Lublin,
7 września 2004 r.
RIO-II-60/36/2004
Dyrektor Gimnazjum w Żyrzynie
Pan Leszek Gorgol
Dyrektor Samorządowej Administracji
Placówek Oświatowych w Żyrzynie
W dniach od
16 czerwca do 6 lipca 2004r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w
Lublinie – Piotr Wojtasik i Anna Smalec – przeprowadzili kompleksową kontrolę
gospodarki finansowej Gimnazjum Publicznego w Żyrzynie, którego księgi
rachunkowe i obsługę finansowo-księgową prowadzi Samorządowa Administracja
Placówek Oświatowych w Żyrzynie. Do ustaleń kontroli, zawartych w
protokole kontroli omówionym i podpisanym w dniu 7 lipca 2004 r., nie
wniesiono zastrzeżeń.
Wyniki
przeprowadzonej kontroli pozwalają stwierdzić, że kontrolowana jednostka w
zasadzie realizuje swoje zadania w sposób poprawny. Niemniej kontrola ujawniła szereg nieprawidłowości, wskazujących na brak
właściwie zorganizowanego systemu kontroli wewnętrznej oraz nieznajomość obowiązujących przepisów prawa,
szczególnie w zakresie rachunkowości. Istotne nieprawidłowości stwierdzono tez
w zakresie naliczania i wypłacania wynagrodzeń nauczycieli oraz organizacji i prowadzenia ewidencji
gospodarki składnikami majątkowymi.
Stwierdzone
w wyniku kontroli nieprawidłowości świadczą o tym, że w kontrolowanej
jednostce w sposób wadliwy funkcjonuje system kontroli wewnętrznej, co wynika z
nieustalenia przez dyrektora Gimnazjum odpowiednich procedur kontroli
wewnętrznej, a w przypadku rachunkowości – z wprowadzenia przez
dyrektora SAPO nieodpowiednich procedur kontroli, bądź ich nieprzestrzegania w Gimnazjum.
Poniżej
podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich
wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7
października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz.
U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).
W
załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za
stwierdzone nieprawidłowości.
1. W
zakresie danych ogólnoorganizacyjnych:
1.1. Niekompletne ustalenie przez dyrektora Gimnazjum szczegółowych procedur kontroli finansowej w zakresie procesów faktycznie zachodzących w jednostce.
Uzupełnić obowiązujące w jednostce procedury kontroli finansowej, przez
ustalenie szczegółowych procedur kontroli dla wszystkich obszarów działalności
Gimnazjum w zakresie gromadzenia i rozdysponowywania środków publicznych
oraz gospodarowania mieniem, celem zapewnienia prawidłowego przebiegu tych
procesów oraz badania i porównania stanu faktycznego ze stanem prawnie
wymaganym w tym zakresie, stosownie do przepisów art. 35a ust. 3 w związku z
art. 35a ust. 1 i ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o
finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn.
zm.) – str. 2-3 protokołu.
2. W zakresie rachunkowości:
2.1. Niekompletne i nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości, polegające na:
- niesporządzeniu wykazu ksiąg rachunkowych prowadzonych ręcznie oraz wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych,
- niezawarciu opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów,
- nieokreśleniu lub niewystarczającym określeniu zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej oraz zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej,
- nieujęciu, w zakładowym planie kont, konta 310 „Materiały”, mimo określenia obowiązku prowadzenia ewidencji analitycznej do tego konta,
- nieprecyzyjnym określeniu dowodów stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych,
- nieokreśleniu sposobu przeprowadzania i udokumentowania inwentaryzacji aktywów i pasywów przeprowadzanej drogą potwierdzenia sald oraz weryfikacji.
Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte w Gimnazjum zasady (politykę)
rachunkowości o następujące elementy:
- wykaz ksiąg rachunkowych prowadzonych ręcznie oraz wykaz zbiorów
danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych,
z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji
w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach
przetwarzania danych, stosownie do przepisów art.10 ust. 1 pkt 3 lit. b ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z
2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.); z przepisów wewnętrznych
(Instrukcja obiegu dowodów finansowo-księgowych) usunąć zapisy dotyczące
urządzenia księgowego o nazwie „konta księgi obrotów”, jako
nieprowadzonego w jednostce,
- opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów
księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę
dokonanych w nich zapisów, stosownie do przepisów art.10 ust. 1 pkt 4 ustawy o
rachunkowości,
- zasady klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej,
w zakresie nieuregulowanym w aktualnie obowiązującym zakładowym
planie kont, oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z
kontami księgi głównej, stosownie do przepisu art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a
ustawy o rachunkowości; należy określić zasady prowadzenia wszystkich kont
ksiąg pomocniczych, wskazując technikę i sposób ich prowadzenia
(ręczna/komputerowa), a gdy prowadzone są poza siedzibą SAPO tj.
w poszczególnych placówkach (np. ewidencja środków trwałych i pozostałych
środków trwałych) - również miejsce ich prowadzenia i przechowywania;
określone w przepisach zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych
z kontami księgi głównej winny zapewnić zgodność tych ewidencji,
- dostosowanie wykazu kont ksiąg pomocniczych do zakładowego planu kont
– usunąć z wykazu kont ksiąg pomocniczych ewidencję analityczną do konta
310 „Materiały” lub ująć to konto w wykazie kont księgi głównej, wskazując
równocześnie, w których jednostkach jest prowadzone, stosownie do przepisów § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U.
