić wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań, jak również ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisać stosowany systemu informatyczny i system służący ochronie danych, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „c” i pkt 4 ustawy o rachunkowości.

Obowiązek ustalenia w formie pisemnej i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości wynika z przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 10, 11 i 104 protokołu.

2.2. Przypadki niezachowania zasady dokonywania w księdze głównej zapisów w porządku systematycznym, polegające na:

- bezzasadnym ujmowaniu w księdze głównej Urzędu (jednostki budżetowej) dotacji i subwencji, stanowiących dochody gminy,

- nieewidencjonowaniu przypisu należności z tytułu dochodów budżetowych,

- nieprawidłowym ewidencjonowaniu sum pobranych z tytułu sprzedaży lub dzierżawy gruntów AWRSP.

Przestrzegać obowiązku dokonywania w księdze głównej zapisów w porządku systematycznym, zgodnie z prawidłowo opracowanym zakładowym planem kont, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym:

a) wpływ dotacji i subwencji ujmować wyłącznie w księdze głównej budżetu, zapisem:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

b) należne gminie dochody z podatków przypisanych na podstawie decyzji ustalających ich wysokość lub na podstawie deklaracji podatkowych, w tym z tytułu podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego, a także dochody z majątku gminy, w tym z tytułu dzierżawy, użytkowania i użytkowania wieczystego ujmować w księdze głównej Urzędu na kontach:

- przypis należnych podatków, opłat i czynszów:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- odpisy należności:

Wn 750 „Przychody i koszty finansowe”,

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

- wpłata należności do kasy:

Wn 101 „Kasa”,

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

- odprowadzenie z kasy na rachunek bankowy:

Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

Ma 101 „Kasa”,

- wpływ na rachunek bankowy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

albo

- wpłaty należności bezpośrednio na rachunek bankowy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (i na prowadzonym do tego konta subkoncie dochodów),

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

c) rozliczenia z Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa z tytułu sprzedaży i dzierżawy w jej imieniu gruntów ujmować w księdze głównej Urzędu na kontach:

- pobrana w imieniu Agencji cena sprzedaży oraz pobrany czynsz dzierżawny należny Agencji:

Wn 139 „Inne rachunki bankowe”,

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,

- naliczenie należnej prowizji:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- odprowadzenie pobranych kwot na rachunek Agencji:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,

Ma 139 „Inne rachunki bankowe”,

- wpływ dochodów z tytułu prowizji za wykonywanie przez Urząd tych czynności:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 139 „Inne rachunki bankowe”,

oraz w księdze głównej budżetu gminy:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

- zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w załącznikach nr 1 i nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w przepisach rozdziału 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.) – str. 12 – 13 protokołu.

2.3. Przypadek naruszenia zasady rzetelności ksiąg rachunkowych, poprzez ujęcie w księgach rachunkowych 2001 r. operacji gospodarczych dotyczących wydatków budżetu faktycznie (kasowo) zrealizowanych w 2002 r., co spowodowało zaniżenie wykazywanego w księgach rachunkowych na dzień 31 grudnia 2001 r. stanu zobowiązań w stosunku do dostawców i wykonawców o kwotę 139.021,94 zł, zaniżenie o tę kwotę wyniku wykonania budżetu (nadwyżki) za 2001 r. oraz zawyżenie wysokości zrealizowanych wydatków budżetowych, wykazywanych w sprawozdaniu Rb-28S „Roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego”.

Księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, zapewniając ujęcie w nich wszystkich aktywów i pasywów zgodnie z ich aktualnym stanem rzeczywistym, stosownie do przepisów art. 24 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości, w szczególności - operacje gospodarcze dotyczące wydatków budżetu gminy ujmować w księgach rachunkowych danego roku obrotowego w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wydatków dokonanych na bankowym rachunku budżetu oraz rachunkach bieżących jednostek budżetowych, zgodnie z przepisami § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości ... – str. 13, 14 protokołu.

2.4. Dokonanie w ciągu roku zmian dotychczas stosowanych rozwiązań w rachunkowości jednostki, powodujące naruszenie zasady ciągłości stosowania przyjętych zasad rachunkowości.

