Żmudź (gmina) 2002-01-15 ÷ 2002-03-28

Lublin, 12 czerwca 2002 r.

RIO – 091/492002

Pan Mirosław Świetlicki

Przewodniczący Zarządu Gminy

w Żmudzi

Szanowny Panie Przewodniczący,

W dniach od 15 stycznia 2002 do 28 marca 2002 roku, przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – p.p. Agnieszkę Pękałę i Urszulę Paciorkowską – została przeprowadzona kompleksowa kontrola gospodarki finansowej gminy Żmudź.

Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole omówionym i podpisanym w dniu 9 kwietnia 2002 roku, zastrzeżeń nie wniesiono.

Wyniki kontroli pozwalają stwierdzić, że gospodarka finansowa gminy jest prowadzona w sposób poprawny. Ustalenia kontroli wskazują na prawidłowe funkcjonowanie Urzędu Gminy w zakresie obrotu pieniężnego, dokonywania wydatków, stosowania ustawy o zamówieniach publicznych. Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia polegają przede wszystkim na nieprawidłowej interpretacji przepisów obowiązującego prawa bądź niedostatecznej ich znajomości, głównie w zakresie: postępowania podatkowego, realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych, mienia komunalnego. Część z nich została usunięta w trakcie kontroli, po udzieleniu przez kontrolujące stosownego instruktażu.

Poniżej podaję nieprawidłowości ujawnione w trakcie kontroli oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

1. W zakresie ustaleń ogólno – organizacyjnych:

1.1. Nieopracowanie szczegółowych zasad kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki oraz sposobu wykorzystania wyników tej kontroli i oceny, do czego zobowiązywały przepisy art. 28 a ustawy o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2001 roku.

Ustalić procedury kontroli finansowej, dotyczącej procesów gromadzenia środków publicznych, rozdysponowywania tych środków oraz gospodarowania mieniem, zapewniające przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, stosownie do przepisów art. 35 a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.), zgodnie ze standardami określonymi w przepisach art. 35 o ust. 1 pkt 1 tej ustawy – str. 4 protokołu.

2. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej :

2.1. Niezałączanie - do raportów kasowych dochodów i wyciągów bankowych - dowodów źródłowych, stwierdzających dokonanie operacji gospodarczych oraz nienadawanie numerów identyfikacyjnych dowodom wyłączanym spod wyciągów i przechowywanym w odrębnych zbiorach.

Przestrzegać obowiązku załączania, do raportów kasowych i wyciągów bankowych, dokumentów źródłowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczych, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.); w przypadku gdy dokumenty te są przechowywane w odrębnych zbiorach, sporządzać i załączać do raportów kasowych oraz wyciągów bankowych wewnętrzne dowody potwierdzające dokonanie operacji wewnątrz jednostki, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 pkt 3 cytowanej ustawy. Dowodom tym nadawać odrębny numer identyfikacyjny, celem umożliwienia identyfikacji dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 1 tejże ustawy oraz 4 ust. 1 pkt 3 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, wprowadzonej przez wójta gminy do stosowania w dniu 12 stycznia 2001 roku – str. 8, 9 protokołu.

2.2. Niezachowanie zasad prowadzenia zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym.

Przestrzegać obowiązku dokonywania zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym , zgodnie z ustaleniami zakładowego planu kont, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w szczególności:

a) operacje gospodarcze dotyczące rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki wydatków budżetowych ewidencjonować w księdze głównej budżetu gminy na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, ujmując po stronie Wn – okresowe przelewy środków budżetowych na rachunek tych jednostek w korespondencji z kontem 133 „Rachunek budżetu”, zaś na stronie Ma – ujmować wydatki dokonane przez te jednostki w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań składanych przez nie, w korespondencji z kontem 902 „Wydatki budżetu”,

b) dochody realizowane przez Urząd Gminy ujmować bieżąco w jego księdze głównej na kontach:

- przypis należności:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- wpływ należności:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

