Ostrówek (gmina) - 2004-08-19 ÷ 2004-10-29

Lublin, 4 stycznia 2005 r.

RIO – 091/81/2004

Pan Wacław Osiej

Wójt Gminy Ostrówek

Szanowny Panie Wójcie,

W dniach od 19 sierpnia do 29 października 2004 r. Joanna Przednowek, Agnieszka Pyszniak, Marian Stachyra i Marcin Borowiec - inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – przeprowadzili kontrolę kompleksową gospodarki finansowej gminy Ostrówek.

Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole kontroli omówionym i podpisanym 5 listopada 2004 r. nie wniesiono zastrzeżeń.

Wyniki przeprowadzonej kontroli pozwalają stwierdzić, że kontrolowana jednostka w zasadzie prawidłowo realizuje swoje zadania. Stwierdzone przez inspektorów nieprawidłowości w większości przypadków mają charakter incydentalny.

Spośród stwierdzonych nieprawidłowości zwracam Pana uwagę na niedochowanie obowiązku, nałożonego ustawą o finansach publicznych, dotyczącego przeprowadzania kontroli finansowej wszystkich jednostek organizacyjnych w zakresie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, przez skontrolowanie co najmniej 5 % ich wydatków. W zakresie wydatków inwestycyjnych, przy realizacji budowy gimnazjum z salą gimnastyczną, stwierdzono naruszenie przepisów ówcześnie obowiązującej ustawy o zamówieniach publicznych, polegające m.in. na: zawarciu umowy mimo niewniesienia przez wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wykonywaniu robót dodatkowych jedynie w oparciu o protokoły konieczności, bez zawarcia stosownych umów oraz na bezpodstawnym udzieleniu z wolnej ręki zamówienia na roboty dodatkowe o wartości 24.300zł netto, przy braku okoliczności dopuszczających zastosowanie tego trybu.

W zakresie dochodów z majątku gminy uwagę należy zwrócić na ustalenie czynszu za najem lokali mieszkalnych niezgodnie ze stawkami określonymi przez wójta gminy, co skutkowało uszczupleniem dochodów gminy z tego tytułu o kwotę 316,42 zł.

W trakcie kontroli część ze stwierdzonych nieprawidłowości została wyeliminowana, po udzieleniu przez kontrolujących stosownego instruktażu.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz sposób ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych:

1.1. Niepowołanie zastępcy wójta.

Przestrzegać postanowień Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy odnoszących się do organizacji i zasad funkcjonowania Urzędu; powołać zastępcę wójta, stosownie do postanowień § 11 i § 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Ostrówek i przepisów art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), w związku z przepisami art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.) – str. 2 protokołu.

1.2. Nieokreślenie formy organizacyjno - prawnej gminnych jednostek oświatowych (Szkoły Podstawowej w Ostrówku, w Dębicy i w Leszkowicach oraz Gimnazjum w Ostrówku).

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekty uchwał w sprawie określenia formy organizacyjno - prawnej szkół podstawowych i gimnazjum, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. h ustawy o samorządzie gminnym; zgodnie z przepisami art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996r. Nr 67, poz. 329 z późn. zm.), szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie jednostek jak i zakładów budżetowych.

Poinformować rady szkół, a w przypadku ich braku rady pedagogiczne, o obowiązku wprowadzenia zmian do statutów tych placówek oświatowych, polegających na określeniu formy organizacyjno – prawnej tych jednostek; zgodnie z przepisami art. 50 ust. 2 pkt 1 tej ustawy statut szkoły uchwala rada szkoły lub, w przypadku jej braku, rada pedagogiczna (art. 52 ust. 2 tej ustawy) – str. 3 protokołu.

1.3. Wpisanie Gminnej Biblioteki Publicznej w Ostrówku do rejestru instytucji kultury oraz jej prowadzenie w formie jednostki budżetowej, mimo nieokreślenia przez Radę Gminy formy organizacyjno prawnej tej jednostki.

Nieujęcie w Regulaminie Organizacyjnym zadań wynikających z prowadzenia przez Urząd Gminy rachunkowości Gminnej Biblioteki Publicznej.

Przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej formę organizacyjno-prawną Gminnej Biblioteki Publicznej w Ostrówku, w związku z przepisami art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. h ustawy o samorządzie gminnym, mając na uwadze przepisy art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. Nr 85, poz. 539 z późn. zm.), zgodnie z którymi bibliotekami publicznymi są, zorganizowane w formie instytucji kultury, biblioteki jednostek samorządu terytorialnego. Zaprzestać finansowania działalności Gminnej Biblioteki Publicznej na zasadach przewidzianych dla jednostek budżetowych; zasady gospodarki finansowej instytucji kultury określone zostały w przepisach rozdziału 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.); zgodnie z przepisami art. 28 tej ustawy - instytucje kultury pokrywają koszty bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów, którymi są m. in. dotacje z budżetu, w wysokości ustalonej przez organizatora.

Dokonać zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Ostrówek, polegających na ujęciu w nim zadań związanych z prowadzeniem, przez określone referaty lub samodzielne stanowiska pracy Urzędu Gminy, rachunkowości Gminnej Biblioteki Publicznej, w związku z przepisami art. 33 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym – str. 4 protokołu.

1.4. Nieudzielenie - przez wójta gminy - kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pełnomocnictwa do jednoosobowego działania.

Kierownikom gminnych jednostek nieposiadających osobowości prawnej udzielić pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, stosownie do przepisów art. 47 ustawy o samorządzie gminnym, pamiętając, że wydane upoważnienia i pełnomocnictwa winny być ujmowane w prowadzonym w Urzędzie Gminy rejestrze wydanych upoważnień i pełnomocnictw, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów § 21 ust. 1 pkt 4 załącznika do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). – str.4 i 5 protokołu.

1.5. Niedokonanie – przez Zarząd Gminy w latach 2001 - 2002 r., a w 2003 r. przez wójta gminy – kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki organizacyjne realizacji procedur kontroli finansowej.

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania kontroli finansowej w gminnych jednostkach organizacyjnych, przy czym kontrolą - w zakresie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków - obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) - str. 5 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości.

2.1. Bezzasadne ujmowanie na kontach księgi głównej Urzędu Gminy operacji gospodarczych dotyczących przekazania na rachunek budżetu dochodów z tytułu odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, zrealizowanych przez inne jednostki budżetowe.

Przestrzegać obowiązku dokonywania zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym, zgodnie z ustaleniami prawidłowo opracowanego zakładowego planu kont, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności operacje gospodarcze dotyczące przekazanych na rachunek budżetu, dochodów zrealizowanych przez jednostki budżetowe ewidencjonować wyłącznie na kontach organu:

- wpływ dochodów zrealizowanych przez jednostki budżetowe na rachunek budżetu gminy:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”,

- dochody budżetowe zrealizowane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań jednostek budżetowych:

Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752) – str. 9 protokołu

2.2. Przypadki niezamieszczania na dowodach źródłowych, stanowiących podstawę zapisu, numeru identyfikacyjnego oraz adnotacji wskazującej sposób ujęcia w księgach rachunkowych.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania - na wszystkich dowodach księgowych - numerów identyfikacyjnych wraz ze stwierdzeniem ich sprawdzenia i zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy o rachunkowości - str. 11 protokołu.

2.3. Niesporządzanie wewnętrznych dowodów zastępujących wyłączone dowody źródłowe, które przechowywano w odrębnych zbiorach.

W przypadku przechowywania dowodów źródłowych w odrębnych zbiorach – sporządzać i załączać dowody wewnętrzne o charakterze zastępczym, potwierdzające dokonanie operacji wewnątrz jednostki, w związku z przepisami art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości - str. 11 protokołu.

2.4. Nieprawidłowe klasyfikowanie odsetek od zaległości z tytułu czynszu dzierżawnego, przez ujmowanie ich w § 091 „Odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu podatku i opłat”.

Odsetki od należności z tytułu czynszu dzierżawnego ujmować w § 092 „Pozostałe odsetki”, zgodnie z zasadami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn.zm.) - str.12 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków.