Z ustaleń kontroli wynika, że w ciągu 2001 r. w miejsce figurującego w bilansie otwarcia tego roku (i określonego w zakładowym planie kont) konta 960 „Niedobór lub nadwyżka budżetu” wprowadzono (nie dokonując stosownych przeksięgowań) 2 konta: konto 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu” i 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu” przejmujące funkcje dotychczas stosowanego konta 960, co spowodowało, że konto 960 - w postaci z bilansu otwarcia - nie występuje już w bilansie zamknięcia 2001 r.

Przestrzegać stosowania w sposób ciągły przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych i ustalania wyniku finansowego. Jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane w rachunkowości rozwiązania na inne, jednakże powinna być zapewniona porównywalność nowych rozwiązań (np. nowych kont) z dotychczasowymi (np. poprzez dokonanie stosownych przeksięgowań); należy przy tym pamiętać że stany aktywów i pasywów na dzień zamknięcia ksiąg powinny zostać ujęte w tej samej wysokości w otwartych na następny rok księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 i art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Dokonane zmiany w rachunkowości jednostki powinny zostać ujęte w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości – str. 14, 15 protokołu.

2.5. Dokonywanie w księdze głównej budżetu gminy zapisów księgowych, nie zawierających opisu dokonanej operacji (treści; kodu operacji; zrozumiałego skrótu opisu).

Przestrzegać zasady dokonywania zapisów operacji gospodarczych w księgach rachunkowych podaniem co najmniej zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu operacji; w przypadku zastosowania skrótów lub kodów, podać (w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości – art. 10 ust. 1 pkt 3) objaśnienia ich treści, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości – str. 15 protokołu.

2.6. Niesporządzanie jednostkowych sprawozdań Rb-Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń” dotyczących Urzędu Gminy - jednostki budżetowej.

Przestrzegać obowiązku sporządzania przez burmistrza jako kierownika Urzędu Gminy i Miasta (jednostki budżetowej), jednostkowego sprawozdania Rb-Z dla Urzędu i dla budżetu gminy, stosownie do przepisów 4 ust. 1 pkt 2 lit. „b” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279) – str. 16, 17 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Nieprowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”.

Zaprowadzić i prowadzić ewidencję szczegółową do konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, umożliwiającą ustalenie m.in. poszczególnych składników krótkoterminowych papierów wartościowych i innych środków pieniężnych, wartości krótkoterminowych papierów wartościowych i innych środków pieniężnych powierzonych poszczególnym osobom za nie odpowiedzialnym, stosownie do zasad funkcjonowania konta 140, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ... – str. 20 protokołu.

3.2. Nieterminowe uregulowanie zobowiązania z tytułu podatku VAT za miesiąc grudzień 2000 r., skutkujące zapłaceniem odsetek za zwłokę w wysokości 19, 70 zł.

Przestrzegać obowiązku obliczania i wpłacania na rachunek właściwego urzędu skarbowego podatku od towarów i usług za dany miesiąc, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 z późn. zm.) – str. 23 protokołu.

4. W zakresie wykonania budżetu:

4.1. Nieobjęcie ewidencją druków ścisłego zarachowania blankietów wydruków komputerowych, na które pobierane jest łączne zobowiązanie pieniężne.

Objąć ewidencją druków ścisłego zarachowania blankiety wydruków komputerowych, na które pobierane są dochody z tytułu podatków, w celu zapewnienia bieżącej kontroli nad prawidłowością rozliczania inkasentów, stosownie do przepisów § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego - str. 25 protokołu.

4.2. Opodatkowanie podatników podatku rolnego, posiadających stawy, na podstawie danych niezgodnych z ewidencją gruntów.

Przestrzegać zasady wymierzania podatku rolnego należnego od osób fizycznych na podstawie danych wynikających z ewidencji gruntów stosownie do przepisów art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 z późn. zm.). Dokonać weryfikacji danych dotyczących gruntów pod stawami wykazanych w ewidencji podatkowej z danymi wynikającymi z geodezyjnej ewidencji gruntów, zapewniając ustalenie właściwej podstawy opodatkowania podatkiem rolnym; w przypadkach, w których stwierdzono nieprawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania - ustalić wysokość należnego podatku w oparciu o dokonaną korektę, po uprzednim wznowieniu postępowania, stosownie do przepisów art. 240 § 1 pkt 5, w związku z przepisami art. 241 § 1 i art. 244 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.), uwzględniając okres przedawnienia do wymierzenia zobowiązania podatkowego, określony w przepisach art. 68 § 1 tej ustawy - str. 26, 27 protokołu.

