Lublin, 18 lutego 2004 r.

RIO – 091/95/2003

Pan Marek Zygmunt

Wójt Gminy Werbkowice

Szanowny Panie Wójcie,

W dniach od 23 września do 12 grudnia 2003 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Regina Krzanowska, Alina Pukaluk, Aneta Siek, Marta Byś – przeprowadzili kontrolę kompleksową gospodarki finansowej gminy Werbkowice.

Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym w dniu 19 grudnia 2003 roku, zastrzeżeń nie wniesiono.

W wyniku kontroli nie ujawniono nieprawidłowości o charakterze przestępstw gospodarczych przy realizacji zadań przypisanych jednostce ustawami bądź porozumieniami, jednak ustalenia kontroli wskazują, że przy realizacji zadań popełniono wiele nieprawidłowości i uchybień, mających negatywny wpływ na gospodarkę finansową gminy, które są wynikiem niedostatecznej znajomości, przez pracowników Urzędu, obowiązujących przepisów prawa, lub niewłaściwej ich interpretacji, jak też nieprawidłowego funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej.

W zakresie spraw ogólno-organizacyjnych stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły w szczególności: nieuregulowania formy organizacyjno – prawnej funkcjonowania jednostek oświaty, niepowierzenia skarbnikowi gminy na piśmie obowiązków i odpowiedzialności w zakresie rachunkowości i nieprzeprowadzania w jednostkach organizacyjnych gminy kontroli przestrzegania procedur kontroli finansowej.

Kontrola w zakresie księgowości wykazała, że księgi rachunkowe budżetu i Urzędu Gminy prowadzono rzetelnie, lecz z naruszeniem zasady ich sprawdzalności – nie zachowano porządku systematycznego przy prowadzeniu zapisów o zdarzeniach gospodarczych. W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono m.in. nieprawidłowe sporządzenie przez Urząd Gminy jednostkowych sprawozdań z wykonania planu dochodów i planu wydatków oraz jednostkowych i zbiorczych sprawozdań o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji, bezpodstawne ujmowanie - w sprawozdaniach jednostkowych z wykonania planu wydatków sporządzanych przez Urząd Gminy - danych wynikających ze sprawozdań jednostkowych innych jednostek budżetowych podległych gminie, nierzetelne sporządzenie sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy oraz sprawozdania zbiorczego z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu - w sprawozdaniach za 2002r. - wykazano skutki obniżenia górnych stawek podatków od nieruchomości w kwocie zaniżonej o 94.744 zł oraz skutki udzielonych umorzeń w podatku od nieruchomości w kwocie zaniżonej o 150.668,55 zł oraz wykazano ustaloną szacunkowo (zamiast rzeczywistej) kwotę skutków obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości dla budynków mieszkalnych lub ich części – zwolnionych od podatku od nieruchomości przez Radę Gminy i ustaloną szacunkowo kwotę skutków ich zwolnienia przez Radę, nie wykazano skutków obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości dla nieruchomości zajętych na potrzeby świetlic i remizo-świetlic oraz dla budowli służących do odprowadzania ścieków komunalnych – zwolnionych od podatku od nieruchomości przez Radę Gminy oraz nie wykazano skutków tego zwolnienia.

Znaczną ilość nieprawidłowości mających wpływ na gospodarkę finansową gminy stwierdzono w zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat. Nieprawidłowości te dotyczyły w szczególności:

- nieegzekwowania - od osób fizycznych - obowiązku złożenia wykazu nieruchomości lub informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych i ujawnienia w nich danych odnoszących się do powierzchni użytkowej posiadanych budynków mieszkalnych, zwolnionych przez Radę Gminy od podatku od nieruchomości, a od osób prawnych - obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek rolny i podatek od nieruchomości oraz obowiązku złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości na 2003r. od podatników korzystających z ulg i zwolnień ustawowych wynikających z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz korzystających ze zwolnień wprowadzonych uchwałą Rady Gminy,

- nieprzestrzegania obowiązku terminowego doręczania podatnikom decyzji (nakazów płatniczych) ustalających wysokość zobowiązania pieniężnego,

- nieprzestrzegania obowiązku weryfikowania posiadanych danych o gruntach z danymi zawartymi w ewidencji gruntów prowadzonej przez Starostwo Powiatowe w Hrubieszowie oraz niesprawdzania lub nierzetelnego sprawdzania deklaracji podatkowych na podatek rolny oraz na podatek od nieruchomości złożonych przez podatników na 2002 i 2003r.; w wyniku czego, według ustaleń kontroli, należny gminie podatek od nieruchomości na 2002r. został zaniżony co najmniej o kwotę 32.630,24 zł, a na 2003r. – co najmniej o kwotę 8.742,75 zł;

- nieprzestrzegania obowiązku pobierania od podatników i inkasentów odsetek za zwłokę od wpłacanych zaległości podatkowych; kwota niepobranych odsetek (w poddanej kontroli próbie) wynosiła 533,90 zł,

- zawyżenia udzielonych ulg inwestycyjnych w podatku rolnym z tytułu wydatków poniesionych przez podatników na modernizację budynków inwentarskich (w badanej próbie o kwotę 3.968,10 zł),

- nieprzestrzegania ustawowych terminów stosowania ulgi w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej, w wyniku czego zawyżono w I półroczu 2003r. udzielone z tego tytułu ulgi w podatku rolnym o kwotę 248,30 zł, nieprzestrzeganie obowiązku pobierania opłaty skarbowej od podań i załączników do podań wniesionych w sprawie udzielenia ulgi, nieprzestrzeganie obowiązku dokonywania czynności sprawdzających mających na celu ustalenie, czy zostały dopełnione przez podatnika warunki uprawniające do skorzystania z uzyskanej ulgi w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej,

- podejmowania decyzji - w sprawach umorzenia zaległości podatkowych, umorzenia odsetek za zwłokę, odroczenia terminu płatności podatku, rozłożenia na raty podatku lub zaległości podatkowej - na podstawie argumentów podatnika wymienionych we wniosku, bez zebrania i oceny materiału dowodowego wskazującego na przeprowadzenie przez organ podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego, wydawania tych decyzji bez uzasadnienia prawnego i faktycznego podjętej decyzji oraz udzielania ulg podatkowych przedsiębiorcom bez stosowania przepisów o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców,

- nieprzestrzegania obowiązku systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych; kontrola wykazała przypadki niewystawienia tytułów wykonawczych na zaległości podatkowe podatników, mimo obowiązku wynikającego z przepisów prawa;

- nieegzekwowania od inkasenta opłaty targowej obowiązku terminowego rozliczania się z zebranej opłaty targowej oraz niepobierania odsetek za zwłokę od wpłat dokonanych przez inkasenta po wymaganym terminie płatności,

- nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa przy wydawaniu decyzji i pobieraniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych; wyznaczano okres ważności zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych od dnia wcześniejszego niż dzień wydania zezwolenia (14 przedsiębiorcom na 20 badanych), pobierano w 2002r. opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w wysokości ustalonej niezgodnie z przepisami, w wyniku czego pobrano od 7 przedsiębiorców (na 20 badanych) zawyżoną opłatę na łączną kwotę 51,84 zł, a od 8 przedsiębiorców opłatę zaniżoną na łączną kwotę 78,26 zł).

W zakresie wydatków budżetowych stwierdzono w szczególności: wypłacenie radnym diet w okresie wrzesień – listopad 2002 r. (ogółem w kwocie 10.146 zł), pomimo niezłożenia przez nich oświadczeń majątkowych na dwa miesiące przed terminem wyborów, prowadzenie robót związanych z remontem drogi gminnej bez ich zgłoszenia do nadzoru budowlanego, udzielenie zamówienia publicznego na budowę sali gimnastycznej wraz z łącznikiem w Szkole Podstawowej i Gimnazjum w ...................... wykonawcy, który powinien zostać wykluczony z postępowania, a został wybrany do realizacji tego zadania w oparciu o subiektywna ocenę członków komisji przetargowej.

Z ustaleń kontroli wynika, że w 2002 r. nie przekroczono wydatków budżetowych oraz upoważnienia do zaciągania zobowiązań pieniężnych, co w tym zakresie dowodzi przestrzegania dyscypliny finansów publicznych.

Zadania zlecone z zakresu administracji rządowej zostały wykonane w całości, a otrzymane przez gminę dotacje na realizację tych zadań zostały wykorzystane z zachowaniem zasad gospodarki finansowej, wynikających z obowiązujących przepisów prawnych.

Sprawy z zakresu mienia komunalnego należą do zakresu spraw, które prowadzone są na zadawalającym poziomie.

Część z ujawnionych w trakcie kontroli została wyeliminowana w toku kontroli; nieprawidłowości te są wymienione w protokole kontroli.

Poniżej podaję pozostałe stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie zagadnień ogólno-organizacyjnych:

1.1. Nieokreślenie formy organizacyjno-prawnej gimnazjów w .............. i ........................

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekty uchwał w sprawie określenia formy organizacyjno prawnej gimnazjów w ................ i w ................, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. h ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. nr 1591 z późn. zm.);zgodnie z przepisami art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 1996r. Nr 67, poz. 329 z późn. zm.), szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie jednostek jak i zakładów budżetowych. Wybór formy organizacyjno-prawnej funkcjonowania szkoły decyduje o zasadach jej finansowania ze środków budżetu gminy – powinien być więc dokonany przez Radę Gminy; uchwały Rady Gminy określające formę organizacyjno – prawną szkół przedłożyć radom tych szkół, a w przypadku ich braku – radom pedagogicznym, z wnioskiem o wprowadzenie stosownych zapisów w statutach szkół, stosownie do przepisu art. 50 ust. 2 pkt 1 ustawy o systemie oświaty w związku z art. 52 ust.2 tej ustawy – str. 4 protokołu.