Nr 153, poz. 1752),
- wyszczególnienie dowodów stanowiących podstawę zapisów
w księgach rachunkowych (ze wskazaniem, które dowody dokumentują
poszczególne operacje) – wyeliminuje to ujmowanie w księgach rachunkowych
takich operacji, jak np. przychód zbiorów bibliotecznych, czy rozchód
pozostałych środków trwałych, na postawie polecenia księgowania, jako dowodu
nieprzewidzianego w przepisach wewnętrznych do dokumentowania takich operacji,
- określenie sposobu przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji
aktywów i pasywów prowadzonej drogą potwierdzenia sald oraz porównania
danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej
wartości tych składników, stosownie do art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości dla jednostek,
których obsługę finansowo-księgową prowadzi SAPO, opracowuje dyrektor SAPO.
Instrukcja ta może być wspólna dla wszystkich jednostek, jednak musi
uwzględniać odmienne rozwiązania przyjęte w poszczególnych jednostkach – str.
4, 5, 8, 9, 38 protokołu.
2.2. Ujmowanie w księgach rachunkowych
Samorządowej Administracji Placówek Oświatowych (SAPO) na koncie 130 „Rachunek
bieżący jednostek budżetowych”, prowadzonym do rachunku bankowego (wspólnego
dla SAPO oraz jednostek oświatowych, których obsługę księgową prowadzi SAPO)
całej kwoty środków przekazywanych z budżetu gminy na wydatki SAPO i wszystkich
obsługiwanych jednostek oświatowych; nieujmowanie w księgach rachunkowych
Gimnazjum operacji wpływu na rachunek bankowy środków na wydatki Gimnazjum
przekazanych z budżetu gminy; ujęcie w księgach rachunkowych Gimnazjum pod datą
31 grudnia 2003 r. kwoty równej zrealizowanym przez tę jednostkę wydatkom jako
„przeksięgowanie środków” zapisem Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek
budżetowych” i Ma 223 „Rozliczenie z tytułu wydatków budżetowych”, mimo iż
taka operacja nie wynikała z wyciągu bankowego.
W prowadzonej odrębnie ewidencji księgowej
Gimnazjum ujmować wszystkie dotyczące tej jednostki operacje gospodarcze, w tym
wpływ – przekazanych z budżetu gminy - środków na wydatki Gimnazjum na wspólny
z SAPO i innymi jednostkami oświatowymi rachunek bankowy, mając na uwadze
przepisy art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi jednostki
są zobowiązane rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową
i finansową.
Wpływ środków na wydatki danej jednostki
ujmować w księgach rachunkowych tej jednostki zapisem:
Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”,
natomiast rozliczenie zrealizowanych przez jednostkę budżetową wydatków
budżetowych ujmować na podstawie sporządzanych sprawozdań budżetowych z
wykonania planu wydatków budżetowych zapisem:
Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”,
Ma 800 „Fundusz jednostki”,
stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych
w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia
2001 r.
Przy
dokonywaniu zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”
przestrzegać zasady zachowywania pełnej zgodności między księgowością banku a
księgowością jednostki, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta
określonymi w tym rozporządzeniu; przy prowadzeniu odrębnej ewidencji księgowej
(w tym kont syntetycznych 130) do jednego rachunku bankowego zapewnić zgodność
zapisów ujętych w wyciągach bankowych z sumą zapisów na poszczególnych
kontach 130 obsługiwanych jednostek budżetowych, ujmując operacje gospodarcze
zawarte w wyciągu bankowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną, w księgach
rachunkowych danej jednostki, stosownie do przepisów art. 4 ust. 2 ustawy o
rachunkowości – str. 6-7 protokołu.
2.3. Niesporządzanie zestawień sald kont ksiąg pomocniczych na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Sporządzać zestawienia sald kont wszystkich ksiąg pomocniczych co
najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, stosownie do przepisu art. 18
ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 7 protokołu.
2.4. Dokonywanie w księgach rachunkowych zapisów księgowych:
a) niezawierających wszystkich niezbędnych elementów, tj. daty dokonania operacji lub daty zapisu - dokonywane zapisy zawierały tylko jedną datę, która była zarówno datą operacji, jak i datą zapisu lub też – w przypadku faktur ujmowanych na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” – nie była żadną z tych dat, a faktury te ujmowano pod datą wcześniejszą niż data ich wpływu do jednostki,
b) na podstawie dokumentów niezawierających podpisu osoby odpowiedzialnej za stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
Przestrzegać obowiązku dokonywania w księgach rachunkowych zapisów księgowych zawierających wszystkie elementy wymagane przepisem art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w szczególności datę dokonania operacji gospodarczej oraz datę zapisu. Jednym z rodzajów dowodów źródłowych, będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych, są - zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 1 tej ustawy - dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów (np. faktury), co wskazuje na obowiązek ich ujmowania pod datą wpływu do jednostki, a nie pod datą ich wystawienia przez kontrahenta.
Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów
źródłowych zawierających wszystkie elementy wymienione w przepisie art. 21
ust. 1 ustawy o rachunkowości, m. in. podpisanych przez osobę dokonującą
sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych –
str. 8, 9 protokołu.
2.5. Niesporządzanie jednostkowych sprawozdań przez SAPO dla Gimnazjum:
- Rb-27S miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych,
- Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń i Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności.
Sporządzać i przekazywać wójtowi gminy jednostkowe sprawozdania Rb-27S
miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych za każdy
kolejny miesiąc kalendarzowy i za rok budżetowy oraz jednostkowe sprawozdania
Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz
gwarancji i poręczeń i Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie
należności, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b) w związku z § 7
ust. 1 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r.
w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 z późn.
zm.). Sprawozdania te sporządzać nawet jeśli w jednostce nie występują
dochody, zobowiązania i należności podlegające wykazaniu – str. 9
protokołu.