4.3. Nieterminowe doręczanie nakazów płatniczych.

Przestrzegać obowiązku doręczania nakazów płatniczych co najmniej 14 dni przed terminem płatności pierwszej raty podatku, stosownie do wymogów przepisów art. 47 § 2 Ordynacji podatkowej - str. 28 protokołu.

4.4. Nieustalenie trybu i szczegółowych warunków zwolnienia z opodatkowania podatkiem rolnym użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej.

Opracować i przedłożyć Radzie Miejskiej projekt uchwały w sprawie trybu i szczegółowych warunków zwolnienia z opodatkowania użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej, zgodnie z przepisami art. 12 ust. 7 ustawy o podatku rolnym - str. 31 protokołu.

4.5. Niedokonywanie weryfikacji danych zamieszczonych w wykazach nieruchomości w zakresie prawidłowości wykazania gruntów związanych z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Dokonywać bieżącej weryfikacji danych wykazanych w składanych przez podatników wykazach nieruchomości. Zwrócić się do podatników wymienionych w protokole kontroli o złożenie niezbędnych wyjaśnień dotyczących niewykazania w wykazach nieruchomości gruntów związanych z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą oraz do skorygowania tych wykazów, stosownie do przepisów art. 186 § 2 Ordynacji podatkowej. Jeżeli w wyniku skorygowania wykazu nastąpi ujawnienie danych, które wpłyną na zmiany podstawy opodatkowania, wydać decyzję ustalającą wysokość podatku uwzględniając okres przedawnienia powstania zobowiązań podatkowych, określony w przepisach art. 68 § 2 tej ustawy; dokonać weryfikacji wykazów nieruchomości złożonych przez pozostałych podatników prowadzących działalność gospodarczą pod kątem rzetelnego wykazywania gruntów i budynków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, postępując w opisany wyżej sposób - str. 33, 34 protokołu.

4.6. Podejmowanie decyzji przyznających ulgi w zapłacie podatku bez uzasadnienia prawnego.

W decyzjach przyznających ulgi w zapłacie podatku - umorzenie zaległości podatkowych, umorzenie odsetek - zamieszczać wszystkie elementy wymienione w art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej, a w szczególności uzasadnienie prawne zawierające podstawę prawną decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. Zgodnie z przepisami art. 210 § 5 tej ustawy nie można odstąpić od uzasadnienia decyzji przyznającej ulgę w zapłacie podatku, także wówczas, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony - str. 39 protokołu.

4.7. Dokonanie wymiaru podatku rolnego parafiom posiadającym osobowość prawną w drodze decyzji burmistrza miasta oraz przeniesienie obowiązku podatkowego w tym podatku z właściciela gospodarstwa rolnego - parafii - na użytkownika tego gospodarstwa.

Poinformować parafie, posiadające - stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o stosunku państwa do Kościoła Katolickiego (Dz. U. Nr 29, poz. 154 z późn. zm.) - osobowość prawną i będące właścicielami gruntów tworzących gospodarstwo rolne, o obowiązku składania deklaracji podatkowych i opłacania zadeklarowanego podatku, pamiętając, że obowiązek podatkowy z tytułu podatku rolnego ciąży na właścicielu gospodarstwa lub samoistnym posiadaczu gruntów wchodzących w skład gospodarstwa rolnego stosownie do przepisów art. 3 ust. 1 ustawy podatku rolnym. Zaprzestać wymierzania parafiom tego podatku rolnego w drodze decyzji stosując się do przepisów art. 6a ust. 8 tej ustawy - str. 42, 43 protokołu.

4.8. Niedokonie weryfikacji danych wykazanych przez osoby prawne w deklaracjach na podatek od nieruchomości w zakresie kategorii zastosowanych stawek podatkowych oraz nieegzekwowanie w 2001 r. od osób prawnych, w tym samorządowej instytucji kultury i Ochotniczych Straży Pożarnych (zwolnionych od tego podatku od roku 2002), obowiązku złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości.