3.1. Przypadki nieprzestrzegania obowiązującej w jednostce Instrukcji gospodarki kasowej, co skutkowało:

- wypłacaniem gotówki innym osobom, niż tym wymienionym na rozchodowych dowodach kasowych,

- nieegzekwowaniem od odbiorców gotówki wskazania daty jej odbioru,

- nieujmowaniem w raporcie kasowym operacji w dniu ich wystąpienia.

Egzekwować od kasjera obowiązek stosowania ustalonych w jednostce w Instrukcji gospodarki kasowej, wprowadzonej Zarządzeniem Nr 4/2002 wójta gminy z dnia 16 września 2002 r., (w 5 pkt 2 i 3) zasad dokumentowania operacji pieniężnych, a w szczególności:

- wypłacania gotówki osobom wymienionym na rozchodowym dowodzie źródłowym,

- wypłacania gotówki wyłącznie za pokwitowaniem, przez wskazanie podpisu i daty jej odbioru, przez osoby odbierające gotówkę.

Egzekwować od kasjera obowiązek ujmowania zapisów dotyczących wpłat i wypłat gotówki, w tym samym dniu, w którym zostały one dokonane, zgodnie z przepisami art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późniejszymi zmianami) - str. 15 protokołu.

3.2. Kontynuowanie umowy na prowadzenie obsługi bankowej budżetu gminy zawartej na czas nieokreślony 1 lipca 1992 r.

Rozwiązać – w trybie przewidzianym w zawartej umowie – umowę zawartą na czas nieoznaczony z bankiem na prowadzenie obsługi budżetu gminy i powierzyć obsługę bankową budżetu gminy bankowi wybranemu przez Radę Gminy na podstawie art. 134 ustawy o finansach publicznych i w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.). Z wybranym bankiem zawrzeć umowę rachunku bankowego na czas nie dłuższy niż 5 lat, zgodnie z przepisami art. 142 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych; nie zawierać umów na czas nieoznaczony, a umowy na czas dłuższy niż 5 lat zawierać po uzyskaniu wcześniejszej zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych – str. 16 protokołu

4.1. W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat.

4.1.1. Nieegzekwowanie od podatników – osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, w tym zwolnionych z podatku na mocy ustawy lub uchwały Rady Gminy – obowiązku składania deklaracji podatkowych na podatek od nieruchomości; nieweryfikowanie danych zawartych w deklaracjach podatkowych, w tym w zakresie zgodności deklarowanej powierzchni gruntów z umowami najmu i dzierżawy - w przypadku podatników władających gruntami gminy.

Egzekwować od podatników podatku od nieruchomości, będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej, obowiązek składania deklaracji podatkowych, stosownie do przepisów art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 9 poz. 84 z późn. zm.). Obowiązek składania deklaracji na podatek od nieruchomości ciąży również na podatnikach korzystających ze zwolnień na mocy przepisów tej ustawy, w tym również zwolnień wprowadzonych przez Radę Gminy – stosownie do przepisów art. 6 ust. 10 tej ustawy.

Dokonywać bieżącej weryfikacji deklaracji podatkowych, przedkładanych przez podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, w celu m.in. stwierdzenia zgodności zadeklarowanych powierzchni gruntów z danymi wynikającymi z umów najmu lub dzierżawy - w przypadku władania gruntami gminy oraz prawidłowości zastosowanych stawek podatkowych, stosownie do przepisów art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.). W przypadku niezłożenia deklaracji lub wątpliwości, co do rzetelności tej deklaracji – wezwać podatnika do jej złożenia lub do udzielenia w wyznaczonym terminie niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, stosownie do przepisów art. 274a § 2 Ordynacji podatkowej; dokonywać również kontroli celem ustalenia podstawy opodatkowania, stosownie do przepisów art. 281 i następnych Ordynacji podatkowej.

Wezwać podatników wymienionych w poz. 5, 8, 12 załącznika nr IV/1/1 do protokołu kontroli do złożenia deklaracji korygujących na podatek od nieruchomości, w zakresie powierzchni posiadanych gruntów oraz właściwej stawki podatkowej, stosownie do przepisów art. 274 § 1 Ordynacji podatkowej.