1.2. Nieprawidłowe ustalenie zasad klasyfikacji zdarzeń gospodarczych:

a) w zakładowym planie kont dla budżetu gminy, przez ustalenie obowiązku ewidencji - na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” - wydatków Urzędu Gminy, dokonywanych bezpośrednio z rachunku budżetu gminy;

b) w zakładowym planie kont Urzędu Gminy, przez:

- niewprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” i konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” według podziałek klasyfikacji budżetowej,

- nieuwzględnienie - w zasadach klasyfikacji zdarzeń, na kontach 011 „Środki trwałe”, 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 226 „Długoterminowe należności budżetowe”, 310 „Materiały” - przepisów rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jst,

- nieprawidłowe ustalenie, że konto 229 „Rozrachunki publiczno-prawne” służy do ujmowania rozliczeń z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, odprowadzania wynagrodzeń na rachunki oszczędnościowo – rozliczeniowe oraz potrąceń z list płac pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i z kasy zapomogowo – pożyczkowej.

Nieokreślenie sposobu inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli.

Ustalić w sposób prawidłowy zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych:

* w zakładowym planie kont dla budżetu gminy, przez wykreślenie zapisu dotyczącego obowiązku ujmowania na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” wydatków Urzędu Gminy, w sytuacji, gdy wydatki tej jednostki dokonywane są bezpośrednio z rachunku budżetu gminy;

* w zakładowym planie kont Urzędu Gminy – przez:

- wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” oraz do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, według podziałek klasyfikacji budżetowej,

- ustalenie, że konto 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” służy do ewidencji rozrachunków publicznoprawnych, w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załączniku Nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752)

oraz uzupełnić zasady klasyfikacji zdarzeń na kontach 011 „Środki trwałe”, 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 226 „Długoterminowe należności budżetowe”, 310 „Materiały” - o zasady wynikające z przepisów §§ 13a, 14, 14 a i b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.).

Określić sposób inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli, stosownie do przepisów § 5 ust. 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. Ustalenie i bieżące aktualizowanie - w formie pisemnej - dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, w tym zakładowego planu kont, należy do obowiązków kierownika jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) – str. 7, 8, 9 protokołu.

1.3. Niepowierzenie na piśmie skarbnikowi gminy obowiązków i odpowiedzialności w zakresie określonym w przepisach ustawy o finansach publicznych.

Skarbnikowi gminy powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 w związku z przepisami art. 35 ust. 7 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości powierzyć na piśmie, mając na uwadze przepisy art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości – str. 9, 10 protokołu.

1.4. Nieprzeprowadzanie w 2002 r. kontroli przestrzegania procedur kontroli finansowej w jednostkach organizacyjnych gminy;

Przestrzegać obowiązku przeprowadzania w gminnych jednostkach organizacyjnych kontroli finansowej, przy czym kontrolą w zakresie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 – str. 12 protokołu.

Ponadto, celem zapewnienia możliwości sprawowania kontroli wewnętrznej:

- uzupełnić przepisy regulujące obieg dokumentów finansowo – księgowych, ustalając w nich zasady (drogę) obiegu i kontroli każdego dokumentu finansowo – księgowego przyjętego do stosowania w jednostce oraz terminy przekazywania dokumentów do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, tak aby wyeliminować ryzyko przekazywania ich do zaksięgowania z opóźnieniem uniemożliwiającym wprowadzenie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym,

- zaktualizować zakresy czynności pracowników zatrudnionych na poszczególnych stanowiskach, ujmując w nich zadania faktycznie wykonywane przez tych pracowników,

- określić sposób dokumentowania przeprowadzania inwentaryzacji metodą weryfikacji,

w związku z przepisami art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 9, 10, 11, 21, 28, 40, 89, 127, 128, 15 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości:

2.1. Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych w dzienniku budżetu oraz na kontach imiennych najemców bez podania numeru identyfikacyjnego i daty dowodu księgowego, na podstawie którego zapisu dokonano.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania w dzienniku oraz w ewidencji analitycznej – imiennych kontach najemców lokali mieszkalnych - numeru identyfikacyjnego i daty dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości – str. 14, 102 protokołu.

2.2. Niezachowanie obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach gospodarczych w księdze głównej budżetu i Urzędu Gminy w porządku systematycznym, w tym:

- prowadzenie zapisów w księdze głównej Urzędu Gminy na dwóch kontach o symbolu 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (odrębnie dla dochodów i wydatków), mimo, że w zakładowym planie kont przyjęto do stosowania jedno konto;

- bezzasadne ujmowanie na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” wydatków Urzędu Gminy dokonywanych bezpośrednio z rachunku budżetu gminy;

- ujmowanie na koncie 400 „Koszty według rodzajów” zapłaconych odsetek od kredytu bankowego i obligacji komunalnych oraz kosztów obsługi bankowej,

- nieprawidłowe ewidencjonowanie operacji dotyczących dochodów wyegzekwowanych przez Urząd Skarbowy, stosowanie zapisów czerwono – czarnych przy księgowaniu tych operacji;

- nieprawidłowe ujmowanie operacji dotyczących odprowadzenia z kasy Urzędu Gminy, na rachunek sum depozytowych, wadiów wpłaconych przez uczestników przetargów;

- bezzasadne ujmowanie na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” potrąceń dokonanych z wynagrodzeń pracowników - rat pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i z Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej oraz wynagrodzeń netto podlegających przekazaniu na rachunki oszczędnościowo – rozliczeniowe pracowników;

- dokonanie w końcu 2002r. nieprawidłowych przeksięgowań: zrealizowanych dochodów budżetowych z konta 901 „Dochody budżetu”, dotacji z budżetu i środków budżetowych wykorzystanych na inwestycje z konta 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”, poniesionych kosztów i uzyskanych przychodów odpowiednio z konta 400 „Koszty według rodzaju”, 401 „Amortyzacja”, 750 „Przychody i koszty finansowe” oraz z konta 761 „Pokrycie amortyzacji”, przez przeniesienie obrotów tych kont zamiast salda;

oraz

- nieujmowanie w księdze głównej Urzędu Gminy operacji związanych z pobieraniem opłat za wydawanie dowodów osobistych, podlegających przekazaniu do budżetu.

Przestrzegać obowiązku dokonywania - na kontach księgi głównej - zapisów o zdarzeniach w ujęciu systematycznym, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

a) zrealizowane przez Urząd Gminy dochody i wydatki budżetowe ujmować na jednym koncie syntetycznym 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, zgodnie z ustaleniami zakładowego planu kont; dla zachowania czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” korekty błędnych zapisów oraz zwrotu wydatków dokonywać - na subkontach dochodów i wydatków prowadzonych do tego konta - dodatkowym technicznym zapisem ujemnym, bądź dostosować zapisy zakładowego planu kont do stosowanego w jednostce sposobu;

b) operacje gospodarcze związane z pobieraniem opłat za wydawanie dowodów osobistych, podlegających przekazaniu do budżetu państwa, ujmować w księdze głównej Urzędu Gminy:

- wpływ opłaty:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,

- przekazanie środków:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

c) wydatki jednostki – Urząd Gminy – dokonywane z rachunku budżetu gminy ujmować w księdze głównej budżetu gminy:

Wn 902 „Wydatki budżetu”,

Ma 133 „Dochody budżetu”;

d) zapłacone odsetki od kredytu bankowego (po zakończeniu inwestycji) i obligacji komunalnych oraz poniesione koszty obsługi bankowej ujmować na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe”;

e) operacje dotyczące wyegzekwowanych przez Urząd Skarbowy dochodów gminy miasta ujmować:

wpływ dochodów:

* w księdze głównej budżetu:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,

Ma 224 „Rozrachunki budżetu”,

* w księdze głównej Urzędu Gminy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” (subkonto dochodów),

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

- rozliczenie zrealizowanych przez Urząd Skarbowy dochodów- na podstawie złożonego sprawozdania:

* w księdze głównej budżetu:

Wn 224 „Rozrachunki budżetu”,

Ma 901 „Dochody budżetu”,

- wydatki z tytułu opłaty komorniczej, o które Urząd Skarbowy pomniejsza pobrane dochody – ujmować w kwotach wynikających ze złożonego przez US sprawozdania zapisem:

* w księdze głównej budżetu:

Wn 902 „Wydatki budżetu”,

Ma 224 „Rozrachunki budżetu”,

* w księgach rachunkowych Urzędu:

Wn 400 „Koszty według rodzajów”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” – subkonto wydatków;

f) operacje dotyczące odprowadzenia z kasy wadiów wniesionych przez uczestników przetargów na rachunek sum depozytowych ujmować w księdze głównej Urzędu Gminy:

Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

Ma 101 „Kasa”;

- wpływ wadium na rachunek sum depozytowych (na podstawie wyciągu bankowego) ujmować:

Wn 139 „Inne rachunki bankowe”,

Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”;

g) rozrachunki z pracownikami dotyczące:

- przelewu wynagrodzeń pracowników na ich rachunki oszczędnościowo – rozliczeniowe ujmować:

Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

- potrąceń z wynagrodzeń pracowników rat pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ujmować:

Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

- potrąceń z wynagrodzeń pracowników rat pożyczek z Kasy Zapomogowo – Pożyczkowej ujmować:

Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”;

h) przy dokonywaniu obowiązujących w końcu roku przeksięgowań przenosić:

- saldo konta 901 „Dochody budżetu” na stronę Ma konta 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu”,

- saldo konta 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” na stronę Wn konta 800 „Fundusz jednostki”,

- saldo konta 400 „Koszty według rodzajów”, saldo konta 401 „Amortyzacja” oraz koszty operacji finansowych wykazane na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe” w kwotach wynikających z salda strony Wn tego konta - na stronę Wn konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”,

- saldo konta 761 „Pokrycie amortyzacji”, przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz przychody finansowe wykazane na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe” w kwotach wynikających z salda Ma tego konta na stronę Ma konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”,

stosownie do zasad funkcjonowania wymienionych kont, określonych w załączniku Nr 1 i 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – str. 15, 16, 17, 18, 33, 39 protokołu.