Przestrzegać obowiązku dokonywania czynności sprawdzających przedkładanych deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Deklaracje na podatek od nieruchomości - składane przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej - weryfikować pod kątem prawidłowości zastosowanych stawek podatkowych, zwracając szczególną uwagę na opodatkowanie podatkiem od nieruchomości gruntów będących w posiadaniu podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Stosownie do przepisów art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 84 z późn. zm.) grunty zabudowane i niezabudowane będące w posiadaniu przedsiębiorcy uważa się za grunty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, wobec czego do tych podmiotów nie ma zastosowania kategoria gruntów pozostałych. Określić stosowną decyzją wysokość zaległości podatkowej przedsiębiorców wymienionych na str. 47 protokołu, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, uwzględniając okres przedawnienia zobowiązań podatkowych określony w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej; podobnie określić wysokość zaległości podatkowej Centrum Kultury w Ostrowie Lubelskim Ochotniczym Strażom Pożarnym, które zostały zwolnione od podatku od nieruchomości począwszy od roku 2002 oraz kółkom rolniczym - str. 43, 47 protokołu.

4.9. Niestosowanie zasad udzielania pomocy przedsiębiorcom przy umorzeniu odsetek od zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości należnym od osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą oraz nieterminowe sporządzenie sprawozdań o udzielonej pomocy.

Przy umarzaniu zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę podatnikom będącym przedsiębiorcami, przestrzegać zasad ustalonych w przepisach ustawy z dnia 30 czerwca
2000 r. o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. Nr 60, poz. 704 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie aktach wykonawczych, stosownie do przepisów art. 67 § 1a Ordynacji podatkowej, a w szczególności żądać od przedsiębiorców ubiegających się o umorzenie zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę przedłożenia informacji dotyczących pomocy udzielonej im w okresie trzech kolejnych lat poprzedzających dzień złożenia wniosku o udzielenie pomocy, stosownie do przepisów art. 37 ust. 1 cytowanej ustawy o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców.

Kwartalne sprawozdania o udzielonej przedsiębiorcom pomocy sporządzać w terminie 30 dni od zakończenia każdego kwartału danego roku kalendarzowego, stosownie do przepisów art. 35 ust. 2 tej ustawy - str. 50 protokołu.

4.10. Wykazanie w sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za I półrocze 2001 r. zawyżonych skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków udzielonych umorzeń i odroczeń.

W półrocznych sprawozdaniach z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy Rb-PDP wykazywać kwoty stanowiące rzeczywiste skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, zwolnień oraz obniżek stawek podatków, stosownie do postanowień § 7 ust. 3 w związku z § 3 ust. 1 pkt 9 i 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej Załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279). Rzetelność sporządzania sprawozdawczości w tym zakresie ma wpływ na wysokość przyznanej gminie subwencji wyrównawczej. Zawyżenie w sprawozdaniu skutków udzielonych ulg powoduje przyznanie gminie niższej subwencji wyrównawczej. Skorygowane sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, sporządzone według zasad określonych w cytowanym rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej przekazać Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie wraz z informacją o błędnym wyliczeniu, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia - str. 51 protokołu.

4.11. Niewydawanie decyzji o umorzeniu postępowania podatkowego w przypadku wpłaty zaległości przed jego zakończeniem.

Wydawać decyzje o umorzeniu postępowania podatkowego prowadzonego w sprawie określenia wysokości zaległości podatkowej, z uwagi na jego bezprzedmiotowość, w przypadku gdy podatnik uregulował całą zaległość wraz z odsetkami za zwłokę przed zakończeniem tego postępowania, stosownie do przepisów art. 208 § 1 Ordynacji podatkowej - str. 54 protokołu.

4.12. Nienaliczanie i niepobieranie odsetek za zwłokę od wpłat dokonywanych przez użytkowników wieczystych, dzierżawców gruntów komunalnych oraz najemców lokali użytkowych po ustalonym w umowie terminie płatności oraz prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów z majątku gminy w sposób uniemożliwiający bieżącą kontrolę terminowości wpłat.

