Lublin, 29 października 2003 r.
RIO - 091/50/2003
Pan
Marcin Zamoyski
Prezydent Miasta Zamościa
Szanowny Panie Prezydencie,
W dniach od 12 maja do 29 sierpnia 2003 r. inspektorzy Regionalnej
Izby Obrachunkowej w Lublinie – Ewa Antoniak, Aneta Chmielowiec, Marta Skulimowska, Paweł Bogusz,
Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym w dniu 4 września 2003 roku, zastrzeżeń nie wniesiono.
W okresie objętym kontrolą prezydentem miasta Zamość był – do dnia 18 listopada 2002 roku - p. Marek Grzelaczyk.
Ustalenia kontroli wskazują, iż gospodarka finansowa miasta prowadzona jest w zasadzie poprawnie. Na uwagę zasługuje w szczególności zgodne z przepisami udzielanie zamówień publicznych.
Kontrola ujawniła nieprawidłowości, jakich dopuściła się jednostka przy realizacji zadań przypisanych jej ustawami bądź porozumieniami, jednak żadne z nich nie nosiły znamion przestępstw bądź nadużyć gospodarczych. Niektóre ze stwierdzonych nieprawidłowości wywierały negatywny wpływ na gospodarkę finansową miasta, ujawniono również czyny mogące skutkować odpowiedzialnością z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Na zwrócenie szczególnej uwagi zasługują uchybienia przy finansowaniu ze środków budżetu miasta działalności klubów sportowych, dopuszczanie do powstawania zobowiązań wymagalnych skutkujące dodatkowym obciążaniem budżetu z tytułu płaconych odsetek za zwłokę, naruszenie obowiązujących jednostkę terminów odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy oraz nieprawidłowości w zakresie gospodarowania mieniem jednostki samorządu terytorialnego i pobierania dochodów z tego mienia.
Stwierdzone w czasie niniejszej kontroli nieprawidłowości mogą być
wynikiem zarówno niedostatecznej znajomości bądź niewłaściwej interpretacji
powszechnie obowiązujących przepisów prawa, jak też nieprawidłowym
funkcjonowaniem systemu obiegu i kontroli dokumentów oraz systemu kontroli
wewnętrznej.
Część ze stwierdzonych nieprawidłowości została usunięta już w trakcie kontroli, po udzieleniu przez kontrolujących stosownego instruktażu.
Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).
W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazano osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.
1. W zakresie spraw organizacyjnych:
1.1. Niepowierzenie
skarbnikowi miasta na piśmie obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości.
Osobie powołanej na stanowisko skarbnika miasta powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 w związku z przepisami art. 35 ust. 7 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.).
Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości powierzyć na piśmie, mając na uwadze przepisy art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) – str. 10 protokołu.
1.2. Nieprzeprowadzenie w 2001 roku kontroli przestrzegania - przez Szkołę Podstawową Nr 3 i Ośrodek Sportu i Rekreacji w Zamościu - realizacji procedur kontroli oraz zasad wstępnej oceny celowości poniesienia wydatków, a także nieprzeprowadzenie w 2002 roku kontroli przestrzegania tych procedur we wszystkich podległych i nadzorowanych jednostkach.
Przestrzegać obowiązku przeprowadzania we wszystkich gminnych jednostkach organizacyjnych miasta kontroli finansowej, pamiętając że w zakresie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, kontrolą należy obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych – str. 7, 182, 183 protokołu oraz str. 2 protokołu stanowiącego zał. Nr VII/1 do protokołu kontroli, a także str. 1 protokołu stanowiącego zał. Nr VII/3 do protokołu kontroli.
2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości:
2.1. Przypadki nieprzestrzegania ustalonych w zakładowym planie kont zasad ewidencjonowania zobowiązań Urzędu Miasta z tytułu dostaw, robót i usług, poprzez nieujmowanie ich w księgach rachunkowych miesiąca, w którym zobowiązania te powstały, na właściwym koncie rozrachunkowym.
Przestrzegać obowiązku wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego - w postaci zapisu - każdego zdarzenia, które w tym okresie nastąpiło, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zobowiązania Urzędu Miasta wobec kontrahentów z tytułu zafakturowanych dostaw, robót bądź usług ujmować na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w korespondencji z kontem 400 „Koszty według rodzajów”, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, ustalonych w zakładowym planie wprowadzonym do stosowania zarządzeniem Nr 161/2003 Prezydenta Miasta Zamościa z dnia 22 kwietnia 2003 r. i w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) - str. 17, 18 protokołu.
2.2. Prowadzenie obsługi
finansowo – księgowej Straży Miejskiej i Powiatowego Inspektoratu Nadzoru
Budowlanego, mimo braku formalnego przekazania prowadzenia rachunkowości przez
kierowników tych jednostek.
Poinformować kierowników Straży Miejskiej i Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego, o zasadzie, zgodnie z którą prowadzenie przez Urząd Miasta ich ksiąg rachunkowych może być prowadzone wyłącznie po przekazaniu przez nich Prezydentowi miasta odpowiedzialności za rachunkowość tych jednostek, stosownie do przepisów art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) – str. 18 protokołu.
2.3. Niewskazywanie w księdze inwentarzowej środków trwałych daty przyjęcia do używania składników majątkowych oraz numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego na podstawie którego dokonano zapisu w tej ewidencji.
Ewidencję analityczną
do konta 011 „Środki trwałe” prowadzić w sposób umożliwiający identyfikację
zapisów w niej dokonanych, m. in. poprzez wskazanie daty przyjęcia do używania
poszczególnych składników majątkowych oraz numeru dowodu źródłowego będącego
podstawą zapisów w księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2
pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości – str. 172
protokołu.
2.4. Niezgodność stanu wartości niematerialnych i prawnych wykazanych w księgach inwentarzowych ze stanem wykazanym w księdze głównej na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”.
Zapewnić zgodność danych wykazanych w księdze głównej na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” z ewidencją analityczną prowadzoną do tego konta, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str.173, 174 protokołu.
3. W zakresie gospodarki
pieniężnej i rozrachunków:
3.1 Nieprawidłowości w sporządzaniu raportów kasowych, polegające na:
- nieprzestrzeganiu częstotliwości sporządzania raportów kasowych określonej w przepisach wewnętrznych,
- niezachowaniu zasady bieżącego sporządzania raportów kasowych,
- niezałączaniu do raportów kasowych kompletu dokumentów potwierdzających dokonanie operacji gotówką, w tym dowodów zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe dotyczące wpłat podatków i opłat lokalnych,
- braku wskazania daty odbioru gotówki z kasy na dowodzie źródłowym będącym podstawą wypłaty (dotyczy to głównie wypłat dodatków mieszkaniowych),
- niezamieszczaniu na raportach kasowych daty ich przekazania do księgowości.