2.3. Nieprowadzenie ewidencji szczegółowej (analitycznej) do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” księgi głównej Urzędu Gminy.

Zaprowadzić i prowadzić na bieżąco ewidencję analityczną do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” według podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie z planem finansowym Urzędu Gminy, w szczegółowości: dział, rozdział i paragraf klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta, określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – str. 19 protokołu.

2.4. Niewykazywanie w zestawieniach obrotów i sald kont syntetycznych księgi głównej budżetu gminy i księgi głównej Urzędu Gminy obrotów za okres sprawozdawczy.

W sporządzanym na podstawie zapisów na kontach księgi głównej budżetu gminy i Urzędu Gminy na koniec każdego okresu sprawozdawczego (nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca) zestawieniu obrotów i sald zawierać wszystkie dane określone przepisami art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym obroty za okres sprawozdawczy (pkt 2)

– str. 19 protokołu.

2.5. Niezamieszczanie pieczątki wpływu określającej datę otrzymania przez Urząd Gminy sprawozdań budżetowych złożonych wójtowi gminy przez kierowników jednostek organizacyjnych.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania na dokumentach, w tym na formularzach sprawozdań budżetowych składanych wójtowi przez kierowników jednostek organizacyjnych gminy, daty wpływu dokumentu do Urzędu Gminy, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.), co umożliwi ustalenie, czy zachowany został przez kierowników jednostek termin złożenia sprawozdań jednostkowych określony przepisami załącznika Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 z późn. zm.) – str. 20, 21 protokołu.

2.6. Nieprawidłowości w sporządzaniu sprawozdań budżetowych polegające na:

- nieprawidłowym sporządzeniu jednostkowych sprawozdań budżetowych Urzędu Gminy: - Rb - 27 S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” oraz Rb-28 S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002r. oraz za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 r., w wyniku niezamieszczenia w nich pełnego zakresu danych oraz ujęcia w sprawozdaniach Rb – 28 S danych wynikających ze sprawozdań jednostkowych Rb – 28 jednostek budżetowych podległych gminie;

- niezamieszczeniu w jednostkowych i zbiorczych sprawozdaniach Rb – Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji” - za okres od początku roku do 31 grudnia 2002r. oraz za okres od początku roku do 30 czerwca 2003r. - danych uzupełniających dotyczących wyemitowanych papierów wartościowych;

- sporządzeniu zbiorczych sprawozdań Rb – 27 S oraz Rb – 28 S za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002r. oraz za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003r. na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych;

- nierzetelnym sporządzeniu sprawozdania Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy” oraz sprawozdania zbiorczego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego - za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2002r. oraz za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003r., przez:

a) w 2002r. - wykazanie skutków obniżenia górnych stawek podatków od nieruchomości w kwocie zaniżonej o 94.744 zł oraz skutków udzielonych umorzeń w podatku od nieruchomości w kwocie zaniżonej o 150.668,55 zł, wykazanie szacunkowo ustalonych skutków obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości dla budynków mieszkalnych lub ich części – zwolnionych od podatku od nieruchomości przez Radę Gminy i szacunkowo ustalonych skutków ich zwolnienia przez Radę Gminy od tego podatku, niewykazanie skutków obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości dla nieruchomości zajętych na potrzeby świetlic i remizo-świetlic oraz dla budowli służących do odprowadzania ścieków komunalnych – zwolnionych od podatku od nieruchomości przez Radę Gminy oraz niewykazanie skutków ich zwolnienia przez Radę;

b) w 2003r. - niewykazanie skutków obniżenia górnych stawek podatku dla podatku leśnego w kwocie 11 zł, wykazanie ustalonej szacunkowo kwoty skutków zwolnienia przez Radę Gminy od podatku od nieruchomości budynków mieszkalnych lub ich części, niewykazanie skutków zwolnienia przez Radę Gminy gruntów i budynków lub ich części zajętych na potrzeby świetlic oraz remizo- świetlic oraz gruntów i budowli służących do odprowadzania ścieków komunalnych,

c) niewykazanie w sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za 2002r. skutków udzielonych ulg w podatkach z tytułu umorzeń odsetek za zwłokę.

Przestrzegać obowiązku sporządzania sprawozdań budżetowych zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, a w szczególności:

- zamieszczać w sprawozdaniach Urzędu Gminy Rb - 27 S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego” sporządzanych za marzec, czerwiec, wrzesień i za rok – danych w kolumnach: „Należności”, „Dochody otrzymane”, „Saldo końcowe”, „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy”, „Skutki udzielonych przez gminę: ulg, odroczeń, umorzeń (…)”, stosownie do przepisów § 4 pkt 2 i pkt 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 2 do tego rozporządzenia;

- w sprawozdaniach jednostkowych Urzędu Gminy Rb – 28 S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego” zamieszczać dane o zaangażowaniu oraz dane o stanie zobowiązań na koniec okresu sprawozdawczego stosownie do przepisów § 8 ust. 2 pkt 2, 4 i 5 powołanej Instrukcji;

- zaprzestać zamieszczania w sprawozdaniach jednostkowych Rb – 28 S Urzędu Gminy danych wynikających ze sprawozdań jednostkowych Rb – 28 S jednostek budżetowych podległych gminie; stosownie do przepisów § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej sprawozdania jednostkowe sporządza się na podstawie własnych ksiąg rachunkowych;

- przestrzegać obowiązku zamieszczania w jednostkowych i zbiorczych sprawozdaniach Rb – Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji”, danych uzupełniających dotyczących wyemitowanych papierów wartościowych, wymaganych zgodnie z treścią wzoru sprawozdania, stanowiącego załącznik Nr 18 do rozporządzenia;

- przestrzegać zasady sporządzania zbiorczych sprawozdań budżetowych Rb – 27 S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz Rb – 28 S z wykonania planu wydatków budżetowych - na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu, stosownie do przepisów § 8 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia,

- w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków za okres sprawozdawczy” - sprawozdania Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy” oraz zbiorczego sprawozdania Rb-27S „miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” – ujmować kwoty stanowiące różnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina mogłaby osiągnąć stosując górne stawki podatków, a dochodami, jakie wynikają z zastosowania niższych stawek uchwalonych przez Radę Gminy, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 9 i § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”; w kolumnie „ Skutki udzielonych przez gminę: ulg, odroczeń, umorzeń, …” wykazywać rzeczywiste skutki udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń zwolnień, w tym m.in. kwoty stanowiące skutki zwolnień od podatku od nieruchomości wprowadzonych uchwałą Rady Gminy i kwot stanowiących skutki udzielonych ulg w zapłacie podatków udzielonych przez organ podatkowy, stosownie do § 3 ust. 1 pkt 10 i § 7 ust. 3 cytowanej „Instrukcji…” w związku z § 10 ust. 1 rozporządzenia.

Sporządzić skorygowane sprawozdania za I półrocze 2002r. i 2003r. oraz przekazać je – również w formie elektronicznej – Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Lublinie Oddział Zamiejscowy w Zamościu, w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia; załączyć szczegółową informację o wielkościach dokonanych korekt i wskazać, że korekta została dokonana w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO.

W sprawozdaniach jednostkowych i zbiorczych jednostek samorządu terytorialnego Rb 27 „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” wykazywać w kolumnie „Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń (…)” skutki udzielonych ulg w podatkach z tytułu umorzeń, stosownie do przepisów § 8 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz przepisów § 3 ust. 1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do tego rozporządzenia.

– str. 22, 47, 48, 49, 50, 83 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Nieprawidłowe poprawianie błędnych zapisów w dowodach księgowych.

Błędy w dowodach księgowych poprawiać przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, przy czym nie można poprawiać pojedynczych liter i cyfr, zgodnie z przepisami art. art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości - str. 28, 29 protokołu.

4. W zakresie wykonania budżetu:

4.1. W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat:

4.1.1. Nieujmowanie na kontach podatników (jako należności) naliczonych odsetek za zwłokę w kwocie wpłaconej.

Przestrzegać obowiązku ujmowania na kontach podatników (jako należności) naliczonych odsetek za zwłokę i innych należności ubocznych w kwocie wpłaconej – na podstawie dokumentu wpłaty, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów § 13 ust. 2 pkt 1 lit. b oraz § 16 pkt 1 lit. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.) – str. 58 protokołu.

4.1.2. Ewidencjonowanie wpłat na kontach podatników (osoby prawne) niezgodnie z datą faktycznej zapłaty podatku.

Przestrzegać obowiązku ewidencjonowania na kontach podatników dokonanej przez nich zapłaty podatków pod datą faktycznego obciążenia rachunku bankowego podatnika, wskazaną na poleceniu przelewu, stosownie do przepisów art. 60 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) – str. 58 protokołu.

4.1.3. Nieegzekwowanie od podatników, będących osobami fizycznymi, dopełnienia obowiązku złożenia informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz ujawnienia w nich danych odnoszących się do powierzchni użytkowej posiadanych budynków mieszkalnych - zwolnionych przez Radę Gminy od podatku od nieruchomości.

Wezwać – na podstawie art. 274a § 1 Ordynacji podatkowej - podatników podatku od nieruchomości, będących osobami fizycznymi, do złożenia informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz ujmowania w tych informacjach danych o wszystkich posiadanych nieruchomościach, w tym o powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych, zwolnionych przez Radę Gminy od podatku od nieruchomości, stosownie do przepisów art. 6 ust. 6 i ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 9, poz. 84 z późn. zm.). W przypadku niezłożenia informacji - żądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn jej niezłożenia, stosownie do przepisów art. 274a § 1 Ordynacji podatkowej - str. 59, 60 protokołu.

4.1.4. Dokonanie wymiaru podatku rolnego na rok 2002 i 2003 osobom prawnym – parafiom rzymsko-katolickim – w drodze decyzji wójta gminy.