- rozliczenie zrealizowanych dochodów, które wpłynęły bezpośrednio na wspólny rachunek budżetu gminy i Urzędu:

Wn 800 „Fundusz jednostki”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

c) rozliczenie zrealizowanych wydatków dokonanych przez Urząd Gminy z rachunku budżetu gminy (w księdze głównej Urzędu Gminy):

Wn 800 „Fundusz jednostki”,

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”;

d) odprowadzenie na rachunek bankowy gotówki przyjętej do kasy ewidencjonować w księdze głównej Urzędu Gminy:

Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

Ma 101 „Kasa”,

– wpływ na wspólny rachunek budżetu gminy i Urzędu Gminy:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,

Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załącznikach 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) – str. 11 protokołu.

2.3. Wykazanie w sprawozdaniu „Rb–NDS Kwartalne sprawozdanie o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2001 r.”, danych niezgodnych z ewidencją księgową.

W sprawozdaniu „Rb–NDS Kwartalne sprawozdanie o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego”, wykazywać po stronie wykonania dane dotyczące przychodów oraz rozchodów, na podstawie danych wynikających z urządzeń księgowych za okres sprawozdawczy, stosownie do przepisów 10 pkt 6 lit. a oraz pkt 7 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 24, poz.279) – str. 72, 73 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Nieprawidłowości w sporządzaniu raportów kasowych, polegające na :

– niezamieszczaniu na dowodach źródłowych załączonych do raportów kasowych dochodów numerów umożliwiających powiązanie ich z raportami kasowymi,

– niezałączniu do raportów kasowych dowodów potwierdzających wypłacenie wynagrodzenia.

Zobowiązać kasjera do :

– zamieszczania adnotacji o numerze i pozycji raportu kasowego na dowodach źródłowych załączonych do raportów kasowych dochodów, w celu umożliwienia powiązania ich z raportami kasowymi, stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości;

– załączania do raportów kasowych dowodów księgowych, potwierdzających operacje gospodarcze; w przypadku przechowywania dowodów w odrębnych zbiorach (np.: listy wynagrodzeń) sporządzać i załączać do raportów kasowych dowody wewnętrzne potwierdzające dokonanie operacji wewnątrz jednostki, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości – str. 15, 16 protokołu.

3.2. Niezamieszczanie na dowodach księgowych pełnej adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych ,wraz ze wskazaniem miesiąca księgowania i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Na dowodach księgowych zamieszczać pełną adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, poprzez wskazanie symboli kont księgi głównej na których operacja gospodarcza ma być ujęta oraz jej klasyfikacji budżetowej ze wskazaniem miesiąca księgowania, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości – str. 17 protokołu.

3.3. Udokumentowanie dokonania potrącenia z należności z tytułu prowizji dla sołtysów i umów o dzieło na poczet zaległości podatkowych poprzez wystawienie kwitariusza przychodowego K– 103 służącego do naliczeń gotówkowych .

Przestrzegać zasady dokumentowania zapłaty podatku w formie niepieniężnej, a takim jest dokonanie potrącenia z wzajemnej, bezspornej i wymagalnej wierzytelności podatnika wobec gminy, w sposób wskazany w przepisach § 4 ust.3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 50, poz.511 z późn. zm.), tj. postanowieniem o dokonaniu potrącenia z urzędu lub innymi dokumentami stwierdzającymi dokonanie potrącenia, o którym mowa w przepisach art.65 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 17, 18 protokołu.

3.4. Stosowanie nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej dochodów z tytułu prowizji za sprzedaż znaków opłaty skarbowej.

Dochody z tytułu prowizji za sprzedaż znaków opłaty skarbowej zaliczać do działu 750 „Administracja publiczna”, rozdziału 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)”, § 097 Wpływy z różnych dochodów - stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 59, poz.688 z późn. zm.) – str. 18 protokołu.