Egzekwować od kasjera Urzędu Miasta:
- sporządzanie raportów kasowych za okresy wskazane dla poszczególnych rodzajów raportów kasowych, w tym zawsze na koniec miesiąca, celem umożliwienia wprowadzenia do ksiąg rachunkowych danego miesiąca wszystkich operacji gospodarczych dokonanych w tym miesiącu, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz postanowień „Instrukcji w sprawie zasad prowadzenia gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta Zamość”, wprowadzonej postanowieniem Nr 17 Prezydenta Miasta Zamościa z dnia 23 grudnia 1996 r.
- bieżące sporządzanie raportów kasowych, poprzez ujmowanie w nich operacji gotówką w tym samym dniu, w którym tych operacji dokonano, stosownie do przepisów art. 24. ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości;
- sporządzanie i załączanie do raportów kasowych dowodów o charakterze zastępczym potwierdzających dokonanie operacji wewnątrz jednostki – w przypadku wyłączania spod raportu dowodów źródłowych i przechowywania ich w odrębnych zbiorach, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości i obowiązującej w jednostce „Instrukcji...”;
- wskazywanie na dowodzie źródłowym, będącym podstawą wypłaty gotówki z kasy, daty jej wypłaty, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości;
- przestrzeganie zasady przekazywania oryginałów raportów kasowych do księgowania za pokwitowaniem i do zamieszczania na kopii raportów podpisu i daty ich przekazania, zgodnie z treścią rubryk w raporcie kasowym oraz zgodnie z postanowieniami cytowanej „Instrukcji...” - str. 22 – 27 protokołu.
3.2 Niezachowanie zgodności zapisów na koncie 133 „Rachunek bieżący budżetu” z księgowością banku.
Przestrzegać zasady dokonywania zapisów na koncie 133 „Rachunek bieżący budżetu” wyłącznie na podstawie dowodów bankowych załączonych do wyciągu bankowego, zapewniając pełną zgodność zapisów z księgowością banku. Zrealizowane przez Urząd Skarbowy dochody miasta ujmować na koncie 133 „Rachunek budżetu”, zgodnie z wyciągiem bankowym; wydatki z tytułu opłaty komorniczej, o które Urząd Skarbowy pomniejsza pobrane dochody – ujmować w kwotach wynikających ze złożonego przez US sprawozdania zapisem:
Wn 902 „Wydatki budżetu”,
Ma 901 „Dochody budżetu”,
i odpowiednio – w księgach rachunkowych Urzędu:
Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” – subkonto dochodów,
Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”
oraz
Wn 400 „Koszty według rodzajów”,
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” – subkonto wydatków;
stosownie do zasad określonych w załączniku Nr 1 i 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - str. 28, 29 protokołu.
3.3 Nieterminowe regulowanie zaciągniętych zobowiązań, skutkujące zapłatą odsetek za zwłokę na łączną kwotę 11.790,50 zł.
Przestrzegać, wynikających z zawartych umów i przepisów prawa, terminów regulowania zaciągniętych zobowiązań, nie dopuszczając do powstania zaległości skutkujących płaceniem odsetek za zwłokę. Zgodnie z przepisami art. 28 ust. 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny oraz w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań W przypadku nieterminowego regulowania zobowiązań, skutkującego płaceniem odsetek za zwłokę - w każdym przypadku określić odpowiedzialnego pracownika oraz rozważyć możliwość dochodzenia od niego odpowiedzialności na zasadach określonych w przepisach działu 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Dopuszczenie się zwłoki w regulowaniu zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych, powodującej uszczuplenie środków publicznych wskutek zapłaty odsetek za opóźnienie w zapłacie, stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych, stosownie do przepisów art. 138 ust. 1 pkt 11 ustawy o finansach publicznych - str. 34 – 37 protokołu.
4. W zakresie wykonania
budżetu:
4.1. Niezachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości, w tym nieopodatkowanie:
- części gruntów, będących w użytkowaniu wieczystym Zamojskiego Domu Kultury w Zamościu i budynków będących jego własnością (w 2002 r. zaniżono należny podatek o 5.933,80 zł, a w 2003 r. zaniżono należny podatek o 6.822,90 zł),
- w 2002 r. nierozdysponowanych nieruchomości wchodzących w skład zasobu nieruchomości miasta Zamościa, niezajętych na potrzeby organów i administracji miasta,
- nieruchomości Skarbu Państwa o pow. ogółem 1.446 m2 (w 2002 r. zaniżono należny podatek o 115,70 zł, a w 2003 r. zaniżono należny podatek o 229,20 zł).
Egzekwować - od podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi - obowiązek przedkładania deklaracji podatkowych w podatku od nieruchomości, zgodnie z przepisami art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 84 z późn. zm.). Określić, po przeprowadzeniu postępowania zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.), wysokość zobowiązania (również za lata ubiegłe) w podatku od nieruchomości u podatników wymienionych w protokole kontroli, stosownie do przepisów art. 21 § 3 tej ustawy, z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych, zgodnie z przepisami art. 70 § 1 tej ustawy, w tym wyegzekwować obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości, ciążący na:
- Urzędzie Miasta w 2002 r. od nierozdysponowanych nieruchomości wchodzących w skład zasobu nieruchomości gminy miejskiej Zamość,
- Urzędzie Miasta z tytułu nierozdysponowanych nieruchomości wchodzących w skład zasobu nieruchomości Skarbu Państwa (2003 r. i lata ubiegłe), stosownie do przepisów art. 3 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 2 ust. 3 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,
- Zamojskim Domu Kultury w Zamościu (2002 i 2003 r.), stosownie do przepisów art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych
Ponadto, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej i zachowania zasady powszechności opodatkowania, uzupełnić zarządzenie Nr 167/2003 Prezydenta Miasta Zamościa z dnia 28 kwietnia 2003 r. w sprawie zasad obiegu i kontroli finansowej dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Zamość o postanowienia, wskazujące obieg dowodów księgowych pomiędzy pracownikami Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami oraz Wydziału Gospodarki Mieszkaniowej, Ochrony Środowiska i Infrastruktury Komunalnej, a także Wydziału Rozwoju Gospodarczego a Wydziałem Finansowym (wieloosobowe stanowiska pracy ds. podatków i opłat lokalnych), w zakresie dotyczącym zawieranych umów dzierżawy i najmu oraz informacji o rozpoczęciu działalności gospodarczej z przypisaniem personalnej odpowiedzialności za terminowy obieg tych dokumentów, stosownie do przepisów art. 35a ust. 3 w związku z art. 35a ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.
