Lublin, 4 lutego 2004 r.

RIO -091/90a/2003

Pan Krzysztof Świeczak

Dyrektor Zakładu Wodociągów

i Kanalizacji

w Stoczku Łukowskim

Szanowny Panie Dyrektorze,

W dniach od 13 do 20 listopada 2003 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym i omówionym w dniu 5 grudnia 2003 r., zastrzeżeń nie wniesiono.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

1. Nieprawidłowe i niekompletne opracowanie obowiązującej w jednostce dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, poprzez:

- nieokreślenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

- nieokreślenie metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,

- nieustalenie przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń,

- nieokreślenie zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz sposobu ich powiązania z kontami księgi głównej,

- nieujęcie w wykazie kont księgi głównej wszystkich stosowanych kont.

Uzupełnić obowiązującą w jednostce dokumentację - opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, wprowadzoną zarządzeniem Nr 1/2003 dyrektora Zakładu Wodociągów i Kanalizacji - o wszystkie regulacje wymagane przepisami art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2000 Nr 76, poz. 694 z późn. zm.):

- określić rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt. 1 tej ustawy,

- określić metody wyceny aktywów i pasywów, w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt. 2 tej ustawy (przy opracowaniu uwzględniać zasady zawarte w przepisach rozdziału 4 ustawy),

- określić przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. a tej ustawy,

- ująć w wykazie kont księgi głównej wszystkie faktycznie stosowane w ewidencji księgowej konta, stosownie do postanowień § 12 ust. 1 pkt.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) – str. 2, 3 protokołu.

2. Niesporządzanie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Przestrzegać obowiązku sporządzania - na podstawie zapisów na kontach księgi głównej, na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca - zestawienia obrotów i sald, zawierającego:

- symbole lub nazwy kont,

- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego,

pamiętając, że obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika, stosownie do przepisów art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 3 protokołu.

3. Nieprawidłowe ewidencjonowanie operacji gospodarczych związanych z należnościami uznanymi za nieściągalne, obowiązkowym zmniejszeniem wyniku finansowego z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych oraz z rozliczeniami z budżetem z tytułu nadwyżki środków obrotowych.

Przestrzegać obowiązku ewidencjonowania operacji gospodarczych na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont, w porządku systematycznym, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

- należności uznane za nieściągalne ujmować na stronie Wn konta 760 „Pozostałe przychody i koszty”,

- obowiązkowe zmniejszenia wyniku finansowego z tytułu podatku dochodowego ujmować na stronie Wn konta 870 „Podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy”,

- ewidencję rozliczeń z budżetem, dotyczących nadwyżki środków obrotowych, prowadzić na koncie 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” w następujący sposób:

- odprowadzenie zaliczek w ciągu roku

Wn 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”,

Ma 131 „Rachunki bieżące”,

- nadwyżkę nieodprowadzoną do końca roku zapisywać pod datą 31 grudnia danego roku:

- Wn 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”,

- Ma 225 „Rozrachunki z budżetami”,

lub korekta nadpłaconych zaliczek:

Wn 225 „Rozrachunki z budżetami”,

Ma 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”,

- odprowadzenie zaliczek za rok poprzedni:

- Wn 225 odprowadzenie zaliczek w ciągu roku,

- Ma 131 „Rachunki bieżące”,

- w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego saldo konta 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” przeksięgowywać na konto 800 „Fundusz jednostki”,

zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont, określonymi w planie kont dla zakładów budżetowych, stanowiącym załącznik Nr 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych

- str. 3, 4, 6, 7 protokołu.

4. Przypadki korygowania błędnych zapisów w księgach rachunkowych przez zamazanie korektorem błędnej treści i wpisanie poprawnej bez zachowania czytelności błędnego zapisu, umieszczenia daty i podpisu osoby dokonującej poprawki.

Przestrzegać obowiązku poprawiania stwierdzonych błędów w zapisach poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisania poprawki i umieszczenia daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca, stosownie do przepisów art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości; w przypadku ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca bądź prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera błędy poprawia się wyłącznie przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi, zgodnie z przepisami art. 25 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 tej ustawy – str. 4 protokołu.

5. Niezamieszczanie na dowodach księgowych, znajdujących się pod wyciągiem bankowym, adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych wraz ze wskazaniem miesiąca księgowania i podpisem osoby odpowiedzialnej za to wskazanie; niezamieszczanie na dowodach źródłowych ujętych pod wyciągiem bankowym - numeru tego wyciągu, czym naruszono zasadę sprawdzalności ksiąg rachunkowych.