3. W
zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:
3.1. Nieokreślenie w przepisach regulujących zasady gospodarki kasowej:
- rodzaju sporządzanych raportów kasowych,
- zasad inwentaryzowania druków ścisłego zarachowania,
- terminów przekazywania raportów kasowych do księgowości.
Upoważnienie kasjera SAPO do sprawdzania dokumentów stanowiących podstawę wypłaty gotówki pod względem formalno-rachunkowym.
Dokonać zmian w obowiązujących w SAPO przepisach wewnętrznych
regulujących zasady gospodarki kasowej, polegających na:
- ustaleniu rodzajów sporządzanych raportów kasowych
- określeniu zasad inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania,
- ustaleniu terminów, w jakich winny być przekazywane do księgowości
raporty kasowe, celem zapewnienia właściwej kontroli nad prawidłowością
rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, stosownie do
art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst
jednolity: Dz. U. 2003r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Zobowiązać kasjera do przekazywania raportów
w ustalonych terminach, odnotowując datę przekazania na raporcie kasowym.
Cofnąć upoważnienie do sprawdzania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym udzielone kasjerowi SAPO. W myśl postanowień zawartych w rozdz. III.A pkt 15 „Podział obowiązków” Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, stanowiących załącznik do komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz.13), kluczowe obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń powinny być rozdzielone pomiędzy różne osoby, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego jednostki określonych w przepisach prawa (m.in. w przepisach art. 35 ust. 1 i 3 ustawy o finansach publicznych) i sporządzone powinno być zestawienie obowiązków, które w danej jednostce muszą być rozdzielone pomiędzy różnych pracowników – str. 10, 11, 12, protokołu.
3.2. Nieprawidłowości w gospodarce kasowej polegające na:
- nieudokumentowaniu – w okresie od 18 do 30 października 2003 r. - operacji przyjmowania do kasy gotówki pobieranej z banku,
- nieumieszczanie na rozchodowych dowodach kasowych klauzuli „wypłacono dnia…” z podpisem kasjera,
- zaprzychodowaniu w raporcie kasowym, w jednym przypadku, gotówki pobranej z banku pod datą wcześniejszą niż data wypłaty z rachunku bankowego.
Egzekwować od kasjera SAPO obowiązek:
- sporządzania dowodów KP – kasa przyjmie, celem udokumentowania
operacji przyjęcia do kasy gotówki pobranej z banku (zgodnie z przyjętą
uprzednio praktyką), określając jednocześnie w przepisach wewnętrznych rodzaj
dowodu dokumentującego tę operację,
- umieszczania na rozchodowych
dowodach kasowych klauzuli „wypłacono dnia…” z podpisem kasjera, zgodnie
z postanowieniami pkt 6 „Gospodarki pieniężnej”, stanowiącej załącznik do
zarządzenia dyrektora SAPO nr 1/2002R z dnia 2 stycznia 2002 r.
w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli finansowej, obiegu
dowodów finansowo-księgowych, zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont,
- ujmowania operacji wpłat i wypłat gotówką w tym samym dniu, w którym
zostały dokonane, zgodnie z zasadą bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
wyrażoną w przepisach art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości –
str. 12 protokołu.
3.3. Wystawianie przez dyrektora SAPO poleceń wyjazdu służbowego dyrektorowi Gimnazjum, bez stosownego upoważnienia.
Przestrzegać kompetencji wójta gminy do wykonywania czynności
w sprawach z zakresu prawa pracy wobec kierowników gminnych jednostek
organizacyjnych, stosownie do przepisów art. 4 pkt 2a ustawy z dnia 22
marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz. U. z
2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.) w związku z art. 33 ust. 5 ustawy o
samorządzie gminnym – str. 12 protokołu.
4. W zakresie wykonania budżetu:
4.1. Nieprawidłowe
ustalanie wynagrodzenia dyrektorowi i nauczycielom gimnazjum, przez:
- zmianę
wysokości wynagrodzenia (podwyższenie) przed uzyskaniem przez nauczyciela
decyzji o uzyskaniu kolejnego stopnia awansu zawodowego nauczyciela, w wyniku
czego zawyżono wynagrodzenie dyrektora i jednego nauczyciela o łączną kwotę
827,56zł,
- przyznanie
dodatków funkcyjnych w wysokości wyższej od maksymalnych wysokości określonych
przez Radę Gminy, w wyniku czego w 2003r. nadpłacono:
a) z tytułu pełnienia funkcji wicedyrektora szkoły -
kwotę 600,00 zł (jednemu nauczycielowi),
b) z tytułu pełnienia funkcji wychowawcy klasy - kwotę
600,00zł (łącznie trzem nauczycielom),
- przyznanie
dodatku funkcyjnego z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu na niewłaściwe
okresy, w wyniku czego jednemu nauczycielowi zaniżono należny dodatek o kwotę
30,00zł, a jednemu nauczycielowi bezpodstawnie wypłacono dodatek w kwocie 60,00
zł,
- bezpodstawne
przyznanie i wypłacanie jednemu nauczycielowi w okresie od 01.09.1999r. do
31.08.2001 r. dodatku za wysługę lat, w wyniku czego nadpłacono kwotę 2.610,36
zł.