Wyjaśnić, czy w latach 1997 – 1998 Spółdzielnia Rzemieślnicza Wielobranżowa w Zamościu sprzedała na rzecz osób fizycznych prawo użytkowania wieczystego całej działki nr 39/7 o pow. 630 m2, położonej przy ul. Szczebrzeskiej w Zamościu. Z treści aktów notarialnych wynika, że spółdzielnia sprzedała faktycznie prawo użytkowania wieczystego działki o pow. 567 m2, a nie 630 m2. W przypadku wyjaśnienia, że nieobjęcie treścią aktów notarialnych powierzchni gruntu 63 m2 (630 m2 – 567 m2 = 63 m2) jest wynikiem błędnego sporządzenia aktów notarialnych w latach 1997 – 1998 - wystąpić do osób fizycznych i likwidatora spółdzielni o dokonanie zmiany treści tych aktów, a następnie, na tej podstawie, dokonać stosownych zmian zapisów w ewidencji gruntów.
– str. 42 – 50, 56 – 58 protokołu
4.2. Niedokonywanie bieżącej weryfikacji deklaracji na podatek od nieruchomości, składanych przez:
- parafie, skutkiem czego jest opodatkowanie należących do nich „budynków pozostałych”, korzystających ze zwolnienia ustawowego,
- Zakład Gospodarki Lokalowej Sp. z.o.o. w Zamościu, skutkiem czego jest:
a) niezgodność w zakresie powierzchni piwnic pomiędzy danymi wykazanymi w wykazach nieruchomości (informacjach o nieruchomościach) złożonych przez osoby fizyczne, nabywające komunalne lokale mieszkalne na własność a danymi, wynikającymi z „obmiarów” dokonanych przez Zakład Gospodarki Lokalowej Sp. z.o.o. w Zamościu (zarządcę komunalnymi budynkami mieszkalnymi) wykazanymi – jako zmniejszenie podstawy opodatkowania - w deklaracjach na podatek od nieruchomości składanych przez tę spółkę,
b) podwójne opodatkowanie niektórych lokali mieszkalnych (podatek od nieruchomości od lokalu mieszkalnego wykupionego na własność przez osobę fizyczną, deklarował i płacił zarówno właściciel tego lokalu, jak i Zakład Gospodarki Lokalowej Sp. z.o.o. w Zamościu),
c) nieopodatkowanie części gruntów pod komunalnymi budynkami mieszkalnymi (m.in. przy ul. Peowiaków 4, 10, 14, 16, 20A, 22, 24, 26, 28, 30, 34, 36, 40A, 42, 46, 48, 50A, 54, 82, 84, 86, Poniatowskiego 3, Wybickiego 6 i 8).
Ponadto:
- uiszczenie w latach 1998 – 2002 podatku od nieruchomości przez „Cepelię” Polska Sztuka i Rękodzieło w Warszawie Sp. z.o.o. w kwocie ogółem 6.174,20 zł, mimo iż na podmiocie tym nie ciążył obowiązek podatkowy,
- egzekwowanie w 2002 r. od Miejskiego Centrum Pomocy Rodzinie (jednostki budżetowej) podatku od nieruchomości, pomimo zwolnienia w 2002 r. jednostek budżetowych z płacenia tego podatku uchwałą Nr XXXVII/502/2001 Rady Miejskiej w Zamościu z dnia 26 listopada 2001 r. w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości i zwolnień w tym podatku (nienależnie zapłacony podatek przez MCPR stanowił kwotę 6.297,60 zł),
–przyjęcie od Kolejowej Spółdzielni Mieszkaniowej „Wschód” deklaracji na podatek od nieruchomości za 2002 r., w której powierzchnia gruntów została wykazana niezgodnie z ewidencją gruntów (powierzchnię gruntów zaniżono o 1.221 m2),
Dokonywać bieżącej weryfikacji danych wykazywanych w deklaracjach podatkowych, stosownie do art. 272 Ordynacji podatkowej w celu m. in. stwierdzenia zgodności zadeklarowanych powierzchni gruntów z danymi wykazanymi w ewidencji geodezyjnej. Podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków, zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 17 maja 1998 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity Dz. U. 2000, Nr 100, poz. 1086 z późn. zm.).
Dokonywać kontroli podatkowych celem ustalenia podstawy opodatkowania stosownie do przepisów art. 281 i następnych Ordynacji podatkowej.
Dokonać kontroli podatkowej w celu ustalenia podstawy opodatkowania przez parafie wymienione na str. 51 i 52 protokołu kontroli, w zakresie deklarowanej w 2002 r. powierzchni budynków „pozostałych”. Zgodnie z przepisami art. 55 ust. 4 i 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 29, poz. 154 z późn. zm.) oraz zgodnie z przepisami art. 40 ust. 4 i 5 ustawy z dnia 4 lipca 1991 r. o stosunku Państwa do Polskiego Autokefalicznego Kościoła Prawosławnego (Dz. U. Nr 66, poz. 287 z późn. zm.) z podatku od nieruchomości zwolnione są nieruchomości lub ich części przeznaczone na cele niemieszkalne, z wyjątkiem tych, które są przeznaczone na działalność gospodarczą, co oznacza, iż wolnostojące garaże i „pozostałe budynki” nie podlegają opodatkowaniu. Jeżeli w postępowaniu podatkowym okaże się, że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, określić – w drodze stosownej decyzji – wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z przepisami art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej.
Zwracać uwagę na powierzchnię opodatkowywanych piwnic w sytuacji nabycia od gminy miejskiej Zamość lokalu mieszkalnego wraz z przynależną piwnicą przez osobę fizyczną. W sytuacji stwierdzenia niezgodności w zakresie powierzchni piwnicy pomiędzy informacją o nieruchomości, złożoną przez osobę fizyczną (nabywcę) a skorygowaną deklaracją złożoną przez Zakład Gospodarki Lokalowej Sp. z.o.o. w Zamościu (korekta deklaracji polega na zmniejszeniu podstawy opodatkowania m.in. o powierzchnię piwnicy) oraz w sytuacji, w której w akcie notarialnym (umowie ustanowienia odrębnej własności lokali mieszkalnych i sprzedaży tych lokali oraz ustanowienia prawa użytkowania wieczystego gruntu) nie zamieszczono informacji o powierzchni piwnicy przynależnej do wykupywanego lokalu mieszkalnego - przeprowadzać postępowanie kontrolne, mające na celu ustalenie faktycznej powierzchni piwnicy.
Uwzględniając pogląd NSA wyrażony w wyrokach z dnia 14 grudnia 1992 r.