Naliczać i egzekwować odsetki za zwłokę od rocznych opłat za użytkowanie wieczyste oraz wpłat czynszu dokonanych po ustalonym w umowie terminie płatności. Odsetki naliczać w wysokości określonej w umowie, a w przypadku braku uregulowania umownego - w wysokości ustawowej, stosownie do przepisu art. 481 § 1 i 2 w związku z art. 359 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Naliczyć i wyegzekwować odsetki za zwłokę od osób wymienionych w protokole kontroli.

Ewidencję analityczną dochodów z powyższych tytułów prowadzić w sposób umożliwiający systematyczną kontrolę terminowości wpłat, poprzez wpisywanie daty dokonania zapłaty, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości - str. 59, 60, 62 protokołu.

4.13. Nieustalenie opłat adiacenckich.

Rozważyć możliwość ustalenia opłaty adiacenckiej w drodze decyzji Zarządu Miasta w związku z wybudowaniem przez gminę urządzeń infrastruktury technicznej powodującej wzrost wartości nieruchomości.

W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 145 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543) - tj. po urządzeniu lub modernizacji drogi, stworzeniu warunków do podłączenia do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej, Zarząd Miasta powinien ustalić opłatę adiacencką po uprzednim określeniu przez Radę Gminy, w drodze uchwały, wysokości stawki procentowej tej opłaty, stosownie do przepisów art. 146 ust. 2 cytowanej ustawy. Z art. 144 ust. 1 ustawy wynika, że właściciele nieruchomości i niektórzy wieczyści użytkownicy uczestniczą w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej przez wnoszenie na rzecz gminy opłat adiacenckich. Z kategorycznego sformułowania tego przepisu wynika, że istnieje obowiązek podjęcia powyższej uchwały, a przyjęta stawka nie może być stawką zerową. Wówczas bowiem trudno byłoby mówić o „uczestniczeniu” w kosztach budowy. Wprawdzie ustawodawca nie wprowadził progu stawki procentowej, jednak ustalenie stawki zerowej stanowiłoby faktycznie zaniechanie opłat adiacenckich i zwolnienie właścicieli i użytkowników wieczystych nieruchomości z obowiązku wynikającego z art. 144 ust. 1 ustawy. Opłatę adiacencką można ustalić w terminie do 3 lat od dnia urządzenia lub modernizacji drogi albo od stworzenia warunków do podłączenia nieruchomości do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej, w wysokości nie większej niż 50% różnicy między wartością tej nieruchomości przed zrealizowaniem inwestycji, a jej wartością zwiększoną w wyniku zrealizowanej przez gminę inwestycji, zgodnie z art. 145 i 146 cytowanej ustawy. Nieustalenie tych opłat w okresie do 3 lat od dnia stworzenia wyżej wskazanych warunków sprawia, że nie można dochodzić od właścicieli nieruchomości i użytkowników wieczystych, określonych w przepisach art. 144 ust. 2, obowiązku wnoszenia tych opłat, a tym samym prowadzi to do zmniejszenia dochodów, jakie można uzyskać z tytułu opłat adiacenckich - str. 62, 63 protokołu.

4.14. Ustalenie zerowej stawki opłaty planistycznej.

Przedłożyć Radzie Miejskiej projekt uchwały zmieniającej uchwałę Rady Miejskiej w sprawie zmian miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego obowiązujących na obszarze gminy i miasta, w zakresie ustalenia wysokości stawki procentowej służącej do naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości będącej skutkiem tej zmiany, stosownie do przepisów art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. o zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity: Dz.U. z 1999 r. Nr 15, poz. 139 z późn. zm.). Ustanowienie przez Radę Miejską stawki „0” jest naruszeniem obowiązku rady gminy określonego w cytowanym przepisie, jest ono bowiem równoznaczne z zaniechaniem pobierania opłat w tym zakresie, czego przepis nie przewiduje.

Decyzje o ustaleniu opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości wskutek zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, wydawać niezwłocznie po otrzymaniu wypisu z aktu notarialnego, przesłanego do zarządu gminy przez notariusza, zgodnie z art. 36 ust. 3 i 9 tej ustawy - str. 66 protokołu.