W przypadku nieskorygowania deklaracji przez podatników – określić stosownymi decyzjami, po wszczęciu postępowania, prawidłową wysokość zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości również za lata ubiegłe, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, z uwzględnieniem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego określonego w przepisach art. 70 § 1 cytowanej ustawy – str. 23, 24, 25, 29 protokołu.

4.1.2. Niezamieszczanie - na wpływających do Urzędu dokumentach, w tym na deklaracjach podatkowych, wnioskach o udzielenie ulg w zapłacie podatku i o wydanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych - daty ich wpływu, co m.in. uniemożliwia kontrolę terminowości załatwiania spraw.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania na każdej wpływającej do Urzędu Gminy korespondencji, w tym na deklaracjach podatkowych, wnioskach podatników o udzielenie ulgi w zapłacie podatku, wnioskach o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych daty ich wpływu, stosownie do postanowień § 6 ust. 11 „Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych”, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) - str. 28, 29, 38 protokołu.

4.1.3. Niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatnika zalegającego z uiszczaniem zobowiązań podatkowych.

Podjąć czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do wszystkich osób posiadających zaległości podatkowe, w tym podatnika wskazanego w poz. 8 załącznika Nr IV/1/1 do protokołu kontroli. Obowiązek podejmowania czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych w przypadku uchylania się zobowiązanych od wykonywania obowiązku, wynika z przepisów art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).

W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego wystawiać upomnienia, stosownie do § 3 ust. 1 tego rozporządzenia, a po bezskutecznym upływie wyznaczonego w nim terminu płatności - wystawić tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki, stosownie do przepisów art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz § 6 ust. 1 i § 7 ust. 4 cytowanego rozporządzenia – str. 26 protokołu.

4.1.4. Brak zgodności pomiędzy danymi w ewidencji geodezyjnej a danymi figurującymi w ewidencji podatkowej, skutkujący ustaleniem w nieprawidłowej wysokości podatku rolnego.

Zapewnić zgodność danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi ewidencji geodezyjnej gruntów, celem zapewnienia ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym i od nieruchomości; zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U. z 2000 r. Nr 100, poz. 1086 z późn. zm.) podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków. Ustalić – po wznowieniu postępowania, na podstawie przepisów art. 240 § 1 pkt 5 w związku z przepisami art. 243 § 1 i 244 § 1 Ordynacji podatkowej – w prawidłowy sposób wysokość należnego podatku od podatników wymienionych w protokole kontroli oraz – w miarę konieczności wynikającej z dokonanej weryfikacji – w pozostałych przypadkach. Po wznowieniu postępowania wydać decyzje ustalające w sposób prawidłowy wysokość należnego podatku, uwzględniając okres przedawnienia prawa do wymierzenia zobowiązania podatkowego – art. 68 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej – str. 31, 32 protokołu.

4.1.5. Wydawanie jednorazowych zezwoleń na sprzedaż alkoholu, mimo braku opinii gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych.

Zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydawać po uzyskaniu pozytywnej opinii gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych o zgodności lokalizacji punktu sprzedaży z uchwałami Rady Gminy, stosownie do przepisów art. 18 ust. 3a ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2002 roku, Nr 147, poz. 1231 z późn. zm.) - str. 41 protokołu.

4.2. W zakresie wydatków bieżących.

4.2.1. Wypłacenie dwóm pracownikom Urzędu Gminy nagród jubileuszowych w zaniżonej wysokości (na łączną kwotę 136,90 zł), w wyniku nieprawidłowego ustalenia podstawy do ich naliczenia.

Przy ustalaniu wysokości nagród jubileuszowych pracownikom Urzędu Gminy wynagrodzenie stanowiące podstawę ich naliczenia, obliczać - stosownie do przepisów 12 ust. 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. z 2003 r. Nr 33, poz. 264 z późn. zm.) - zgodnie z przepisami 14 - 17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.), w szczególności składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uwzględniać w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy, zgodnie z przepisami § 16 ust. 1 tego rozporządzenia. Wypłacić kwotę pracownikom wymienionym w protokole kontroli zaniżone kwoty nagrody jubileuszowej – str. 43 protokołu.