(sygn. akt S.A./Wr 1422/92) i 25 listopada 1999 r.
(sygn. akt III S.A. 446/99), że „w przypadku utworzenia przez organ gminy wyodrębnionej jednostki
organizacyjnej wyposażonej w osobowość prawną i powołanej do zarządzania
budynkami i innymi nieruchomościami stanowiącymi własność gminy, obowiązek w
podatku od nieruchomości ciąży na tej jednostce”; wystąpić do Zakładu Gospodarki Lokalowej Sp. z.o.o. w Zamościu (jako podmiotu, na którym ciąży obowiązek
podatkowy z tytułu posiadania mienia komunalnego) o przedłożenie
deklaracji korygujących, również za lata ubiegłe – z uwzględnieniem okresu
przedawnienia zobowiązań podatkowych, stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji
podatkowej w zakresie powierzchni komunalnych gruntów pod budynkami
mieszkalnymi usytuowanymi przy ul. Peowiaków 4, 10,
14, 16, 20A, 22, 24, 26, 28, 30, 34, 36, 40A, 42, 46, 48, 50A, 54, 82, 84, 86, Poniatowskiego 3, Wybickiego 6 i
8 oraz w zakresie powierzchni lokali mieszkalnych, wykupionych przez osoby
fizyczne, wymienionych na str. 54 i 55 protokołu kontroli. W przypadku niewywiązania się z tego obowiązku określić na podstawie
art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej wysokość zobowiązania podatkowego – po
przeprowadzeniu postępowania podatkowego – stosowną decyzją. Należny podatek wyegzekwować wraz z należnymi odsetkami za
zwłokę.
Kwoty nienależnie
zapłaconego podatku od nieruchomości w latach 1998 - 2002 przez „Cepelię”
Polska Sztuka i Rękodzieło w Warszawie Sp. z.o.o. oraz
kwoty nienależnie zapłaconego podatku w 2002 r.
przez Miejskie Centrum Pomocy Rodzinie w Zamościu, które są faktycznie
nadpłatami (art. 72 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej) rozliczyć w sposób zgodny z
przepisem art. 75 § 2 i art. 76 Ordynacji podatkowej,
tj. dokonać ich zwrotu, jeśli nie ma zaległych oraz bieżących zobowiązań
podatkowych, a podatnik nie złoży wniosku o zaliczenie nadpłaty na poczet
przyszłych zobowiązań.
– str. 51 - 56, 58, 60 – 62 protokołu
4.3. Załatwianie spraw dotyczących zobowiązań podatkowych poprzedniego prezydenta miasta Zamościa, a także skarbnika miasta i małżonka obecnego zastępcy prezydenta miasta Zamościa przez zastępcę dyrektora Wydziału Finansowego, działającego z upoważnienia prezydenta.
Przestrzegać obowiązku wyłączenia organu podatkowego i jego pracowników przy załatwianiu spraw podatkowych skarbnika miasta i małżonka zastępcy prezydenta, zgodnie z przepisami art. 132 § 1 i 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej. Wystąpić do właściwego samorządowego kolegium odwoławczego o wyznaczenie organu podatkowego właściwego do załatwiania spraw dotyczących zobowiązań podatkowych tych osób, stosownie do przepisów art. 132 § 3 tej ustawy – str. 63, 64 protokołu.
4.4. Przypadki niepodejmowania konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych, w tym:
- przypadki niesystematycznego wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych,
- nieujmowanie w ewidencji wystawianych upomnień daty ich wystawienia.
Dokonywać systematycznej kontroli terminowości zapłaty przez podatników zobowiązań pieniężnych zgodnie z przepisami § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego, wystawiając upomnienie oraz tytuł wykonawczy (po bezskutecznym upływie terminu zapłaty określonego w upomnieniu), stosownie do przepisów § 3 ust. 1 cytowanego rozporządzenia. Ewidencję wysłanych upomnień prowadzić wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia, zamieszczając w niej m. in. daty doręczenia upomnień – str. 64 – 68, 75, 76 protokołu.
4.5. Nieprawidłowości w zakresie udzielania ulgi w zapłacie podatków, w tym:
- przypadki wydawania decyzji, które wykraczały poza treść złożonego przez podatnika wniosku oraz przypadki wydania decyzji w sprawie ulg niezgodnie z wnioskiem podatnika,
- przypadek wydania decyzji o umorzeniu zaległości w podatku od nieruchomości, nie będącej - w dniu złożenia podania i wydania decyzji o umorzeniu - zaległością podatkową.
Przestrzegać zasady wydawania decyzji podatkowych kończących postępowanie na wniosek podatnika w odniesieniu wyłącznie do przedmiotu postępowania zakreślonego we wniosku podatnika, w związku z przepisami art. 165 § 1 Ordynacji podatkowej. Przestrzegać zasady umarzania wyłącznie zaległości podatkowych, tj. należności, dla których upłynął termin płatności, zgodnie z art. 51 § 1 w związku z art. 67 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 70, 71, 74, 75 protokołu kontroli.
4.6. Nieujęcie - w ewidencji
środków transportowych prowadzonej przez Wydział Komunikacji - informacji
niezbędnych do ustalenia daty powstania obowiązku podatkowego w podatku od
środków transportowych.
Dostosować stosowany w Wydziale Komunikacji program komputerowy w zakresie ewidencji środków transportowych rejestrowanych w tym wydziale do wymogów przepisów § 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie informacji podatkowych, zgodnie z którymi informacja o zarejestrowanych pojazdach powinna zawierać m. in. datę nabycia, zarejestrowania pojazdu. Informacja w tym zakresie jest podstawą ustalenia daty powstania obowiązku podatkowego w podatku od środków transportowych, stosownie do przepisów art. 9 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – str. 72, 73 protokołu.
4.7. Nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów przy ustalaniu i pobieraniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, poprzez:
- pobieranie opłaty w wysokości nieproporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia w roku nabycia lub utraty ważności tego zezwolenia,
- wnoszenie (przez osoby rozpoczynające działalność w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych) w ratach opłaty za zezwolenie w roku nabycia ważności zezwolenia,
- nieegzekwowanie - od osób odbierających zezwolenia - obowiązku wskazania na tych zezwoleniach daty doręczenia,
- niewydanie decyzji stwierdzającej wygaśnięcie zezwolenia w związku z niewniesieniem należnej opłaty w ustawowo zakreślonym terminie, oraz w przypadku wygaśnięcia zezwolenia w związku ze zmianą składu osobowego wspólników lokali gastronomicznych,
- niepodwyższenie opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
- ustalenie w zezwoleniach i pobranie opłat w nieprawidłowej wysokości (w wyniku czego zaniżono należne gminie dochody).