Poinformować osoby prawne – parafie rzymsko-katolickie - o obowiązku składania deklaracji podatkowych na podatek rolny i opłacania zadeklarowanego podatku w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego na rachunek budżetu gminy w terminach do dnia 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada, stosownie do przepisów art. 6a ust. 8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 1993r. Nr 94 poz. 431 z późn. zm.) – str. 61 protokołu.

4.1.5. Nieterminowe doręczanie podatnikom decyzji ustalających wysokość zobowiązania pieniężnego (nakazów płatniczych).

Przestrzegać obowiązku doręczania podatnikom nakazów płatniczych w terminie nie późniejszym niż 14 dni przed upływem ustawowego terminu płatności zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 47 § 2 Ordynacji podatkowej – str. 62 protokołu.

4.1.6. Przypadki niezachowania obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej, będące podatnikami podatku rolnego, podatku od nieruchomości oraz przez podatników podatku od środków transportowych (opóźnienia w badanej próbie podatników podatku rolnego w 2002r. – do 21 dni, w badanej próbie podatników podatku od nieruchomości w 2002r. – do 60 dni, a w 2003r. - do 162 dni, w badanej próbie podatników podatku od środków transportowych w 2003r. – do 1 miesiąca, a w przypadkach zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku po 15 lutego – w 2003r. opóźnienia od 7 do 107 dni); nieegzekwowanie obowiązku złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości na 2003r. od podatników korzystających z ulg i zwolnień ustawowych wynikających z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz korzystających ze zwolnień wprowadzonych uchwałą Rady Gminy na podstawie kompetencji wynikających z tej ustawy .

Przestrzegać obowiązku dokonywania czynności sprawdzających terminowość składania przez podatników deklaracji podatkowych, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej i egzekwować od podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej – w tym również od podatników korzystających ze zwolnień – obowiązek przedkładania deklaracji na podatek rolny, deklaracji na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy w terminie do 15 stycznia, deklaracji na podatek od środków transportowych w terminie do 15 lutego, oraz w ciągu 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku, gdy obowiązek ten powstał po 15 lutym roku podatkowego, stosownie do przepisów art. 6a ust. 8 pkt 1 i ust. 9 ustawy o podatku rolnym oraz przepisów art. 6 ust. 9 pkt 1 i ust. 10 i art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

Obowiązek złożenia deklaracji podatkowej na podatek od nieruchomości ciąży również na jednostce - Urząd Gminy w Werbkowicach, posiadającej w bezpośrednim zarządzie nieruchomości podlegające opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Stosownie do przepisów art. 2 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, nieruchomości lub ich części zajęte na potrzeby organów jednostek samorządu terytorialnego, w tym urzędów gmin, nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości; z przepisów tych wynika więc, że pozostałe nieruchomości znajdujące się w bezpośrednim zarządzie wójta gminy podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości.

Z informacji o stanie mienia komunalnego - stanowiącej załącznik do projektu uchwały budżetowej na 2003r. - wynika, że w bezpośrednim zarządzie gminy Werbkowice są m. in. działki budowlane – 5 ha, tereny rekreacyjne – 12 ha, pozostałe grunty – 15 ha (wysypisko śmieci, boiska sportowe, utwardzone place), parki 1 ha, budynek po byłej szkole w ..................., hala diagnostyczna i warsztatowa po byłym POM-ie, 18 obiektów użyteczności publicznej (świetlic wiejskich i remizo-świetlic).

W przypadku niezłożenia deklaracji żądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn jej niezłożenia lub wezwać podatnika do jej złożenia, na podstawie przepisów art. 274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że podatnik - mimo ciążącego na nim obowiązku - nie złożył deklaracji podatkowej, wydawać decyzję, w której określać wysokość zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej – str. 63, 64, 65, 91, 92 protokołu.

4.1.7. Niesprawdzanie lub nierzetelne sprawdzanie deklaracji podatkowych dotyczących podatku rolnego oraz podatku od nieruchomości przedkładanych przez podatników w zakresie o którym mowa w art. 272 ust. 2 i 3 Ordynacji podatkowej, szczególnie w przypadkach, gdy:

- podatnik (konto nr 12) w deklaracji na podatek rolny na 2003r. wykazał inną powierzchnię gruntów ogółem w ha fizycznych i przeliczeniowych niż w deklaracji na 2002r. oraz w deklaracji na 2003r. podatnik naliczył podatek rolny od gruntów ornych klasy V, użytków zielonych klasy V i VI, a nie naliczył podatku rolnego od gruntów ornych kl II, III, użytków zielonych klasy IV, gruntów rolnych zabudowanych klasy II, III, IIb, IVa, IVb oraz rowy nie sklasyfikowane – wykazując te grunty jako niepodlegajace przeliczeniu na ha przeliczeniowe;

- podatnik (konto 15) w deklaracjach na podatek rolny na rok 2001, 2002 oraz 2003 wykazał 4,95 ha fizycznych gruntów lecz różną powierzchnię ha przeliczeniowych gruntów podlegających opodatkowaniu podatkiem rolnym (na 2001r. – 4,28 ha przel., na 2002r. – 3,95 ha przel., na 2003r. – 3,67 ha przel.);

- przedsiębiorcy (konto nr 27, 28a, 11) w deklaracji na podatek od nieruchomości na 2002r. oraz przedsiębiorcy (konto nr 10, 27, 45, 44) w deklaracji na podatek od nieruchomości na 2003r. wykazali „pozostałe grunty” (zieleńce, grunt pod pustym budynkiem) oraz „pozostałe budynki” (pustostany); w wyniku nieprawidłowego zakwalifikowania przez przedsiębiorców budynków lub ich części oraz gruntów i stosowania stawek podatkowych określonych dla pozostałych budynków i gruntów – w badanej próbie został zaniżony należny gminie podatek od nieruchomości na 2002r. - o kwotę 32.630,24 zł, a na 2003r. – o kwotę 8.742,75 zł;

- podatnicy w deklaracji na podatek od nieruchomości na 2003r. nie zamieścili wszystkich danych identyfikujących składającego deklarację oraz rodzaj własności nieruchomości (np. konto nr 8, 13, 33, 42, 43);

- podatnicy złożyli deklaracje na 2003r. na formularzach niezgodnych z wzorem ustalonym przez Radę Gminy (konto nr 30 i 46).

Dokonać weryfikacji danych zawartych w deklaracjach podatkowych składanych przez podatników, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej, zwracając szczególna uwagę na fakt opodatkowania podatkiem od nieruchomości odpowiednio budynków i gruntów będących w posiadaniu podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i na stosowane przez nich stawki, określone dla tego rodzaju nieruchomości lub gruntu w stosownej uchwale Rady Gminy, zgodnie z przepisami art. 5 ust. 1 w związki z przepisami art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

Zwrócić się do wymienionych podatników o złożenie niezbędnych wyjaśnień – na podstawie przepisów art. 274a Ordynacji podatkowej, po czym określić stosowną decyzją – po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - prawidłową wysokość zobowiązania podatkowego, również za lata ubiegłe, stosownie do przepisów art. 21§ 3 Ordynacji podatkowej, z uwzględnieniem przedawnienia zobowiązań podatku, którego termin został określony w przepisach ar. 70 § 1 tej ustawy.

Przypominam, że - w obowiązującym do 31 grudnia 2002r. stanie prawnym - budynki i grunty będące w posiadaniu przedsiębiorcy, podlegające podatkowi od nieruchomości, były z mocy prawa związane z działalnością gospodarczą i podlegały opodatkowaniu stawkami określonymi w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – uchwała 5 sędziów NSA (opublikowana w ONSA 2001/14/150). Zgodnie z przepisami art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2003r. – grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy, tj. grunty pod jeziorami, zajęte na zbiorniki wodne lub elektrowni wodnych – zalicza się do gruntów, budynków i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, chyba że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych - str. 65, 66, 67, 68 protokołu.

4.1.8. Niedokonywanie rozliczenia wniesionej przez podatnika zaległości podatkowej na odsetki za zwłokę i należność główną.

Przestrzegać obowiązku rozliczania wpłaty zaległości podatkowej – w przypadku, gdy dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę – proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej.

Dokonać rozliczenia kwot wpłaconych przez badanych w toku kontroli podatników oraz wyegzekwować pozostałą kwotę zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Sprawdzić terminowość wpłat przez pozostałych – nie objętych kontrolą – podatników; w przypadku stwierdzenia zwłoki – postąpić w wyżej opisany sposób – str. 71, 72, 92 protokołu.

4.1.9. Nieegzekwowanie - od inkasentów podatków oraz inkasenta opłaty targowej - obowiązku terminowego dokonywania wpłat podatków oraz niepobieranie odsetek za zwłokę w przypadkach, gdy dokonana przez inkasenta wpłata nie pokrywała kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę (w 7,2% próbie inkasentów – w 2002r. na kwotę 9,50 zł).

Egzekwować od inkasentów podatków i opłat obowiązek terminowego wnoszenia na rachunek bankowy budżetu gminy zainkasowanych kwot podatków oraz pobierać odsetki za zwłokę od rat podatków nie wpłaconych przez nich w terminie, stosownie do przepisu art. 51 § 3 w związku z art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej, bowiem raty podatków nie wpłacone przez inkasenta w terminie traktuje się jako zaległość podatkową, od której należy pobrać odsetki za zwłokę. Stosownie do przepisu art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po dniu, w którym – zgodnie z przepisami prawa podatkowego – powinna nastąpić zapłata podatku, chyba że Rada Gminy ustali termin późniejszy.

Dokonać rozliczenia kwot wpłaconych przez inkasentów objętych kontrolą, zgodnie z przepisami art. 55 §2 Ordynacji podatkowej oraz wyegzekwować pozostałą kwotę zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Sprawdzić terminowość wpłat przez pozostałych – nie objętych kontrolą – inkasentów; w przypadku stwierdzenia zwłoki – postąpić w wyżej opisany sposób – str. 73, 95 protokołu.