Przy ustalaniu poszczególnych składników wynagrodzenia nauczycieli i
dyrektorów szkół zatrudnionych w jednostkach oświatowych na terenie gminy
Żyrzyn, przestrzegać zasad i warunków określonych w przepisach ustawy - Karta
Nauczyciela, rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 maja 2000 r.
w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli,
sposobu obliczania wysokości stawki wynagrodzenia zasadniczego za jedną godzinę
przeliczeniową, wykazu stanowisk oraz dodatkowych zadań i zajęć uprawniających
do dodatku funkcyjnego, ogólnych warunków przyznawania dodatku motywacyjnego,
wykazu trudnych i uciążliwych warunków pracy stanowiących podstawę przyznania
dodatku za warunki pracy oraz szczególnych przypadków zaliczania okresów
zatrudnienia i innych okresów uprawniających do dodatku za wysługę lat (Dz. U.
Nr 39 poz. 455 z późn. zm.) oraz odpowiednich regulaminów stanowiących
załączniki do uchwały Rady Gminy Żyrzyn Nr XXVII/140/2000 z dnia 25 września
2000 r., a w szczególności:
- zmiany wysokości wynagrodzenia w czasie trwania stosunku pracy w związku
z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego nauczyciela lub z innych
przyczyn, dokonywać z dniem pierwszym najbliższego miesiąca kalendarzowego,
jeżeli awans lub inne przyczyny nie nastąpiły od dnia pierwszego danego
miesiąca kalendarzowego, stosownie do przepisu art. 39 ust. 1 Karty
nauczyciela; zgodnie natomiast z § 2 ust. 2 rozporządzenia – ustalenia
kwalifikacji nauczyciela i stopnia awansu zawodowego w celu zaszeregowania do
właściwej stawki wynagrodzenia zasadniczego dla dyrektora szkoły dokonuje organ
prowadzący szkołę, na podstawie oryginalnych dokumentów (aktów nadania
stopnia awansu zawodowego, świadectw, dyplomów) albo uwierzytelnionych
odpisów (kopii) tych dokumentów, w związku z czym, samo zaświadczenie komisji
kwalifikacyjnej o spełnieniu przez nauczyciela warunków do uzyskania kolejnego
stopnia awansu zawodowego nie może stanowić podstawy do uznania, że nauczyciel
uzyskał kolejny stopień awansu zawodowego,
- przestrzegać obowiązku ustalania wysokości dodatków funkcyjnych (z
tytułu pełnienia funkcji wychowawcy klasy lub wicedyrektora szkoły) w granicach
określonych w „Regulaminie dodatku funkcyjnego” ustalonym obowiązującą
uchwałą Rady Gminy. Niedopuszczalne jest przyznawanie dodatków w podwyższonej
wysokości – w związku ze zmianą ich wysokości w stosownej uchwale Rady Gminy –
na okres obejmujący również miesiące poprzedzające wejście w życie takiej
uchwały. W przypadku, kiedy intencją Rady Gminy byłoby umożliwienie
podwyższenia kwoty dodatków dla nauczycieli również za okres przed wejściem w
życie uchwały zmieniającej stawki dodatków, musiałoby to wynikać wprost z postanowień
danej uchwały. W przypadku braku odpowiednich postanowień w uchwale Rady,
dodatki funkcyjne w nowej wysokości (jak i każda zmiana wynagrodzenia)
przysługują z pierwszym dniem najbliższego miesiąca kalendarzowego po wejściu w
życie uchwały Rady Gminy, stosownie do przepisów art. 39 ust. 1 Karty
nauczyciela.
- przestrzegać zasad przyznawania dodatku funkcyjnego z tytułu
pełnienia funkcji opiekuna stażu określonych w § 2 ust. 1 pkt 6 i § 3 ust. 1 i
2 „Regulaminu dodatku funkcyjnego” wprowadzonego w życie uchwałą Rady Gminy w
Żyrzynie z dnia 25 września 2000r., przyznając dodatek jedynie za okres
faktycznego sprawowania tej funkcji; stosownie do zapisów § 3 ust. 1 i 2 „Regulaminu
…”, prawo do dodatku funkcyjnego przysługuje od pierwszego dnia miesiąca
następującego po miesiącu, w którym nastąpiło powierzenie funkcji, a jeżeli
powierzenie funkcji nastąpiło pierwszego dnia miesiąca – od tego dnia, a prawo
to wygasa z ostatnim dniem miesiąca, w którym nastąpiło zaprzestanie pełnienia
funkcji, a jeżeli zaprzestanie pełnienia funkcji nastąpiło ostatniego dnia – od
tego dnia,
- przestrzegać zasad ustalania uprawnień nauczycieli do dodatku za
wysługę lat określonych w przepisach art. 33 ust. 1 Karty Nauczyciela i § 5
ust. 1 i 2 cytowanego rozporządzenia, zgodnie z którymi - nauczycielowi
pozostającemu jednocześnie w więcej niż w jednym stosunku pracy okresy
uprawniające do dodatku za staż pracy ustala się odrębnie dla każdego stosunku
pracy; do okresu zatrudnienia uprawniającego do dodatku za staż pracy nie
wlicza się okresu pracy w innym zakładzie pracy, w którym pracownik jest lub
był jednocześnie zatrudniony; do okresu dodatkowego zatrudnienia nie podlegają
zaliczeniu okresy podstawowego zatrudnienia.