4.2.2. Nieprzestrzeganie przepisów wewnętrznych dotyczących terminów rozliczania kosztów podróży służbowych

Egzekwować od pracowników obowiązek rozliczania kosztów podróży służbowych w ciągu siedmiu dni po zakończeniu podróży, nie później jednak niż do końca miesiąca, zgodnie z postanowieniami „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych”, stanowiącej załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 3/2002 Wójta Gminy Ostrówek z dnia 16 września 2002 r. - – str. 48 protokołu.

4.2.3. Nieprawidłowe ustalanie wysokości ryczałtu za używanie prywatnych samochodów do celów służbowych; niezamieszczanie, w oświadczeniu o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych, danych dotyczących pojemności silnika oraz ilości dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych dokonywać w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu, zawierającego dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn zm.). Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejszać o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, zgodnie z przepisami § 4 ust. 2 tego rozporządzenia - str. 48, 49 protokołu.

4.2.4. Nieprzestrzeganie, ustalonych w umowie, terminów przekazywania środków przyznanej dotacji.

Środki na realizację zadań powierzonych podmiotom spoza sektora finansów publicznych przekazywać w terminach wynikających z zawartych umów, stosownie do przepisów art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych – str. 51 protokołu.

4.3. W zakresie wydatków inwestycyjnych:

4.3.1. Niewykluczenie z postępowania na budowę gimnazjum z salą gimnastyczną w Kolonii Cegielnia wykonawców, którzy nie spełnili wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, tj. przedstawione przez nich opinie banków nie potwierdzały zdolności kredytowania, czym naruszono art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.

Przed dokonaniem oceny i porównania złożonych ofert sprawdzić, czy wykonawcy spełniają wymagania określone w ustawie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo zaproszeniu do składania ofert, w tym, czy złożone przez nich dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu zawierają wymagane informacje, np. czy informacje banku, w którym wykonawca posiada podstawowy rachunek bankowy, potwierdzają zdolność kredytową wykonawcy, zgodnie z § 1 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzaju dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.

Wykonawców, którzy nie spełniają wymaganych warunków albo nie złożą dokumentów potwierdzających ich spełnienie - wykluczać z postępowania, a ich oferty odrzucać, stosownie do przepisów art. 24 ust. 1 pkt 10, ust. 2 pkt 3 i ust. 4 ustawy – Prawo zamówień publicznych - strona 53 protokołu.

4.3.2. Dopuszczenie do wykonywania robót dodatkowych związanych z budową gimnazjum i sali gimnastycznej w Kolonii Cegielnia, jedynie w oparciu o protokoły konieczności z okresu od 2.11.2000 r. do 30.05.2001 r. - bez uprzedniego powierzenia tych robót wykonawcy stosowną umową (aneks do umowy podstawowej zawarto dopiero 19.07.2001r.) oraz zapłata faktur za wykonywane w ten sposób roboty dodatkowe na łączną kwotę 87.358,52zł.

Niezawarcie na piśmie zmian do umowy podstawowej z 31 sierpnia 2000r., polegających na wykonaniu robót dodatkowych w oparciu o protokoły konieczności z 2.11.2000r. na kwotę 13.090,44zł netto i z 24.07.2002r. na kwotę 10.829,12zł netto, z naruszeniem art. 74 ustawy o zamówieniach publicznych.

Przestrzegać – pod rygorem nieważności – obowiązku zachowania formy pisemnej umów w sprawach zamówień publicznych, stosownie do przepisu art. 139 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych, w szczególności – umów o roboty budowlane, zgodnie z przepisami art. 648 § 1 w związku z art. 77 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Protokoły konieczności, w oparciu o które wykonywane były roboty dodatkowe, stwierdzały jedynie samą konieczność wykonania tych robót, nie wyrażały jednak skutecznego oświadczenia woli zamawiającego o ich powierzeniu wykonawcy do realizacji i - zgodnie z końcową klauzulą tych protokołów – stanowiły dopiero podstawę do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia dodatkowego. Dopiero stosownie do wyników tego postępowania możliwe było zawarcie umowy lub - w przypadku udzielenia zamówienia dotychczasowemu wykonawcy – dokonanie zmiany pierwotnej umowy– str. 54-55 protokołu.