4.1.10. Zawyżenie udzielonych ulg inwestycyjnych w podatku rolnym z tytułu wydatków poniesionych na modernizację budynków inwentarskich (w badanej próbie o kwotę 3.968,10 zł) w związku z przyjęciem – jako udokumentowanie wydatków poniesionych na realizację inwestycji, uzasadniających prawo do tej ulgi - rachunku, w którym jako nabywcę wskazano osobę trzecią, nie będącą podatnikiem wnioskującym o udzielenie ulgi i rachunku (faktury) nie spełniającego wymagań formalnych określonych przepisami prawa, oraz w związku z przyjęciem do naliczenia ulgi inwestycyjnej wydatków poniesionych przez podatnika na zakup wyposażenia i urządzeń technicznych nie związanych trwale z budynkiem; nieżądanie od podatnika załączenia do wniosku o przyznanie ulgi inwestycyjnej zestawienia poniesionych wydatków inwestycyjnych.

Przy stosowaniu ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym przestrzegać zasady, że udokumentowaniem wydatków poniesionych przez podatnika na inwestycję i uprawniających do przyznania ulgi inwestycyjnej winny być rachunki lub faktury, albo ich uwierzytelnione odpisy, wystawione wyłącznie na jego nazwisko, stosownie do przepisów art. 13 ust. 2 i art. 13 d ust. 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym (t.j. Dz. U. z 1993r. Nr 94, poz. 431 ze zm.); żądać od podatników składających wnioski o przyznanie ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym, dołączania do wniosku zestawienia poniesionych wydatków inwestycyjnych wraz z rachunkami lub ich uwierzytelnionymi odpisami, stwierdzającymi wysokość tych wydatków, stosownie do przepisów art. 13 d ust. 2 cytowanej ustawy o podatku rolnym.

Do wydatków poniesionych przez podatnika w związku z inwestycją przyjmować wydatki udokumentowane rachunkami (fakturami) spełniającymi wymogi formalne określone przepisami prawa, tj. zawierające m. in. wskazanie imienia i nazwiska nabywcy i jego adresu, kolejnego numeru faktury, czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 27, poz. 268 ze zm.).

Ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym udzielać wyłącznie z tytułu wydatków poniesionych na budowę lub modernizację budynków inwentarskich oraz na zakup i zainstalowanie urządzeń wskazanych w przepisach art. 13 ust. 1 ustawy o podatku rolnym. Poniesienie - związku z modernizacją budynku inwentarskiego - wydatków na zakup wyposażenia i urządzeń technicznych nie związanych trwale z budynkiem (np. na zakup ogrzewacza wody, kosza, wiadra wraz z wyciskaczem, wieszaka na ręcznik, zgarniacza obornika i jego transportu) nie stanowi – w myśl przepisów tej ustawy – okoliczności uzasadniającej nabycie prawa do ulgi inwestycyjnej. Interpretacja przepisów ustawy o podatku rolnym w tym zakresie zawarta została w piśmie zastępcy dyrektora Departamentu Podatków Lokalnych i Katastru Ministerstwa Finansów znak: LK-421/LP/03/AP z dnia 28 listopada 2003 r., opublikowanym w Biuletynie Skarbowym 2003/3/22 – str. 75, 76, 77, 78 protokołu.

4.1.11. Nieprzestrzeganie ustawowych terminów stosowania ulgi żołnierskiej w podatku rolnym, w wyniku czego zawyżono w I półroczu 2003r. udzielone ulgi o kwotę 248,30 zł.

Przy ustalaniu ulgi w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej przestrzegać zasad określonych w przepisach ustawy o podatku rolnym, pamiętając, że ulga ta przysługuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik lub członek jego rodziny został powołany do odbycia służby wojskowej, a stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek o udzielenie ulgi - do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby, stosownie do przepisów art. 13 a ust. 3 i 13 d ust. 3 ustawy – str. 79, 80 protokołu.

4.1.12. Niepobranie opłaty skarbowej od podań (wniosków) i załączników do podań złożonych przez podatników w sprawie udzielenia ulgi w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej.

Przestrzegać obowiązku pobierania opłaty skarbowej od podań i załączników do podań w sprawie udzielenia ulgi w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej, stosownie do przepisu art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 9 września 2000r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 86, poz. 960 ze zm.), w wysokości 5 zł od podania i 0,50 zł od załącznika, zgodnie z załącznikiem do tej ustawy „Szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki oraz zwolnienia”.

Podania i załączniki do podań wnoszone przez podatników w sprawie ulg w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej nie podlegają wyłączeniu z opłaty skarbowej na podstawie przepisów art. 2 ust. 1 ustawy o opłacie skarbowej, oraz nie podlegają zwolnieniu na podstawie przepisów zawartych w załączniku do tej ustawy – str. 80, 81 protokołu.

4.1.13. Doręczanie stronie decyzji o zastosowaniu ulg ustawowych w podatku rolnym bez pokwitowania jej odbioru.

Przestrzegać obowiązku doręczania pism, w tym decyzji o zastosowaniu ulg i zwolnień w podatku rolnym, za pokwitowaniem przez pocztę, stosownie do przepisów art. 144 ustawy Ordynacja podatkowa. Odbierający pismo potwierdza doręczenie własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia; jeżeli odbierający pismo nie może potwierdzić doręczenia lub uchyla się od tego - doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu, stosownie do przepisów art. 152 § 1 i § 2 tej ustawy. Jedynie doręczenie decyzji zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa wywołuje skutki prawne przewidziane przez obowiązujące przepisy prawne; w przypadku błędnego doręczenia czynność ta jest bezskuteczna – str. 78, 81, 83 protokołu.

4.1.14. Nieokreślenie – w decyzjach rozstrzygających o zastosowaniu zwolnienia od podatku rolnego gruntów – kwoty udzielonego zwolnienia w podatku rolnym na dany rok podatkowy.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania - w decyzjach rozstrzygających o zastosowaniu zwolnienia od podatku rolnego gruntów – kwoty udzielonego zwolnienia w podatku rolnym na dany rok podatkowy, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 210 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej, w związku z przepisami § 2 ust. 1 pkt 7 i § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego – str. 82 protokołu.

4.1.15. Nieprawidłowości przy podejmowaniu decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, umorzenia odsetek za zwłokę, odroczenia terminu płatności podatku, rozłożenia na raty podatku lub zaległości podatkowej, polegające na:

- podejmowaniu tych decyzji na podstawie argumentów podatnika wymienionych we wniosku, bez zebrania i oceny materiału dowodowego wskazującego na przeprowadzenie przez organ podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego,

- nieokreśleniu w wydanych decyzjach o umorzeniu zaległości podatkowej kwoty umorzonych odsetek za zwłokę,

- wydawaniu decyzji w sprawie ulg podatkowych bez uzasadnienia prawnego i faktycznego podjętej decyzji,

- udzielaniu ulg podatkowych przedsiębiorcom bez stosowania przepisów o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców.

Przy rozpatrywaniu wniosków podatników o udzielenie ulg w zapłacie podatku - w tym dotyczących umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę, odroczenia terminu płatności podatku lub rozłożenia zapłaty podatku na raty, odroczenia lub rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę - każdorazowo przeprowadzać wnikliwe postępowanie wyjaśniające, mające na celu dokładne ustalenie okoliczności faktycznych mających wpływ na załatwienie sprawy oraz ustalenie czy istnieje ważny interes społeczny lub interes podatnika uzasadniający uwzględnienie wniosku podatnika, stosownie do przepisów art. 48 § 1 i art. 67 § 1 Ordynacji podatkowej. Wydanie decyzji w tych sprawach powinno być poprzedzone zebraniem wyczerpującego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywna ocenę stanu faktycznego (art. 187 § 1 ustawy) w celu ustalenia, czy istnieje ważny interes podatnika lub interes publiczny, uzasadniający uwzględnienie wniosku.

W wydanych decyzjach w sprawie umorzenia zaległości podatkowej określać kwoty umorzonych odsetek za zwłokę, w związku z przepisami art. 67 § 2 oraz art. 210 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którymi umorzenie zaległości podatkowej powoduje również umorzenie odsetek za zwłokę w całości lub w takiej części, w jakiej została umorzona zaległość podatkowa, a rozstrzygniecie w tej sprawie winno być zawarte w decyzji.

W decyzjach o odroczeniu terminu płatności podatku rolnego oraz o rozłożeniu na raty zapłaty zaległości podatkowej zamieszczać wszystkie elementy określone w przepisach art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej, a w szczególności uzasadnienie faktyczne i prawne, stosownie do art. 210 § 1 pkt 5 tej ustawy. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, a uzasadnienie prawne powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa, stosownie do przepisów art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z przepisami art. 210 § 5 tej ustawy można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony; nie dotyczy to jednak decyzji, na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku.

Przedsiębiorcom udzielać ulg podatkowych zgodnie z przepisami o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców – art. 48 § 3 oraz art. 67 § 1a ustawy Ordynacja podatkowa, żądając od przedsiębiorcy - stosownie do przepisów art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2002r. o warunkach dopuszczalności i nadzoru pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. Nr 141, poz. 1177 z późn. zm.) – złożenia informacji o pomocy udzielonej im w okresie 3 kolejnych lat poprzedzających dzień złożenia wniosku o udzielenie pomocy, na formularzu według wzoru ustalonego rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 listopada 2002r. w sprawie wzoru formularza informacji o pomocy publicznej uzyskanej przez przedsiębiorcę (Dz. U. Nr 196, poz. 1654). Do czasu przekazania przez przedsiębiorcę tych informacji nie wszczyna się postępowania w sprawie udzielenia pomocy, stosownie do przepisów art. 44 ust. 1 ustawy o warunkach dopuszczalności i nadzoru pomocy publicznej dla przedsiębiorców; str. 84, 85 protokołu.

4.1.16. Przypadki niewystawienia tytułów wykonawczych na zaległości podatkowe podatników (7 podatnikom w badanej próbie podatników z sołectwa .......................).