3.5. Nieujmowanie w ewidencji księgowej należności długoterminowych.

Przestrzegać obowiązku ujmowania w księdze głównej Urzędu Gminy należności za sprzedane lokale mieszkalne, których terminy płatności przypadają w latach następnych, na kontach:

– przypisane należności rozłożone na raty:

Wn 226 „Długoterminowe należności budżetowe”,

Ma 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”,

– przeniesienie części należności długoterminowych do należności przypadających na dany rok :

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych ”,

Ma 226 „Długoterminowe należności budżetowe”,

oraz równoległy zapis :

Wn 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”,

Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu – str. 23, 24 protokołu.

3.6. Przypadki nieterminowego regulowania zobowiązań, skutkujące zapłaceniem odsetek za zwłokę w kwocie 679,79zł .

Przestrzegać wynikających z zawartych umów i przepisów prawa terminów regulowania zaciągniętych zobowiązań nie dopuszczając do powstania zaległości skutkujących płaceniem odsetek za zwłokę. W przypadku nieterminowego regulowania zobowiązań, skutkującego narażeniem gminy na straty z tytułu płacenia tych odsetek – w każdym przypadku określić odpowiedzialnego pracownika oraz rozważyć możliwość dochodzenia od niego odpowiedzialności na zasadach określonych w przepisach działu 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz.94 z póź. zm.) – str. 26 protokołu.

4. W zakresie wykonania budżetu:

4.1. Niepobieranie odsetek za zwłokę od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe; w wyniku kontroli stwierdzono, iż nie pobrano w badanych przypadkach odsetek na łączną kwotę 2.543,20 zł.

Egzekwować należne odsetki od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe, stosownie do przepisów art.53 § ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz.926 z późn. zm.).

Odsetki naliczać według zasad określonych w rozdziale 7 rozporz [KP1] ądzenia Ministra Finansów z dnia 4 maja 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 40, poz.463); z godnie z przepisami art. 54 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej – wprowadzonymi art. 1 pkt 22 lit.a ustawy z dnia 11 kwietnia 2001r o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 39, poz.459), nie pobiera się odsetek w przypadku, gdy ich wysokość nie przekracza 2,00 zł, ale wyłącznie w przypadkach zaległości stanowiących dochody budżetu państwa. Jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłoką, wpłatę tę zaliczać proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, zgodnie z przepisami art.55 § 2 Ordynacji podatkowej. Dokonać w podany sposób rozliczenia wszystkich wpłat podatników nie pokrywających kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę – str. 31 protokołu.

4.2. Niedokonywanie weryfikacji danych zawartych w deklaracjach osób prawnych na podatek od nieruchomości ze stanem rzeczywistym nieruchomości posiadanych przez tych podatników oraz prowadzonej przez nich działalności.

Dokonywać czynności sprawdzających, mających na celu ustalenie stanu faktycznego powierzchni i wartości nieruchomości w zakresie niezbędnym do stwierdzenia jego zgodności z deklaracjami składanymi przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, stosownie do przepisów art.272 Ordynacji podatkowej – str. 30 protokołu.

4.3. Podejmowanie decyzji o ustalenie ulgi w zapłacie podatku bez uzasadnienia faktycznego.

Przestrzegać obowiązku zawierania w decyzjach o udzieleniu ulg w zapłacie podatku uzasadnienia faktycznego, zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 Ordynacji podatkowej; zgodnie z przepisami art. 210 § 5 tej ustawy organ podatkowy może odstąpić od uzasadnienia decyzji, jeżeli uwzględnia ona w całości żądanie strony nie dotyczy to jednak decyzji o udzieleniu ulgi w zapłacie podatku, a taką ulgą jest umorzenie zaległości podatkowej, odroczenie terminu płatności – str. 34, 41, 44 protokołu.

