Lublin, 16 lutego 2004 r.

RIO – 091/95a/2003

Pani Małgorzata Wojturska

Dyrektor Szkoły Podstawowej

w Podhorcach

Szanowna Pani Dyrektor,

W okresie od 27 listopada do 10 grudnia 2003 r. Aneta Siek – inspektor Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Podhorcach. Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole kontroli omówionym i podpisanym 19 grudnia 2003 r., zastrzeżeń nie wniesiono.

Poniżej podaje stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

1. W zakresie księgowości i sprawozdawczości:

1.1. Nieprawidłowe i niekompletne opracowanie obowiązującej w jednostce dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, polegające na:

– nieokreśleniu metod wyceny aktywów i pasywów w zakresie w jakim przepisy prawa pozostawiają jednostce prawo wyboru, w tym niewskazanie momentu rozpoczęcia dokonywania odpisów okresu amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

– niesporządzeniu wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych,

– nieokreśleniu roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

– ustaleniu w zakładowym planie kont zasad funkcjonowania konta 229 „Rozrachunki publicznoprawne” wskazujących, ze konto to służy do rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń do przekazania na rachunki oszczędnościowo – rozliczeniowe tych pracowników,

– nieuwzględnieniu w wykazie kont księgi głównej kont 401 „Amortyzacja”, 761 „Pokrycie amortyzacji”, pomimo występowania w jednostce operacji gospodarczych podlegających ujęciu na tych kontach,

– niedostosowaniu zasad funkcjonowania konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” do potrzeb jednostki, przez zawarcie zapisu wskazującego, że w zakresie podatków i opłat od osób fizycznych i osób prawnych ewidencję prowadzi referat podatkowy na podstawie planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, natomiast pozostałe należności z tytułu dochodów budżetowych prowadzi referat księgowo – finansowy, podczas gdy faktycznie wskazane operacje nie występowały w jednostce,

– nieokreśleniu w obowiązującej w jednostce „Instrukcji inwentaryzacji Szkoły Podstawowej w Podhorcach” sposobu inwentaryzacji budynków i budowli oraz nieustaleniu sposobu dokumentowania inwentaryzacji aktywów i pasywów podlegających inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników,

Wprowadzić zmiany w obowiązującej w jednostce dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, mając na uwadze przepisy art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), uwzględniając przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), a szczególnie:

– ustalić zasady wyceny aktywów i pasywów w zakresie, w jakim ustawodawca pozostawił ich uregulowanie kierownikowi jednostki, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 2 tej ustawy z uwzględnieniem przepisów rozdziału 4 „Wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego” tej ustawy, w tym

– wskazać zasadę określającą moment rozpoczynania amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w związku przepisami art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

– sporządzić wykaz wszystkich stosowanych w jednostce ksiąg rachunkowych, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b tej ustawy,

– określić rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 1 tej ustawy,

– dostosować opisane w zakładowym planie kont zasad klasyfikacji zdarzeń na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku nr 2 do cytowanego rozporządzenia, zgodnie z którymi konto to służy do wyłącznie do ewidencji, innych niż publicznoprawnych budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych; w przypadku potrzeby uzupełnienia zakładowego planu kont – określonego w załączniku Nr 2 do tego rozporządzenia – o nowe konta, przestrzegać zasady, że nowe konta mają być zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont tego załącznika, stosownie do przepisów § 12 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia,

– uzupełnić zakładowy plan kont o konto 401 „Amortyzacja” i konto 761 „Pokrycie amortyzacji” oraz opisać przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń na tych kontach, zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonych w załączniku Nr 2 do tego rozporządzenia

– dostosować zasady funkcjonowania konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” do operacji gospodarczych występujących w jednostce,

– określić sposób inwentaryzacji budynków i budowli, stosownie do przepisów § 5 ust. 7 cytowanego rozporządzenia,

– ustalić sposób dokumentowania inwentaryzacji aktywów i pasywów podlegających inwentaryzacji, drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników, w związku z przepisami art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Ustalenie i bieżące aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy do kierownika, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 3 – 6, 25 protokołu.

1.2. Niezamieszczanie, na dowodach źródłowych, adnotacji wskazującej sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – niewskazanie symboli kont księgi głównej oraz niewskazanie szczegółowej klasyfikacji budżetowej operacji.