Przestrzegać obowiązku systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, stosownie do przepisów § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wystawiać na zaległości podatkowe podatników tytuł wykonawczy, stosownie do przepisów § 5 tego rozporządzenia – str. 87 protokołu.

4.1.17. Przypadki niezamieszczenia na deklaracjach - złożonych przez podatników podatku od środków transportowych – pieczątki wpływu do Urzędu Gminy, określającej datę jej otrzymania.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania, na deklaracjach złożonych przez podatników, pieczątki wpływu do Urzędu Gminy, określającej datę jej otrzymania, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków miedzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) – str. 91 protokołu.

4.1.18. Przypadki niezałączenia przez podatnika do deklaracji na podatek od środków transportowych na 2003r. załącznika DT-1 o posiadanych środkach transportowych; złożenie przez podatnika załącznika DT – 1 bez złożenia deklaracji korygującej na podatek od środków transportowych na 2003r.

Wezwać podatnika (konto nr 3) do złożenia załącznika DT-1 o posiadanych środkach transportowych do deklaracji na podatek ośrodków transportowych na 2003r., oraz wezwać podatnika (konto 56, 81, 68) do złożenia deklaracji korygującej na podatek od środków transportowych na 2003r., stosownie do przepisów art. 9 ust. 6 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz przepisów art. 274a Ordynacji podatkowej – str. 91 protokołu.

4.1.19. Nieokreślenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej wieloletni program gospodarowania zasobem mieszkaniowym gminy oraz zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 71, poz. 733 z późn. zm.); określenie przez Radę m.in. zasad polityki czynszowej (art. 21 ust. 2 pkt 4) umożliwi wójtowi gminy ustalenie stawek czynszu w lokalach stanowiących mieszkaniowy zasób gminy, stosownie do przepisów art. 8 pkt 1 tej ustawy – str. 99 protokołu.

4.2. W zakresie wydatków budżetowych:

4.2.1. Naliczenie i wypłacenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2002 r. pracownikom Urzędu Gminy w nieprawidłowej wysokości, w wyniku niezmniejszenia podstawy jego naliczenia o kwoty wynagrodzenia wypłaconego za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy (w badanej próbie zawyżono o kwotę 144,27 zł).

Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160 poz. 1080 z późn. zm.), uwzględniając składniki wynagrodzenia przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1 tej ustawy. Do składników wynagrodzenia przyjmowanych za podstawę ustalenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie wliczać m.in. wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy np. z tytułu opieki nad dzieckiem czy urlopu okolicznościowego, zgodnie z przepisami 6 pkt 4 cytowanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.)– str. 105, 106 protokołu.

4.2.2. Przypadki wypłaty wynagrodzeń pracownikom oraz ryczałtów dla przewodniczącego Rady Gminy i zastępcy wójta gminy na podstawie list wypłat, które nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym.

Przestrzegać zasady dokonywania wydatków (wynagrodzenia, ryczałty) na podstawie dowodów źródłowych sprawdzonych pod względem merytorycznym przez osoby do tego upoważnione, wskazane w „Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych Urzędu Gminy w Werbkowicach z 31 grudnia 2002 r.” - str. 106, 111 protokołu.

4.2.3. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przez:

- zaniżenie odpisu za zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, w wyniku nieuwzględnienia w podstawie naliczenia emerytów i rencistów, nad którymi Urząd sprawuje opiekę socjalną,

- nieuzgodnienie treści „Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy Werbkowice” z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów,

- nieróżnicowanie przyznawanych świadczeń z funduszu w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Przy prowadzeniu działalności socjalnej przestrzegać przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 1996r. Nr 70 poz. 335 z późn. zm.), w szczególności:

- wysokość odpisu na fundusz zwiększać o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę objętego opieką socjalną, stosownie do postanowień „Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy w Werbkowicach” i zgodnie z art. 5 ust. 5 tej ustawy; przekazać na rachunek funduszu kwotę stanowiącą różnicę między kwotą przekazaną z kwotą właściwie naliczonego odpisu za 2002 i 2003 r.;

- uzgodnić treść postanowień „Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy Werbkowice” z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, zgodnie z przepisami art. 8 ust. 2 ustawy,

- przyznawanie świadczeń ze środków funduszu uzależniać od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu, zgodnie z przepisami art. 8 ust. 1 tej ustawy - str. 108, 109 protokołu.

4.2.4. Wypłacenie radnym diet w okresie wrzesień – listopad 2002 r., pomimo niezłożenia przez nich oświadczeń majątkowych na dwa miesiące przed terminem wyborów (ogółem w kwocie 10.146 zł).

Przy wypłacaniu diet radnym przestrzegać przepisów art. 24 k ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), zgodnie z którymi niezłożenie oświadczeń o stanie majątkowym w terminach określonych w art. 24h ust. 4 tej ustawy powoduje utratę diety do czasu złożenia oświadczenia.

Wystąpić do radnych Rady Gminy poprzedniej kadencji o dobrowolny zwrot nienależnie pobranych diet; w przypadku odmowy - rozważyć możliwość wyegzekwowania nienależnie pobranych diet od osób odpowiedzialnych za ich wypłacenie, stosując zasady określone w przepisach działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – str. 110 protokołu.

4.2.5. Nieprawidłowe rozliczanie kosztów podróży służbowych na obszarze kraju pracowników oraz radnych gminy, przez:

- niewskazywanie, w poleceniach wyjazdu służbowego, miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz środka lokomocji właściwego do odbycia podróży służbowej,

- wypłacenie diet w zaniżonej wysokości.

Koszty podróży służbowych pracowników na obszarze kraju rozliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), w szczególności:

- w poleceniu wyjazdu służbowego wskazywać miejscowość rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży służbowej oraz środek transportu właściwy do jej odbycia, stosownie do przepisów § 2 i § 5 ust. 1 rozporządzenia,

- należności z tytułu diet należnych pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju obliczać zgodnie z przepisami § 4 ust. 2 rozporządzenia.

Koszty podróży służbowych radnych gminy rozliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. Nr 66, poz. 800 z późn. zm.), w szczególności przestrzegać obowiązku wskazywania w poleceniu wyjazdu służbowego radnego miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, stosownie do przepisów § 2 ust. 1 tego rozporządzenia – str. 111, 112 protokołu.

4.2.6. Nieprawidłowe rozliczanie kosztów podróży służbowych pracowników i radnych gminy poza granicami kraju, przez:

- nieokreślenie państwa podróży służbowej,

- wystawienie polecenia wyjazdu służbowego dla wójta gminy przez sekretarz gminy, z naruszeniem kompetencji przewodniczącego Rady Gminy.

W poleceniu wyjazdu służbowego pracowników i radnych gminy określać państwo podróży, zgodnie z przepisami § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991) w związku z przepisami § 8 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.

Przestrzegać kompetencji przewodniczącego Rady Gminy do dokonywania wobec wójta gminy czynności z zakresu prawa pracy, polegających na wydawaniu poleceń wykonania zadania służbowego, zgodnie z przepisami art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 22 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.) w związku z § 1 uchwały Nr II/21/2002 Rady Gminy w Werbkowicach z 12 grudnia 2002 r. „w sprawie dokonywania czynności w sprawie z zakresu prawa pracy wobec wójta przez przewodniczącego rady gminy” – str. 113 protokołu.

4.2.7. Nieokreślenie przez Radę Gminy - w uchwale w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych z budżetu gminy - sposobu kontroli wykonywania zleconego.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały zmieniającej uchwałę Nr X/65/99 Rady Gminy w Werbkowicach z dnia 19 lipca 1999 r. w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych z budżetu gminy, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli zleconego zadania w zakresie sposobu kontroli zleconego zadania, przez wprowadzenie postanowień określających sposób kontroli wykonywania zleconego zadania, stosownie do przepisów art. 118 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, pamiętając, że od 1 czerwca 2004 r. zlecanie zadań i udzielenie dotacji następować na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873), a w oparciu o powołaną uchwałę rady gminy zlecane będą mogły być zadania publiczne nie wymienione w tej ustawie - str. 116, 117 protokołu.

4.2.8. Brak kontrasygnaty skarbnika gminy na umowach skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych.

Umowy i inne czynności prawne skutkujące powstaniem zobowiązań pieniężnych przedkładać skarbnikowi gminy lub osobie przez niego upoważnionej, w celu uzyskania kontrasygnaty, stosownie do przepisów art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Powołany przepis ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Brak kontrasygnaty skarbnika powoduje nieskuteczność czynności prawnej – co oznacza, że czynność ta nie jest dotknięta wadą nieważności, nie może jednak wywoływać skutków prawnych – str. 117, 122 protokołu.

4.2.9. Niesporządzenie ogłoszenia o wyniku postępowania na wybór dostawcy paliwa na 2002r. do samochodów będących na stanie Urzędu Gminy Werbkowice oraz nieudokumentowanie faktu zamieszczenia w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, ogłoszenia o przetargu oraz ogłoszenia o wyniku postępowania na wybór wykonawcy budowy sali gimnastycznej wraz z łącznikiem w Szkole Podstawowej i Gimnazjum w Werbkowicach.

Przestrzegać obowiązku sporządzania ogłoszenia o wyniku postępowania oraz zamieszczania go w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, stosownie do obowiązku określonego w przepisach art. 50 ust. 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.).

Dokumentować fakt wykonania obowiązków wynikających z przepisów art. 29 ust. 1 oraz art. 50 ust. 2 tej ustawy, przechowując tę dokumentację, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.), zgodnie z którymi samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich oraz nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw – str. 122 i 135 protokołu.

4.2.10. Niewykluczenie z ubiegania się o udzielenie zamówień publicznych:

a) na dostawę paliwa do samochodów będących własnością Urzędu Gminy w Werbkowicach - dostawców, którzy nie złożyli dokumentów wymaganych specyfikacją istotnych warunków zamówienia,

b) na budowę sali gimnastycznej wraz z łącznikiem w Szkole Podstawowej i Gimnazjum w ....................... - wykonawców, którzy nie spełnili wymagań określonych w ustawie i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Nieunieważnienie postępowania na wybór dostawcy paliwa w sytuacji, gdy wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu.