4.4. Wydanie decyzji niezgodnych z treścią złożonego wniosku podatnika .

Przestrzegać zasady, zgodnie z którą przedmiot postępowania podatkowego jest określony przez podatnika w jego żądaniu, roszczenie zakresu żądania lub zgłoszenie nowego żądania należy wyłącznie do podatnika stosownie do przepisów art. 167 § 1 Ordynacji podatkowej; np. jeżeli podatnik zwraca się o umorzenie zaległości, to należy odnieść rozstrzygnięcie do jego żądania, umarzając zaległość bądź odmawiając udzielenia tej ulgi w zapłacie podatku – str. 34, 40, 44 protokołu .

4.5. Nieustalanie opłaty prolongacyjnej w przypadkach wydania decyzji o rozłożeniu na raty zaległości podatkowej.

W przypadku wydania decyzji o rozłożeniu na raty zaległości podatkowych naliczać odsetki za zwłokę do dnia wniesienia podania o rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej oraz opłatę prolongacyjną od każdej raty przypadającej do zapłaty od następnego dnia po dniu, w którym złożono podanie w tej sprawie zgodnie z przepisem z § 15 ust.1, § 16 ust.2 i § 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa. Naliczyć i pobrać opłatę prolongacyjną we wszystkich przypadkach rozłożenia na raty zaległości podatkowej; pobrać również odsetki za zwłokę za okres od wpływu terminu płatności zobowiązania podatkowego do dnia złożenia wniosku o rozłożenie na raty zaległości podatkowej – str. 41 protokołu.

4.6. Niepodejmowanie przez organ podatkowy konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczeniem podatków .

Prowadzić systematyczną kontrolę terminowości zapłaty zobowiązań podatkowych, zgodnie z przepisem § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz.1541) i w przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązań podatkowych – wystawiać upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia – § 3 ust.1 tego rozporządzenia. Po bezskutecznym upływie terminu zakreślonego w upomnieniu, wystawiać tytuł wykonawczy. Postępowanie egzekucyjne może być wszczęte bez uprzedniego doręczenia upomnienia w przypadku, gdy podatnik ma ustawowy obowiązek obliczenia i uiszczenia zobowiązania podatkowego bez wezwania (m. in. podatek rolny, podatek od nieruchomości od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej ) stosownie do przepisu § 13 pkt 2 cytowanego rozporządzenia – str. 41, 42 protokołu.

4.7. Nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów przy pobieraniu opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, polegające na:

–wydawaniu zezwoleń przez wójta gminy, bez zasięgnięcia opinii Zarządu Gminy,

– pobieranie opłaty w nieprawidłowej wysokości.

Przy pobieraniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 27 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. Nr 35, poz.250 z póź. zm.), przy czym:

– zezwolenie wydawać po uprzednim zasięgnięciu opinii Zarządu Gminy, stosownie do przepisów art.18ust.1 ustawy,

– w roku nabycia lub utraty ważności zezwolenia – opłaty pobierać w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności tych zezwoleń, stosownie do przepisów art.11¹ ust.5 ustawy – str. 47, 48 protokołu.

4.8. Niezamieszczanie w ewidencji środków transportowych informacji niezbędnych do ustalenia daty powstania i wygaśnięcia obowiązku podatkowego .

Ewidencję środków transportowych prowadzoną dla celów podatku od środków transportowych uzupełnić o informacje dotyczące daty zarejestrowania (w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego – daty nabycia) i daty zbycia (wyrejestrowania) środka transportowego, które są niezbędne dla ustalenia daty powstania i wygaśnięcia obowiązku podatkowego w podatku od środków transportowych, stosownie do przepisów art.9 ust.3 i 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., Nr 9 poz. 84) – str. 43 protokołu.

4.9. Nieokreślenie w umowie w sprawie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej, zawartej pomiędzy Urzędem Gminy a Ośrodkiem Pomocy Społecznej, sposobu rozliczeń między jednostkami.

W umowach w sprawie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej Urzędu Gminy z innymi jednostkami organizacyjnymi gminy określać sposób rozliczeń między jednostkami, stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) – str. 54 protokołu.

4.10. Nieterminowe przekazywania na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych równowartości dokonanego odpisu na ten fundusz.