Dokonać prawidłowego przeliczenia, dyrektorowi i nauczycielom
zatrudnionym w Gimnazjum, poszczególnych składników wynagrodzenia, zgodnie
z zasadami i w wysokościach określonych w cytowanych przepisach. Przy
dokonywaniu zmian należy mieć na uwadze, że zmiany wynagrodzenia polegające na
podwyższeniu lub obniżeniu dodatków należnych do wynagrodzenia zasadniczego nie
wymagają wypowiedzenia warunków pracy i płacy (uchwała SN z dnia 08.04.1998 r.
sygn. akt: III ZP 5/98 publ. OSNAP 1998/22/647). Dokonać wyrównania
wynagrodzenia nauczycielom, którym zaniżono poszczególne składniki
wynagrodzenia. Wystąpić również do nauczycieli wymienionych w protokole
kontroli o dobrowolny zwrot nadpłaconych kwot, a w przypadku niewyegzekwowania
należności w opisanym trybie, rozważyć możliwość obciążenia tymi kwotami osób
odpowiedzialnych za nieprawidłowe ustalenie wynagrodzenia, stosując zasady
określone w przepisach działu piątego ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. –
Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) -
str. 16-24 protokołu.
4.2. Nieprawidłowe
ustalenie i wypłata wynagrodzenia nauczycielowi zatrudnionemu przez okres
niepełnego miesiąca (zaniżenie wynagrodzenia o 67,76 zł) oraz bezpodstawne
przyznanie i wypłacenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
w kwocie 264,18 zł.
Do ustalenia wynagrodzenia przysługującego nauczycielowi za
przepracowaną część miesiąca stosować, wydane na podstawie art. 297 Kodeksu
pracy, przepisy § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29
maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania
pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw,
dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w
Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62 poz. 289 z późn. zm.). Stosownie do tych
przepisów, w celu obliczenia wynagrodzenia pracownika - ustalonego w stawce
miesięcznej w stałej wysokości, gdy okres pozostawania pracownika
w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca - miesięczną stawkę
wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w
danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności
pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje
się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Przestrzegać zasady wypłacania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
wypoczynkowy jedynie dla nauczycieli, posiadających uprawnienia do otrzymania
tego ekwiwalentu. Zgodnie z przepisami art. 66 ust. 2 Karty nauczyciela - w
razie niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego z powodu
rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy nauczycielowi przysługuje ekwiwalent
pieniężny za okres niewykorzystanego urlopu, nie więcej jednak niż za 8 tygodni
w odniesieniu do nauczycieli, o których mowa w art. 64 ust. 1. Jednak przepis
art. 65 tej ustawy stanowi, że nauczyciel zatrudniony w szkole, w
której w organizacji pracy przewidziano ferie szkolne, uzyskuje prawo do
pierwszego urlopu w ostatnim dniu poprzedzającym ferie szkolne, a prawo do
drugiego i dalszych urlopów - w każdym następnym roku kalendarzowym.
Dokonać wyrównania wynagrodzenia nauczyciela wymienionego w protokole
kontroli za kwiecień 2003r. i jednocześnie wystąpić do niego o dobrowolny zwrot
ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W przypadku
niewyegzekwowania należności w opisanym trybie rozważyć możliwość obciążenia tą
kwotą osób odpowiedzialnych za nieprawidłowe ustalenie wynagrodzenia, stosując
zasady określone w przepisach działu piątego ustawy - Kodeks pracy – str.
25-26 protokołu.
4.3. Dokonywanie
wypłat wynagrodzenia nauczycielom gimnazjum w wysokości niezgodnej
z pismami ustalającymi wysokość tego wynagrodzenia, w szczególności:
- niewypłacenie
wyrównania dodatku wiejskiego wszystkim nauczycielom objętym kontrolą za styczeń
i luty 2003r., w wyniku czego zaniżono należne nauczycielom wynagrodzenie
o łączną kwotę 59,56 zł,
- nieprawidłowa
wypłata jednemu nauczycielowi dodatku funkcyjnego z tytułu pełnienia funkcji
opiekuna stażu za okres wakacji letnich, przez nieobliczenie średniej wysokości
dodatku w roku szkolnym, w wyniku czego nadpłacono kwotę 36,00 zł,
- dokonanie w
grudniu 2003 roku jednemu nauczycielowi nieprawidłowej wypłaty wyrównania z
tytułu dodatku funkcyjnego za pełnienie funkcji wychowawcy klasy, w wyniku
czego wypłacono kwotę niższą od wynikającej z angaży o 40,00 zł.
Przestrzegać zasady wypłacania nauczycielom wszystkich składników
wynagrodzenia w wysokościach określonych w angażach. W szczególności:
- w przypadku podwyższenia wynagrodzenia nauczyciela z mocą wsteczną,
wyrównanie poszczególnych składników wynagrodzenia wypłacać za pełny okres, za
który podwyższono wynagrodzenie oraz w kwocie tego podwyższenia;
- przestrzegać zasad wypłacania dodatku funkcyjnego za okres wakacji i
ferii w sposób określony w przepisach § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra
Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad
ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
nauczycieli (Dz. U. Nr 71 poz. 737) - w przypadku gdy okres wykonywania zadań
lub zajęć uprawniających do dodatku funkcyjnego jest krótszy niż okres roku
szkolnego, wysokość dodatku obliczać, mnożąc otrzymywaną stawkę z tego tytułu
przez liczbę miesięcy, w których nauczyciel wykonywał zadania lub zajęcia.
