Lublin, 16 września 2004 r.
RIO - II - 60/58/2004
Pan Jan Kurowski
Wójt Gminy Piszczac
Pani Irena
Tiutiurska
Dyrektor
Zespołu Placówek Oświatowych
w Piszczacu
Szanowni Państwo,
W dniach od 17 do 22 czerwca 2004 r. i od 20 do 21 lipca 2004 r. inspektor Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie, Piotr Wojczuk, przeprowadził kontrolę doraźną gospodarki finansowej Zespołu Placówek Oświatowych w Piszczacu. Do ustaleń kontroli zawartych w protokołach, podpisanych 28 czerwca 2004 r. i 22 lipca 2004 r., zastrzeżeń nie wniesiono.
Na podstawie wyników przeprowadzonej kontroli, można stwierdzić, że Zespół Placówek Oświatowych w Piszczacu realizując swoje zadania, w poważnym stopniu narusza obowiązujące przepisy prawa.
Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości dotyczą niezgodnego z przepisami ustawy o finansach publicznych sposobu przyjmowania, przekazywanych na rzecz kierowanej przez Panią jednostki, darowizn pieniężnych i rzeczowych. Z ustaleń kontroli wynika, że pochodzące z tego źródła dochody pozostawały poza ewidencją księgową Zespołu Placówek Oświatowych, a wydatki finansowane z darowizn pieniężnych dokonywane były z pominięciem rachunku bankowego środków specjalnych, wymaganego przepisami ustawy o finansach publicznych oraz bez wymaganego przepisami tej ustawy planu finansowego.
Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).
W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazano osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.
1. Przyjmowanie przez Dyrektora ZPO w latach
2001 – 2004 darowizn rzeczowych i pieniężnych bez sporządzenia stosownych
dowodów, potwierdzających ich przyjęcie i mogących stanowić podstawę
ujęcia tych darowizn w ewidencji księgowej (do kontroli nie przedstawiono
dowodów potwierdzających przyjęcie darowizn – np. pokwitowań przyjęcia gotówki,
protokołów przekazania środków trwałych itp.).
Dokonując operacji gospodarczych (w tym polegających na przyjmowaniu darowizn rzeczowych i pieniężnych) sporządzać dowody księgowe zawierające co najmniej elementy wymienione w przepisach art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.), mając na uwadze obowiązek dokumentowania wszystkich zdarzeń celem zapewnienia rzetelnego i jasnego przedstawiania w księgach rachunkowych sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, wynikający z przepisów art. 20 w związku z przepisami art. 4 ust. 1 tej ustawy – str. 1, 2 protokołu z 22 lipca 2004 r.
2. Nieodprowadzanie gotówki - przyjętej w
ramach darowizn – na żaden rachunek bankowy prowadzony dla ZPO; niesporządzanie
planu finansowego obejmującego przychody i wydatki, na okres, w którym środki
specjalne pochodzące z darowizn pieniężnych będą wydatkowane.
Zaprzestać praktyki pozaewidencyjnego przyjmowania i wydatkowania środków finansowych przekazanych na rzecz jednostki budżetowej w formie darowizn pieniężnych – przyjęte darowizny odprowadzać na wyodrębniony rachunek bankowy środków specjalnych, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. Nr 15 poz. 148 z późn. zm.).
Dla środków specjalnych sporządzać plan finansowy na okres, w którym środki te będą wydatkowane, uwzględniający wskazane przez darczyńcę cele, na jakie środki mogą być przeznaczone, stosownie do przepisów art. 21 ust. 4 i ust. 2 pkt 2 tej ustawy.
- str.3 i 4 protokołu z dnia 28 czerwca 2004 r. i str. 2 protokołu z 22 lipca 2004 r.