Przestrzegać obowiązku przekazywania równowartości dokonywanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, za dany rok kalendarzowy, na rachunek bankowy – w terminach i kwotach określonych w przepisach art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – str. 55 protokołu.

4.11. Nieodprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń naliczonych członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

Z wynagrodzenia członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych naliczać i odprowadzać do właściwego urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, stosownie do przepisów art. 13 pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) – str. 60 protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Nieustalenie zasad i sposobu prowadzenia ewidencji analitycznej dochodów z majątku gminy oraz prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów z dzierżawy gruntów komunalnych w sposób uniemożliwiający ustalenie stanu rozrachunków z dzierżawcami.

W zakładowym planie kont określić, sposób prowadzenia ewidencji analitycznej dochodów z majątku gminy oraz jej powiązania z kontami księgi głównej stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości. Ewidencję analityczną tych dochodów zaprowadzić do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych", w sposób zapewniający możliwość ustalenia stanu należności oraz ewentualnych nadpłat bądź zaległości, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta, określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych – str. 74, 80, 81 protokołu.

5.2. Niezamieszczenie - w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży - informacji dotyczących terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości.

W wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zamieszczać informacje wymienione w przepisach art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późn. zm.), zwłaszcza dotyczące terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie przepisów art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 tejże ustawy – str. 75, 76 protokołu.

5.3. Nieudokumentowanie wykonania ustawowych czynności dotyczących zbywania nieruchomości, tj.:

– okresu na jaki zostały wywieszone na tablicy ogłoszeń, wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

– podania do publicznej wiadomości w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty, informacji o wywieszeniu wykazów.

Dokumentować wykonanie ustawowych czynności dotyczących zbywania nieruchomości stanowiących mienie gminy, a zwłaszcza:

wywieszenia na okres 21 dni w siedzibie Urzędu Gminy, wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

podania do publicznej wiadomości w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, informacji o wywieszeniu tego wykazu,

stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Dokumentację przechowywać stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.), zgodnie z którym samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w ich lub nadsyłanej do nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygnięcia spraw – str. 75 protokołu.

5.4. Nieprawidłowe ustalenie terminu wniesienia wadium przez osoby przystępujące do przetargu na sprzedaż nieruchomości komunalnych oraz powołanie komisji przetargowej na zbycie nieruchomości komunalnych przez Radę Gminy, z naruszeniem kompetencji Zarządu Gminy .

Termin wniesienia wadium przez osoby przystępujące do przetargu na sprzedaż nieruchomości komunalnych ustalać na co najmniej 3 dni przed dniem otwarcia przetargu, stosownie do przepisów 4 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. Nr 9, poz. 30); przestrzegać kompetencji Zarządu Gminy do powołania komisji przetargowej na zbycie nieruchomości komunalnych, stosownie do przepisów 8 ust. 2 cytowanego rozporządzenia – str. 75 protokołu.

5.5. Przyjęcie jako podstawy do naliczenia pierwszej opłaty z tytułu użytkowania wieczystego, w przypadku zbywania tego prawa przed upływem 10 lat od jego ustanowienia, wartości gruntu z dnia ustanowienia tego prawa.

W przypadku sprzedaży prawa użytkowania wieczystego, ustanowionego na rzecz spółdzielni, przed upływem 10 lat od jego ustanowienia pobierać pierwszą opłatę w wysokości określonej w dniu sprzedaży, według przepisów rozdziału 8 działu II ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z przepisami art. 204 ust. 6 tejże ustawy, tj. po dokonaniu wyceny nieruchomości przez biegłego rzeczoznawcę – str. 78 protokołu.

5.6. Nieprzestrzeganie obowiązku wskazywania w urządzeniach księgowych – księdze inwentarzowej środków trwałych symbolu i numeru dowodu na podstawie którego zapisu dokonano.