Przestrzegać obowiązku zamieszczania na wszystkich dowodach księgowych pełnej adnotacji określającej sposób ujęcia każdego dowodu w księgach rachunkowych, poprzez wskazanie symboli kont księgi głównej, na których ma zostać ujęta operacja, oraz podziałek szczegółowej klasyfikacji budżetowej, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości – str. 7 protokołu.

1.3. Nieprowadzenie ewidencji analitycznej do kont zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia” według szczegółowej klasyfikacji budżetowej.

Zaprowadzić ewidencję analityczną do kont zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia” według szczegółowej klasyfikacji budżetowej, stosownie do przepisów art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości § 12 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 7 protokołu

1.4. Niezachowanie zasady dokonywania zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym.

Przestrzegać obowiązku dokonywania zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w szczególności:

a) operacje dotyczące naliczenia i wypłaty wynagrodzenia pracowników ujmować :

– naliczenie wynagrodzeń oraz należnych składek:

Wn 400 „Koszty według rodzajów”,

Ma 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

Ma 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”,

– naliczenie zaliczki na podatek dochodowy:

Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

Ma 225 „Rozrachunki z budżetami”,

– wypłata wynagrodzeń (przelew wynagrodzeń na rachunki oszczędnościowo–rozliczeniowe pracowników), przekazanie należnych podatków i składek”:

Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

Wn 225 „Rozrachunki z budżetami”,

Wn 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

b) naliczenie i przekazanie środków pieniężnych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ujmować:

– naliczenie odpisu podstawowego na fundusz:

Wn 400 „Koszty według rodzajów”,

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,

– przekazanie z rachunku bieżącego na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych środków, stanowiących naliczony odpis podstawowy:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej”,

– wpływ środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:

Wn 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,

Ma 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,

c) udzielenie pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ujmować:

– przypisanie odsetek na podstawie umowy pożyczki:

Wn 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

Ma 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,

– wypłata pożyczki w kwocie równej wartości udzielonej pożyczki:

Wn 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

Ma 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,

d) operacje dotyczące potrącenia z wynagrodzeń spłat rat pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz odprowadzenia ich na rachunek bankowy funduszu:

– potrącenie rat pożyczek z wynagrodzeń:

Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

– przelew potrąconych rat pożyczek z rachunku bieżącego:

Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

– wpływ na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:

Wn 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,

Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

e) naliczone umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ujmować:

Wn 401 „Amortyzacja”,

Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”

i jednocześnie:

Wn 800 „Fundusz jednostki”,

Ma 761 „Pokrycie amortyzacji”,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załączniku Nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.

Zakupione komputery, stanowiące środki dydaktyczne ujmować na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 pkt 2 cytowanego rozporządzenia – str. 8, 9, 20 protokołu.

1.5. Pozostawianie w księgach rachunkowych miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany, stosownie do przepisów art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 10 protokołu.

1.6. Nieprawidłowa klasyfikacja budżetowa wydatków budżetowych.

Wydatki na zapłatę wynagrodzeń za naukę języka angielskiego na podstawie umowy zlecenia zawartej ze ...... ujmować w § 4300 „Zakup pozostałych usług”, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.) – str. 10 protokołu.

1.7. Niezgodność stanu pozostałych środków trwałych wykazanego na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” na dzień 31.12.2002 r. ze stanem wynikającym z ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta w księdze inwentarzowej.

Przestrzegać zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, określonych w przepisach art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi zapisy na tych kontach mają być uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, które muszą być uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Uzgodnić zapisy ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonych do konta 013 „Pozostałe środki trwałe”, ująć w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta kwotę 2.295,38 zł, stanowiącą wartość składników majątkowych nieujętych (pomocy dydaktycznych) tej ewidencji – str. 10 protokołu.

1.8. Wykazanie w sprawozdaniu EN–3 o stanie zatrudnienia sporządzonym na dzień 10.09.2001 r. zawyżonej liczby nauczycieli mianowanych o 1,61 etatu oraz na dzień 10.09.2002 r. zawyżonej liczby nauczycieli mianowanych o 0,33 etatu. Wykazanie w sprawozdaniu S–02 sprawozdanie szkoły podstawowej i gimnazjum liczby uczniów niepełnosprawnych zaniżonej o 1 ucznia.