Przy ustalaniu i pobieraniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przestrzegać zasad określonych w przepisach ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), a w szczególności:
- w roku nabycia lub utraty ważności zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych pobierać opłaty w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności tych zezwoleń, stosownie do art. 111 ust. 8 tej ustawy,
- egzekwować - od przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych - obowiązek wniesienia opłaty przed wydaniem zezwolenia, stosownie do przepisów art. 111 ust. 5 cytowanej ustawy,
- egzekwować - od osób odbierających zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych - obowiązek potwierdzenia odbioru zezwolenia własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia; w przypadku gdy odbierający zezwolenie uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu, stosownie do przepisów art. 46 1 i 2 Kodeksu postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. Nr 98 poz. 1071 z późn. zm.),
- wydawać decyzję stwierdzającą wygaśnięcie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadku jej niewniesienia w terminie do 31 stycznia, stosownie do przepisów art. 18 ust. 12, w związku z przepisami art. 162 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071),
- opłatę za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych od przedsiębiorcy prowadzącego sprzedaż napojów alkoholowych w punkcie sprzedaży, w którym roczna wartość sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim przekroczyła:
- 37.500 zł dla napojów alkoholowych o zawartości do 4,5% alkoholu oraz piwa - pobierać w wysokości 1,4% ogólnej wartości sprzedaży tych napojów w roku poprzednim,
- 37.500 zł dla napojów alkoholowych o zawartości od 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa) - pobierać w wysokości 1,4% ogólnej wartości sprzedaży tych napojów w roku poprzednim,
- 77.000 zł dla napojów alkoholowych o zawartości powyżej 18% alkoholu - pobierać w wysokości 2,7% ogólnej wartości sprzedaży tych napojów w roku poprzednim,
stosownie do przepisów art. 111 ust. 5 ustawy,
- opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w okresie do 8 listopada 2002 r. ustalić w wysokości odpowiadającej równowartości 125/125/500 euro przy zastosowaniu kursu kupna walut obcych, ogłaszanego przez NBP, z dnia wydania zezwolenia, za każdy rok objęty zezwoleniem na sprzedaż napojów zawierających do 4,5%/od 4,5% do 18%/powyżej 18% alkoholu, stosownie do przepisów art. 111 ust. 2 cytowanej ustawy, a następnie podwyższyć o 50%/100%/300%/500% w przypadku punktów sprzedaży, których wartość sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim przekroczyła równowartość 10 tys./30 tys./60 tys./100 tys. euro, ustaloną przy zastosowaniu kursu kupna walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia 31 grudnia 2001 r., stosownie do przepisów art. 111 ust. 3 cytowanej ustawy (w brzmieniu obowiązującym do dnia 8 listopada 2002 r.).
Wyegzekwować od osób wymienionych w protokole kontroli ustalone różnice w opłacie za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w łącznej kwocie 10.974,62 zł - str. 79, 80, 81 protokołu kontroli.
4.8. Nierzetelne sporządzenie sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy miejskiej Zamość za I półrocze 2002 r., poprzez:
- zaniżenie skutków obniżenia stawek podatków o kwotę 14.320,70 zł,
- zawyżenie skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatku od środków transportowych o kwotę 2.987,70 zł,
- zawyżenie skutków udzielonych odroczeń, rozłożenia na raty, umorzeń i zwolnień w podatku od nieruchomości o kwotę 13.098,10 zł.
Nierzetelne sporządzenie sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy miejskiej Zamość za 2002 r., poprzez:
- zaniżenie skutków obniżenia stawek podatków o kwotę 291,10 zł,
- zaniżenie skutków udzielonych odroczeń, rozłożenia na raty, umorzeń i zwolnień w podatku od nieruchomości o kwotę 2.126,30 zł.
W sprawozdaniu Rb–PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy” ujmować kwoty stanowiące rzeczywiste skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, zwolnień oraz obniżek stawek podatków, stosownie do postanowień § 3 ust. 1 pkt 9 i 10 oraz § 7 ust. 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. 24, poz. 279 z późn. zm.).
Rzetelność sporządzania sprawozdawczości w tym zakresie ma wpływ na wysokość przyznanej gminie subwencji wyrównawczej. Zaniżenie w sprawozdaniu Rb–PDP skutków udzielonych ulg i uzyskanie na tej podstawie większej subwencji wyrównawczej naraża gminę na zmniejszenie i wstrzymanie wypłat kolejnej raty przekazywanej jej subwencji oraz poniesienie kosztów odsetek w wysokości ustalonej dla zaległości podatkowych – art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 – 2003. (Dz. U. Nr 150, poz. 983 z późn. zm). Skorygowane sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za I półrocze 2002 r. i cały 2002 r., przekazać – również w wersji elektronicznej – do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie wraz z informacją o błędnym wyliczeniu, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia – str. 82 - 88 protokołu.
Ponadto, w przedkładanym Radzie Miejskiej projekcie uchwały wprowadzającej zwolnienia od podatku od nieruchomości – w części dotyczącej budynków lub ich części, gruntów i budowli zajętych na potrzeby jednostek i zakładów budżetowych miasta – precyzyjnie określać, czy zwolnienie to dotyczy wyłącznie jednostek i zakładów budżetowych finansowanych z budżetu miasta, czy również jednostek finansowanych z budżetu państwa (służby, inspekcje, straże) – str. 86, 87 protokołu
4.9. Nieustalenie, czy na skutek zmiany miejscowego planu
zagospodarowania przestrzennego nastąpił wz
W przypadku otrzymania informacji o zbyciu nieruchomości, co do których istnieje prawdopodobieństwo, że ich wartość
wzrosła w wyniku zmian dokonanych w miejscowym planie zagospodarowania
przestrzennego - podejmować czynności zmierzające do ustalenia i pobrania
opłaty z tego tytułu bezzwłocznie po otrzymaniu wypisu z aktu notarialnego,
stosownie do przepisów art. 36 ust. 4 i art. 37 ust. 6 ustawy z dnia 27
marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. Nr 80,
poz. 717). W przypadku stwierdzenia wz
Ponadto opracować procedury kontroli określające obowiązki pracowników w zakresie obiegu dokumentów dotyczących zmian stanu prawnego nieruchomości (tj. zmian właścicieli nieruchomości, dokonanych w wyniku sprzedaży), których wartość mogła wzrosnąć w wyniku uchwalenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, w celu ustalenia i egzekwowania opłaty planistycznej w każdym uzasadnionym przypadku, w związku z przepisami art. 35 a ust. 3 ustawy o finansach publicznych - str. 104 i 105 protokołu.