4.15. Zaniżenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2001 r. o kwotę 2.433 zł, w związku z nieskorygowaniem w końcu roku planowanej przeciętnej liczby osób zatrudnionych do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych oraz niezachowanie ustawowego terminu przekazania równowartości naliczonego odpisu na rachunek bankowy funduszu.

Dokonywać na koniec roku korekty naliczonego funduszu świadczeń socjalnych uwzględniając dane o rzeczywistym stanie zatrudnienia, zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.).

Przestrzegać obowiązku przekazywania kwoty stanowiącej równowartość 75% dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na rachunek bankowy tego funduszu do 31 maja, natomiast pozostałej kwoty do 30 września, stosownie do przepisów art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.); przekazać na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kwotę 2.433 zł, mając na uwadze, iż związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o przekazanie należnych funduszowi środków, stosownie do art. 8 ust. 3 cytowanej ustawy - str. 69 protokołu.

4.16. Zawyżenie dodatków mieszkaniowych wskutek przyjęcia do ich obliczenia niewłaściwie ustalonej wysokości dochodów gospodarstwa domowego oraz przyznawanie tych dodatków z uwzględnieniem - wykazywanych w deklaracjach - dochodów uzyskanych w miesiącu złożenia wniosku i dwóch miesiącach poprzedzających jego złożenie, zamiast w okresie trzech miesięcy poprzedzających datę złożenia wniosku.

Za podstawę naliczenia dodatków mieszkaniowych, przyjmować prawidłowo ustaloną wysokość dochodu gospodarstwa domowego uzyskaną w okresie trzech miesięcy poprzedzających złożenie wniosku, stosownie do przepisów art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 10 lipca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71, poz. 734), mając na uwadze uregulowania przepisu art. 3 ust. 3 tej ustawy, stosownie do którego za dochód uważa się wszelkie przychody po odliczeniu kosztów ich uzyskania oraz po odliczeniu składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych, chyba że zostały już zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Cytowane przepisy nie przewidują pomniejszania dochodu o składki na ubezpieczenie zdrowotne i zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Dokonać przeliczenia dodatków mieszkaniowych wypłaconych w 2001 r., celem ustalenia prawidłowych ich wysokości. Wystąpić do osób, które pobrały dodatki mieszkaniowe w zawyżonej wysokości o wyrażenie zgody na zmianę decyzji, stosownie do przepisów art. 155 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) oraz, stosownie do tych przepisów – po wyrażeniu zgody - dokonać zmiany decyzji, na podstawie których przyznano te dodatki; w przypadku odmowy rozważyć wyegzekwowanie kwot stanowiących równowartość nadpłaconych dodatków mieszkaniowych od pracownika Urzędu, który ustalił dodatki mieszkaniowe (z naruszeniem obowiązujących przepisów), stosując zasady określone w przepisach działu piątego „Odpowiedzialność materialna pracowników” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) lub rozważyć poinformowanie Samorządowego Kolegium Odwoławczego o podjęciu przez burmistrza decyzji przyznających nienależne dodatki mieszkaniowe lub ustalających je w nieprawidłowych wysokościach, celem wszczęcia postępowań o stwierdzenie nieważności tych decyzji, stosownie do przepisów art. 156 § 1 pkt 2 i art. 157 § 1 i 2 Kodeksu postępowania administracyjnego - str. 75 protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Nieuregulowanie prawnej formy władania przez Centrum Kultury w Ostrowie Lubelskim, nieruchomością zabudowaną budynkiem Centrum, stanowiącą mienie komunalne.

Ustalić od kiedy Centrum Kultury w Ostrowie Lubelskim zarządza nieruchomością, z której korzysta; w przypadku ustalenia, że Centrum zarządzało nieruchomością w dniu 5 grudnia 1990 r. wydać decyzję w sprawie nieodpłatnego nabycia z mocy prawa, prawa użytkowania wieczystego gruntów i prawa własności położonych na nieruchomości gruntowej budynków przez tę instytucję kultury, stosownie do przepisów art. 202 ustawy o gospodarce nieruchomościami; w przeciwnym przypadku uregulować formę władania nieruchomością przez Centrum Kultury poprzez wynajęcie lub użyczenie jej lokali, z których obecnie korzysta, zgodnie z przepisami art. 13 ust. 1 tej ustawy – str. 96 protokołu.