Uzyskaną kwotę dzielić przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających
miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Dokonać prawidłowych wypłat, dyrektorowi i nauczycielom zatrudnionym
w gimnazjum, poszczególnych składników wynagrodzenia, wypłaconych w 2003
roku w nieprawidłowej wysokości. Wystąpić też do nauczycieli wymienionych
w protokole kontroli o dobrowolny zwrot nadpłaconych kwot, a w przypadku
niewyegzekwowania należności w opisanym trybie rozważyć możliwość obciążenia
tymi kwotami osób odpowiedzialnych za nieprawidłowe ustalenie wynagrodzenia,
stosując zasady określone w przepisach działu piątego ustawy - Kodeks
pracy - str. 16-27 protokołu.
4.4. Nieprawidłowe
naliczanie i wypłacanie wszystkim nauczycielom objętym kontrolą wynagrodzenia
za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, w szczególności:
- zaokrąglanie
stawek godzinowych przysługujących poszczególnym nauczycielom, w wyniku
czego w 2003 roku, w przypadku 5 nauczycieli - zawyżono należne wynagrodzenie o
łączną kwotę 64,83 zł, w przypadku 3 nauczycieli - zaniżono wynagrodzenie o
łączną kwotę 9,69 zł,
- nieprawidłowe
ustalenie średniej liczby godzin ponadwymiarowych i godzin doraźnych zastępstw
przepracowanych przez nauczyciela w miesiącach poprzedzających ferie zimowe, w
wyniku czego, wynagrodzenie za te godziny za okres ferii zimowych
w przypadku 5 nauczycieli zawyżono o łączną kwotę 89,70 zł, w przypadku 1
nauczyciela - zaniżono o kwotę 0,79 zł,
- przypadek
naliczenia wynagrodzenia za ilość godzin ponadwymiarowych niezgodną ze
sporządzonym przez dyrektora gimnazjum wykazem tych godzin przepracowanych
przez nauczyciela, w wyniku czego zaniżono wynagrodzenie nauczyciela o kwotę
119,28 zł;
- w przypadku
jednego nauczyciela zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, zawyżenie
stawek godzinowych stanowiących podstawę naliczenia tego wynagrodzenia,
wynikające z przyjęcia wyższego zasadniczego wynagrodzenia niż wynagrodzenie
przyznane nauczycielowi, w wyniku czego zawyżono wynagrodzenie nauczyciela za
okres roku szkolnego o kwotę 442,56 zł, a za okres ferii zimowych i wakacji - o
kwotę 105,50 zł.
Przestrzegać zasady wypłacania nauczycielom wynagrodzenia za godziny
ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw w wysokościach ustalonych na
zasadach określonych w „Regulaminie
wynagradzania za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw” -
załączniku nr 4 do uchwały Rady Gminy z 25 września 2000 r.
Podjąć działania w celu wyeliminowania zaokrągleń dokonywanych przez
program komputerowy w godzinowych stawkach wynagrodzenia przysługującego
nauczycielom, powodujących powstawanie nadpłat lub niedopłat w należnym
nauczycielom wynagrodzeniu.
Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw
przysługujące nauczycielowi za okres wakacji i ferii ustalać zgodnie z zasadami
określonymi w przepisach § 4 cytowanego rozporządzenia w sprawie
szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za
urlop wypoczynkowy nauczycieli, zgodnie z którymi wynagrodzenie to oblicza się,
mnożąc przeciętną miesięczną liczbę godzin z okresu miesięcy danego roku
szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli okres
zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego - z tego okresu, przez godzinową
stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu.
Przestrzegać zasady wypłacania nauczycielom wynagrodzenia za faktycznie
odbyte godziny ponadwymiarowe, zgodnie z rozliczeniem godzin zatwierdzonym
przez dyrektora, stosownie bowiem do przepisów art. 80 ustawy - Kodeks
pracy, wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Nauczycielom wymienionym w protokole
kontroli dokonać wyrównania wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe wypłaconych w
zaniżonej wysokości.
Wysokość wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych
zastępstw ustalać na jednakowych zasadach dla wszystkich nauczycieli; stosownie
do postanowień § 1 ust. 1 „Regulaminu
wynagradzania za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw”–
wynagrodzenie za jedną godzinę ponadwymiarową nauczyciela ustala się, dzieląc
przyznaną nauczycielowi stawkę wynagrodzenia zasadniczego przez miesięczną
liczbę godzin wynikających z tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin
ustalonego dla rodzaju zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych w
ramach godzin ponadwymiarowych. W przypadku nauczycieli zatrudnionych w
niepełnym wymiarze godzin należy przyjmować przyznaną nauczycielowi w angażu
osobistą stawkę wynagrodzenia zasadniczego, a nie najniższą stawkę
wynagrodzenia zasadniczego określoną w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej
z dnia 11 maja 2000r.
Dokonać prawidłowego przeliczenia, dyrektorowi i nauczycielom
zatrudnionym w gimnazjum, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i
godziny doraźnych zastępstw, zgodnie z zasadami i w wysokościach określonych w
cytowanych wyżej przepisach. Dokonać wyrównania wynagrodzenia nauczycielom,
którym zaniżono wynagrodzenie za te godziny. Wystąpić też do nauczycieli
wymienionych w protokole kontroli o dobrowolny zwrot nadpłaconych kwot, a w
przypadku niewyegzekwowania należności w tym trybie rozważyć możliwość
obciążenia tymi kwotami osób odpowiedzialnych za nieprawidłowe ustalenie
wynagrodzenia, stosując zasady określone w przepisach działu piątego ustawy -
Kodeks pracy - str. 27-32 protokołu.