4.10. Nieprzyznanie prezydentowi miasta dodatku specjalnego.
Poinformować Radę Miejską o obowiązku przyznania
prezydentowi dodatku specjalnego w kwocie wynoszącej co
najmniej 20% i nieprzekraczającej 40% łącznie
wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego,
zgodnie z postanowieniami § 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11
lutego 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych
pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, sta
4.11. Nieterminowe odprowadzenie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy od wynagrodzeń wypłaconych w marcu i grudniu 2001 r. skutkujące opłaceniem odsetek w kwocie 234,55 zł oraz w lutym i maju 2002 r. – opłacone odsetki 152,87 zł; nieprawidłowe naliczanie odsetek za zwłokę w odprowadzaniu składek.
Przestrzegać
obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i na
Fundusz Pracy za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca, stosownie
do przepisów art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13
października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz.
887 z późn. zm.)
Odsetki za zwłokę od składek nieodprowadzonych w terminie naliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240, poz. 2063), stosując stawki ogłaszane przez Ministra Finansów stosownym obwieszczeniem - str. 109, 110, 111 protokołu kontroli.
4.12. Nieterminowe przekazanie na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych odpisu za 2002 r.; przyznanie świadczeń ze środków tego funduszu - bonów towarowych - w jednakowej wysokości dla wszystkich pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy oraz uzależnienie wartości bonu od wymiaru czasu pracy.
Przestrzegać
obowiązku przekazywania równowartości naliczonych i dokonywanych odpisów
na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dany rok kalendarzowy na rachunek
bankowy funduszu – w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym, że do
31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą co
najmniej 75% równowartości odpisów, stosownie do przepisów art. 6 ust. 2 ustawy
z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst
jednolity: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Przy dysponowaniu
środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przestrzegać zasad
ustalonych w załączniku nr 7 do „Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych Urzędu Miasta”, zgodnie z którymi dofinansowanie z funduszu do
talonów towarowych uzależnione jest od dochodu na osobę w rodzinie oraz
przepisów art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
stosownie do których przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość
dopłat z funduszu uzależnia się wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej
i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, a nie od
wymiaru czasu pracy - str. 114 , 115 protokołu.
4.13. Nieokreślenie przez Radę Miejską zasad ustalania wysokości diet dla przewodniczących zarządów osiedli; przypadki nieprawidłowego naliczenia i wypłacenia diet radnym.
Przy opracowywaniu projektu uchwał w sprawie
wysokości diet dla przewodniczących zarządów osiedli przestrzegać przepisów
art. 37 b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, który stanowi, że rada może ustanowić zasady, na jakich
przewodniczącemu organu wykonawczego jednostki pomocniczej będzie przysługiwała
dieta oraz zwrot kosztów podróży
Przestrzegać,
ustalonych przez Radę - w uchwale podjętej na podstawie przepisów art. 25 ust.
4 ustawy o samorządzie gminnym - zasad potrącania diet z tytułu nieobecności
radnego oraz radnych pełniących określone funkcje w organach miasta, na sesjach
Rady oraz na posiedzeniach komisji Rady; ustalone zasady stosować w stosunku do
wszystkich radnych w sposób jednolity. Dokonać przeliczenia diet radnym
wskazanym w załącznikach Nr IV/W15-17 do protokołu kontroli, którym wypłacono
diety z naruszeniem zasad obowiązujących w 2002 r. i wezwać radnych, którym
nadpłacono należną dietę do jej dobrowolnego zwrotu, a w przypadku odmowy
rozważyć możliwość dochodzenia nienależnie wypłaconych kwot od osób
odpowiedzialnych za ich naliczenie i wypłacenie, stosując przepisy działu
piątego Kodeksu pracy - str. 117, 118, 119 protokołu kontroli.
4.14. Nieprawidłowości przy rozliczaniu kosztów podróży służbowych pracowników, polegające na:
- wypłacaniu nienależnych diet lub wypłacaniu ich w nieprawidłowej wysokości,
- niewypłaceniu należnego oraz wypłaceniu nienależnego ryczałtu za nocleg,
Koszty podróży służbowych pracowników rozliczać zgodnie z zasadami określonymi w przepisach:
1) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19
grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
2) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19
grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
- przy obliczaniu diet stosować zasady określone w przepisach 4 ust. 2 cytowanego w pkt. 1 rozporządzenia; diety wypłacać w aktualnie obowiązującej wysokości, ustalonej zgodnie z przepisami 4 ust. 1 i 9 tego rozporządzenia,
- pracownikowi, któremu w czasie podróży
- wysokość diet pracownikom odbywającym zagraniczną podróż służbową ustalać zgodnie z przepisami § 4 ust. 4 i § 5 cytowanego w pkt. 2 rozporządzenia. Dokonać prawidłowego rozliczenia kosztów podróży służbowych pracownikom wskazanym w protokole kontroli; pracownikom, którym zaniżono należności z tego tytułu – wypłacić nieopłacone koszty, zaś pracowników, którym je zawyżono - wezwać do dobrowolnego zwrotu nadpłaconych kwot; w przypadku odmowy rozważyć możliwość ich wyegzekwowania od osoby odpowiedzialnej za nieprawidłowe naliczenie i wypłacenie, stosując zasady określone w przepisach działu piątego Kodeksu pracy - str. 120 - 122 protokołu.
4.15. Wystawianie prezydentowi miasta Zamościa
poleceń wyjazdów służbowych przez sekretarza bądź zastępcę prezydenta.
Przestrzegać zasady, że
czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, w tym dotyczące kierowania do
odbywania podróży służbowych, w odniesieniu do prezydenta miasta wykonuje rada
miejska lub – w zakresie ustalonym w odrębnej uchwale – jej przewodniczący,
stosownie do przepisów art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 22
marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1593 z późn.
zm.) w związku z przepisami § 2 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
Rozważyć opracowanie i przedłożenie
Radzie Miejskiej projektu uchwały upoważniającej przewodniczącego Rady
Miejskiej do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy, w tym m.in. do
wystawiania poleceń wyjazdów służbowych dla prezydenta miasta - str. 123
protokołu.
4.16. Nieterminowe wypłacanie dodatków mieszkaniowych oraz ryczałtów stanowiących część dodatku mieszkaniowego wnioskodawcom i zarządcom budynków mieszkalnych; niewydanie decyzji wstrzymującej wypłatę dodatku osobie, która nie opłacała na bieżąco należności za zajmowany lokal.