3. Przekazanie - przez Dyrektora ZPO do
Urzędu Gminy, prowadzącego rachunkowość ZPO, dokumentów potwierdzających przyjęcie
w 2002 r. darowizn rzeczowych oraz potwierdzających wydatkowanie w latach
2002-2004 środków otrzymanych w ramach darowizn pieniężnych - w marcu i
kwietniu 2004 r., w wyniku czego ksiąg rachunkowych ZPO za okres od 2002 roku
nie można uznać za rzetelne (dokonane w nich zapisy nie odzwierciedlają
stanu rzeczywistego).
Dokumenty, podlegające ujęciu w ewidencji księgowej ZPO przekazywać do Urzędu Gminy, prowadzącego rachunkowość ZPO, w terminach umożliwiających wprowadzenie ich do ksiąg rachunkowych tego okresu sprawozdawczego, w którym nastąpiły zdarzenia gospodarcze podlegające ewidencjonowaniu, celem umożliwienia Urzędowi Gminy prowadzenia ksiąg rachunkowych ZPO w sposób rzetelny i bieżący, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 oraz art. 24 ust.1, 2 i ust. 5 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz przedstawiania w nich w sposób rzetelny i jasny sytuacji majątkowej i finansowej a także wyniku finansowego jednostki, zgodnie z przepisami art. 4 ust.1 tej ustawy - str. 5 protokołu z 28 czerwca 2004 r.
4. Dokonanie zapisów w księgach rachunkowych ZPO roku 2004, dotyczących przyjęcia środków trwałych w latach 2001-2004 na podstawie dokumentów niespełniających wymogów dowodu księgowego, tj. na podstawie dowodów księgowych (faktury, rachunki), w których nie wskazano ZPO jako strony transakcji kupna–sprzedaży lub „rachunków konieczności zakupu”, zamiast na podstawie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji (np. protokół zdawczo-odbiorczy) lub księgowych dowodów zastępczych.
Zapisów w księgach rachunkowych ZPO dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczych tej jednostki, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości i spełniających wymagania określone w przepisach art. 21 ust. 1 ustawy. Zaprzestać dokonywania w księgach rachunkowych ZPO zapisów na podstawie dowodów księgowych, których jednostka ta nie jest stroną. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, operacje dokumentować – po uzyskaniu zgody kierownika jednostki – za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji, stosownie do przepisów art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości, pamiętając jednak, że sytuacja taka nie może dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług - str. 2 protokołu z dnia 22 lipca 2004r.
5. Nieprawidłowe ewidencjonowanie operacji
gospodarczych związanych z przyjęciem darowizn rzeczowych.
Otrzymane nieodpłatnie przez jednostkę składniki majątkowe ewidencjonować:
- w przypadku środków trwałych:
Wn 011 „Środki trwałe”
Ma 800 „Fundusz jednostki”
- w przypadku pozostałych środków trwałych w używaniu:
Wn 013 „Pozostałe środki trwałe”
Ma 760 „Pozostałe przychody i koszty”
oraz jednocześnie
Wn 400 „Koszty”
Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,
stosownie do zasad funkcjonowania tych kont ustalonych w załączniku Nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) – str. 3 protokołu z 28 czerwca 2004 r.
Ponadto informuję, że, stosownie do przepisów art. 25 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.), jako pracodawca jest Pani zobowiązana zwolnić od pracy zawodowej nauczycieli będących radnymi w celu umożliwienia im brania udziału w pracach organów gminy. Do brania udziału w pracach tych organów radni - nauczyciele są zobowiązani przepisami art. 24 tej ustawy. Nauczycielom tym za okres, w którym nie świadczą pracy nie przysługuje wynagrodzenie, jednak celem rekompensaty utraconego zarobku pobierają oni dietę na zasadach ustalonych przez radę gminy, stosownie do przepisów § 11 ust. 1 pkt 3 w związku z § 16 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60 poz. 281) oraz w związku z przepisami art. 25 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym.
Jeżeli uważają Państwo, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Państwu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.
Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, sprawozdania z jego realizacji – w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) -oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Państwu tego wystąpienia.
Do wiadomości:
Rada Gminy Piszczac