4.3.3. Niedostateczna kontrola kosztorysów - stanowiących podstawę do określenia wynagrodzenia wykonawcy budowy gimnazjum z salą gimnastyczną w Kolonii Cegielnia - przez inspektora nadzoru oraz brak kontroli tych kosztorysów przez zamawiającego, w wyniku czego niewłaściwie rozliczono wynagrodzenie za ułożenie płytek glazurowanych w oparciu o przyjętą nowszą technologię wykonania, co spowodowało zawyżenie wynagrodzenia wykonawcy o 2.266 zł.

Przestrzegać obowiązku ustalania i wypłacania wynagrodzenia wykonawcy w oparciu o zasady ustalone w umowie o udzieleniu zamówienia, stosownie do przepisu art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych oraz art. 647 Kodeksu cywilnego. Zmiany zasad obliczania i wypłacania wynagrodzenia, stanowiące niekorzystne dla zamawiającego zmiany postanowień zawartej umowy, są niedopuszczalne na mocy art. 144 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Bezwzględnie przestrzegać obowiązku rzetelnego rozliczania wykonawców robót budowlanych, egzekwując przestrzeganie tego obowiązku także od inspektora nadzoru. W przypadku ustalenia dokonywania rozliczeń w oparciu o kosztorysy powykonawcze, dokonywać weryfikacji tych kosztorysów pod kątem ich rzetelności.

Przestrzegać zasady dokonywania zapłaty jedynie za roboty faktycznie wykonane i znajdujące potwierdzenie w dokumentacji projektowej i powykonawczej. W przypadku przekazania, w drodze umowy, obowiązku dokonania rozliczenia finansowego inspektorowi nadzoru - dokonywać weryfikacji działań inspektora w tym zakresie, egzekwując od niego obowiązek rzetelnego potwierdzania faktycznie wykonanych robót oraz kontrolowanie rozliczeń budowy, zgodnie z art. 25 pkt 4 ustawy z dnia 7 lipca 1994r. - Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz. U. z 2003r. Nr 207, poz. 2016 z późn. zm.). W przypadku stwierdzenia nienależytego wykonywania obowiązków przez inspektora nadzoru, np. nierzetelnej kontroli kosztorysów przedkładanych przez wykonawcę, rozważyć możliwość dochodzenia od niego odpowiedzialności zawodowej w budownictwie na podstawie art. 95 pkt 4 tej ustawy.

Dokonywać kontroli wykonania umów przed dokonaniem wypłaty wynagrodzenia wynikającego z tych umów; dotyczy to również umów o pełnienie nadzoru inwestorskiego. Zasady przeprowadzania tych kontroli określać na podstawie art. 35a ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

Wystąpić do wykonawcy budowy gimnazjum z salą gimnastyczną w Kolonii Cegielnia o dobrowolny zwrot nadpłaconego wynagrodzenia w kwocie 2.266,00zł. W przypadku odmowy dobrowolnego uregulowania tego roszczenia – rozważyć skierowanie sprawy na drogę sądową – str. 56-57 protokołu.

4.3.4. Bezpodstawne udzielenie wykonawcy budowy gimnazjum z salą gimnastyczną w Kolonii Cegielnia aneksem nr 3 z 30.07.2002r. - w trybie z wolnej ręki i bez przeprowadzenia rokowań - zamówienia na roboty dodatkowe o łącznej wartości 24.300zł netto, polegające na wyposażeniu sali sportowej oraz na wymalowaniu linii boiskowych na podłodze sali, gdy nie zachodziły żadne okoliczności wskazane przepisem art. 71 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych uzasadniające udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówienia w tym trybie, czym naruszono przepis art. 14 ust. 2 tej ustawy.