Przestrzegać obowiązku wypłacania dodatku mieszkaniowego i ryczałtu na zakup opału stanowiącego część tego dodatku wnioskodawcom i zarządcom budynków mieszkalnych w terminie do dnia 10 każdego miesiąca z góry, stosownie do przepisów art. 8 ust. 1 i 2 ustawy mieszkaniowych dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71, poz. 734 z późn. zm.)
W przypadku stwierdzenia, że osoba, której przyznano dodatek, nie opłaca na bieżąco należności za zajmowany lokal mieszkalny, wypłatę dodatku mieszkaniowego wstrzymywać, w drodze decyzji administracyjnej, do czasu uregulowania zaległości, zgodnie z przepisami art. 7 ust. 11 tej ustawy. W związku z niedopełnieniem - przez pobierającego należności za lokal mieszkalny - obowiązku niezwłocznego zawiadamiania o wystąpieniu zaległości w opłacie należności za dany lokal, wyegzekwować od zarządcy zwrot kwoty dodatków wypłaconych za miesiące, w których występowały zaległości w tych opłatach, stosownie do przepisów art. 8 ust. 4 ustawy - str. 125, 126 protokołu.
4.17. Nieprawidłowości przy udzielaniu dotacji podmiotom spoza sektora finansów publicznych, polegające na:
- udzieleniu dotacji na rzecz Klubu Sportowego „Hetman”, mimo iż podmiot ten nie zachował terminu złożenia oferty określonego przez Radę Miejską (do 30 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy),
- nieterminowym przekazywaniu dotowanym podmiotom przyznanych środków.
Nieprzestrzeganie postanowień uchwały Rady Miejskiej w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, poprzez finansowanie bezpośrednio z budżetu miasta zakupu sprzętu sportowego, organizację szkolenia zawodników, organizację obozów sportowych, przejazdu zawodników na zawody (w kwocie ogółem 135.585 zł).
Przestrzegać zasady udzielania dotacji podmiotom spoza sektora finansów w oparciu o wniosek (ofertę) złożony przez ubiegającego się o realizację zadania w terminie do 30 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy, stosownie do postanowień § 4 pkt 2 uchwały Rady Miejskiej w Zamościu Nr XI/175/99 z dnia 6 września 1999 r. w sprawie trybu postępowania o udzielenie z budżetu miasta dotacji na cele publiczne związane z realizacją zadań podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych.
Środki na realizację zadań powierzonych podmiotom spoza sektora
finansów publicznych przekazywać w terminach wynikających z zawartych umów,
stosownie do przepisów art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o
finansach publicznych.
Zaprzestać finansowania z budżetu miasta zakupu sprzętu sportowego dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych. Podmioty te mogą otrzymywać z budżetu miasta dotacje, zgodnie z przepisami art. 118 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Udzielenie dotacji z budżetu polega na przekazaniu określonej w budżecie kwoty na rzecz wybranego podmiotu, otrzymującego dotację wyłącznie na realizację zadań własnych gminy oraz w trybie i na zasadach ustalonych przez miasto na podstawie przepisu art. 118 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Taki sposób finansowania potwierdza ponadto przepis art. 71, a zwłaszcza jego ust. 2 pkt 2, który mówi o określeniu w przyszłej umowie między gminą a podmiotem trybu płatności dotacji, a także zasad jej rozliczania. Zakup z budżetu rzeczy oraz ich przekazanie na rzecz podmiotu wykonującego zadanie własne gminy będzie miało wyłącznie odzwierciedlenie w księgach rachunkowych i potwierdzone zostanie w umowie przekazania bądź darowizny, natomiast pod pojęciem dotacji należy zawsze rozumieć fizyczne przekazanie środków pieniężnych, zgodnie z określoną przez miasto procedurą – str. 129, 130, 133 – 136, 144 protokołu.
4.18. Niesprecyzowanie w umowie nr 192/2003 z 30 kwietnia 2003 r. - zawartej pomiędzy miastem Zamość a Zgromadzeniem Sióstr Franciszkanek Misjonarek Maryi o udzieleniu dotacji na rzecz Domu Pomocy Społecznej w Zamościu - zadania będącego jej przedmiotem.
Dokonać zmian postanowień § 1 ust. 6 umowy nr 192/2003 z 30 kwietnia 2003 r., zawartej pomiędzy miastem Zamość a Zgromadzeniem Sióstr Franciszkanek Misjonarek Maryi o udzielenie dotacji na rzecz Domu Pomocy Społecznej w Zamościu, poprzez wprowadzenie w niej zapisów określających w sposób szczegółowy zadanie (cel przeznaczenia środków uzyskanych z budżetu miasta), będące przedmiotem umowy dotacji, zgodnie z art. 71 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 92 pkt 5 i art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Wskazanie w umowie celu przeznaczenia środków uzyskanych z budżetu miasta ma na celu zapewnienie sfinansowania zadań należących do zakresu zadań miasta, dokonanie rzetelnego ich rozliczenia i kontroli finansowej w zakresie dokonywania wydatków ze środków publicznych, o której mowa w przepisach art. 35 a ust. 2 ustawy o finansach publicznych – str. 138, 139 protokołu.
5. W zakresie gospodarki
nieruchomościami:
5.1. Nieprzestrzeganie obowiązku sporządzania i podawania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę.
Przestrzegać obowiązku sporządzania i podawania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, stosownie do postanowień art.35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 46 poz. 543 z późn. zm.) - str. 162,163 protokołu.
5.2. Nieprzestrzeganie regulacji wewnętrznych, określających zasady wynajmowania lokali użytkowych, polegające na:
- ustalaniu formy przetargu bez zasięgania stosownych opinii Komisji Gospodarki i Mienia Komunalnego Rady Miejskiej,
- niezamieszczaniu ogłoszeń o przetargu w prasie,
- oddaniu w najem lokalu użytkowego w trybie bezprzetargowym - z naruszeniem zasad określonych przez Radę Miejską w Zamościu.
Przestrzegać postanowień regulaminu stanowiącego załącznik do uchwały Nr 6/94 Zarządu Miasta Zamość z dnia 12 sierpnia 1994 roku w sprawie powołania Komisji Przetargowej do organizowania przetargów na najem lokali użytkowych w budynkach stanowiących własność komunalną miasta Zamość, w szczególności formę przetargu ustalać po uzyskaniu opinii Komisji Gospodarki i Mienia Komunalnego Rady Miejskiej w Zamościu, zgodnie z postanowieniami § 1 pkt. 4 tego regulaminu. Ogłoszenia o przetargu na najem lokali użytkowych zamieszczać w prasie lokalnej lub ogólnopolskiej, zgodnie z wymogami ustalonymi w § 2 pkt 2 w/w regulaminu. Stosować tryb przetargowy przy wynajmowaniu lokali użytkowych, zgodnie z postanowieniami § 1 pkt 1 uchwały Rady Miejskiej w Zamościu Nr III/8/94 z dnia 8 sierpnia 1994 r. w sprawie ustalenia zasad gospodarowania lokalami użytkowymi stanowiącymi własność komunalną miasta Zamościa – str. 164 protokołu i str. 12, 13, 18 załącznika V/1 do protokołu.