Zobowiązać osobę prowadzącą księgę środków trwałych (ewidencję analityczną) do wskazania w niej symbolu i numeru dokumentu na podstawie którego zaewidencjonowano przychód lub rozchód środków trwałych, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisu art. 23 ust. 2 pkt 2ustawy o rachunkowości – str. 84 protokołu.

5.7. Prowadzenie windykacji należności z tytułu czynszu najmu, czynszu dzierżawnego oraz opłat za wodę i ścieki w trybie egzekucji administracyjnej, poprzez wystawianie upomnień, zamiast w trybie egzekucji sądowej.

Należności z tytułu czynszu najmu, czynszu dzierżawy oraz z tytułu dostarczenia wody i odprowadzenia ścieków są świadczeniami o charakterze cywilnoprawnym, a nie publicznoprawnym, w związku z tym nie podlegają egzekucji administracyjnej. W stosunku do dłużników będących stronami stosunków cywilnoprawnych należy stosować drogę postępowania sądowego oraz egzekucję sądową, stosownie do przepisów części drugiej Księgi drugiej „Postępowanie egzekucyjne" ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.) – str. 79, 81, 82 protokołu.

5.8. Rozłożenie na raty i odroczenie terminu płatności opłat za dostarczoną wodę i odprowadzone ścieki oraz umorzenie zaległości w tych opłatach, przez wójta gminy na podstawie przepisów – Ordynacji podatkowej, nie mających zastosowania w tych przypadkach.

Zaprzestać rozkładania na raty i odraczania terminu płatności opłat za dostarczoną wodę i odprowadzone ścieki oraz umarzania zaległości w tych opłatach na postawie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. Nr 37, poz. 926 z późn. zm.), które nie maja zastosowania do świadczeń pieniężnych wynikających ze stosunków cywilnoprawnych (a takimi są wynikające z umów o dostarczaną wodę i odprowadzane ścieki), w związku z przepisami art. 2 4 tej ustawy. Należności te mogą być rozkładane na raty, odraczane bądź umarzane, odpowiednio do przyznanych uprawnień, na zasadach i w trybie określonym przez Radę Gminy, stosownie do przepisów art. 34 a ustawy o finansach publicznych – str. 83 protokołu.

5.9. Niebieżące ewidencjonowanie operacji gospodarczych związanych ze zmianą stanu środków trwałych ( przychody i rozchody ).

Operacje gospodarcze związane z przychodem i rozchodem środków trwałych ujmować na właściwych kontach księgi głównej na bieżąco , w miesiącu dokonania tych operacji, stosownie do przepisów art.20 ust.1 i art.24 ust.1 ustawy o rachunkowości – str. 85, 86 protokołu.

5.10. Ujęcie w ewidencji analitycznej na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe w używaniu” sprzętu komputerowego wraz z wyposażeniem technicznym przekazanego na podstawie umowy użyczenia oraz naliczenie umorzenia w wysokości 100% wartości.

W ewidencji jednostki ujmować wyłącznie środki trwałe w stosunku do których jednostka wykazuje uprawnienia właścicielskie, stosownie do przepisu § 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Sprzęt komputerowy wraz z wyposażeniem technicznym będący w używaniu jednostki na podstawie umowy użyczenia ująć w ewidencji pozabilansowej, stosownie do ustaleń zawartych w § 2 pkt 4 umowy użyczenia z dnia 20.06.2001 r. zawartej pomiędzy Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji (użyczającym), a Zarządem Gminy Żmudź (biorącym do używania), zgodnie z art. 710 Kodeksu Cywilnego w oparciu o umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu przez czas oznaczony lub nieoznaczony na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy – str. 87 protokołu.

Przekazując to wystąpienie do realizacji wyrażam nadzieję, że stwierdzone w czasie kontroli nieprawidłowości zostaną wyeliminowane oraz, że zostaną podjęte odpowiednie działania zmierzające do usunięcia ich powstania.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tych wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, sprawozdania z jego realizacji oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:

Rada Gminy w Żmudzi.