Zamówień publicznych udzielać w trybie innym niż przetarg nieograniczony lub ograniczony, wyłącznie w przypadkach określonych w ustawie - Prawo zamówień publicznych, stosownie do przepisu art. 10 ust. 2 tej ustawy.

Zamówień z wolnej ręki udzielać tylko wtedy, gdy zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 67 ust. 1 ustawy, poprzedzając udzielenie zamówienia negocjacjami przeprowadzonymi z wykonawcą, zgodnie z art. 66 tej ustawy.

Dotychczasowemu wykonawcy robót budowlanych udzielać w trybie z wolnej ręki zamówień dodatkowych jedynie w przypadku, gdy łącznie spełnione zostaną wszystkie przesłanki określone w przepisach art. 67 ust. 1 pkt 5 cytowanej ustawy, tj.:

- zamówienie dodatkowe nie jest objęte zamówieniem podstawowym,

- wartość zamówienia dodatkowego nie przekracza łącznie 20 % wartości realizowanego zamówienia,

- roboty dodatkowe są niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego,

- wykonanie robót dodatkowych stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów albo wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego – str. 57 protokołu.

4.3.5. Zawarcie 31.08.2000 r. umowy na budowę gimnazjum z salą gimnastyczną w Kolonii Cegielnia, o wartości przekraczającej 30.000 euro, mimo, że wykonawca nie wniósł w dniu jej podpisania 30 % kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy, co - w myśl postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia - stanowiło warunek zawarcia umowy. Zabezpieczenie wniesiono 24.10.2000 r. - prawie dwa miesiące po zawarciu umowy, w postaci „blokady lokaty terminowej w PKO S.A.” - w formie niezgodnej z przepisami art. 75 ust. 3 ustawy o zamówieniach publicznych i § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z 30 grudnia 1994 r. w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. z 1994 r. Nr 140 poz. 794).

Niepotrącanie, z faktur częściowych za wykonanie robót, części zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 20 % wartości faktury, wbrew postanowieniom § 9 umowy.

Przestrzegać zasad pobierania zabezpieczenia należytego wykonania umowy na warunkach i w wysokości wynikających ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz z zawartej umowy. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wybierać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, zgodnie z art. 94 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych, chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 93 ust. 1 tej ustawy.

Od wykonawców żądać wniesienia zabezpieczenia wyłącznie w formach (w jednej lub w kilku) przewidzianych przepisami art. 148 ust. 1 i 2 cytowanej ustawy; przepisy te nie dopuszczają „blokady lokaty terminowej w banku” jako formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Przestrzegać zasady ustalania i tworzenia zabezpieczenia przez potrącenia z należności za częściowo wykonane dostawy, usługi lub roboty budowlane, jeżeli okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok, a wykonawca wywiązał się z obowiązku wniesienia, w dniu zawarcia umowy, co najmniej 30% tego zabezpieczenia, stosownie do przepisów art. 150 ust. 3 i 4 ustawy – Prawo zamówień publicznych - strona 58 protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Nieustalenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej wieloletni program zagospodarowania zasobem mieszkaniowym gminy i zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, stosownie do przepisów art. 21 ust.1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, zasobie mieszkaniowym gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. Nr 71, poz. 733 z późn. zm.); określenie przez Radę Gminy m.in. zasad polityki czynszowej (art.21 ust.2 pkt 4) umożliwi wójtowi gminy ustalenie stawek czynszu w lokalach stanowiących mieszkaniowy zasób gminy, w sposób zgodny z przepisami art. 8 pkt 1 tej ustawy – str. 65 protokołu.

5.2. Nieprawidłowości przy realizowaniu dochodów z tytułu czynszu najmu, polegające na:

- ustaleniu i pobieraniu - w okresie od 1 lutego 2003 r. do 29 lutego 2004 r. - czynszu w wysokości niezgodnej ze stawkami określonymi przez Wójta Gminy (zaniżono dochody o kwotę 316,42 zł),

- ustaleniu i pobieraniu - w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r. - od najemcy wskazanego w poz. 3 zał. nr V/3 do protokołu kontroli czynszu za najem lokali użytkowych w wysokości niezgodnej ze stawkami określonymi przez Zarząd Gminy (zaniżono dochody budżetu gminy o kwotę 16,08 zł),

- nienaliczaniu i niepobieraniu odsetek za zwłokę od wpłat czynszu najmu dokonywanych po ustalonym w umowie terminie płatności.