Dokonując oceny i porównania ofert złożonych przez wykonawców, przestrzegać wcześniej ustalonych warunków ich przygotowania, oceny i porównania, zamieszczonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wykluczać z postępowania oferentów, którzy nie spełniają wymaganych warunków lub nie złożyli wymaganych oświadczeń albo nie spełniają wymagań określonych w ustawie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ogłoszeniu lub zaproszeniu do składania ofert, a ich ofert nie rozpatrywać, zgodnie z art. 19 ust. 1 pkt 7 i 8 oraz art. 19 ust. 3 ustawy o zamówieniach publicznych.

Unieważniać postępowanie w przypadku, gdy w postępowaniu prowadzonym w trybie innym niż tryb zamówienia z wolnej ręki wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, zgodnie z art. 27b ust. 1 pkt 1 tej ustawy – str. 120, 121, 137, 138 protokołu.

4.2.11. Nieprzekazanie Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania na wykonanie remontu odcinka drogi gminnej na ...................... oraz kopii oferty najkorzystniejszej.

Przy udzielaniu zamówień publicznych na roboty budowlane o wartości zamówienia przekraczającej 30.000 euro - przekazywać ministrowi właściwemu do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej informacje cenowe z postępowania oraz kopię oferty najkorzystniejszej, stosownie do przepisów art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych. Informacje przekazywać listem poleconym, najpóźniej w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy, na druku stanowiącym załącznik do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 23 grudnia 2003r. w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz kopii oferty najkorzystniejszej (Dz. U. z 2004r. Nr 5, poz. 28), stosownie do przepisów § 1 ust. 2 i 3 tego rozporządzenia – str. 125 protokołu.

4.2.12. Nieprawidłowa, spowodowana błędami w wyliczeniach punktacji, ocena ofert:

a) w kryterium „wskaźnik narzutu”, w postępowaniu na wybór dostawcy paliwa do samochodów będących na stanie Urzędu Gminy, w wyniku której wyboru dostawców poszczególnych rodzajów paliw dokonano na podstawie kryterium ceny zamiast w oparciu o wszystkie przyjęte kryteria oceny ofert,

b) oferty nr 1 w kryterium ceny, w postępowaniu na wybór wykonawcy budowy odcinka drogi gminnej o dł. 290 mb w m. Alojzów.

Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonywać wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo w zaproszeniu do składania ofert, stosownie do przepisów art. 27d ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych - str. 121, 122, 143 protokołu.

4.2.13. Nieprzestrzeganie postanowień umów zawartych 15.02.2002 r. z dostawcami paliwa do samochodów będących na stanie Urzędu Gminy, przez nieegzekwowanie od sprzedawców kserokopii faktur zakupu poszczególnych asortymentów paliwa, w związku z czym nie jest możliwe ustalenie czy dostawcy stosowali wskaźniki narzutu zgodne z zawartymi umowami.

Zmian cen w toku realizacji dostaw dokonywać wyłącznie na zasadach ustalonych w umowie sporządzonej zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, przestrzegając – wynikającego z art. 76 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych – zakazu dokonywania niekorzystnych dla zamawiającego zmian postanowień zawartej umowy.

Zwrócić się do dostawców paliwa o przesłanie kopii faktur zakupu paliwa i na ich podstawie dokonać dokładnych obliczeń, czy sprzedawcy zastosowali ceny w oparciu o wskaźniki narzutu określone w zawartych umowach. W przypadku ustalenia, że dostawcom nadpłacono wynagrodzenie - wystąpić do nich o dobrowolny zwrot nienależnie nadpłaconych kwot, a w przypadku odmowy rozważyć możliwość skierowania spraw na drogę sądową – str. 122, 123 protokołu.

4.2.14. Prowadzenie robót budowlanych - remont odcinka drogi gminnej na ....................... - bez zgłoszenia ich wykonywania do Starostwa Powiatowego.

Roboty budowlane polegające na remoncie dróg publicznych, prowadzić po upływie terminu 30 dni od dnia doręczenia zgłoszenia ich wykonywania do właściwego organu (starostwa powiatowego), jeżeli organ ten nie wniesie w tym terminie, w drodze decyzji, sprzeciwu, stosownie do przepisów art. 30 ust. 1 pkt 2 i ust. 5 w związku z art. 29 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 207, poz. 2016 z późn. zm.), przy czym zgłoszenia dokonywać przed rozpoczęciem robót budowlanych. Dokonanie zgłoszenia po ich rozpoczęciu jest prawnie nieskuteczne, a roboty takie są traktowane jako samowolne i poddane rygorom określonym w art. 49b i art. 50 tej ustawy – str. 125 protokołu.

4.2.15. Bezpodstawne zaliczenie do kosztów inwestycji kosztów publikacji ogłoszenia o przetargu na wybór wykonawcy inwestycji.

Ewidencję poniesionych nakładów inwestycyjnych prowadzić w sposób zapewniający prawidłowe ustalenie wartości inwestycji, stosownie do przepisów art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości oraz zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”, określonymi w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Do kosztów inwestycji nie zaliczać kosztów związanych z publikacją ogłoszeń o przetargu - str. 128 protokołu.

4.2.16. Nieprawidłowe sporządzenie specyfikacji istotnych warunków zamówienia:

a) w postępowaniu na wybór dostawcy paliwa na 2002 r. do samochodów będących na stanie Urzędu Gminy Werbkowice, poprzez zawarcie zapisu o oznaczeniu zamkniętych kopert z ofertami nazwą i adresem firmy oferenta oraz nieopisanie przyjętych kryteriów wyboru oferty,

b) w postępowaniu na wybór wykonawcy budowy sali gimnastycznej wraz z łącznikiem w Szkole Podstawowej i Gimnazjum w ......................, przez:

- niedostateczne opisanie przyjętych kryteriów wyboru ofert oraz opisanie sposobu obliczania wartości ofert według tych kryteriów, w sposób uniemożliwiający obiektywną ocenę ofert i wybór najkorzystniejszej z nich,

- ograniczenie form wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

- ustalenie innego terminu wykonania umowy niż termin podany w ogłoszeniu o przetargu,

- zawarcie w projekcie umowy, stanowiącym załącznik do specyfikacji, zapisu o wykonaniu przedmiotu umowy z zastosowaniem preferencji krajowych, bez uzyskania zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, wymaganej dla zamówień na roboty budowlane o wartości przekraczającej 200.000 euro.

Specyfikację istotnych warunków zamówienia sporządzać w oparciu o przepisy ustawy o zamówieniach publicznych, zawierając w niej wszystkie elementy określone w art. 35 ust. 1 tej ustawy, a w szczególności:

- w przypadku stosowania, przy ocenie i wyborze najkorzystniejszej oferty, innych niż cena kryteriów - stosownie do przepisów art. 27d ust. 1 i art. 35 ust. 1 pkt 6 ustawy - zamieszczać opis tych kryteriów i opisywać sposób obliczania wartości ofert według tych kryteriów, podając przy użyciu jakich obiektywnych mierników ekonomicznych będą one mierzone; wyeliminuje to praktyki przyjmowania wartości ofert w oparciu o subiektywną ocenę członków komisji przetargowej, zamiast o obiektywne wartości gwarantujące jednakowe traktowanie wszystkich podmiotów ubiegających się o zamówienie publiczne, zgodnie z zasadą postępowania określoną przepisem art. 16 ustawy,

- zaprzestać wymagania oznaczania zamkniętych kopert z ofertami, danymi identyfikującymi oferentów, gdyż prowadzić to może do naruszenia tajemnicy ich przedsiębiorstw, co stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów art. 3 i art. 11 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity: Dz. U. z 2003r. Nr 153, poz. 1503 z późn. zm.), a w konsekwencji – do naruszenia zasady postępowania określonej przepisem art. 16 ustawy o zamówieniach publicznych; na obowiązek nieujawniania informacji dotyczących firmy oferenta wskazuje też przepis art. 43 ust. 3 tej ustawy, zgodnie z którym dane te ogłaszane są dopiero po otwarciu ofert,

- zaprzestać ograniczania, przewidzianych ustawą o zamówieniach publicznych, form wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, dopuszczając możliwość wnoszenia zabezpieczenia we wszystkich formach określonych przepisem art. 75 ust. 3 tej ustawy,

- pożądany lub wymagany termin wykonania umowy określać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z terminem podanym w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 pkt 5 w związku z art. 30 pkt 3 ustawy,

- w postępowaniu o zamówienia publiczne na usługi lub roboty budowlane, których wartość przekracza równowartość kwoty 200.000 euro, przestrzegać zasady stosowania preferencji krajowych polegających na obowiązku wykonania całości prac objętych zamówieniem przy udziale podmiotów i wykorzystaniu surowców i produktów krajowych, po uzyskaniu zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 1994 r. w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych (Dz. U. Nr 160, poz. 1063) - str. 133, 134, 135 protokołu.

4.2.17. Nieprzekazanie na piśmie treści wyjaśnienia specyfikacji istotnych warunków zamówienia udzielonej telefonicznie na zapytanie złożone przez jednego z oferentów, wszystkim uczestnikom postępowania.

Wyjaśnienia dotyczące treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia na zapytania składane przez dostawców lub wykonawców przesyłać jednocześnie i z zachowaniem formy pisemnej, wszystkim dostawcom i wykonawcom, którym doręczono specyfikację, stosownie do przepisów art. 36 ust. 2 w związku z art. 21 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 135, 136 protokołu.

4.2.18. Brak udokumentowania daty wpływu 4 ofert do siedziby zamawiającego, wskutek niezachowania kopert zewnętrznych, w których znajdowały się oferty.

Przestrzegać – wynikającego z przepisów art. 26a ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych – obowiązku przechowywania ofert oraz protokołu postępowania (dokumentacji podstawowych czynności), w sposób gwarantujący ich nienaruszalność przez okres trzech lat od zakończenia postępowania; dotyczy to również kopert, w których złożono oferty. Zachowanie kopert wraz z oznaczoną na nich datą wpływu jest niezbędne do udokumentowania, że oferty zostały złożone w wymaganym terminie – str. 136 protokołu.