5.3. Bezpodstawne ponoszenie z budżetu miasta Zamościa wydatków z tytułu czynszu najmu lokali użytkowych, będących własnością miasta Zamość (w wyniku zawartych przez Zarząd Miasta z administratorem zasobem komunalnym umów najmu 13 lokali w latach 1998 – 2003 (do końca I półrocza) miasto Zamość poniosło na ten cel wydatki w wysokości 166 196,57 zł).
Zaprzestać – po rozwiązaniu umowy – opłacania Zakładowi Gospodarki Lokalowej w Zamościu Sp. z o.o., sprawującej zarząd i administrowanie zasobem komunalnym miasta Zamość, czynszu najmu lokali użytkowych wchodzących w skład tego zasobu i wykorzystywanych na potrzeby Urzędu Miasta. Stosownie do przepisów art. 140 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) korzystanie z rzeczy oraz pobieranie ewentualnych pożytków i innych dochodów z rzeczy, jak również rozporządzanie rzeczą jest wyłącznym uprawnieniem właściciela.
Wystąpić do Zakładu Gospodarki Lokalowej w Zamościu Sp. z o.o. o zwrot nienależnie pobranych kwot, stosownie do przepisów art. 405 i art. 410 Kodeksu cywilnego - str. 165 - 169 protokołu.
6. W zakresie zadań zleconych
i realizowanych w drodze porozumień:
6.1. Niewykluczenie z postępowania (o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego dotyczącego prac konserwatorskich na cmentarzu wojennym „Rotunda” w Zamościu) uczestników, którzy nie złożyli wymaganych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - aktualnych odpisów z Rejestru Handlowego albo aktualnych zaświadczeń o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej.
Dokonując oceny złożonych ofert przestrzegać
zasady wykluczania z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego
dostawców lub wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych oświadczeń lub nie
spełnili innych wymagań określonych w ustawie, specyfikacji istotnych warunków
zamówienia, w ogłoszeniu lub zaproszeniu do składania ofert, stosownie do
przepisów art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 10
czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Jeżeli po wykluczeniu oferentów, którzy nie spełnili
warunków wymaganych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, pozostaną
mniej niż 2 ważne oferty – postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego uni
7. W zakresie rozliczeń
finansowych jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi:
7.1. Niezapewnienie w budżecie miasta Zamość na rok 2002 środków w pełni wystarczających na realizację przez Szkołę Podstawową Nr 3 i Gimnazjum Nr 3 ich zobowiązań dotyczących roku 2002, co w efekcie doprowadziło do występowania w tych jednostkach zobowiązań wymagalnych wynikających z umów wieloletnich (m.in. dostawa ciepła, wody, wywóz nieczystości).
Przy opracowywaniu planu dochodów i wydatków budżetowych uwzględniać wszystkie istniejące zobowiązania jednostek organizacyjnych gminy. Egzekwować od kierowników jednostek oświatowych obowiązek uwzględniania zobowiązań w projektach planów finansowych, mając na uwadze przepisy § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333).
Ponadto, w celu zapewnienia właściwego prowadzenia przez jednostki organizacyjne gminy gospodarki finansowej, w tym dokonywania wydatków z zachowaniem zasad, o których mowa w przepisach art. 28 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, wypełniać obowiązki - przypisane prezydentowi miasta – dotyczące sprawowania ogólnego nadzoru nad realizacją dochodów i wydatków budżetu gminy określonych uchwałą budżetową (art. 127 ust.1 ustawy o finansach publicznych). Właściwie sprawowany nadzór umożliwi prezydentowi zapoznanie się z sytuacją finansową jednostek organizacyjnych, a w konsekwencji zapewni właściwe zaplanowanie w budżecie gminy środków na wydatki – str. 5, 6, 7, 11, 12, 13, 14 protokołu, stanowiącego zał. nr VII/ 1 do protokołu oraz str. 3, 4, 5 protokołu, stanowiącego zał. nr VII/ 1 do protokołu.
7.2. Udzielenie w 2002 r. dotacji dla zakładu budżetowego - Ośrodka Sportu i Rekreacji w Zamościu - w wysokości nieskalkulowanej według stawki jednostkowej, ustalonej w uchwale Rady Miejskiej Nr XXXVIII/517/2001 z dnia 28 grudnia 2001 r. w sprawie ustalenia stawek dotacji przedmiotowych na 2002 r. dla zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (udzielona dotacja przekraczała o 57.026 zł kwotę dotacji skalkulowanej według tej stawki).
Dotacji przedmiotowych dla zakładów budżetowych udzielać w wysokości skalkulowanej według stawki jednostkowej ustalanej w uchwale Rady Miejskiej, stosownie do przepisów art. 117 w związku z art. 124 ust. 1 pkt 8 ustawy o finansach publicznych – str. 183 i 184 protokołu
7.3. Niewykonanie umowy o udzieleniu z budżetu miasta w 2001 r. dotacji celowej dla Samodzielnego Publicznego Zespołu Zakładu Opieki Zdrowotnej w Zamościu na zadanie inwestycyjne, polegające na adaptacji pomieszczeń dla potrzeb Przychodni Chorób Płuc i Gruźlicy. Przekazanie na ten cel dotacji w 2002 r. bez określenia zasad jej rozliczenia lub dokonania odpowiedniej zmiany umowy pierwotnej, która przestała obowiązywać z dniem 31 grudnia 2001 r.
Przestrzegać postanowień zawartych umów, w tym
dotyczących umownych terminów przekazywania dotacji z budżetu miasta na
realizację zadań realizowanych np. przez Samodzielny
Publiczny Zespół Zakładu Opieki Zdrowotnej w Zamościu, zgodnie z art. 28 ust. 3
ustawy o finansach publicznych. Określać zasady rozliczania udzielanych dotacji,
stosownie do art. 69 ust. 4 w związku z art. 111 ust. 3 ustawy o finansach publicznych – str. 183, 184 protokołu.
Jeżeli uważa Pan, iż wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 roku, Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), sprawozdania z jego realizacji oczekuję – w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu niniejszego wystąpienia.
Marek Poniatowski
Do wiadomości:
Rada Miejska w Zamościu