4.5. Naliczenie
i wypłacenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 r. nauczycielom
Gimnazjum w nieprawidłowej wysokości, w wyniku niezmniejszenia podstawy jego
naliczenia o kwoty wynagrodzenia wypłaconego za dni usprawiedliwionej
nieobecności w pracy (w badanej próbie dodatkowe wynagrodzenie roczne
za rok 2003 zawyżono dla trzech nauczycieli o łączną kwotę 86,94 zł).
Dodatkowe wynagrodzenie roczne ustalać w wysokości 8,5 % sumy wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, w którym przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając składniki wynagrodzenia przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, stosownie do przepisów art. 48 Karty nauczyciela i art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 z późn. zm.). Do składników wynagrodzenia przyjmowanych za podstawę ustalenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie wliczać m.in. zasiłków chorobowych; wynagrodzenia za 2 dni zwolnienia od pracy, dla pracowników wychowujących przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat, wynagrodzenia za 1 lub 2 dni zwolnienia w celu załatwienia spraw związanych ze zdarzeniami osobistymi lub rodzinnymi oraz wynagrodzenia za urlop szkoleniowy, zgodnie z przepisami § 14 w związku z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.).
Wezwać pracowników do dobrowolnego zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia; w przypadku niewyegzekwowania należności w tym trybie rozważyć możliwość obciążenia tą kwotą osób odpowiedzialnych za nieprawidłowe ustalenie i wypłacenie wynagrodzenia, stosując zasady określone w przepisach działu piątego Kodeksu pracy - str. 32-33 protokołu.
4.6. Naruszenie
zasad dotyczących ustalenia i pobrania zabezpieczenia należytego wykonania
umowy przy realizacji zadania pn. „Codzienny dowóz dzieci do szkół podstawowych
i gimnazjum w 2003 roku”, przez pobranie zabezpieczenia w sposób niezgodny
z zawartą umową oraz przedwczesne „zwolnienie” zabezpieczenia.
Przestrzegać
zasad ustalania i pobierania zabezpieczenia należytego wykonania umowy
określonych w przepisach art. 147 – 151 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. -
Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w
szczególności obowiązku pobierania od wykonawcy zabezpieczenia należytego
wykonania umowy na warunkach wynikających ze specyfikacji istotnych warunków
zamówienia oraz z zawartej umowy. Zabezpieczenia nie określać w specyfikacji
kwotowo, lecz ustalać je w wysokości od 2% do 10% ceny całkowitej podanej w
ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego
wynikającego z umowy, zgodnie z art. 150 ust. 2 ustawy.
W przypadku ustalenia pobrania zabezpieczenia
przez potrącenie odpowiedniej kwoty z faktury wystawionej przez wykonawcę,
niewystarczające jest zafakturowanie przez wykonawcę kwoty niższej o wysokość
zabezpieczenia, lecz należy dokonać faktycznego potrącenia, a potrąconą kwotę
przechowywać na rachunku bankowym, stosownie do przepisów art. 148 ust. 5 tej
ustawy. Zwolnienie zabezpieczenia nie może natomiast nastąpić przed
zakończeniem realizacji zamówienia, stosownie do przepisów art. 151 ust. 1
ustawy – zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od wykonania
zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane - str. 36-37
protokołu
5. W
zakresie gospodarki mieniem komunalnym:
5.1. Nieujęcie
programów komputerowych wykorzystywanych w szkołach na koncie 020 „Wartości
niematerialne i prawne”.
Przestrzegać
obowiązku ujmowania licencji na programy komputerowe na koncie 020 „Wartości
niematerialne i prawne”, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta
określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia
2001r. oraz w zakładowym planie kont. Zinwentaryzować znajdujące się
w szkołach programy komputerowe i ująć je – na tej podstawie – w księgach
rachunkowych. Zaprowadzić ewidencję analityczną tych programów – str. 38
protokołu.
5.2. Nieprawidłowości
w zakresie ewidencji środków trwałych, polegające na:
- nieprecyzyjnym
ustaleniu, w przepisach wewnętrznych, zasad prowadzenia ewidencji analitycznej
środków trwałych,
- zaliczeniu
do środków trwałych komputera o wartości 2.472 zł, ujętego ponadto na
koncie 013 ”Pozostałe środki trwałe” oraz w ewidencji analitycznej pozostałych
środków trwałych,
- niezgodności
dat ujęcia kotła c.o. w ewidencji syntetycznej i analitycznej oraz
wynikającym stąd naliczeniu jego umorzenia za cały 2003r., w sytuacji, gdy
– według ewidencji syntetycznej – został ujęty pod datą 31 grudnia 2003 r.
Dostosować
przepisy wewnętrzne do przyjętych zasad prowadzenia ewidencji środków trwałych,
zaznaczając w nich m. in. miejsce prowadzenia i przechowywania ewidencji
analitycznej.
Z ewidencji
środków trwałych wyksięgować komputer o wartości nieprzekraczającej 3.500zł,
stosownie do uregulowań wewnętrznych oraz przepisów § 5 ust. 3 rozporządzenia
Ministra Finansów z 18 grudnia 2001r.
Zapisów
w księdze inwentarzowej dokonywać w uzgodnieniu z zapisami na kontach księgi
głównej, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zapisy
w tej księdze winny być uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont
księgi głównej. Przestrzegać zasady naliczania umorzenia środków trwałych
począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek
trwały wprowadzono do ewidencji, zgodnie z przepisem art. 16h pkt 1 ustawy z
dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst
jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) – str. 38, 39, 40, 41
protokołu.