Przestrzegać obowiązku naliczania i pobierania czynszu najmu lokali mieszkalnych na podstawie stawki czynszu za 1m²powierzchni użytkowej lokalu, ustalonej przez wójta gminy, stosownie do przepisów art. 7 i art. 8 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów, zasobie mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie Kodeksu cywilnego.

Egzekwować od najemców obowiązek wnoszenia czynszów najmu w terminach wynikających z zawartych umów; od nieterminowo regulowanych wpłat czynszu i opłat naliczać i pobierać odsetki za zwłokę w wysokości określonej w umowie, zaś w przypadku jej nieokreślenia - w wysokości ustawowej, stosownie do przepisu art. 481 § 1 i 2 w związku z przepisami art. 359 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.); naliczyć i wyegzekwować odsetki za zwłokę we wszystkich przypadkach wniesienia zaległych należności gminy bez tych odsetek – str. 66-68 i 70, 71 protokołu.

5.3. Niezamieszczanie - w wykazach nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę - informacji dotyczących oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej, wysokości opłat z tytułu najmu lub dzierżawy oraz terminów wnoszenia opłat; przypadek niesporządzenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem.

Przestrzegać obowiązku sporządzania wykazów nieruchomości przeznaczonych do m.in. do oddania w najem lub dzierżawę; wykaz ten wywieszać na okres 21 dni w siedzibie Urzędu Gminy, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podawać się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.). W sporządzanych wykazach zamieszczać informacje określone w przepisach art. 35 ust. 2 tej ustawy, w szczególności oznaczenie nieruchomości według księgi wieczystej (pkt 1), wysokość opłat z tytułu najmu lub dzierżawy (pkt 8) oraz terminy wnoszenia opłat (pkt 9) – str. 70 protokołu.

5.4. Nieprawidłowa klasyfikacja dochodów budżetowych z tytułu opłat za wodę i wywóz nieczystości.

Dochody z tytułu opłat za wodę pobieraną z urządzeń komunalnych oraz wywóz nieczystości stałych i płynnych klasyfikować do § 0830 „Wpływy z usług”, zgodnie z „Klasyfikacją paragrafów dochodów, przychodów i środków”, stanowiącą Załącznik Nr 3 przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.) – str. 69 protokołu.

5.5. Przypadki niezawarcia umów z odbiorcami wody.

Dopełnić obowiązku zawarcia umów ze wszystkimi odbiorcami wody, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. Nr 72, poz. 747 z późn. zm.) – str. 72 protokołu.

5.6. Przypadki niebieżącego ujmowania operacji gospodarczych dotyczących przychodu środków trwałych.

Przestrzegać obowiązku ujmowania na bieżąco na koncie 011 „Środki trwałe” i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego do konta operacji gospodarczych dotyczących przychodu środków trwałych, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego należy ujmować wszystkie operacje, które nastąpiły w tym okresie – str. 76, 77 protokołu.

5.7. Przeprowadzenie w 2003 r. inwentaryzacji środków trwałych trudnodostępnych oglądowi drogą spisu z natury, zamiast w drodze weryfikacji.

Grunty i środki trwałe trudnodostępne oglądowi inwentaryzować drogą porównania danych wykazanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich realnej wartości, stosownie do postanowień zawartych w „Instrukcji inwentaryzacyjnej” wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy Ostrówek Nr 5/2002 z dnia 16 września 2002 r. – str. 84 protokołu.

5.8. Niesporządzenie na dzień inwentaryzacji zestawienia sald inwentaryzowanych składników majątkowych.

Przestrzegać obowiązku sporządzania na dzień inwentaryzacji zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 83 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe jego zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z przepisem art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych - prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji oczekuję - w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce lub na adres wkgf@lublin.rio.gov.pl) - w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Do wiadomości:

Rada Gminy Ostrówek