4.2.19. Niezachowanie zasady równego traktowania wszystkich oferentów ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego na budowę sali gimnastycznej wraz z łącznikiem w Szkole Podstawowej i Gimnazjum w ..................., poprzez dokonanie wyboru oferty:

a) złożonej przez wykonawcę, który powinien zostać wykluczony z postępowania, a jego oferta nie powinna być rozpatrywana,

b) w oparciu o subiektywną ocenę pozostałych poza ceną kryteriów wyboru ofert, powstałą na skutek nieopisania tych kryteriów w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Rozbieżności w punktacji poszczególnych kryteriów dla każdej ze złożonych ofert wykluczają obiektywizm tak dokonanej oceny; różnice w indywidualnej ocenie ofert według tych kryteriów sięgały w kryterium wiarygodności technicznej 13 pkt. (np. oceny oferty nr 5 - od 7 do 20 pkt.), a w kryterium wiarygodności finansowej 14 pkt. (np. oceny oferty nr 5 - od 6 do 20 pkt.).

Dokonywać wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert nie odrzuconych i złożonych przez wykonawców nie wykluczonych z postępowania, wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert, stosownie do przepisu art. 27d ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.

Nie dopuszczać do subiektywnej oceny ofert przez członków komisji, wyklucza to bowiem obiektywizm i podważa wiarygodność tak dokonanej oceny, co skutkuje tym, że postępowanie o udzielenie zamówienia nie jest prowadzone w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji i w oparciu o zasadę traktowania na równych prawach wszystkich oferentów, określoną przepisem art. 16 tej ustawy - str. 136 - 139 protokołu.

4.2.20. Nieprawidłowe lub niekompletne sporządzenie załączników do protokołu postępowania o zamówienie publiczne na wybór wykonawcy budowy sali gimnastycznej wraz z łącznikiem w Szkole Podstawowej i Gimnazjum w ..............................

Załączniki do protokołu postępowania o zamówienie publiczne o wartości przekraczającej kwotę 30.000 euro sporządzać według ich wzorów oraz zgodnie z instrukcją ich wypełnienia, ustalonymi w załączniku do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 czerwca 2003 r. w sprawie wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół (Dz. U. Nr 116, poz. 1101) - str. 137, 139 protokołu.

4.2.21. Zawarcie w dniu 04.12.2000r. umowy z wykonawcą zadania p.n. „Budowa sali gimnastycznej wraz z łącznikiem w Szkole Podstawowej i Gimnazjum w ......................” na warunkach niezgodnych ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia i z ofertą przetargową wykonawcy, przez:

- ustalenie w umowie innego (dłuższego) terminu zakończenia całości robót niż termin określony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i proponowany w ofercie,

- niewprowadzenie do umowy zasad podziału zabezpieczenia należytego wykonania umowy na zabezpieczenie zgodnego z umową wykonania robót i zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi oraz zasad jego zwrotu, pomimo zawarcia ustaleń w tym zakresie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Umowy z wykonawcami wybranymi do realizacji zamówień publicznych zawierać na warunkach określonych przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz wynikających z oferty wykonawcy, w tym termin wykonania przedmiotu umowy ustalać zgodnie z terminem proponowanym przez oferenta oraz wprowadzać do zawieranych umów ustalone w specyfikacji zasady podziału i zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, stosownie do przepisów art. 76 ustawy o zamówieniach publicznych – str. 140 protokołu.

4.2.22. Zapłata faktur częściowych za wykonane prace związane z budową sali gimnastycznej wraz z łącznikiem w Szkole Podstawowej i Gimnazjum w ....................., bez sporządzenia przez wykonawcę kosztorysów powykonawczych do przedkładanych faktur, z naruszeniem postanowień § 12 ust. 2 umowy zawartej z wykonawcą w dniu 04.12.2000 r.

Przestrzegać zasady wypłacania wynagrodzenia za wykonane prace na zasadach określonych w zawartej umowie, po przedłożeniu przez wykonawcę dokumentacji niezbędnej do prawidłowego ustalenia i wypłaty należnego wynagrodzenia. Sporządzić kosztorysy powykonawcze zakończonych i zapłaconych robót związanych z budową sali gimnastycznej wraz z łącznikiem w Szkole Podstawowej i Gimnazjum w .................. i na ich podstawie dokonać ostatecznego rozliczenia z wykonawcą tych robót – str. 141, 142 protokołu.

4.2.23. Pobranie wymaganego umową zabezpieczenia należytego wykonania umowy od wykonawcy budowy sali gimnastycznej wraz z łącznikiem w Szkole Podstawowej i Gimnazjum w ....................... co najmniej 38 dni po terminie oraz nieegzekwowanie od wykonawcy kwoty zabezpieczenia w części służącej pokryciu roszczeń z tytułu rękojmi.

Przestrzegać obowiązku pobierania od dostawcy lub wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy na warunkach wynikających ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz z zawartej umowy.

Wyegzekwować od wykonawcy budowy sali gimnastycznej obowiązek wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości stanowiącej 30% ustalonego w umowie zabezpieczenia, służącego – zgodnie z przepisami § 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 r. w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. Nr 140, poz. 794) w związku z przepisem § 9 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 r. w sprawie zabezpieczenie należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. Nr 115, poz. 1002) – pokryciu roszczeń w ramach rękojmi za wykonane roboty.

Zwrotu zabezpieczenia, w części służącej do pokrycia roszczeń w ramach rękojmi, dokonać w ciągu 14 dni po upływie okresu rękojmi, stosownie do przepisów § 6 ust. 4 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 r. - str. 140, 141 protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Przypadki nieegzekwowania odsetek za zwłokę od nieterminowo wnoszonych należności z tytułu użytkowania wieczystego; dopuszczenie do przedawnienia należności z tego tytułu w kwocie 64,80 zł.

Egzekwować od użytkowników wieczystych obowiązek wnoszenia opłat w terminie określonym w przepisach art. 71 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.). Od nieterminowych wpłat naliczać i pobierać odsetki w wysokości w wynikającej z zawartych umów, a w przypadku braku uregulowań umownych, w wysokości ustawowej, stosownie do przepisów art. 481 2 w związku z art. 359 1 Kodeksu cywilnego. W stosunku do zalegających z uiszczeniem należnych opłat kierować wezwania do zapłaty, z zakreśleniem jej terminu, a po bezskutecznym upływie tego terminu, rozważać kierowanie spraw na drogę postępowania sądowego, na podstawie przepisów części drugiej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1996 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.); rozważyć możliwość obciążenia osoby odpowiedzialnej za dopuszczenie do przedawnienia należności w kwocie 64,80 zł, stosując zasady określone w przepisach działu piątego Kodeksu pracy - str. 147, 148 protokołu.

5.2. Nieprawidłowa klasyfikacja dochodów z tytułu sprzedaży rzeczowych składników majątkowych.

Dochody z tytułu sprzedaży rzeczowych składników majątkowych klasyfikować w 0840 „Wpływy ze sprzedaży wyrobów i składników majątkowych”, stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.) - str. 148 protokołu.

5.3. Bezpodstawne zamieszczenie - w ogłoszeniach o przetargu na sprzedaż nieruchomości komunalnych - informacji o prawie unieważnienia przetargu bez podania przyczyn.

W ogłoszeniach o przetargu zamieszczać informacje określone w przepisach art. 38 ust. 1 zdanie drugie ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz w przepisach § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30 z późn. zm.). Ogłoszony przetarg można odwołać wyłącznie z uzasadnionej przyczyny, informując o tym niezwłocznie w formie właściwej dla ogłoszenia przetargu, stosownie do przepisów § 2 ust. 4 cytowanego rozporządzenia - str. 149 protokołu.

5.4. Niebieżące dokonywanie w księgach rachunkowych zapisów operacji gospodarczych związanych z przyjęciem środków trwałych.

Przestrzegać obowiązku ujmowania na bieżąco na koncie 011 „Środki trwałe” i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego do konta operacji gospodarczych dotyczących przychodu środków trwałych, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego należy ujmować wszystkie operacje, które nastąpiły w tym okresie - str. 127, 128, 152 protokołu.

5.5. Ujęcie - w ewidencji środków trwałych - składników majątkowych, których wartość jednostkowa jest niższa od wartości minimalnej określonej w obowiązujących przepisach dla tej grupy składników majątkowych.

Na koncie 011 „Środki trwałe” ujmować wyłącznie urządzenia i przedmioty, których wartość początkowa w dniu nabycia przekracza kwotę, o której mowa w przepisie art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). W przypadku gdy wartość poszczególnych składników majątkowych nie przekracza kwoty określonej w tych przepisach .– ujmować je w ewidencji pozostałych środków trwałych i umarzać w 100% w momencie wydania do używania, zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych; wyksięgować z konta 011 „Środki trwałe” wartość wskazanych w protokole składników i ująć ją na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” - str. 152 protokołu.

5.6. Nieprawidłowe dokonywanie odpisów umorzeniowych wartości niematerialnych i prawnych, których wartość nie przekraczała 3.500 zł.

Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym umarzać jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, stosownie do przepisu § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 154 protokołu.

6. W zakresie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień:

6.1. Nieprawidłowe opracowanie planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami, w wyniku nieujęcia w nim wielkości dochodów związanych z realizacją zadań zleconych, podlegających przekazaniu do budżetu państwa.

Plan finansowego zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami, opracowywać zgodnie z przepisami art. 126 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych i § 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań ( Dz. U. Nr 100, poz. 1077 z późn. zm.), ujmując w nim także wielkość dochodów związanych z realizacją tych zadań, które podlegają przekazaniu do budżetu państwa - str. 157, 158 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.

Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, sprawozdania z jego realizacji oczekuję – w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Rada Gminy w Werbkowicach