5.3. Nieprawidłowe
i nierzetelne prowadzenie ewidencji pozostałych środków trwałych,
polegające na:
- niedokonywaniu
równoległych zapisów w ewidencji syntetycznej i analitycznej oraz
nieuzgadnianiu tej ewidencji w latach 2001-2003,
- ujęciu w
„Rejestrze pomocy dydaktycznych i wyposażenia” 8 pozycji o wartości
nieprzekraczającej 500zł, wbrew uregulowaniom wewnętrznym,
- nieprowadzeniu
ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych niebędących pomocami
dydaktycznymi, a przekraczających wartość 500 zł,
- ujęciu
na koncie 013 oraz w „Rejestrze pomocy dydaktycznych i wyposażenia” dwóch
drukarek według wartości 439 zł i 437,71zł, zamiast 430 zł i 337,71zł.
Ewidencję
pozostałych środków trwałych prowadzić rzetelnie, tak, aby zapisy w niej
dokonane odzwierciedlały stan rzeczywisty, stosownie do obowiązku wynikającego
z przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Księga inwentarzowa –
niezależnie od tego, gdzie i przez kogo jest prowadzona – jest częścią
ksiąg rachunkowych jednostki i musi spełniać wszelkie wymagania stawiane
księgom rachunkowym przez ustawę o rachunkowości.
Zapewniać
zgodność danych (zapisów i sald) wykazanych w księdze głównej na koncie 013 „Pozostałe
środki trwałe” z ewidencją analityczną prowadzoną do tego konta, stosownie do
przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Do
pozostałych środków trwałych zaliczać składniki majątku o wartości ustalonej
w zakładowym planie kont oraz w Zasadach prowadzenia kont ksiąg
pomocniczych, wprowadzonych zarządzeniem nr 1/2002 dyrektora SAPO z dnia 2
stycznia 2002 roku (od 500 do 3.500 zł). Ująć na koncie 013 wyposażenie
o wartości przekraczającej 500 zł (składniki majątku wymienione
w protokole kontroli: ujęte w księdze inwentarzowej oraz szafę
metalową zakupioną w 2003 r.). Ewidencja analityczna tego wyposażenia
winna być – zgodnie z „Instrukcją wewnętrzną w sprawie inwentaryzacji…” –
prowadzona metodą ilościową. Wyksięgować z konta 013 pomoce dydaktyczne o
wartości nieprzekraczającej 500zł lub rozważyć zmianę uregulowań wewnętrznych w
tym zakresie, dostosowując je do stosowanej praktyki – str. 39-42 protokołu.
5.4. Nieprawidłowe
przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji pozostałych środków trwałych
w 2001 r., polegające na:
- niesporządzeniu
na dzień inwentaryzacji zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników
aktywów (pozostałych środków trwałych),
- braku
podpisu osoby dokonującej wyceny składników majątkowych na arkuszach spisu
z natury,
- braku
stwierdzenia porównania wartości zinwentaryzowanych składników z danymi ksiąg
rachunkowych,
- dokonaniu
porównania i rozliczenia różnic pomiędzy łączną wartością spisanych składników
a saldem konta 013, bez uwzględnienia stanu pozostałych środków trwałych
wynikających z księgi inwentarzowej.
Przestrzegać
- ustalonych w przepisach wewnętrznych i przepisach ustawy o rachunkowości
- zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, w tym:
-
na dzień inwentaryzacji sporządzać zestawienia sald inwentaryzowanej grupy
składników majątkowych, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 ustawy
o rachunkowości,
-
ustalić w przepisach wewnętrznych dotyczących inwentaryzacji lub każdorazowo
w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, osobę
odpowiedzialną za dokonanie wyceny inwentaryzowanych składników majątku, a
następnie zobowiązać tę osobę do składania podpisu na arkuszach spisu
z natury, zgodnie z treścią formularza,
-
wyniki inwentaryzacji (stwierdzenie bądź brak różnic inwentaryzacyjnych)
ujmować na arkuszach spisu z natury, stosownie do postanowień pkt. 11
„Instrukcji wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji oraz gospodarki środkami
rzeczowymi”,
-
dokonywać porównania wartości zinwentaryzowanych składników z danymi ksiąg
rachunkowych, wyjaśniać i rozliczać różnice inwentaryzacyjne oraz powiązać
wyniki inwentaryzacji z zapisami księgowymi, stosownie do przepisów art.
26 ust. 1 pkt 1 oraz art. 27 ustawy o rachunkowości. Stwierdzone różnice
inwentaryzacyjne wyjaśniać w oparciu o prawidłowo i rzetelnie prowadzoną
ewidencję analityczną pozostałych środków trwałych. Zgodnie z pkt. 7c
„Instrukcji wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji…”, komisja
inwentaryzacyjna odpowiedzialna jest za „ustalenie przyczyn powstania różnic
inwentaryzacyjnych”. Rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych należy dokonać
równocześnie w ewidencji syntetycznej i analitycznej (księdze
inwentarzowej). Ewidencje te muszą być uprzednio uzgodnione.
Niedopuszczalne
jest ujmowanie różnic w ewidencji syntetycznej bez uprzedniego ustalenia, jakie
składniki majątku i o jakiej wartości składają się na nią – str. 42,
43 protokołu.
Jeżeli
uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które
naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe jego zastosowanie,
przysługuje Panu – zgodnie z przepisem art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej
Izby Obrachunkowej w Lublinie w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego.
Stosownie
do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych
sprawozdania z jego realizacji oczekuję - w formie pisemnej i elektronicznej
(np.: na dyskietce) - w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.
Do
wiadomości:
Wójt Gminy
Żyrzyn