Przestrzegać obowiązku prawidłowego sporządzania sprawozdań statystycznych, w tym: EN–3 sprawozdania o stanie zatrudnienia, S–02 sprawozdania szkoły podstawowej i gimnazjum, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2004 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełnienia oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2004 (Dz. U. Nr 6, poz. 44), wykazując dane zgodne ze stanem rzeczywistym – str. 11, 12 protokołu.

2. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

2.1. Nieudokumentowanie faktu przeprowadzenia inwentaryzacji zobowiązań w drodze weryfikacji danych wykazanych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi, stanowiącymi podstawę zapisów.

Przestrzegać obowiązku dokumentowania inwentaryzacji rozrachunków przeprowadzonej w drodze weryfikacji danych wykazanych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi stanowiącymi podstawę zapisów w tych księgach, zgodnie ze sposobem określonym przepisach wewnętrznych w związku z przepisami art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 15 protokołu

3. W zakresie planu finansowego:

3.1.Naliczanie nauczycielom wynagrodzenia za każdą efektywnie przepracowaną godzinę w klasie łączonej niezgodnie z postanowieniami obowiązującego „Regulaminu przyznawania dodatków nauczycielskich i zasad obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i za zastępstwa doraźne”, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XXIII/148/2000 Rady Gminy z dnia 26 września 2000 r., w wyniku czego w okresie październik – grudzień 2002r. badanej próbie zaniżono należne nauczycielom wynagrodzenie o łączną kwotę 297,59 zł.

Wynagrodzenie nauczycieli za każdą efektywnie przepracowaną godzinę w klasie łączonej naliczać zgodnie z postanowieniami § 7 „Regulaminu przyznawania dodatków nauczycielskich i zasad obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i za zastępstwa doraźne”, stanowiącego załącznik nr 1 do uchwały Nr XXIII/148/2000 Rady Gminy w Werbkowicach z dnia 26 września 2000 r. Wysokość wynagrodzenia za każdą efektywnie przepracowaną godzinę w klasie łączonej naliczać w zależności od liczby uczniów w klasie, tj. w klasie do 10 uczniów – 5% godzinowej stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela, od 11 do 15 uczniów – 10% godzinowej stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela, od 16 do 20 uczniów – 20% godzinowej stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela oraz powyżej 20 uczniów – 25% godzinowej stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela. Dokonać ponownego naliczenia wynagrodzenia wszystkich nauczycieli za każdą efektywnie przepracowaną godzinę w klasie łączonej w całym 2002 r.

W przypadku wypłaty wynagrodzenia w zaniżonej wysokości – naliczyć i wypłacić nauczycielom różnicę pomiędzy należnym a otrzymanym wynagrodzeniem; natomiast w sytuacji, gdy nauczycielowi zawyżono wynagrodzenie – wystąpić o dobrowolny zwrot; w przypadku odmowy rozważyć możliwość wyegzekwowania wyliczonej kwoty od osoby odpowiedzialnej za jej naliczenie i wypłacenie, stosując zasady określone w przepisach działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) – str. 16, 17 protokołu.

3.2. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przez nieróżnicowanie przyznanych świadczeń ze środków funduszu (wydanych talonów) w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu,

oraz bezpodstawne naliczenie i potrącenie zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy od udzielonej zapomogi losowej.

Przy prowadzeniu działalności socjalnej przestrzegać przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), a w szczególności wysokość świadczeń ze środków funduszu uzależniać od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, zgodnie z przepisami art. 8 ust. 1 tej ustawy.

Zaprzestać naliczania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy oraz zaliczek na podatek dochodowy od zapomóg losowych wypłacanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, mając na uwadze przepisy § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn.zm.), zgodnie z którymi podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowe za środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 26 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) wolne od podatku są zapomogi wypłacone w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

– str. 18 –20 protokołu.

4. W zakresie ewidencji składników majątkowych:

4.1. Stopniowe naliczanie umorzenia i amortyzacji posiadanej licencji programu komputerowego o wartości początkowej niższej niż 3.500 zł.

Przestrzegać obowiązku dokonywania odpisów umorzeniowych od wartości niematerialnych i prawnych, o wartości początkowej nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (obecnie 3.500 zł), dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania, jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. – str. 25 protokołu.

Jeżeli uważa Pani, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Pani – zgodnie z przepisami art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej izby Obrachunkowej w Lublinie w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Pani tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Wójt gminy Werbkowice.