5.2. Nieprzekazanie szkołom w trwały zarząd nieruchomości komunalnych niezbędnych do wykonywania ich zadań statutowych.

Oddać jednostkom organizacyjnym gminy – szkołom – w drodze decyzji, w trwały zarząd, nieruchomości komunalne niezbędne do wykonywania ich zadań statutowych, stosownie do przepisów art. 43 i 44 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 96 protokołu.

5.3. Nieprawidłowe sporządzenie protokołów przeprowadzonego przetargu na sprzedaż nieruchomości gruntowych przeznaczonych pod zabudowę rekreacyjną, poprzez nieujęcie w nich informacji o wszystkich przetargach wyszczególnionych w jednym (łącznym) ogłoszeniu o przetargu.

Przeprowadzając jedno łączne postępowanie przetargowe (jedno ogłoszenie, ten sam termin i miejsce przetargu) dotyczące przetargów na kilka nieruchomości, w protokole przeprowadzonego przetargu zamieszczać informacje o wszystkich nieruchomościach będących przedmiotem przetargu (również tych, które nie zostały sprzedane w tym przetargu), stosownie do postanowień § 9 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia
1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30) – str. 98 protokołu.

5.4. Nieprawidłowe sporządzenie wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, poprzez:

- niezamieszczenie w wykazie informacji o terminie do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości,

- niepodanie informacji o wywieszeniu wykazu do publicznej wiadomości, poprzez zamieszczenie ogłoszenia w prasie lokalnej.

W podawanym do publicznej wiadomości wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zamieszczać informacje określone przez art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w tym informację o terminie złożenia wniosku (nie krótszym niż 21 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o przysługującym pierwszeństwie – art. 34 ust. 4 ustawy) przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości. Informację o wywieszeniu wykazu podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy – str. 99, 101 protokołu.

5.5. Nierozliczenie do dnia 14 czerwca 2002 r. przeprowadzonej w 2001 r. inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu.

Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych gminy przestrzegać zasady wyjaśniania i rozliczania ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic pomiędzy stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych – w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadł termin inwentaryzacji, zgodnie z przepisami art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości; wyjaśnić i rozliczyć dotychczas nierozliczone niedobory na łączną kwotę 4.866, 64 zł., opisane na str. 106 protokołu kontroli – str. 106 protokołu.

5.6. Zinwentaryzowanie w 2001 r. programu komputerowego niewłaściwą metodą, tj. drogą spisu z natury.

Inwentaryzację zaliczanych do aktywów trwałych autorskich praw majątkowych (wartości niematerialnych i prawnych) przeprowadzać drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników, zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości – str. 107 protokołu.

6. W zakresie rozliczeń finansowych z jednostkami organizacyjnymi:

6.1. Nieprzekazanie przez Zarząd Miasta poszczególnym szkołom informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych na 2001 r. (informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w projekcie uchwały budżetowej na 2001 r.); niesporządzenie i nieprzekazywanie przez kierowników gminnych jednostek budżetowych projektów planów finansowych.

Przekazywać podległym gminie jednostkom budżetowym - w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Miejskiej – informacje o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w tym projekcie, niezbędne do opracowania projektów planów finansowych jednostek na kolejny rok budżetowy, stosownie do przepisów art. 125 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333); zobowiązać kierowników gminnych jednostek budżetowych do przestrzegania obowiązku sporządzania projektów planów finansowych i przekazywania ich Zarządowi Miasta i Gminy, w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji o kwotach dochodów i wydatków przyjętych w projekcie uchwały budżetowej, stosownie do przepisów § 2 ust. 4 tego rozporządzenia – str. 113 protokołu.

Przekazując to wystąpienie do realizacji wyrażam nadzieję, że stwierdzone w czasie kontroli nieprawidłowości zostaną wyeliminowane oraz, że zostaną podjęte odpowiednie działania zmierzające do usunięcia źródeł ich powstania.

Jeżeli Pan uważa, iż wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowania, przysługuje Panu - zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych - prawo do zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, sprawozdania z jego realizacji oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu niniejszego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Rada Miejska w Ostrowie Lubelskim