Na dowodach księgowych zamieszczać adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, ze wskazaniem miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, przez m.in. wskazanie symboli kont księgi głównej, na których ma zostać ujęta operacja gospodarcza wykazana w dowodzie źródłowym oraz wskazanie klasyfikacji budżetowej tej operacji, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisu art. 21 ust. 1 pkt. 6 ustawy o rachunkowości. Zapewnić powiązanie dowodów źródłowych z dowodami zbiorczymi, będącymi podstawą zapisów na kontach księgi głównej, np. przez zamieszczanie na dowodach źródłowych ujętych pod wyciągiem bankowym numeru tego wyciągu lub jego pozycji księgowej, celem zapewnienia identyfikacji dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości; zasady te winny być określone w przepisach wewnętrznych - str. 4 protokołu.

6. Niedokonanie obowiązujących przeksięgowań na koniec 2002 r.; nieprzeniesienie salda konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” na konto 800 „Fundusz jednostki”.

Przestrzegać obowiązku dokonywania przeksięgowań, w tym:

- na stronie Wn konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” ujmować w końcu roku poniesione w ciągu roku koszty, w korespondencji z kontami: 400 „Koszty według rodzajów”, 750 „Przychody i koszty finansowe”, 760 „Pozostałe przychody i koszty” oraz obowiązkowe zmniejszenia wyniku finansowego, w korespondencji z kontem 870 „Podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy”;

- na stronie Ma konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” ujmować w końcu roku uzyskane w ciągu roku obrotowego przychody, w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7 „Przychody i koszty ich uzyskania”;

- saldo konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” przenosić w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800 „Fundusz jednostki”, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, ustalonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 4, 5 protokołu.

7. Przekazanie do budżetu gminy w 2002 r. kwoty 12.000 zł tytułem zaliczkowej wpłaty nadwyżki środków obrotowych, pomimo niezaplanowania wpłat nadwyżki środków obrotowych w planie finansowym zakładu.

Zaliczenie do kosztów zespołu 4, a także do kosztów uzyskania przychodów wpłat dokonanych przez zakład do budżetu gminy, co w konsekwencji doprowadziło do zaniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych.

Przy rozliczeniach Zakładu Wodociągów i Kanalizacji z budżetem gminy przestrzegać zasad - ustalonych w § 34 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze (Dz. U. Nr 122, poz. 1333) - zgodnie z którymi zakład budżetowy planuje wpłaty do budżetu w wysokości stanowiącej różnicę między sumą planowanych przychodów, powiększonych o planowany stan środków obrotowych na początek roku, a sumą planowanych wydatków, powiększonych o planowany stan środków obrotowych na koniec roku (§ 34 ust. 1 rozporządzenia). Zaliczkowych (planowanych) wpłat do budżetu nadwyżki środków obrotowych dokonywać zgodnie z § 34 ust. 2-5 rozporządzenia. W przypadku, gdy plan finansowy zakładu budżetowego nie przewiduje wpłaty do budżetu zakład jest obowiązany do dokonania – w terminie 15 dnia od dnia złożenia rocznego sprawozdania finansowego (bilans) – wpłaty do budżetu różnicy między faktycznym a planowanym stanem środków obrotowych na koniec roku, zgodnie z przepisami § 34 ust. 6 w związku z ust. 4 rozporządzenia.

Do kosztów uzyskania przychodów zaliczać wyłącznie takie koszty, które wyczerpują znamiona określone w przepisach art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000, Nr 54 poz. 654 z późn. zm.). Nadwyżka środków obrotowych przekazana na rachunek budżetu gminy nie może być uznana za koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów. Dokonać stosownych rozliczeń dochodowego podatku z właściwym urzędem skarbowym – str. 6, 7 protokołu.

8. Nieprawidłowe ustalenie wysokości normatywnego zużycia wody w umowach z odbiorcami, u których nie zainstalowano wodomierzy.

Dokonać zmian umów na dostawę wody zawartych z odbiorcami, u których nie zainstalowano wodomierzy, dostosowując – ustalone w umowach - normy zużycia wody do norm ustalonych w tabeli Nr 1, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14 stycznia 2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (Dz. U. Nr 8, poz. 70) – str. 8 protokołu.

9. Nieobjęcie stosowanych w Zakładzie dowodów wpłat, na które są przyjmowane należności za zużycie wody, ewidencją druków ścisłego zarachowania.

Objąć ewidencją druków ścisłego zarachowania stosowane w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji druki dowodów wpłat, na które przyjmowane są należności za wodę, celem zapewnienia kontroli nad prawidłowością rozliczenia inkasenta z zebranych na te druki dochodów, a tym samym nad prawidłowością pobierania i gromadzenia środków publicznych, w związku z przepisami art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) – str. 8 protokołu.

10. Nienaliczanie i niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat należności za zużycie wody.

Naliczać i egzekwować odsetki za zwłokę od wpłat należności za wodę dokonanych po ustalonym terminie płatności. Odsetki naliczać w wysokości ustalonej w umowach o dostawę wody, a w przypadku braku uregulowań umownych – w wysokości odsetek ustawowych, stosownie do przepisu art. 481 § 1 i 2 w związku z przepisami art. 359 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) – str. 9 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji – w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) - oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Wójt Gminy Stoczek Łukowski